Принципы учета уникальных и особо ценных документов
Тема: Принципы учета уникальных и особо ценных документов
Омск 2015
Содержание
Введение
Актуальность темы исследования. Выявление ОЦ документов, их специальный учет, описание и хранение осуществляется в целях обеспечения сохранности этих документов, создания страхового фонда, а в будущем – фонда пользования.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ1 определяет Архивный фонд Российской Федерации как «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».
Сосредоточив в своих архивохранилищах более 200 млн. дел Архивного Фонда Российской Федерации, которые отражают процессы государственной и общественной жизни, межгосударственных связей, жизнедеятельности людей в сфере государственного управления и права, культуры, науки, общественной и частной жизни, федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации призваны обеспечить сохранность национального историко-документального наследия народа России.
Исходя из этого, выявление, учет, описание и хранение особо ценных документов, а также создание страхового фонда копий особо ценных документов является одним из приоритетных направлений по обеспечению сохранности документов.
Выявление особо ценных документов в архиве является самостоятельным видом работы, проводится в плановом порядке. Обязанности по организации и проведению комплекса работ с особо ценными документами возлагаются на отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, что закреплено в Положении об отделе и должностных инструкциях сотрудников отдела.
Учитывая особенности проведения данной работы, приказом директора создается рабочая группа, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников архива. По мере необходимости, но не реже одного раза в год, проводятся заседания рабочей группы, на которых рассматриваются и утверждаются итоги проделанной за год работы, обсуждаются возникшие проблемы и спорные вопросы.
Особо ценные документы могут быть выявлены и в ходе проведения других видов архивных работ (проверка наличия и физического состояния документов, описание документов, их рассекречивание). Выявленные в этих случаях документы также представляются на рассмотрение рабочей группы.
Составляется перспективный план работы по выявлению особо ценных документов. В план включаются в первую очередь фонды, которые могут быть признаны особо ценными целиком. План работы утверждается директором.
Объектом исследования являются общественные отношения, складывающиеся в процессе деятельности архивных учреждений по выявлению особо ценных и уникальных документов в государственных архивах Российской Федерации.
Предметом исследования являются экспертиза ценности архивных документов в государственных архивах Российской Федерации.
Цель исследования – является определение порядка выявления, учета, описания и хранения ОЦ документов фондов архивов.
Указанная цель достигалась путем постановки и решения следующих задач:
– рассмотреть понятие особо ценных и уникальных документов;
– охарактеризовать порядок учета ОЦ и уникальных документов;
– изучить порядок проведения экспертизы ОЦ и уникальных документов
Структура работы предопределена целью и задачами исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, объединяющих шесть параграфов, заключения, списков нормативных правовых актов и литературы.
Глава 1. Уникальные и особо ценные документы в Архивном фонде Российской Федерации
1.1. Понятие и выявление уникальных и особо ценных документов
В ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" приведены определения особо ценных и уникальных документов:
Особо ценные документы – документы Архивного фонда Российской Федерации, которые имеют непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования;
Уникальные документы – особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности2.
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.
Все, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.
Имеет место ограничение доступа к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения и автографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.
Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
В государственном архиве, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния дел проводится:
– уникальных документов – ежегодно;
– особо ценных документов на бумажной основе – один раз в 10 лет (в государственной библиотеке – один раз в 5 лет);
– аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;
– кинодокументов – один раз в 2 года3.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке – один раз в 15 лет).
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни республики в архивах организаций проводится выявление особо ценных документов.
Критерии выявления ОЦД определены на основе понятия «особо ценного документа», закрепленного в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» и в соответствии с Методическими рекомендациями4.
При определении особо ценных фотодокументов сотрудники архивов руководствуются Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в госархивах РФ, Инструкцией по выявлению особо ценных кинофотодокументов РГАКФД.
Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя5:
– заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;
– рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
– представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.
При выявлении особо ценных документов используются следующие критерии6:
– значение учреждения, фондообразователя;
– авторство документов;
– время создания документов;
– ценность, содержащейся в документах информации;
– юридическая сила, подлинность документов;
– наличие художественных, палеографических особенностей документов.
На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.
Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа первая списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе второй за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа третья заполняется по последнему названию фонда. В графе четвертой указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.
Методика выявления особо ценных дел
Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:
– выявление фондов, частей фондов;
– выявление дел по описям;
– непосредственный просмотр отобранных дел.
Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.
На дела, содержащие особо ценные документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.
После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ».
После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.
1.2. Порядок учета уникальных и особо ценных документов
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.
На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по:
списку фондов, содержащих особо ценные документы;
описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).
В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.
Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.
Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".
Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦ".
В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета7.
Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения, единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета, идентификации и быстрого поиска) состоит из следующих элементов:
– сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры);
– номера архивного фонда;
– номера описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета8.
Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.
Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.
Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй – у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.
Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов – по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. №1/ГАРФ, ф.572, оп.1, д.17)9. К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица.
Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива.
Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Учет особо ценных документов ведется по:
– списку фондов, содержащих особо ценные документы;
– описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);
В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.
Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.
Сведения о копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».
Описи особо ценных аудиовизуальных документов составляются по формам, установленным в отраслевых методических документах.
Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников.
При отнесении документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки «ОЦ».
В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.
1.3. Страховой фонд уникальных и особо ценных документов
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).
Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.
Страховое копирование осуществляется в соответствии с ГОСТом Р 33.505–2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, а также Типовым технологическим регламентом изготовления микрофиш страхового фонда и фонда пользования (РГА НТД. – М., 1994).
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах.
Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела.
Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).
Фонд пользования создается для обеспечения долговечности оригиналов особо ценных и уникальных документов и с целью более результативной организации использования, содержащейся в них информации.
Фонд пользования создается со следующим обязательным комплектом копий:
– для документов на бумажных носителях – это изготовленная из позитивной микроформы негативная микроформа;
– для фотодокументов – одна позитивная перепечатка и один дубль-негатив;
– для кинодокументов – одна совмещенная позитивная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип звукозаписи (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны быть включены в комплект кинодокументов, поступающих на постоянное хранение;
– для фонодокументов – одна копия, изготовленная на магнитной ленте шириной 6,25мм;
– для видео документов – одна копия формата VHS;
– для электронного документа – одна копия, изготовленная на лазерном диске.
В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов.
Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
Страховые копии своим содержанием и присущими им внешними качествами должны полностью соответствовать документу-оригиналу. Со стороны изготовителя копии должно быть гарантировано соответствие их (копий) требованиям действующих нормативно-технических документов.
Изготовитель страховых копий в обязательном порядке проверяет их качество и вносит результаты проверки в установленную соответствующими нормативно-техническими документами форму актов.
При прием-сдаче страховых копий проверяется целостность комплекта, количество копий, техническое состояние при просмотре, а также записанные в акте о техническом состоянии полнота и точность данных и сведений.
Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных докуме6нтов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.
Подготовка уникальных и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов их архивохранилищ.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела, как правило, подшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией – изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами10.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.
Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.
Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. Страховой копией электронного документа является первая копия оригинала, изготовленная на лазерном диске.
Страхованию подлежат:
– документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;
– уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.
В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.
Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.
Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.
Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящемся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановки на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов.
Неисправимо поврежденными архивными документами являются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования, содержащейся в них документной информации.
