Принципы управления оптовой закупкой товаров

30

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Принципы управления оптовой закупкой товаров»

Содержание

Введение

1 Теоретические  основы  управления оптовой закупкой товаров

1.1 Задачи и методы закупочной деятельности оптовой торговой организации

1.2 Организация и управление  закупочной деятельности

1.2 Организация и управление  закупочной деятельности

1.3 Принципы оценки и отбора поставщиков

2 Анализ организации управления оптовой закупкой товаров в ООО  «Навигатор-Центр»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО  «Навигатор-Центр»

2.2 Анализ организации управления оптовой закупкой товаров в ООО  «Навигатор-Центр»

3 Развитие организации управления оптовой закупкой товаров

Заключение

Список литературы

Введение

Управленческая деятельность является одним из главнейших факторов деятельности и развития предприятия в условиях современной рыночной экономики. Данная деятельность непрерывно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и коммерческой реализации товаров, усложнением существующих хозяйственных связей, а также повышением роли потребителя.

Необходимость адекватного приспособления системы управления к изменяющимся условиям производственной деятельности приводит не только к совершенствованию внутренней организации, но и к перераспределению функций управления по формам их взаимодействия, уровням ответственности и т.д.

Первоочередная задача менеджмента заключается в формировании организационной культуры, свободного и творческого инновационного климата, стимулирующих работников на нововведения. Руководители промышленных предприятий призваны стать инициаторами в области проведения технологических и организационных перемен.

Актуальность темы заключается в том, что процесс закупки является важным аспектом деятельности организации, поскольку закупка, как и продажа товаров входит в цепочку товародвижения. Закупки выступают как один из самых важных факторов сохранения и умножения прибыли компании. Именно закупки являются главным источником информации о товаре (о его качестве, количестве, важности для потребителя и пр.). Каждый шаг закупочного процесса – это возможность получения большей прибыли для компании. Это и выбор наилучшего поставщика, получение наилучших цен, правильное количество товара, оптимальный способ транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара – словом, все, где компания может снизить затраты на закупаемый товар и за счет этого добиться большей прибыли.

Целью данной работы является изучение и оценка основных аспектов оптовой закупки и цепи поставок товаров на примере деятельности ООО «Навигатор-Центр».

Задачи работы:

1.                  Рассмотреть теоретические аспекты управления оптовой закупкой в, акцентируя внимание на целях и задачах управления закупкой и цепью поставок.

2.                  Проанализировать основные аспекты организационно-экономической деятельности исследуемой организации.

3.                  Охарактеризовать состояние существующей системы управления закупкой и цепью поставок товаров и выработать рекомендации по оптимизации управления закупкой и цепью поставок.

Предметом изучения является система закупок и цепи поставок в ООО «Навигатор-Центр».

Объектом изучения в работе являются принципы управления закупками  в ООО «Навигатор-Центр».

1 Теоретические  основы  управления оптовой закупкой товаров

1.1 Задачи и методы закупочной деятельности оптовой торговой организации

Закупка – это получение товаров нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место и в нужные сроки [11, c. 13].

Для правильной работы отдела закупок необходимо соблюсти все эти условия. Если хотя бы одно из условий не будет соблюдено (например, товар придет вовремя по нужной цене, но не в нужном количестве), то работа закупок может быть признана неудовлетворительной (неважно кто не выполнил свои обязательства, поставщик или транспортная компания, - магазин все равно не получит товар в достаточном количестве).

В соответствии с этим можно выделить следующие задачи закупочной деятельности:

1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов [8].

3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6.  Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

           7. Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени, и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т. п.

8. Достижение эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.

9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

Основная цель закупки товара - купить тот товар, который востребован покупателями и будет хорошо продаваться сам по себе по предлагаемым покупателям ценам. Выгодные закупочные цены - это не основная цель закупки.

Цель закупки - закупить именно тот товар, который будет приносить компании желаемые оборот и прибыль.

Отдел по работе с поставщиками выполняет важную для всей компании функцию - обеспечивает компанию товаром. Для своевременного пополнения запасов товара отдел по работе с поставщиками должен ежедневно проводить анализ остатков, оперативно формировать заказы, сверять счета, оформлять накладные и т. д.. Осуществляя закупочную деятельность, отдел по работе с поставщиками решает не только тактические задачи, но и вносит свой вклад в достижение стратегических целей по ассортименту и реализацию ассортиментной политики компании .

Можно выделить несколько функций отдела закупок в компании:

-                     приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене;

-                     поддержание высокой оборачиваемости запасов;

-                     обеспечение доставки товара вовремя;

-                     обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;

-                     взаимодействие с надежными поставщиками;

-                     сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;

-                     снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;

-                     внесение данных в корпоративную информационную систему (КИС);

-                     поддержка информационной базы па товару [6, c. 84].

Основные функции работы закупщика - это принятие оперативных решений по количеству, цене и составу закупаемых партий, выбор способа доставки товара, получение необходимых компании выгодных условий от поставщика и при необходимости - поиск нужных товаров или поставщиков.

Работа отдела по работе с поставщиками оказывает влияние на всю деятельность: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителя ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективность логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников практически всех отделов.

Менеджеры по работе с поставщиками (закупке) распоряжаются большей частью выручки компании. Именно эти люди в наибольшей степени влияют на то, чтобы оставшаяся после закупок часть выручки позволила бы, как минимум, покрыть остальные затраты компании.

Если в компании существуют следующие проблемы:

1. Доля затрат на закупку товаров в общих расходах (налоги, аренда, оплата труда персонала, реклама и прочие расходы) высока и составляет не менее 30-40% от этих расходов.

2. Колебания закупочных и продажных цен (в связи с сезонностью, ограниченными сроками годности, изменением цен на новинки и товары для распродаж).

3. Закупщик должен выбирать товар, опираясь в том числе и на субъективные оценки закупаемого товара, и на интуицию (модная одежда, влияние вкуса на выбор продуктов, технические новинки).

4. Работа идет на рынке с высокой конкуренцией (бытовая техника,            продукты питания, электроника, строительные и отделочные материалы, мебель, книги, одежда, обувь, детские товары да практически вся сфера розничной торговли), то закупки будут выступать как главный источник рентабельности.

Можно увеличивать прибыль двумя путями: стимулировать оборот или снижать затраты на закупку товаров. Эффективно работающая компания хорошо умеет делать  и   то и другое.

Работа по осуществлению оптовых закупок товаров состоит из комплекса взаимосвязанных организационно-технологических операций, основными из которых можно назвать:

- подробное изучение и, на основании полученных данных, прогнозирование текущего покупательского спроса для обоснования деловых решений по оптовой закупке товаров;

- необходимые расчеты для определение потребности в закупаемых оптом товарах;

- детальное изучение и выявление возможных источников закупки товаров, выбор перспективных поставщиков и имеющихся каналов продвижения закупленных товаров;

- установление и налаживание хозяйственных связей (в том числе заключение договоров поставки) с поставщиками;

- текущий контроль исполнения обязательств по договорам поставки и контроль хода поставки закупленных товаров.

Спрос можно определить как форму рыночного выражения потребности. Потребность, в свою очередь, определяется как нужда или недостаток чего-либо, необходимого для поддержания функционирования организма, развития личности во всех ее проявлениях, той или иной социальной группы или общества как такового. В процессе непрерывного общественного развития растут и изменяются потребности.

Спрос на товары формируется у населения под влиянием большого числа экономических, демографических, социальных, природно-климатических и иных факторов, постоянно изменяющихся в процессе развития и расширения общественного производства. Поэтому коммерческие работники могут получить необходимую им для принятия деловых решений информацию о товарах, ценах, устраивающих потребителей, емкости регионального рынка только с помощью проведениях маркетинговых исследований - в соответствии со специальными методиками. Например, предприятия-оптовики применяют в коммерческой работе перед осуществлением оптовой закупки товаров такие методы комплексного изучения и перспективного прогнозирования спроса, как:

- текущий детальный учет продажи разных групп товаров за определенный период;

- изучение тенденций товародвижения;

- обобщение и изучение поступающих к оптовикам заявок предприятий розничной торговли;

- анализ и учет неудовлетворенного спроса мелкооптовых покупателей;

- прочее.

1.2 Организация и управление закупочной деятельности

Важнейшей функцией управления коммерческой деятельностью торгового предприятия является планирование.

Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий [8, c.79].

Выделяют  следующие этапы планирования закупок:

1. Определение потребности. Она рассчитывается исходя из 2-х недельного запаса. Один поставщик идет из расчета - 10% от клиентской базы, а одна единица продукции (коробка) – в каждую торговую точку клиентской базы. В преддверии праздников эти данные могут корректироваться. Периодически происходит корректировка ассортиментной матрицы, копания избавляется от товаров-аутсайдеров в пользу товаров-лидеров.

2.  Выбор поставщика. Основным критерием при выборе поставщика является ответ на вопрос – сколько можно заработать на том или ином поставщике (бренде)? При выборе поставщика компании придерживается таких критериев как цена товара, его качество, сроки доставки, условия платежа за товар, имидж поставщика, а также учитываются сроки годности товара, так как компания не работает с продукцией с короткими сроками хранения.

3. Составление заказа с участием или без  участия поставщика.

4. Согласование с поставщиком ассортимента, сроков поставки, порядок поставки.

5. Проверка правильности составления сделки.

6. Передача заказа поставщику.

7. Проверка сопутствующей поставке документации на соответствие. Помимо сертификатов, к каждой партии товаров прилагается товарная накладная и иногда счет-фактура.

8. Контроль за поддержанием 2-х недельного товарного запаса на складе компании и корректировка в зависимости от факторов, влияющих на реализацию продукции.

Конъюнктурные обзоры рынка являются отражением спроса и конкурентной среды рынка, в котором реализуется закупаемые товары. Для компании наиболее полезны обзоры о перспективах и тенденциях развития рынка кондитерских изделий и бакалейной продукции. Зная о них, можно повышать или понижать объемы закупок отдельных товаров, корректировать закупки в целом по объему или конкретным товарным позициям.

Объем товарных запасов компании  рассчитывается в стоимостных единицах или в относительных показателях – днях оборота. Товарные запасы в днях показывают, на сколько дней хватит товарных запасов.

Ассортимент продукции также является неотъемлемой частью изучения закупочной деятельности. ABC – анализ является одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента, основанный на, так называемом принципе Парето. ABC-анализ — это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объемов отгрузки определенных артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объему сделанных ими заказов .

Принцип Парето можно применить практически к любой сфере бизнеса:

                  за 20% рабочего времени делается 80% работы;

                  20% клиентов приносят компании 80% дохода;

                  80% товарных запасов поставляются 20% поставщиков;

                  80% объема продаж обеспечивается 20% продавцов и т. д.

Важно, что данное правило является эмпирическим: конкретная пропорция может оказаться иной – не 80/20, а, например, 90/10 или 67/ 33. Но пропорция «20/80» все же является универсальным термином. Увеличение продаж и повышение эффективности ассортимента напрямую зависят от правильной оценки прибыльности каждой товарной позиции, отсутствия «залежавшихся товаров» и товаров, затраты на который не окупаются .

Ни один статистический, математический или любой другой метод не дает 100% результат, поскольку все рассчитывается на основании лишь статистики, на практике ожидания могут и не оправдаться, тем не менее прогнозирование нельзя опускать, поскольку это позволяет предусмотреть различные так называемые нюансы, возникающие в деятельности компании.

Чем больше статистика,  чем она точнее, тем точнее можно строить прогнозы, но ни в коем случае не основываясь только на статистических данных, нужно также учитывать роль товара в ассортименте, его значимость и спрос по отношению к потребителю продукции.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1.1

Таблица 1.1

Сравнительный анализ методов закупок

Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание  складских запасов.  Для  его  реализации теория логистики предлагает  логистическому менеджеру использовать базовую модель АНМ, которую разработали американские ученые Arrow, Harris, Marshak в 1915 году. Она предназначена для определения оптимального объема поставки  материалов  и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных  (на обслуживание складских запасов МР).  Функция общих затрат записывается в виде следующего уравнения:                             

ТС (Q) =  М / Q  К +  0,5 Q  Р  (r + l) / 100,

где:  Р - цена единицы материала, ден. ед.;  n - кол-во поставок в году, партий;

М - годовая потребность в материале, физ.ед.;

К - постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.;

Q -  объем партии поставки материалов - это постоянное кол-во материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.;

l - норма расхода на хранение материала, %; r -  альтернативная  стоимость хранения материалов на складе,  равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

Тогда количество поставок в году составит:          n = M / Qопт .

При этом важнейшим фактором, наряду с затратами на приобретение и доставку ресурсов, является фактор времени.  Поэтому сегодня во всем мире наблюдается возрастающий интерес к стратегии закупок в режиме JIT (Just-In-Time – «точно в срок»). Она основана на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов (МР) и готовой продукции (ГП) в необходимых количествах к тому времени,  когда в них возникает потребность у партнеров в сферах производства и распределения. Таким образом,  данную стратегию закупок целесообразно применять в условиях известного спроса, основанного на заказах потребителей. JIT-технология характеризуется следующими принципами:

1) минимальными (по возможности, нулевыми) запасами МР и ГП;

2) небольшими объемами производства и поставок;

3) прочными связями с надежными поставщиками и перевозчиками;

4) эффективной информационной поддержкой;

5) высоким уровнем качества готовой продукции и логистического сервиса.

Закупки в режиме JIT требуют более частого размещения заказов у надежных поставщиков и, соответственно, более частых поставок продукции. Поэтому одним из условий реализации JIT является требование фирмы-производителя хранить определенный запас материалов на складах поставщика, находящихся поблизости от предприятия. Это приведет не только к снижению затрат закупочной деятельности, но и общих логистических издержек работы всей логистической системы. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например, поставщик и заказчик длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. Основными условиями партнерства являются следующие:

- тесное взаимодействие партнеров на всех уровнях логистики;

- долгосрочные обязательства и прогнозирование результатов совместной работы;

- взаимное доверие, общие задачи, цели и культура бизнеса;

- гибкость и готовность совместно решать возникающие проблемы;

- совместная разработка продуктов и процессов;

- гарантированная надежность и высокое качество товаров и услуг.

Одной из распространенных форм оптовых закупок товаров является заключение договоров на поставку товаров на оптовых ярмарках. 

На оптовых ярмарках усиливается воздействие  торговых предприятий  на производство товаров в отношении их ассортимента и качества. Поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте друг с другом, поэтому ускоряется процесс заключения договоров.

В процессе закупок товаров на ярмарках оптовые покупатели имеют возможность сравнить товары нескольких оптовых продавцов, выбрать из них те, которые в большей мере отвечают спросу населения итого поставщика, который предложит более выгодные условия поставок.

Участие в ярмарках помогает товаропроизводителям лучше изучить рыночную конъюнктуру, скорректировать планы выпуска товаров, найти покупателей своего товара.

Посетителями торговых ярмарок являются в основном коммерческие работники как оптовых, так и розничных предприятий. Они имеют возможность познакомиться с образцами товаров, неизвестных им ранее, провести переговоры по вопросам закупок товаров с потенциальными партнерами и заключить договоры.

Таким образом,  деятельность по организации и управлению закупочной деятельностью направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) – одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – тактическом и стратегическом.