Призначення та особливості комплексу кадрової документації

З М І С Т

ВСТУП………………………………………………………………………….

РОЗДІЛ 1. КАДРОВА СЛУЖБА В СИСТЕМІ

УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА……………………

1.1. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом……………………..

1.2. Завдання кадрового діловодства ……………………………….

1.3. Основні напрямки роботи кадрової служби …………………..

РОЗДІЛ 2. ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ КАДРОВОЇ

ДОКУМЕНТАЦІЇ……………………………………………………………

2.1. Призначення та особливості  комплексу кадрової

                 документації……………………………………………………..

2.2. Особова справа як комплекс документів

      про працівника ……………………………………………………

2.3. Організаційно-розпорядчі документи з кадрів………………

2.4. Трудові книжки працівників та документація

з їх обліку……………………………………………………………….

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………………………

ДОДАТКИ

В С Т У П

Актуальність теми. Кадрові служби є однією з найважливіших  структур  управління та    забезпечують:    укомплектування    підприємств,    установ, організацій,  фірм   робітниками,  фахівцями, службовцями; організацію підготовки,  перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників;  атестацію керівників і фахівців;  реалізують  міри, спрямовані на зміцнення трудової дисципліни;  скорочення плинності кадрів;  здійснюють підготовку розпорядчих документів по особовому складу;  необхідної  статистичної  звітності по кадрах;  ведуть у встановленому   порядку   облік   працівників,   у   тому    числі військовозобов'язаних;  кадрове діловодство;  оформляють документи для призначення працівникам пенсій;  вирішують інші  питання,  що відносяться до їх компетенції.

     Структура кадрової  служби,   її   чисельність   визначаються організаційно-ставною     структурою    підприємства,    установи, організації,  фірми.  При  цьому за  основу  розрахунку  необхідної кількості   її  працівників  приймається:  чисельність   працюючих; конкретні умови,  характерні  риси, пов'язані з типом, масштабами  і різновидами  окремих   виробництв;  техніко-економічні  і соціальні характеристики підприємства,  установи,  організації,  фірми;  інші показники.

     В окремих   випадках   у   складі   кадрової   служби   можуть  функціонувати  функціональні  групи:  оформлення прийому на  роботу, переведень і звільнень;  обліку і звітності;  військового   обліку; підготовки,  перепідготовки  і підвищення кваліфікації працівників;  діловодства; соціологічні і психологічні, інші. На невеликих підприємствах,  установах, організаціях, фірмах, як  правило,  штатним   розкладом   установлюється   лише   посада працівника по кадрах /провідний інженер,  інженер I/II/ категорії, старший інспектор, інспектор по кадрах/.

Мета  курсової роботи  полягає у вивченні діяльності  кадрових служб, визначення основних завдань, які ставляться перед цими установами та дослідженні комплексу кадрової документації.

Завдання  дослідження полягають у наступному:

• охарактеризувати основні напрямки діяльності кадрових служб ;
• виявити особливості оформлення та використання кадрової документації;
• проаналізувати окремі види кадрових документів;
• розкрити комплекс кадрової діяльності (твоєї бази практики).

Об’єкт  курсової роботи: комплекс кадрової документації .

Предмет курсової роботи: загальні тенденції та основні напрямки діяльності кадрових служб як субєктів процесу управління персоналом підприємствакадро.

Джерельну базу курсової роботи склали такі нормативні, наукові та науково-методичні матеріали з питань кадрового діловодства, комплекс кадрової документації (бази переддипломної практики)

Структура курсової роботи. Робота складається зі вступу,                          2-х основних розділів, висновків,  списку використаних джерел (налічує бібліографічних описів ) та додатків.

РОЗДІЛ 1

КАДРОВА СЛУЖБА В СИСТЕМІ

УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА

1.1. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом

Під управлінням персоналом необхідно розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками. Ця робота складається з наступних розділів:

· формування системи керування  персоналом;

· планування кадрової роботи;

· проведення маркетингу персоналу;

·  визначення кадрового потенціалу і потреби організації в персоналі.

Серед завдань, що стоять перед  службою управління персоналом, найм, оцінка і відбір персоналу. Основним завданням служби персоналу є задоволення попиту підприємства на працівників в якісному і кількісному відношенні. Є два варіанти поповнення підприємства необхідними працівниками: внутрішній і зовнішній.

З метою забезпечення підприємства необхідними кадрами виконують планування роботи з кадрами, суть якої полягає в наданні людям робочих місць у потрібний момент часу і необхідної кількості відповідно до їх здатностей, нахилів та потреб виробництва. Робочі місця з точки зору продуктивності і мотивації повинні дозволяти працюючим оптимально розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам створення гідних людини умов праці і забезпечення зайнятості.

Кадрове планування здійснюється як в інтересах організації, так  і в інтересах її персоналу. Кадрове  планування повинно створювати умови  для мотивації більш високої  продуктивності праці і задоволення  роботою.

Процес управління персоналом передбачає наявність об'єкта і суб'єкта управління. Суб'єктом управління персоналом виступають посадові особи, а також  відповідні органи підприємства, до обов'язків яких входять функції управління персоналом (об'єктом).

Управлінський персонал має  ті ж головні ознаки, що й весь персонал підприємства - наявність трудових взаємовідносин з роботодавцем (робота за наймом) і володіння певними якісними характеристиками (здібностями, мотиваціями, властивостями).

Згідно «Кваліфікаційного  довідника посад керівників, фахівців і службовців», весь управлінський персонал поділяється на категорії: керівники, спеціалісти (фахівці), інші службовці.

До посад керівників належать:

- директор (генеральний директор, управляючий і т.п.) підприємства;

- заступники директора (головні фахівці);

- начальники (завідувачі) структурних підрозділів (відділів, бюро) підприємства, а також їхні заступники.

Однією з характерних  загальних вимог до посад керівників є наявність вищої освіти й стажу роботи у відповідній галузі 3-5 років.

Для виконання своїх функціональних завдань суб'єкти господарювання використовують працю найманих працівників. З метою відповідного підбору кадрів, прийому на роботу працівників, обліку їх просування по службі на підприємствах функціонують кадрові служби.

Структура такої служби, її штатна чисельність залежать від  обсягу кадрової роботи. Останній залежить від виду підприємства або організації, чисельності працюючих і окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал, наприклад, вік і стать співробітників, що пов'язано з оформленням пенсійних справ, декретних відпусток, листків непрацездатності, навчальних відпусток тощо.

Об'єктами управління персоналом є працівники підприємства, на яких спрямовано вплив функцій керування персоналом.

Кадрові служби працюють з  працівниками підприємства, як наявними, так і потенційними. Всі працівники підприємства, включаючи тимчасових і сезонних, сумісників, позаштатних працівників та тих, що працюють за короткостроковими угодами, належать до категорії персоналу.

Керівники — це працівники, що займають посади керівників підприємств та їхніх структурних підрозділів. До них належать директори (генеральні директори), начальники, завідувачі, керуючі, виконроби, майстри на підприємствах, у структурних одиницях та підрозділах, головні спеціалісти (головний бухгалтер, головний інженер, головний механік тощо), а також заступники цих керівників.

Спеціалістами вважаються працівники, що виконують спеціальні інженерно-технічні, економічні та інші роботи: інженери, економісти, бухгалтери, нормувальники, адміністратори, юрисконсульти, соціологи тощо.

До службовців належать працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік та контроль, господарське обслуговування (тобто виконують суто технічну роботу), зокрема - діловоди-обліковці, архіваріуси, агенти, креслярі, секретарі-друкарки, стенографісти тощо.

Робітники - це персонал, безпосередньо  зайнятий у процесі створення  матеріальних цінностей, а також  зайнятий ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг та ін.

До об'єктів управління персоналом необхідно віднести також  кандидатів або потенційних претендентів та звільнених працівників. Кандидати або потенційні претенденти - це особи, що претендують на заняття конкретного робочого місця або посади підприємства, складають резерв персоналу. Звільнені – це колишні працівники підприємства, що звільнені відповідно до трудового законодавства. Будучи звільненими, вони мають право звертатися з питань видачі різного роду довідок, що стосуються їх праці та оплати на підприємстві.

Від категорії персоналу  необхідно відрізняти поняття „кадри". До кадрів (від фр. cadres) належить склад кваліфікованих працівників підприємств, установ і організацій згідно зі штатним розкладом. Кадри характеризуються чисельністю, складом, професійною, кваліфікаційною і посадовою структурою, статтю і віком. До кадрів не відносять працівників, посади яких не передбачені у штатному розкладі. Отже, поняття „персонал" більш ємнісне, ніж „кадри", і кадри виступають складовою частиною персоналу.

Поділ персоналу на складові елементи необхідний для:

• розрахунку чисельності працівників, обліку складу і розподілу кадрів за професійними угрупованнями різних рівнів класифікації, планування додаткової потреби в кадрах;

- систематизації статистичних даних із праці за професійними ознаками;

- аналізу і підготовки статистичних даних, а також розробки відповідних прогнозів зайнятості, доходів, охорони праці, підготовки та перепідготовки кадрів тощо;

-  підготовки статистичних даних для періодичних оглядів зі статистики праці;

- розв'язування питань контролю й аналізу міжнародної міграції, міжнародного набору і працевлаштування.

Управління персоналом здійснюється за допомогою різних прийомів, сучасних методів роботи з кадрами для  розкриття потенційних можливостей  людини, створення обстановки, що сприяє максимальній віддачі виконавця  в процесі трудової діяльності. Основними  завданнями, що стоять перед системою управління кадрами, є:

- розробка принципів роботи з кадрами;

-  вдосконалення методів роботи з кадрами;

- організація діяльності служби, яка займається управлінням персоналом.

Головними принципами роботи з кадрами є: індивідуалізація, демократизація, інформатизація, системність, підбір працівників  з урахуванням їх психологічної  сумісності, врахування побажань співробітників при виборі форм і методів їх перепідготовки і підвищення кваліфікації.

Принцип інформатизації кадрової роботи передбачає застосування сучасних засобів обчислювальної техніки  для процедур збирання, передачі, обробки, зберігання, видачі інформації з метою  оперативного прийняття обрунтованих кадрових рішень. Цьому сприяють оснащення  кадрових служб персональними комп´ютерами і створення на їх базі автоматизованих  робочих місць працівників кадрової служби.

Принцип системності в  роботі з кадрами передбачає, що управління персоналом у готельному комплексі повинно охоплювати не окремі категорії працюючих, а весь склад персоналу, вирішувати не одномоментні задачі, а безперервно виникаючі  проблеми в діяльності працівника: під час його приймання на роботу, в період просування по службі та до його останнього дня роботи в готельному комплексі. Потрібно використовувати  різні методи, засоби, прийоми роботи з персоналом, а не під впливом  настрою приймати випадкові рішення.

Вклади в персонал і  кадрову роботу стають довгостроковим чинником конкурентоспроможності та виживання  готельного комплексу. Під управлінням  кадровими ресурсами звичайно розуміють  всю сукупність організаційних заходів, направлених на оптимальне формування колективу і повне використання його здібностей у виробничому процесі (політика підбору і найму працівників, розвиток кар´єри, мотивація, заохочення, звільнення з роботи, вихід на пенсію, лідерство в колективі, культура, взаємні зв´язки, розвиток колективу, творча обстановка, підготовка персоналу, управління конфліктними ситуаціями). Для досягнення успіху на ринку готельні комплекси повинні мати в своєму розпорядженні стабільний персонал.

 
1.2. Завдання кадрового діловодства

Кадрове діловодство є  однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Суб'єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи та за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб'єкта господарювання.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання  документування та організації роботи з документами стосовно особового  складу підприємства (чи системи) з питань прийому, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу  для забезпечення оперативного  і чіткого виконання та проходження  документів і доручень керівництва  стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних  справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація  і комп'ютерна обробка даних  з особового складу.

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали  значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових  документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих  підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частину часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

- чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

- правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

- визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

- підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

- раціональна організація робочих місць.

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру  робіт умовно поділяють на такі зони:

- управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

- робота з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

- роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

- очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

- зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім  санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для  робочих місць (письмові столи, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні  апарати, факс, ксерокс тощо).

Обладнання робочих місць  співробітників кадрової служби має  здійснюватися відповідно до посадових  категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:

- встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись;

- розташовувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій;

- матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам;

-  матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти;

- для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних  меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

Для роботи інспектора відділу  кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

1.3. Основні напрямки роботи кадрової служби 

 Кадрова служба виконує функції організації набору і відбору персоналу, включаючи тестування, а також здійснює:

- введення в посаду  нових працівників;

- організацію проходження  служби і планування кар´єри;

- оцінку діяльності;

- професійну орієнтацію;

- співбесіди з тими, що  звільняються.

Відділ організації заробітної плати проводить:

- аналіз посадових обов´язків;

- класифікацію робіт і  їх тарифікацію;

- розробку систем оплати  і преміювання;

- перегляд тарифних ставок  і індивідуальної оплати праці.

 Відділ трудових відносин  з працівниками відповідає за:

- участь у колективних  угодах і активне проведення  узгодженої політики;

- роботу за скаргами  на основі процедур, встановлених  трудовими угодами, і вирішення  всіх суперечок;

- сприяння розвитку зв´язків і відносин між адміністрацією і працівниками на індивідуальній і груповій основі;

• ведення особистих справ і трудової статистики.

Відділ професійного навчання і перепідготовки контролює:

• виробниче навчання, що включає інструктаж нових співробітників;

- виробниче навчання за програмами перепідготовки кваліфікованих співробітників;

- підготовлення учбових матеріалів.

Відділ соціального розвитку зосереджує всі функції, пов´язані  із створенням і управлінням внутрішньоготельною  соціальною інфраструктурою і наданням додаткових соціальних пільг працівникам, а також їх планування, розробку і економічне обгрунтування відповідних систем, наприклад:

- колективне (групове) добровільне  страхування (життя, здоров´я, захист  від нещасних випадків);

- система пенсійного забезпечення;

- допомога в правовому  захисті для працівників;

- виплата компенсацій  при звільненнях;

- організація відпочинку: соціальні та спортивно-оздоровчі програми (заходи).

 Відділ безпеки праці  та медичної допомоги виконує  необхідний комплекс робіт для забезпечення безпеки на виробництві:

- розробляє стандарти  безпеки;

- займається освітою в  області техніки безпеки;

- надає медичну допомогу  персоналу, медичне лікування  і консультування;

- з´ясовує і аналізує  причини відсутності працівника  на роботі.

Відділ досліджень по персоналу  проводить вивчення питань кадрової політики і трудових відносин, включаючи  збір зовнішньої інформації, обстежує стан морально-психологічного клімату, а також здійснює:

- підготовку довідкових  матеріалів;

- розробку форм документообігу  для кадрової служби;

- розробку правил, стандартних  прийомів і процедур кадрової  роботи;

- ревізію.

Для того, щоб правильно  і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація  обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

- про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

- про зміну кількості  і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

- про стан роботи з  підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

- про кількісний та  якісний склад кадрів, просування  молодих працівників;

- про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання  згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

РОЗДІЛ 2

ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ  КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1. Призначення  та особливості комплексу кадрової  документації

Документація з особового  складу утворюється як результат  роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового  складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога. Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження. Службові документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення. На підставі документації з особового складу видаються різного роду довідки за вимогою працівників.

Сказане дає змогу  зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.