Признаки документа

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «Иркутский государственный университет»

Филиал в г. Братске

 

 

 

 

 

Кафедра социальной философии и  социально-культурных технологий

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

 

По дисциплине: Документоведение

 

Тема: Признаки документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент группы ДиАз-12                                                    С.С. Вербицкая

 

                                                                                                   

 

Руководитель:                                                                    Т.А. Варюхина

                                                                           

 

 

 

 

 

 

 

Братск-2013

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………………….3

 

1.ОРИГИНАЛЫ……………………………………………………………………………………..4

 

2.ПОДЛИННИКИ…………………………………………………………………………………...8

 

2.1.Подложные  документы………………………………………………………............................9

 

3.КОПИИ…………………………………………………………………………………………...12

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………….22

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Сущность документа, как  и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа. Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи.  
В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему. 
Целью данной курсовой работы является рассмотрения основных признаков документа: оригинальность, подлинность, копийность. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРИГИНАЛЫ

 

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным

или коллективным автором. В процессе создания они могут  иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

По внешнему виду оригиналы  могут быть: черновыми – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловыми – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

Слово «оригинал» происходит от латинского «originalis», что означает

первоначальный, самобытный. Оригиналы – документы, впервые  созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов. Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются  умноженными.

По внешнему виду оригиналы  текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть:

один человек (должностное  лицо),

два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст),

несколько или много  людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).

Разновидностью черновика  является набросок. Наброски - это предварительные намётки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа. Предварительные, неоконченные изобразительно-графические технические документы называются эскизами. Они выполняются без применения чертёжных инструментов, без точного соблюдения масштаба, но с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений. Черновики нередко могут представлять значительную ценность. Так, в конце 1990-х годов за весьма значительную сумму в валюте Академия Наук Российской Федерации при поддержке Министерства финансов РФ приобрела черновики, варианты первых двух

томов романа М.А.Шолохова "Тихий Дон".

После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остаётся (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником.

Документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, называются автографы, т.е. авторские, собственноручные рукописи.

Редакции (от лат. redactus - приведённый в порядок) - это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-

либо другим лицом  с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д.

Документы создаются  на различных материальных носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы и другие. Содержащуюся на них информацию воспроизводят с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

К кинодокументам относят  диафильмы (немые, тематически подобранные  кадры на рулонной кинопленке), кинофильмы (динамичные фотоизображения на кинопленке) и видеофильмы (динамичные изображения  на магнитной пленке или оптическом диске). Обычно кинодокументы делят на статичные (при неподвижном изображении) и динамичные (при подвижном изображении). Оригиналами кинодокументов являются негатив и позитив на обращаемой пленке.                                                                                                                           К фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фотография - это светозапись, снимок, полученный фотографическим способом на светочувствительной пластине, пленке или бумаге. Фотография может быть черно-белой или цветной, на различных основах - гибкой полимерной (фотопленка), жесткой (металл, стекло, пластмасса) и бумажной (фотобумага). Диапозитив -это позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (пленке или стекле). Диапозитив проецируют на экран с помощью диапроектора или диаскопа. Изображения на фотодокументах являются статичными. Оригиналом фотодокумента являются негативы.

Фонодокументы - это аудиодокумент. К фонодокументам относят грампластинки и магнитные фонограммы. Фонограмма - документ с записью звуков (речи или музыки). Материальным носителем фонограммы может быть магнитная лента, кассета с магнитной видеофонограммой, оптический диск. Оригиналом фотодокумента являются негативы,

фонодокументов –  первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики

фонографа, ленты электрической  и магнитной записи. Оригиналом фонодокументов является первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной  записи.

Существуют также технические документы. Технические документы — обобщающее название документов (графических и текстовых), в которых зафиксирована техническая мысль. Наиболее широко известна конструкторская, проектная, технологическая, научно-исследовательская документация. Основным видом технических документов является чертеж — изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на

ватмане и чертеж на кальке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ПОДЛИННИКИ

 

Как синоним слова  оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте  создания которого, содержащиеся в  самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа - это идентификация того, что было и того, что отражено в документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Подложные  документы

 

В огромной массе  подлинных документов, отражающих с  различной степенью точности объективную  действительность, можно встретить  и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто - подложные завещания. Обычно выделяют несколько видов такого рода документов: 
- полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Примером подобной фальсификации может служить созданная в начале 1950-х годов российскими эмигрантами так называемая "Влесова книга" ("дощечки Изенбека") - "якобы подлинное древнерусское произведение о языческих жрецах, написанное на деревянных дощечках в 9 веке докириллическим письмом".

- частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать:

-фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием;

-разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. "interpolatio": изменение, искажение) - слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале;

-фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Подделка документов на Руси началась ещё в эпоху Средневековья. Историкам известны, в частности, подложные уставы одного из новгородских князей 14 века. Судебник Ивана Грозного в середине 16 столетия устанавливал ответственность за составление подложных протоколов судебного разбирательства, подделку речей истца или ответчика. В 17-18 веках фабриковались грамоты с целью доказать древность рода определённых лиц. В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:

-подделка бланка документа  (изготовление поддельных бланков  с помощью копировальной техники,  средств вычислительной техники,  путём рисования);

-подчистка текста (механическое  воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

-травление (удаление  текста путём обесцвечивания  красителя штриха химическими  реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);

-смывание (удаление прежних  записей с помощью различных  растворителей);

-дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

-подделка подписей (методом  рисования, копирования);

-поделка печатей (методом  рисования на самом документе,  с помощью самодельного клише,  путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

-замена фотографий (наиболее  распространённые приёмы: полная  замена фотографии; монтаж фотоснимка  с сохранением части прежней  фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной  фотографии части эмульсионного  слоя другой фотографии);

-замена листов документов (наиболее часто встречается при  подделке документов, состоящих  из нескольких листов: паспортов,  трудовых книжек и т.п.)

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе можно назвать водяные знаки, голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону. В Уголовном кодексе Российской Федерации, в частности, есть специальная статья 292 о служебном подлоге.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. КОПИИ

 

На ранних стадиях  развития письменности документы создавались в единственном экземпляре. Однако вскоре тексты стали копировать единственно доступным рукописным способом. И хотя в середине XV века появились первые книгопечатные станки и вскоре большинство книг становятся печатными, но рукопись почти до конца XIX века остается основным способом исполнения документов. Первые нерукописные копии документов получали с помощью оттисков на глине или воске. Для этого сначала весь текст вырезали на деревянных или каменных основаниях, а затем делали оттиски на мягком материале. Позже стали использовать красители, и оттиски делали на пергаменте и тряпичной бумаге. Однако цена такой копии была очень велика из-за трудоемкости работы. Снизить ее удалось только к XVI веку, с изобретением книгопечатания. Для изготовления копий и массового тиражирования документов в начале XX века стали использовать ротаторы и ротапринты. К середине века появляются светокопировальные аппараты. В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы: средства копирования и средства размножения. Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое количество экземпляров (25-50 шт.), а при массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии. Наиболее используемыми являются следующие средства копирования:

- электрографическое  копирование (электрофотографическое  или ксерографическое) - наиболее  распространенный в настоящее  время способ копирования. 
При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения. 
Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания. 
Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др.

- термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.

- фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования. 
Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)

- электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии. 
Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.

- диазографическое копирование (диазография, синькография). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата. 
При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют. 
Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке. 
Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии. 
В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. 
Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов:

- гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.). 
Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.

- офсетная печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования.

- трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска. 
К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

- ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях. 
При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. 
Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.

Несколькими видами представлены копии документов. 
Копия – это повторное воспроизведение подлинников. Само понятие “копия” (лат. сорia – множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”. 
Копии документов первоначально списывались и так и назывались – список. Например, список “Слова о полку Игореве” или список какой-либо летописи. 
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия “копия”. 
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие. 
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин “отпуст”. Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином “отпуск”. Сегодня этот термин употребляется крайне редко. 
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати. 
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями. 
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.  
Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. 
По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные. 
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке. 
Факсимильные копии (от слова факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи) получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники.   Факсимиле – это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита – подписи, обычно руководителя.

К средствам копирования  документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов. 
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа. 
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических. 
Необходимо также выделить микрофотокопии – копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.

Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.

В настоящее время  бесспорность документа определяется понятием “юридическая сила документа”. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могу служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

 Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Все виды копий не имеют  юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Копии  различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены; авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. 
Авторизированной называется копия, удостоверенная автором. 
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу, 
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года “Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан”. В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом. 
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: “предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имевшихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков”. 
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 годов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. 
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. 
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public office) – система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем.  
В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо – нотариус, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. 
Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом – нотариусом. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. 
Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники. 
Незаверенные копии – это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу. 
Особый вид копии представляет дубликат. 
В ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” изложены требования к реквизиту – отметка о заверении копии: “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения”. 
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении необходимо отметить, что документ представляет собой целостную, сложную, самоорганизованную систему. 
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке ит.п.). Мы узнали, что документ может быть оригинальным, подлинным и подложным, а так же существуют различные виды копий документов. 
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". 
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. 
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

Литература

1. Делопроизводство: Учебник для вузов/  Под общ. Ред. Проф. Т.В          Кузнецовой. – М.: МЦФЭР.,2004.
2. Ларьков Н.С Документоведение . 4.1. – Томск: ТГУ , 2000.
3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.
4. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
5. Зиновьева Н.Б. Документоведение. / Н.Б. Зиновьева. - М.: ИПО Профиздат, 2001.
6. Документоведение и делопроизводство: Хрестоматия / Сост. Т.М. Савенкова. Новосибирск, 2002.
7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
8. Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков. М.:Аспект-Пресс, 1996.