Проблема хранения архивных документов на современном этапе. Консервация и реставрация
Содержание
Введение ………………………………………………………
Глава 1. Обеспечение нормативных
условий хранения архивных документов……………………………………………………
1.1 Создание оптимальных условий хранения документов……………..8
- Порядок размещения документов в архивах и топографирование……
…………………………………………………………..13 - Соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ…………………….18
- Поверка наличия и состояния документов в архивах………………20
1.5 Создание страхового
фонда особо ценных документов и фонда
пользования…………………………………………………
1.5.1. Создание
страхового фонда архивных
Глава 2 Обеспечение физико-химической сохранности документов…………..32
- Физико-химические факторы разрушения документов……………….32
2.2 Биологическое повреждение документов………………………...……35
2.3
Физико-химическая и
2.4. Реставрация и консервация архивных документов…………………..40
Глава 3. Проблемы хранения архивных документов на современном этапе….48
Заключение……………………………………………………
Источники и литература………………………………………………
Введение
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность).
Недостаточно собрать архивы, очень важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этому явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. Однако не следует забывать, архивы – это уникальные хранилища сведений о прошлом страны, о ключевых моментах истории. Часто всего один сохранившийся документ может поменять представление о том или ином событии.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения документов, а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов. Немалую роль в сохранении документов играют реставрационные работы.
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
- созданием оптимальных (нормативных) условий: противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
- применением специальных
средств хранения и
Тема работы интересна и актуальна для современных исследователей тем, что обеспечение сохранности и реставрация архивных документов является постоянной проблемой архивистов. Архивные документы заключают в себе как ценную историческую информацию, так и полезные сведения, необходимые для выполнения социально-правовых запросов. Многие документы под воздействием неблагоприятных факторов и из-за их использования постепенно теряют свои первоначальные свойства. Поэтому реставрация документов необходима не только для ученых-историков и архивистов, но и для рядовых граждан.
Данной теме посвящено достаточно много работ. В основном это журнальные статьи в специализированных журналах, посвященных архивному делу. Полезную информацию можно почерпнуть и на сайтах российских архивах.
Так, на интернет-сайте «Делис Архив» можно найти сообщение А. Даниловой «Как восстановить и консервировать поврежденные документы». Автор предлагает несколько приемов неотложной помощи, которые помогут сохранить важные документы и отреставрировать их в случае намокания или атаки плесневыми грибами [11].
В журнале «Справочник кадровика» опубликована статья автора Е.А. Кошелевой «Организация хранения архивных документов». В данном материале идет речь о том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их ранения, а также какая наступает ответственность за нарушение архивного законодательства [13].
В другом журнале «Вестник архивиста» Т.Е. Шабанова и Г.А. Хабибулина написали статью «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации». Статья посвящена актуальным вопросам страхового копирования уникальных и особо ценных архивных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ретроспективный подход к рассмотрению нормативно-методических, теоретических и практических решений страхового копирования в федеральных архивах Российской Федерации позволил авторам всесторонне осветить проблему и поставить ряд актуальных вопросов, связанных с обоснованием критериев отбора архивных документов для страхового копирования [23].
Статья «Обеспечение
сохранности электронных
С.А. Егоров написал статью на тему «Современные угрозы архивным документам», которую опубликовали в специализированном журнале «Отечественные архивы». Автор рассуждает о том, как сохранить и защитить ценные документы при помощи мер безопасности, практикуемых в российских архивах. Ведь, несмотря на общепризнанную научную и культурную ценность, архивные документы постоянно подвергаются внешним и внутренним угрозам: пожары, затопления, террористические акты, нарушение правил хранения, хищения сотрудниками и посторонними лицами. В последние два десятилетия ситуация особенно обострилась: степень риска физического повреждения документов достигла кризисного состояния, а объектами хищения сделались не только отдельные документы, но и целые единицы хранения [12].
Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ), нормативно-методическая база:
- ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
- Основные правила работы архивов организаций.
Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Ж.Н. Сергазин «Основы обеспечения сохранности документов», С.И. Артемьева «Архивоведение», Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение», З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение», А.В. Охотников «Документоведение и делопроизводство», В.Ф. Привалов «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе», Е.А. Ульянина «Архивоведение».
Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
- Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
- Проанализировать топографирование и учет движения документов.
- Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
- Рассмотреть порядок проведения реставрации и консервации архивных документов.
- Выявить проблемы хранения архивных документов на современном этапе.
Исходя из поставленных задач, целесообразно структурировать работу следующим образом:
- в первой главе содержится информация по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов. Дан общий порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов, также проанализировано топографирование в архиве.
- во второй главе описываются физико-химические факторы разрушения архивных документов и методы борьбы с ними. Наиболее подробно освящена реставрация и консервация архивных документов.
- в третьей главе раскрываются проблемы хранения архивных документов на современном этапе. Дан анализ потенциальных угроз уничтожения архивных документов.
Глава
1. Обеспечение нормативных
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов
Чтобы обеспечить сохранность
архива предприятия, прежде всего, необходимо
осуществить комплекс мероприятий
по созданию оптимальных условий, соблюдению
нормативных режимов и
Архиву должно быть предоставлено
специально построенное или
Предприятию в соответствии
с существующими нормативными актами
по организации работы архивов необходимо
иметь:
– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного
хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей
(читальный зал);
– рабочие комнаты для работников
архива (причем такие комнаты и помещения
для работы исследователей должны быть
изолированы от архивохранилищ).
К хранилищу документов предъявляются следующие требования:
– оно должно быть безопасным в пожарном
отношении, гарантированным от затопления,
иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые,
водопроводные, канализационные и другие
магистральные трубопроводы.
Наличие труб немагистрального
характера допускается при
– электропроводка в них должна быть
скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня,
нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов,
курение;
– не допускается размещение посторонних
предметов и объектов.
Хранилища должны быть оборудованы
стационарными или передвижными
металлическими стеллажами с соблюдением
следующих требований:
– расстояние между рядами стеллажей (главный
проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами
– 75 см;
– расстояние между наружной стеной
здания и стеллажами, параллельными стене,
– 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа
или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой
стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.
Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в не разобранном виде.
Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.
Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах
может быть естественным и искусственным.
При естественном освещении на окнах
должны быть светозащитные шторы
или жалюзи, исключающие попадание
прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного
освещения применяют лампы накаливания
в закрытых плафонах. Допускается применение
люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым
участком спектра.
Оптимальный температурно-влажностный
режим хранения документов зависит от
вида их носителя:
– для документов на бумажной основе
– температура 17–19 °С, относительная
влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно-белых – температура 15 °С, относительная
влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5
°С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах
и дисковых носителях – температура 15–20
°С и влажность 50–65%.
В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.
Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.
Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос.
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.
Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.
В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).
При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.
В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
Охранный режим хранения документов
В деле обеспечения сохранности документов большое значение имеет соблюдение охранного режима хранения. Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. Печать или пломбир вместе с ключами хранятся в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации, – с тем, чтобы в случае чрезвычайных происшествий к ним был возможен доступ.
На те окна, расположение
которых позволяет доступ извне,
должны быть установлены распашные
металлические решетки с
В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ.
Право доступа в архивохранилища, как правило, имеют только
работники архива (или лицо, ответственное
за архив), в исключительных случаях –
другие лица в их сопровождении.
Категорически запрещается присутствие
посторонних лиц в архивохранилищах.
Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 м2 площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей.
Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются тележки и легкие устойчивые стремянки.
На случай возникновения чрезвычайного происшествия разрабатывается план эвакуации и укрытия документов, в котором предусматривается порядок и место эвакуации и укрытия документов.
Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, затопление, злоумышленное проникновение посторонних лиц в архив), немедленно составляется акт с привлечением компетентных органов (пожарной охраны, милиции, работников коммунальных служб и т. п.). При этом приказом руководителя организации назначается комиссия по выяснению причин происшествия и устранению его последствий. Проводится проверка наличия и физического состояния документов архива. Итоги работы комиссии оформляются актом [13, с. 27-32].
1.2 Порядок
размещения документов в
Размещение фондов в хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
Документы архива подразделяются на:
- документы общего хранения
- документы обособленного хранения
- документы на бумажной основе
- документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).
Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с обычными делами [14, с .165].
Особо ценные дела, с которых
снят страховой фонд, хранятся в
государственных архивах
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.
Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.
Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.
Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.
Основные правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения – на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.
Порядок размещения документов
в государственных и
- характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);
- состава хранящихся документов (во-первых — дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во-вторых — дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);
- хронологических рамок документов [9, с.177].
Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.
В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.
В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, в пределах фондов — по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования [5, с.74].
Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели.
Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение [7, с.73].
