Проблемы автоматизации электронного документооборота

Содержание

Введение……………………………………………………………………….3

Глава 1. Внедрение Автоматизированной системы  ДОУ

1.1 Задачи и пути внедрения  АС ДОУ…………………………………........5

1.2  Внедрение САДЭД………………………………………………….........7

Глава 2 Автоматизированные системы делопроизводства и 

электронного документооборота

2.1 Классификация автоматизированных систем делопроизводства

и электронного документооборота…………………………………………..10

2.2 Классификации систем  ЭУД …………………………………………….12

2.3 Типы технологий  электронного управления документами……………13

2.4 Системы электронного  управления документами на Российском

рынке…………………………………………………………………………...16

Глава 3 Проблемы автоматизации электронного документооборота

3.1 Факторы, мешающие внедрению электронного документооборота…...18

3.2 Эффективность внедрения и применения систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота……………………...24

Заключение……………………………………………………………………. 28

Список использованной литературы ……………………………………….. 30

Введение

Актуальность совершенствования  традиционного делопроизводства обуславливается  необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная  автоматизированная система (далее  АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования  единого документированного информационного  пространства, дающая пользователям  средства эффективной совместной работы с документами в любом месте  и в любое время.

Цель работы - изучить  материал, осветить теорию электронного документооборота, рассмотреть примеры наиболее известных автоматизированных систем документоведения, получить в итоге общие знания и наглядное представление о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Предмет изучения - система  документационного обеспечения  управления в целом.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного  обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или  упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия» говорится о развитии и широком применении информационных и коммуникационных технологий, которые имеет решающе значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является "развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота".

Глава 1. Внедрение  Автоматизированной системы ДОУ

1.1 Задачи и пути внедрения АС ДОУ

Базовой единицей информации в теории управления документами  является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Документ является базой построения системы электронного документооборота ,системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Обязательные задачи, решение  которых должна обеспечивать любая  система электронного документооборота, - это непосредственная работа с  регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.  Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий.

Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу.

Организация работы с документами  создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования  и контроля исполнения документов в  текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления.  Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации  всего комплекса работ с документами  и должна решить следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

-  обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

- обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов;

-  защита от несанкционированного доступа;

- совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;      - автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система  документационного обеспечения  управления создает единое информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения  управления в организациях можно  следующим образом:

- заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

-  приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

1.2 Внедрение САДЭД

Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное  обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные  с недостатками в управлении документами.  Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения. Но в силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения  начинается с работ по установке  и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей  системы, назначение им прав, соответствующих  их функциональным обязанностям.

В рамках проведения работ  по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности  и требования, в соответствии с  которыми производится окончательная  настройка СЭД.

В процессе внедрении СЭД  приходится сталкиваться с рядом  проблем, от решения которых зависит  успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие  проблемы:

· - Не все учтено при разработке требований к СЭД.

Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная  информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.

·- Человеческий фактор.

Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению  СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием  должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить  поэтапное внедрение, провести разъяснительную  работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые  помогут пользователям освоить  новые технологии работы.

Результатом проведения работ  по внедрению являются полностью  отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая  для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.

Глава 2 Автоматизированные системы делопроизводства и электронного документооборота.

2.1 Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.

САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

За счет улучшения ведения  делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно.

Но, в связи с разнообразным  предложением на рынке СЭД, возникает  вопрос, какую систему выбрать, чем  они отличаются друг от друга, и необходимость  классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться  в этом многообразии и подобрать  наиболее подходящую систему для  конкретной организации.

Так как СЭД находят  все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

 Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту.

Несомненно, именно электронный  документооборот будет одним  из самых быстрорастущих сегментов  ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке  работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

Существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т.д.)

2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании "Интер-Траст", "БОСС-Референт" разработка фирмы "Ай-Ти" (в настоящий момент принадлежит дочерней компании "Аплана"), "Эскадо" от "Интерпроком ЛАН", "Золушка" Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).

3. Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД ("ДЕЛО" компании "Электронные офисные системы", LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний "Оптима" (UpScale Soft), "Кодекс" Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании "DocsVision" и др.)

2.2 Классификации систем ЭУД

Как правило, при классификации  систем ЭУД выделяют шесть категорий  систем. Однако следует заметить, что  ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые  продукты одновременно попадают в несколько  категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Ситуация тем более  осложняется тем, что ведущие  игроки этого рынка постоянно  дополняют функционал своих продуктов.

1. Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

2. Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), Document Management systems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

3. Системы управления потоком работ (Workflow systems). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Одним из ярких примером такой системы является, например, система Optima-Workflow. ( российская разработка).

4. Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. К этой категории относятся продукты: EDocLib компании ЭОС, "Электронный архив" от одноименной компании.

5. Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes. (Российские системы) В таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

6.Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)

7. Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

2.3 Типы технологий электронного управления документами.

Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы

- они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД 

- обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом 

- обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией,

- обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами 

- преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.

Системы управления потоками работ (workflow) 

- обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации. Рынок систем электронного документооборота в России.  "Маркетинговая" стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Маркетинговая классификация  позволяет расширить область рассмотрения, а именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД.

2.4 Системы электронного управления документами на Российском рынке.

 Как уже говорилось  выше, на данный момент в России  представлено более 20 систем, многие  из которых создавались как  системы автоматизированного делопроизводства.

Но в последнее время  наметилась тенденция к тому, что  системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами  электронного документооборота. Также  уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные  системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые  системы находят свое большее  применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).

Известными основными  игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.

Большинство перечисленных  отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют  функции:

- Обработка и хранение  документов: регистрация

- Управление потоками  работ (передача документов между  исполнителями)

- Контроль исполнительской  дисциплины

- Поиск документов по  атрибутам и полнотекстовый поиск

- Работа с взаимосвязанными  документами

- Регламентация прав доступа

- Списание документов "в  дело"

- Интеграция с внешними  системами электронной почты

- и ряд других.

Основное достоинство  отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в  том, что лучшие из этих систем великолепно  учитывают отечественную специфику  и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая  бизнес-логика работы.

Глава 3 Проблемы автоматизации электронного документооборота

3.1 Факторы, мешающие внедрению электронного документооборота

В России системы электронного документооборота начали внедряться значительно  позже, чем в других индустриально  развитых странах. Такое медленное  внедрение и распространение  электронного документооборота было вызвано  несколькими серьезными факторами:

- Финансовый фактор.

В большинстве случаев  высший менеджмент компаний и руководители государственных органов власти финансируют ИТ-проекты по остаточному  принципу. В единицах компаний есть собственные ИТ-бюджеты и выверенная ИТ-стратегия. В большинстве случаев наблюдается неготовность выделять существенную часть бюджета проекта на процесс обучения пользователей. Именно изменение отношения к ИТ со стороны руководителей позволит более активно развиваться рынку СЭД, но, впрочем, это относится почти ко всем ИТ-технологиям. И эту ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране; относительная дороговизна систем автоматизации документооборота, особенно это существенно для малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий идет пока медленнее всего.

-Фактор персонала.

Является одним из самых  важных при внедрении СЭД. При  появлении на предприятии или  в государственной организации  каких-либо информационных систем персонал чаще всего встречает эти нововведения "в штыки". Но если бухгалтерские  программы или программы по управлению персоналом больше используют сотрудники, которые прошли специальное обучение и привычны к работе на таком ПО, а при внедрении систем ERP/MRP, MTP II класса с ними работает ограниченное число персонала, то при внедрении СЭД с ними будут вынуждены работать все сотрудники компании.

Введение новых продуктов  очень часто связано с непониманием возможностей данной системы, и нежеланием принять что-либо новое, что может  сорвать всю работу системы. Особенно остро этот вопрос стоит в государственных  и муниципальных органах власти. В них уровень компьютерной грамотности  нередко еще ниже, чем во многих частных компаниях. А ведь именно государственные и муниципальные  структуры власти являются одними из главных потребителей СЭД. Довольно часто в этих органах в приказном  порядке внедряются различные системы, при этом руководство очень редко  задумывается об обучении персонала.

Все это приводит к тому, что, к сожалению, зачастую внедрения  СЭД в государственных органах  оказывались неудачными, то есть системы  существуют, но они не применяются. Подобное развитие не может не отпугивать представителей власти, которые видят, что потраченные деньги не приносят никакой пользы, и это тормозит внедрение различных систем электронного документооборота.

В коммерческих организациях внедрение СЭД проходит проще  за счет того, что руководство рискует  деньгами компании. Поэтому при внедрении  персонал обычно обучается.