Проблемы экспертизы ценности электронных документов
содержание
Введение…………………………………………….…………
ГЛАВА 1. Общие понятие об экспертизе
ценности документов в делопроизводстве……………………………………
1.1. Характеристика и критерии
научной экспертизы ценности документов
………………………………………………………………………………
ГЛАВА 2. Организация проведения ЭЦД………………………………......9-17
2.1. Порядок проведения ЭЦД………………………………………………..9-11
2.2. Перечни документов
с указанием сроков хранения………
2.3. Опись дел………………………………………………………
2.4. Система экспертных органов…………………..……………………….15-
ГЛАВА 3 Проблемы
экспертизы ценности электронных документов…...19-
3.1. Характеристика проблем и пути их решения………………………….19-21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ…………………………………
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..…………..…
Приложение
№ 1. Описательная статья Перечня
типовых управленческих документов……………………………………………………
Приложение № 2 Опись дел……………………………………………….…... 28
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы состоит в том, что ценность различных документов как для организации так и для государства не равнозначна. Актуальным является то, что без проведения экспертизы ценности документов архивы будут засоряться ненужной информацией.
Настоящая работа обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Экспертиза ценности документов в делопроизводстве» в современной науке, с другой стороны, её недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит большую значимость.
Целью курсовой работы является исследование и изучение экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.
С экономической
точки зрения хранить все
Исходя из поставленной цели, можно выделить несколько задач:
- исследование сущности и определения понятия "экспертиза" и "экспертиза ценности документов";
- систематизировать организацию проведения экспертизы;
- выявить проблему экспертизы ценности электронных документов в делопроизводстве.
Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности - это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки "Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах" (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и который грозил "затопить" государственные архивы. Ограниченность "архивной полки" - вот тот ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: "все документы вечно хранить невозможно!"
Данная работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть состоящую из 3 глав, заключение, список сокращений, список использованной литературы и приложения.
ГЛАВА 1. Общие понятие об экспертизе ценности документов в делопроизводстве
1.1. Характеристика и критерии научной экспертизы ценности документов
Передают дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения после проведения экспертизы ценности документов организации. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ1 устанавливает, что архивные документы включают в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании результатов экспертизы ценности документов.
Порядок и оформление проведения экспертизы ценности документов, образующихся в результате деятельности организации, определены ГСДОУ и «Основными правилами работы организации»
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В результате проведения экспертизы ценности:
- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
- определяются уникальные и особо ценные дела;
- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
- Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем
__________________
1 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 12. Ст. 6, п. 6. 5-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)
- комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
Критерии экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
- роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
- значимость выполняемых ими функций;
- время и место составления документов.
Критерий происхождения
позволяет разделить все
К первой группе можно отнести организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому значению. Документы этой группы практическое определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
К критериям содержания относятся:
- значимость отраженных в документе событий;
- значение информации, содержащейся в документе;
- повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организаций;
- вид документа;
- подлинность документа.
Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
- организационно-учредительные и распорядительные документы (Уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
- справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например: содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощаются годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются отчетом вышестоящих организации и т. д.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверение и оформление документа, физическое состояние документа.
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие.
ГЛАВА 2. Организация проведения экспертизы ценности документов
2.1. Порядок проведения ЭЦД
В течении года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов. Сдача дел в архив организации проводится позднее, чем через год после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности документов подлежат весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов: руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить весь комплекс документов. Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного, временного.
Ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повтор, содержащие наиболее полную информацию. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения с отметкой ЭПК в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
- составление описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу Архивного фонда РФ;
- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- запись ЭД на машинные носители;
- проверка качества записи;
- описание ЭД;
- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
- подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа. Результатом экспертизы ценности документов в структурных подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожения включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.
2.2. Перечни документов с указанием сроков хранения
Основными нормативными документами для отбора документов на дальнейшее хранение или уничтожение являются перечни документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел.
Перечень документов с указанием сроков хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения. В настоящее время в системе перечней документов с указанием сроков хранения различают: типовой и ведомственный. Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются однотипные дела распорядительными документами, с планами, отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документации. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функций и должны иметь одинаковые сроки хранения.
Однако типовой перечень не содержат сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документа и т.п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, включающие типовые документы и содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы. В 2000 году издан новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»
В настоящее время продолжает действовать принятый в 1989 г. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Но этот перечень не рассматривает документы, возникшие с появлением разных форм собственности. С момента нового типового Перечня 2000 г 2. первая часть типового Перечня 1989 г. утратила свою силу. Новый типовой Перечень распространяет свое действие на документы, созданные начиная с 1995 г. Для установления сроков хранения документов за 1980-е и 1990-е гг. необходимо пользоваться типовым Перечнем 1989 г.
Перечнем 1989 г. необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов действующей второй части (научно-исследовательские, технические и др.). Типовой Перечень 2000 г. распространяется на документы и государственных, и негосударственных организаций. Указанные в перечне сроки хранения документов разные организации применяют по разному. Постоянный срок хранения применяется государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, а также негосударственными организациями, с которым заключены соответствующие договоры.
__________________
2 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)
Другие организации используют срок хранения 10 лет и сами преобразуют этот срок.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы.
Изменились сроки хранения личных дел рабочих и служащих. Прежде срок хранения этих документов был 75 лет минус возраст, теперь – 75 лет. Типовые и ведомственные перечни состоят из основной части и вспомогательного справочного аппарата. Основная часть – это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения. Вспомогательная часть включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.
Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья – это порядковый номер заголовка дела. Описательная статья в перечне содержат: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания. Вариант описательной статьи Перечня типовых управленческих документов представлен (см. Приложение № 1)
2.3. Опись дел
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно
является учетным документом и основным
видом научно-справочного
В делопроизводстве описи
на дела составляются в каждом структурном
подразделении работниками
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела (см. Приложение № 2)
2.4. Система экспертных органов
Для организации и проведении работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входит квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).
Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник службы ДОУ. Функции и права экспертной комиссии, организация её работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться «Примерным положением об экспертной комиссии организации» (утв. Приказом Росархива от 10 мая 1995г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»). В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и эксперты структурных подразделений.
В состав ЭК ЦЭК входят:
- экономист и работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов);
- работник делопроизводственной службы;
- руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
- специалист по научной, производственной другим видам документации;
- специалист по обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Федеральной архивной службой разработано и опубликовано в 1998 г. примерное Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства, ведомства Российской Федерации. В положениях об ЭК И ЦЭК изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы. ЭК ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения выступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатур дел,
утверждаются
руководителем организации
__________________
3 Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства, ведомства Российской Федерации (утв. Приказом Федеральной Архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19 «Об утверждении Примерного положения о ЦЭК Министерства (ведомства) Российской Федерации»)
комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах. Если ЭК и ЦЭК – первая, то ЭПК – вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях и комитетах автономных республик созданы Центральные экспертно-проверочные комиссии – это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов.
Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений – ЦЭПК, ЭПК, ЭМК. И прочих учреждений – ЭК, ЦЭК.
Основными функциями ЦЭК И ЭК являются:
- рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
- организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранение или выделения к уничтожению;
- рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (Свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организаций и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
- рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
ГЛАВА 3. Проблемы экспертизы ценности электронных документов
