Проблемы государственных архивов

СОДЕРЖАНИЕ

        Введение

        1. Характеристика основных проблем государственных архивов РФ

1.1.Проблемы организации учета и хранения архивных документов

1.2.Проблемы комплектования государственных архивов

1.3.Проблемы использования архивных фондов

Вывод по 1 главе

2. Решение проблем государственных архивов на примере муниципального автономного учреждения «Архив города Новокузнецка»…………………………………………………………………..19

2.1.Историческая справка по МАУ «Архив города Новокузнецка»…19

2.2. Решение проблем учета и хранения документов…………………23

         2.3.Комплектование архива, взаимодействие с организациями-источниками комплектования…………………………………………………25

2.4. Решение проблем использования документов……………………29

Вывод по 2 главе…………………………………………………………33

Заключение……………………………………………………………….34

Список литературы              36

Приложения……………………………………………………………………...38

ВВЕДЕНИЕ

Государственный архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий.

Период конца XX – начала XXI вв. характеризуется созданием новых источников информации, таких как документы на электронных носителях и аудиовизуальная документация и продвижение интернет-систем и услуг. В наше время в связи с ростом проявления огромного интереса к использованию, хранению и собиранию архивных документов растет и актуальность этого вопроса. Понятие «архивный фонд» употребляется в том значении, как оно понимается в архивоведении. А именно совокупность всех зафиксированных и переданных на хранение на территории страны документов. Все эти документы являются востребованными в той или иной степени. В нашу эпоху, которую называют информационной, имеется огромное число потребителей информационных услуг в различных сферах. Архивные учреждения также ищут свое место в этой культуре масс-медиа. И в настоящее время широко развито массовое использование архивных документов.

Государственные архивы выполняют такие основные функции, как хранение, комплектование, учет и использование документов. И в каждой из этих осуществляемых функций есть определенные проблемы.

С учетом всего вышесказанного, можно сформулировать цель работы – выявить основные проблемы государственных архивов РФ и предложить возможные пути их решения.

Объект исследования – проблемы государственных архивов РФ.

Предмет исследования – пути решения проблем государственных архивов РФ.

Гипотеза: основные проблемы учета, хранения, комплектования и использования документов государственных архивов можно решить, если:

1.производить проверки фондов;

2.укреплять материально-техническую базу;

3.создавать научно-справочный аппарат.

Задачи работы:

1.      Выявить и охарактеризовать основные проблемы хранения, комплектования, учета и использования документов;

2.      Рассмотреть возможные пути решения основных проблем государственных архивов на примере МОУ «Архив города Новокузнецка».

Методы исследования: анализ теоретических источников, анализ документации.

1.Теоретическая характеристика основных проблем государственных архивов РФ

1.1.Проблемы организации учета и хранения архивных документов

На сегодняшний день создана правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

Условно решение проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие:

Не будем подробно останавливаться на перечислении возможных вариантов. Их список велик: от глиняных табличек и зарубок на деревьях до применения современных информационных технологий, например, высокотехнологичных архивных накопителей.

Эта составляющая проблемы тесно связана с предыдущей и может быть реализована по-разному. Например, далекие предки пришли к тому, что надписи на скале лучше делать в пещере, чтобы их не смыл дождь. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата. Информацию в электронном виде целесообразно хранить опять же в соответствующих условиях, исключающих потери.

В разные времена существовали разные решения (поиск свитка в архиве по принципам, известным лишь одному хранителю, поиск по учетной книге или карточке — по автору, названию, теме, полке, шкафу и т. д.). При организации электронного архива поиск производится с помощью карточки реквизитов архивной базы данных.

«При создании системы электронного архива важно решить следующие задачи по доступности и разграничению доступа к информации. Во-первых, необходимо, чтобы информация была доступна, её всегда можно было быстро найти и использовать. Иначе может произойти "утеря" полезных знаний. Во-вторых, необходимо, чтобы при доступности был реализован механизм ограничения доступа к хранимой информации, согласно правам пользователей» [9; 28].

Думаю, не стоит приводить подробные причины необходимости этого пункта. Стоит лишь указать, что правильный учет облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её "потери".

Способы пополнения напрямую зависят от реализации всех вышеперечисленных пунктов.

Создание единой "архивной" системы, объединяющей все вышеперечисленные пункты. Система должна позволять не только использовать всю информацию в режиме "просмотра" (чтения, изучения), "пополнения" и "редактирования". Важной задачей является разработка новых знаний на основе полученных в системе, их регистрация.

Рассмотрим основные способы хранения информации, которые применяются в наше время.

Способ хранения информации в бумажном виде — самый распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Перечислим преимущества и недостатки. Основным преимуществом является наглядность и привычность. Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Все воспринимают Ваши зрение и мозг. Для "корректировки" бумаги достаточно лишь наличие карандаша или ручки.

Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информацию бумажных носителей достаточно неудобно.

С перечисленными недостатками существуют определенные "способы борьбы". Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В "сложенном виде" такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия проходов между полками).

Для хранения особо ценной информации на бумаге можно создать систему микроклимата.

Сделать более удобным учет "на бумаге", упростить процесс быстрого доступа к информации, создать эффективную систему тиражирования (копирования) с возможностью повышения качества и даже восстановления информации (в пределах разумного) уже невозможно.

Микрофильм имеет ряд преимуществ перед традиционным "бумажным" носителем. Применение микрофильмирования позволяет иметь значительно меньший "физический" объем носителя. Основным преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение "физического" объема архива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специальное оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее место пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устройством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подвержены "уксусному синдрому". Такое название получили необратимые химические процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название "синдрома" произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения материала.

Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутствие системы быстрого поиска и быстрого тиражирования информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета "бумажного" архива.

Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой".

Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном виде существует. Наиболее оптимальным является их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту.

При переходе на электронное хранение опять же наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Объем информации, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущерб "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах использование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточные, магнитооптические, CD, DVD. Например, современная DVD-RAM роботизированная библиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт.

При современном развитии производственных и технологических процессов в России, бессмысленно говорить о полностью "безбумажной" технологии. В любом случае, придется содержать бумажный архив, ведь пока электронный документ не имеет полной юридической силы. Однако создание электронного архива существенно облегчает и ускоряет работу с документами. При этом существенно уменьшается вероятность потери ценной информации.

1.2.Проблемы комплектования государственных архивов

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования - вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

«Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов» [12; 17].

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.

2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема - финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов - государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, - снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д.

Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов.

1.3.Проблемы использования архивных фондов

В числе претензий пользователей в адрес архивов в настоящее время можно назвать и весьма ограниченный объем выдаваемых в читальный зал единиц хранения. Как отмечают в своих обращениях в Росархив и к руководству архивов пользователи, 5 дел, выдаваемых для просмотра опытному исследователю - ничтожно мало, и не может удовлетворить исследовательский "аппетит". Проблема же объясняется рядом обстоятельств.

Первое - это неудовлетворительное кадровое состояние федеральных архивов, дефицит кадров практически на всех участках работы, и прежде всего в архивохранилищах, второе - незначительный объем копий фонда пользования, созданного на документы федеральных архивов (от общего количества особо ценных дел - 37%, от описанных - всего 7%); третье-отсутствие современных поисковых средств к наиболее востребованным фондам, в том числе к тем из них, которые были рассекречены, или же поступили на постоянное хранение в последние годы. Кроме того, архивы столкнулись с новой проблемой - кражей документов пользователями читальных залов. Попытки украсть документы пользователями были вовремя пресечены. Результатом этих негативных действий стало принятие Росархивом соответствующих организационных решений в части совершенствования обеспечения сохранности документов, в числе которых столь не популярные как уменьшение количества архивных дел выдаваемых в читальный зал для одного пользователя (5 дел). Усиление внимания архивов к сохранности документов на всех этапах работы с ними, и прежде всего, при выдаче в читальный зал, требует значительных финансовых и трудовых затрат. В соответствии с приказом Росархива по факту хищения документов в РГВА федеральным архивам предложено не менее 35-40 % бюджета рабочего времени предусматривать на работы, связанные с сохранностью архивных документов, и оценивать это направление работ как приоритетное.

Такая постановка вопроса является вынужденной и неизбежно уменьшает возможности архивов по улучшению обслуживания пользователей в читальных залах. Архивы в обязательном порядке должны обеспечивать полистный просмотр дел при их выдаче пользователю и возвращении после просмотра, усилить контроль за работой пользователей с документами. В читальных залах крупнейших государственных архивов установлено видеонаблюдение, ужесточены требования по доступу в рабочие комнаты и подсобные помещения архивов. Кража документов в читальном зале РГИА ДВ вскрыла недостатки весьма либерального подхода к заполнению анкеты пользователя, форма которой была в свое время откорректирована по предложению Минюста России. Так, в анкете не предусмотрено обязательное заполнение паспортных данных, (документ, удостоверяющий личность). Сотрудники читального зала не проверили соответствие заполненных в анкете сведений паспортным данным, что в дальнейшем препятствовало органам милиции оперативно выявить и разыскать подозреваемого в краже.

«Случаи вандализма - повреждения пользователями документов в читальных залах, выявленные архивистами, вызывают естественную реакцию, направленную на ужесточение наказания лиц, совершивших данные деяния. Вместе с тем, архивы не могут выходить за правовые рамки, несмотря на их желание закрыть путь в читальные залы для людей, уличенных в порче документов» [4; 36].

Отказы в выдаче пользователям архивных документов по причине их неудовлетворительного физического состояния многими пользователями воспринимаются с неодобрением. Историки, лингвисты, генеалоги, картографы и другие полагают, что ограничивать доступ к документам можно лишь в случае, если документ имеет разрушающуюся основу, когда любое прикосновение к нему может быть гибельным. В таком случае, никто кроме реставратора не должен к такому документу прикасаться. Что касается слабоконтрастных или, как их иначе называют, "нечитабельных" текстов, то эту проблему для себя должен решить сам пользователь, будет ли он портить зрение, рассматривая через лупу уже практически угасший текст, или он от этого откажется. На Круглом столе в РГАДА, который проводился в июне 2002 г. по результатам общественного смотра читальных залов с участием пользователей, председатель Историко-Родословного Общества в Москве С.В.Думин, комментируя ситуацию с отказом в выдаче документов со слабоконтрастными текстами, сказал: "Если сегодня кто-то из числа заинтересованных историков не прочитает эти тексты, то где гарантия, что это можно будет сделать завтра". Ветхость документов может быть как истинной, так и кажущейся. "Возникает антагонистическое противоречие между желанием не подвергать документ риску порчи и необходимостью его изучать", - отметил Артизов А.Н. [5; 27]. Однако в ряде региональных законодательных актов по-прежнему к документам, находящимся в плохом физическом состоянии относятся также документы с угасающим текстом.

Можно отметить в качестве "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФРФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН" критерии отнесения документов к этой категории были уточнены. В настоящее время они сформулированы следующим образом: "Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы АФРФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающих физической целостности документов".

Таким образом, рассматривая проблему взаимоотношения архивистов и пользователей в качестве ключевой, неизбежно приходишь к выводу о том, что от того как архивы ее решают зависит во многом оценка востребованности личностью, обществом, и государством архивов как института исторической памяти, жизнеспособности существования архивов в современных реалиях и перспектив их дальнейшего развития. Чем меньше архив ставит преград на пути пользователя к документам, тем больше у него как общественно-полезного учреждения шансов претендовать на внимание государства и общества к проблемам своего существования и развития. Только при таких условиях архивист превращается в общественно значимую фигуру, обеспечивающую непрерывную связь пользователя с архивным документом, используя в этих целях накопленный профессиональный опыт и новые информационные технологии.

Вывод по 1 главе

              Таким образом, основные проблемы государственных архивов РФ напрямую связаны с выполняемыми ими функциями: учета, хранения, комплектования и использования документов.

Проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие: выбор носителя информации, организация условий хранения, организация доступа к информации и системы поиска.

Грамотная организация учета хранимой информации облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её "потери".

Основная проблема комплектования – финансирование архивов. Качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Основная проблема использования документов – это обеспечение их сохранности, а также отказы в выдаче пользователям архивных документов по причине их неудовлетворительного физического состояния.

2. Решение проблем государственных архивов на примере муниципального автономного учреждения «Архив города Новокузнецка»

2.1.Историческая справка по МАУ «Архив города Новокузнецка»

В период массового банкротства предприятий, учитывая отсутствие свободных площадей в существующем в городе филиале Государственного архива Кемеровской области, понимая важность сохранения документов, как для истории, так и для обеспечения социальных прав граждан, администрация города в декабре 2001 года образовала в качестве своего структурного подразделения архивный отдел.

Для нормального функционирования архивного отдела администрацией, в центре города было выделено помещение площадью 113,6 м2 и утверждены штаты в количестве 5 чел. Почти полтора года ушло на подготовку помещения к хранению архивных документов, оборудование архивохранилищ системами вентиляции и кондиционирования воздуха, металлическими передвижными и стационарными стеллажами с общей протяженностью полок – 600 мп, оснащение рабочих мест необходимыми средствами оргтехники

Параллельно с хозяйственными заботами по созданию материально-технической базы архивного отдела, проводилась кропотливая работа по подбору кадров, а затем, после укомплектования штатов, по изучению действующих нормативно-методических указаний по вопросам архивного дела и созданию собственной базы таких документов.