Проблемы классификации управленческих документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

«ОРЛОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И  КУЛЬТУРЫ»  
 
 

Библиотечно-информационный факультет 

Кафедра информатики и  документоведения 
 
 
 
 
 
 
 

Документационное обеспечение управления

  в государственных  учреждениях 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине  «Документоведение»

тема: «Проблемы классификации  управленческих документов» 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                              Выполнила: студентка 2 курса БИФ

                                                                                                заочного отделения специальности

                                                                       032001 – Документоведение и ДОУ

                                                                                                       Воронина Л.П. 

                                                                                               Проверил: преподаватель кафедры

                                                                                                 информатики и документоведения,

                                                                Прокурина А.С.

г.Орел 2011г 

Содержание 

Введение ……………………………………………………………………..3

Глава 1

Понятие и значение документа в управленческой деятельности.

1.1 Понятие «документ»  его виды и формы. ……………………………...5

1.2 Управленческий  документ, как

средство  выражения форм управленческой деятельности………………..8

Глава 2

Виды и проблемы классификации 

управленческих  документов.

2.1 Виды  управленческих  документов и их классификация……………..12

2.2 Правила оформления  управленческих (организационно-распорядительных)  документов……………………………………………16

2.3 Проблемы классификации  управленческих документов……………..23 

Заключение…………………………………………………………………..28

Список литературы………………………………………………………….29 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

     Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

     Общим для всех видов и типов управленческих бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

    Посредством управленческих документов осуществляется общение между субъектом и объектом управления. Особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления. Поэтому к управленческим документам должны предъявляться определенный состав требований, позволяющий избежать проблем управленческого документоведения.

    Актуальность выбранной темы состоит в том, что разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки, где    понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата.

  При написании данной курсовой работы использовались труды исследователей документоведения (Кушнаренко Н.Н. Документоведение), нормативно-методические документы (ГОСТы, и др.), профессиональную периодику (журналы «Делопроизводство», «Чиновникъ»).

Цель данной курсовой работы – изучить проблемы классификации управленческих документов.

    Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач:

- проанализировать понятие «управленческий документ»;

- рассмотреть  классификацию управленческих документов;

-  изучить правила оформления управленческих документов.

Объект  исследования данной курсовой работы – управленческие документы как средство выражения форм управленческой деятельности.

Предмет исследования - влияние проблем классификации  управленческих документов на работу управленческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1

Понятие и значение документа  в управленческой деятельности.

1.1 Понятие «документ» его виды и формы.

     Документоведение в различных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества.

     Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства. 
Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

     Крупный советский документовед К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

     Авторы книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А.И. Черный, 
Р.С. Гиляревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть включен в определенное собрание.

     К.Г. Митяев писал, что под документами в узком смысле слова, обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованиям за свидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащий для их доказательства (например, удостоверения, дипломы, договоры).

     Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

      А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский дают определение научного документа, а также первичного и вторичного документов.

     Под научным документом авторы понимают и материальный объект, содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике.

     По форме различают документы:

-текстовые (книги, журналы, рукописи),

-графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики),

- аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы).

     Первичными научными документами      А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский называют документы, отражающие непосредственные результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Вторичными называются документы, представляющие собой результаты аналитика – синтетической и логической переработки научной информации, содержащийся в первичных документах.

      В своей практической деятельности информационные органы к первичным научным документам относятся научно-технические журналы, брошюры, книги, отчеты о научно-исследовательских работах.

     В качестве вторичных научных документов признаются реферативные материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные по материалам информационных изданий.

     Подобное понимание первичных и вторичных документов используется в библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное издание, отнесены здесь к вторичным документам.

     В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные материалы как первоисторические сведения получили названия первичных документов и первичной информации. А различные сообщения, содержащиеся в архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах) - вторичных документов или вторичной информации.

     Вторичные документы создаются в целях облегчения поисков первичных документов, характерной особенностью первичных документов в делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные комплексы, так называемые единицы хранения и установление строят системы их классификации.

     Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на элементарные составные части, отдельные описательные статьи, аннотаций и характеристики. Вторичные документы, несут свернутую информацию.

    Информация в переводе означает сведения данные. Понятие «информация», применяемая в социально гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторое совокупность сведения, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и взаимосвязи.

     По А.Д. Урсулу, информация это отраженное разнообразие, то есть только то разнообразие которое отражающий объект воспринимает об отражаемом объекте.

     Отсюда информация – это особая форма связи между элементами в системе.

     Возникновение и развитие кибернетики существенно расширило понятие термина «информация». При этом традиционное определение термина сохраняется как частный случай общего широкого понятия информации ставшего в наше время одним из основных понятий кибернетики.

     Все процессы, регулирующие и управляющие поведением как простых, так и сложных, в том числе само организующихся систем, кибернетика рассматривает как непрерывный процесс восприятия, передачи и переработки информации.

    В этом смысле информация приобретает большую многогранность и рассматривается в разных аспектах математическая теория информации отличается от содержательной стороны информации и рассматривает только количественную сторону информации, пропускную способность каналов передачи, объем и хранение информации запоминающих устройствах, а так же вопросы обеспечения достоверности хранения и передачи информации.

     Л. Бриллюэн говорит, что информация есть сырой материал и состоит из простого собрания данных, тогда как знание предполагает некоторые различия и классификации.

     Документалистика концентрирует свое внимание в основном на разработке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с применением средств кибернетики. Одна из задач документалистики – широкое развитие многоканальных систем как таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов (перфокарты, магнитные карты и ленты), рассчитанных на такие системы.

     К «информационной науке» Д.Л. Томсон относит исследования свойств, и 
«поведение» информации: силы, управляющие потоком информации: средство обработки с целью обеспечения её оптимальной допустимости и использования.

     Обзор и анализ терминов для определения научной дисциплины, связанной с информационными процессами, даны      А.И. Михайловым, А.И. Черным, Р.С. Гиляревским.

     По определению авторов, информатика – это научная дисциплина, изучающая структуру и свойства (неконкретное содержание) научной информации, а также закономерности научно-информационной деятельности, ее теорию, историю, методику и организацию. Целью информатики является разработка оптимальных способов и средств при установлении записи, сбора аналитико-синтетической переработки, хранение поиска и распространение научной информации. 
Информатика имеет дело со смысловой семантической информацией, но не занимается качественной оценкой этой информации. Такая оценка может производится лишь специалистами конкретных областях науки или практической деятельности.

     В информатике как научной дисциплине мы сталкиваемся с такими понятиями, как научная информация, «научно-информационная деятельность».

     Научная информация – особый класс информации, которая в отличии от понятия информации, в широком смысле слова всегда в той или иной степени организованно, т.е. обобщена, классифицирована, свернута или одним словом обработана.

     Под научно информационный деятельностью понимается «самостоятельная часть научного труда» выделившаяся в ходе его общественного разделения и имеющая свои задачи обеспечения заинтересованных специалистов необходимыми им сведениями о результатах научных исследований и технических разработок, о производственном опыте.

     Объектом научной информации в этом плане следует считать как исходные данные (первичная информация), так и обобщенные материалы результаты обобщения, анализы классификации свертывание первичной информации. 

1.2 Управленческий документ, как средство выражения форм управленческой деятельности.

     Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма -следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно -служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

   К служебной информации предъявляются общие требования:

• достоверность (объективность),

• актуальность (необходимость,

• новизна (своевременность),

• убедительность (аргументированность),

• полнота (достаточность информации).

   Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог  документирования - создание документа.

     В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.2005 № 24-ФЗ. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

     Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

     Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

     Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной  деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления  и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи  информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

   Управленческие  документы, являющиеся неотъемлемой и  обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

   В определенных ситуациях общение  между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого  документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

   В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность  реализации и эффективность процесса управления.

   Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

   - управленческий документ содержит  две части - содержательную (текст документа) и справочную;

   - содержательная часть управленческого  документа содержит сведения  о среде управления, предназначенные  для использования в управлении;

   - управленческий документ предназначен  для выполнения управленческой  функции.

   Справочная  часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и  содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

   Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

   В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности  сведений объясняется тем, что принять  правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)

   Управленческий  документ относится к классу сообщений. То есть для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

   Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

   Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом. 

   Управленческий  документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Одно из главных понятий управленческого документоведения - цель управленческого документа.

   Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа.

   Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2

Виды  и проблемы классификации 

управленческих документов.

2.1 Виды  управленческих документов и их классификация.

     Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

     Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные  письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации: письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.