Проблемы неформальных коллективов в организации

 

ВВЕДЕНИЕ

Организация – это социальная категория и одновременно – средство достижения целей. Это – место, где  люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации  существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые  образовались без вмешательства  руководства. Эти неформальные объединения  часто оказывают сильное влияние  на качество деятельности и организационную  эффективность.

Несмотря на то, что неформальные организации созданы не по воле руководства, они представляют собой фактор, с  которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать  сильное влияние на поведение  отдельных личностей и на рабочее  поведение сотрудников. Кроме того, как бы хорошо руководитель ни выполнял свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются  для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Руководителю и  подчиненному часто приходится взаимодействовать  с людьми, находящимися за пределами  данной организации и с подразделениями  вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых  зависит их деятельность. Чтобы справляться  с такими ситуациями, менеджер обязан понимать, какую роль в конкретной ситуации играет та или иная группа, и какое место в ней занимает процесс руководства.

Одним из необходимых условий  эффективности управления также  является умение работать в малых  группах, таких как различные  комитеты или комиссии, созданные  самими руководителями, и умение строить  взаимоотношения со своими непосредственными  подчиненными.

Человек для достижения определённых целей старается формализовать  межличностные отношения, заключив их в определённые правовые и организационные  рамки, то есть, придать им форму. Таким  образом, в коллективе возникают  формальные отношения, которые помогают достижению поставленной перед организацией цели. Но по ряду причин нельзя формализовать все межличностные отношения, что в свою очередь ведёт к формированию в организации неформальных групп.

Актуальность разработки данной темы заключается в том, что  неизбежны процессы межличностных  отношений, формирующие собой неформальные организации, и именно поэтому руководство должно научиться управлять ими и разумно сочетать формальное и не формальное.

Целью в данной работе является  показатель сущность неформальных коллективов  в компаниях и возникающие  проблемы при их наличии. Для достижения данной цели, необходимо решить ряд  задач:

  • Выявить сущность понятия коллектив, группа, их значение для организации;
  • Отразить основные виды коллективов;
  • Определить основные трудности, возникающие при формировании формальных и неформальных групп;
  • Определить влияние неформальных коллективов на формальную организацию;
  • Дать характеристику основным чертам, присущим неформальным коллективам.

В качестве объекта в данной работе выступает непосредственно  неформальная группа, а предметом  являются основные характеристики данной группы, ее отличительные черты от формальных групп, ее особенности и  положительные стороны.

Структура курсовой работы включает в себя:

Введение;

В 1 главе – Понятие коллектива в организации, сущность формальных и неформальных групп, основные проблемы существования неформальных коллективов, преимущества возникновения неформальных отношений в организации;

Во 2 главе – Анализ методов управления неформальным коллективом, взаимодействие с неформальными группами, способы управления неформальной группой;

В 3 главе – Разработанная система мотивации сотрудников предприятия ООО «Тимлюйский цементный завод».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ КОЛЛЕКТИВА В ОРГАНИЗАЦИИ

    1. Сущность формальных и неформальных коллективов

Любая организация создается  как точно сформулированная структура, как система информационных и функциональных связей между сотрудниками. Точнее сказать, через введение функциональных обязанностей, определенных должностей и т. п. Руководители образовывают формальные иерархию, в которой первой функцией по отношению к организации в целом является достижение определенных целей и выполнение конкретных задач.

Человек, который приходит работать в компанию, обязан принимать на себя целый ряд ограничений своего поведения, которые установлены корпоративным кодексом поведения или из этических соображений самих членов организации нормами этой организации. В прошлом веке работодатели заключали со своими работниками моральные контракты, в соответствии с которыми в обмен на хорошее отношение к организации и готовность выполнять инструкции служащие получали гарантии карьерного роста, материального вознаграждения, занятости.

Современным руководителям знания о менеджменте стали больше необходимы, чем простая исполнительная дисциплина. Способность учиться, все больше начинает цениться выше преданности. В конечном итоге изменяются взаимоотношения сотрудников внутри организации, в них усиливается рыночная составляющая, которая представляет более жесткую форму отношений, требующую адекватного поведения и работника,  и работодателя. Такое положение делает очень актуальной проблему неформального общения работников внутри организации об этом и пойдет речь в данной главе [10].

Для начала нужно определить, что же следует понимать под термином «коллектив». Коллектив  — это группа, совокупность людей, которые работают в одной организации, на одном предприятии, и которые объединены совместной деятельностью в рамках какой-либо организации, цели, концепции. Для руководителя коллектив это самая важная опора.

Коллективы (или группы) могут подразделяться по целевому назначению (например, первичные, социальные) и по природе образования (формальные и неформальные). В данной работе речь пойдет о последних. Оба этих типа групп имеют значение для организации и оказывают большое значение на сотрудников организации.

Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения  в организации. В них имеется формально назначенный руководитель, формально определенная структура ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи. Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например, комиссия по разработке какого-либо проекта [1, c. 106-107]. То есть формальность организации заключается в существующей в ней иерархии и наличии различных подразделений. Формальность организации отражается также в целях, методах, правилах и нормах, создаваемых для достижения целей этой организации. Любая группа, созданная целенаправленно и соответствующая этим критериям, является формальной [5, c. 215]. Наиболее существенными чертами формальной группы является наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизированной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли. По мнению Д.Джексона, каждая такая роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации. При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают, например: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры, формальное название должности и ее место, поощрения, награды и наказания, физическая локализация работника внутри организации и степень его доступа к информации и т.д. [6, c. 158].

Но как бы ни старались руководители организовать формально устроенную компанию, в ней всегда будет существовать система неформальных связей между людьми. Она возникает, потому что человек, выполняя работу в окружении людей, всегда взаимодействует с ними. Общность интересов порождает взаимную дружбу и привязанность, их различие — неприязнь, антипатию. Большинство исследований в направлении теории управления подтверждают, что связи, возникающие в ходе взаимодействия между людьми, чаще всего преобладают над усилиями руководителя. Иногда на работника может больше повлиять мнение по какому-либо вопросу значимого коллеги, в отличие от материальных стимулов, либо давления вышестоящего руководства.

Тем самым, на основе взаимных симпатий, привычек, общих интересов или увлечений и т.п. внутри организации образуются неформальные коллективы, которых на предприятии может быть несколько, то есть сколько оснований для общения, столько и неформальных групп. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру. Совокупность неформальных групп можно назвать неформальной организацией [9].

Образование неформальных организаций влияет на поведение индивида в коллективе. И во многих случаях неформальные организации оказывают влияние на поведение членов группы, иногда даже намного большее, чем формальные. И, соответственно, это затем влияет на эффективность работы самой организации.

Неформальные группы могут  быть горизонтальными, состоящими из людей, занимающих сходное положение, выполняющих  на работе примерно одинаковые функции, или вертикальными, состоящими из людей, находящихся на различных ступенях организационной лестницы. К ним  относятся, например, группы работников «со стажем», объединяющихся по интересам. Случайные неформальные группы охватывают как вертикаль, так и горизонталь  организации и возникают вокруг любой общности интересов. Эти группы могут развиться настолько, что в состоянии преодолеть порядки организации или усилить власть ее членов. Они также могут состоять из людей, которые нравятся и доверяют друг другу и, возможно, общаются вне работы, как, например, любители театра или люди, живущие по соседству [5, c. 217].

Также многие западные специалисты  разделили процесс формирования неформальных коллективов на пять ступеней:

  • Люди объединяются  спонтанно, реагируя стихийно на какие-либо события;
  • Проявляются наиболее осознанные эмоции при взаимодействии;
  • Неформальная группа организованно сплачивается, чтобы вместе бороться с какой-либо угрозой, исходящей извне;
  • Для объединения может также выступать фактор чего-то позитивного, например, желание утвердиться в конкурентной борьбе, принадлежать к престижному обществу и т.д.;
  • Объединение для решения крупных долгосрочных целей, которые можно решить только в коллективе.

У неформальных коллективов все же есть много общего с формальными. Они практически организованы так же, как и формальные: действует иерархия, лидеры и цели. Отличие формального коллектива только в том, что он создан изначально по продуманному плану, а неформальный — больше является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. Чаще всего неформальный коллектив имеет явно или неявно выраженного лидера. Признание группой является фундаментом лидерства в неформальной организации. Здесь неформальный лидер делает ставку на коллег и взаимоотношения между ними. Иногда сфера влияния неформального лидера может даже выходить за административные рамки формальной организации.

Бывают такие лидеры, которые  только разгружают руководство от внепроизводственных  задач. Они могут устроить какой-либо корпоративный праздник, либо помочь решить какую-нибудь конфликтную ситуацию и т.д. В данном случае очень полезно поддержать отношения с ситуативными лидерами.

Но случается и такое, что появляются лидеры, негативно  влияющие на работу в организации, их определяют как антилидеров. Такие работники могут придерживаться совершенно других целей, чем официальное руководство и могут стремиться занять место официального руководителя  даже ценой краха самой организации. Либо могут появиться такие работники, как дезорганизаторы, которые будут вносить помехи и путаницу в информацию, которая передается в организации.

В таких ситуациях появляются нарушения в структуре самой организации. Появляются работники, некритично воспринимающие деятельность как антилидера, так и дезорганизатора. Сотрудники перестают проявлять инициативу и выполняют исключительно ту работу, которая им дана руководством. Появляются проблемы в информационных потоках компании из-за сложившихся межличностных отношений, в частности «изолированные» сотрудники [10].

Иногда неформальные коллективы могут быть очень эффективными и  очень сильными, поэтому большинство  менеджеров относятся к ним либо с осторожностью, либо с подозрением. Менеджеры рассматривают неформальный коллектив как потенциально вредный и разрушающий саму формальную организацию. Также некоторые менеджеры пытаются добиваться поддержки со стороны неформального коллектива и его лидера, тем самым уменьшая их потенциальную опасность или упрочняя свое положения и усиливая позиции в организации. Все силы неформальной группы можно направить таким образом, чтобы они способствовали достижению целей организации, а не отвлекали от них. Неформальные группы образуются в ситуациях, когда работникам нужна поддержка и понимание, тогда они стремятся установить хорошие отношения с другими сотрудниками компании.

 

 

    1. Основные проблемы существования неформальных коллективов.

Как уже отмечалось ранее, менеджеры зачастую побаиваются  существования в организациях неформальных коллективов, поскольку это негативно  может отразиться на работе организации. Опытный руководитель должен вовремя  оценить, какие трудности в состоянии  доставить существующая в его  подразделении неформальная группа и какие выгоды можно извлечь  из ее деятельности. Неформальные группы могут вести себя непродуктивно  и мешать достижению формальных целей. Распространение ложных слухов, приводящих к возникновению отрицательного отношения к руководству, тенденция  к сопротивлению переменам задерживает  инновационный процесс. Принятые группой  нормы могут приводить к снижению продуктивности. Следует учитывать, что чаще всего непродуктивное поведение  является ответной реакцией на несправедливое отношение начальства к группе либо к ее лидеру [3, c. 82].

Итак, рассмотрим  более  подробно проблемы, которые доставляет неформальное общение для организации. Нужно отметить, что в большей степени проблемы возникают не внутри самого коллектива, а между неформальной и формальной группой, другими словами между подчиненными и руководством.  Неформальные связи образуют важный путь, через который информация проникает в организацию. Но это не всегда может пойти на пользу организации. Основными проблемами чаще всего являются:

  1. распространение недостоверной или вредной информации для компании;
  2. возникновение конфликтов (внутри неформальных коллективов и их членов с формальной организацией), негативно влияющих на работу компании в целом.

Также необходимо выделить основные информационные проблемы, которые  доставляют неформальные коллективы:

Проблема неточности в передаваемой информации. В основном сотрудники в организации чаще всего делятся информацией с теми, с кем больше контактируют, таким образом, они создают пути, по которым информация может передаваться. Люди предпочитают общаться с теми, кто похож на них возрастной категорией и по времени работы в определенном месте. Таким образом, люди стремятся проводить больше времени с тем, кто более приятен для общения и похож на них самих, чем с непохожими. В итоге и возникает становление неформальных коллективов, как правило, сформированных по половому принципу. Вследствие этого такие группы изолируют одних сотрудников от других из-за того, что они не схожи друг с другом. В основном это может повлиять на усиление напряженности или к уклонению от общения членов неформального коллектива с другими работниками. Но будет хуже, если это приведет к конфликтным ситуациям и начнет влиять на работу предприятия. Если рассматривать информационные потоки, то сотрудники кроме официальной информации, также начинают передавать и неформальную. Хорошо, если это будут шуточные или забавные истории, понятные и приятные всем, но чаще сотрудники, состоящие в неформальном коллективе, все больше сплетничают, обсуждают часто неподтвержденную информацию о личной жизни коллег. Данное обстоятельство формирует недопонимание и рушит психологический климат всего коллектива.

Так же следует заметить, что устные сообщения распространяются быстрее, чем письменные и часто бывают  очень неточными, непонятно разъясняя  факты.  Слухи расходятся по организации словно молния, так как информация, которую они несут, интересна и двусмысленна. Организация может быть заражена слухами и потерпеть фиаско из-за них. Так, например, слухе о крахе компании могут не только вызвать падение курса акций компании, но и разрушить нормальную работу менеджмента организации. Именно так портится репутация, создаются конфликтные ситуации, что непосредственно влияет на работу организации [2, c. 198-201].

Стремление подчиненных  сократить дистанцию и перейти на «ты». Конечно, это и не мешает, если рассмотреть, какие отношения между руководителем и подчиненным и на каких ступенях иерархии они находятся, но этого иногда лучше не допускать. Желание работника перейти с руководителем на «ты» возможнее всего в неформальной обстановке, на корпоративной вечеринке по случаю какого-либо праздника и т.п. Хотя и присутствуя на таких мероприятиях можно сохранять определенную дистанцию и не исключать дружеского общения, обсуждения тем, не относящихся к работе. Но также следует позаботиться о том, чтобы неформальное общение не вылилось в проблемы. Общаясь, нужно знать меру откровения, так как, скорее всего, люди все равно останутся на разных ступенях организационной иерархии. [7, c. 29]

Все это может породить еще одну проблему – возникновение конфликтов, которые подразделяются на:

  1. Межличностный конфликт вовлекает двух или более индивидов, если они воспринимают себя как находящихся в оппозиции друг к другу с позиции целей, ценностей или поведения.
  2. Конфликт «личность - группа». Заключаются в несовпадении поведения индивида и норм группы
  3. Межгрупповой конфликт. Противоборствующие стороны - группы 
    (малые, средние и микро-группы). В основе такого типа конфликтов лежит 
    столкновение противоположно направленных групповых мотивов [11; 438с.].

 

    1. Преимущества возникновения неформальных отношений в организации 

Какими бы отрицательными не были неформальные отношения в  организации, они все равно имеют  ряд положительных преимуществ. Все потому, что если в организации  у сотрудников есть товарищи, то это дает огромный плюс. Рассмотрим ряд преимуществ, положительно влияющих на работу организации.

 «Защищенный тыл» — существуют такие ситуации, как, например, кризис или работа над ответственным заданием, в которых человек обычно будет ждать поддержки от друзей, или иметь возможность выслушать их мнение в решении трудной задачи. В данном аспекте «свой» человек выслушает, поддержит и встанет на сторону своего товарища.

«Дипломатия» — здесь имеется возможность обсуждать личную или негативную информацию без риска распространения. Тем более в данном случае можно общаться не только на работе, но и вне ее. Приятель, в отличие от множества коллег, с пониманием может отнестись к звонку в нерабочее время.

«Правдивые отчеты» —  чаще всего приятели не побоятся сказать правду, даже если она носит негативный характер. В конечном итоге можно стать обладателем точной информации о делах, происходящих в отделе или в каком-либо рабочем направлении, либо знать мнение о себе и своей работе.

 «Личный психотерапевт» — иногда организация или ее менеджер могут жестко навязывать дисциплину, соответствующие нормы и правила, что это вызывает напряженность, из такой ситуации хочется поскорее «выйти». Таким возможным «бегством» и становится неформальное общение. И в этом смысле оно имеет реальное «терапевтическое» значение.

Подводя итог можно сказать, что неформальное общение в коллективе всегда «произрастает» из дружеских отношений, вне зависимости от должностных обязанностей или должностных инструкций. Если человек является участником таких взаимоотношений, то он связан со своим коллегой (коллегами) общими интересами, взглядами, либо переживаниями. Стоит заметить, что именно такие отношения усиливают чувства солидарности и причастности к коллективу, которые проявляются не только в рабочее время, но и в часы совместного отдыха.

Дружба бывает очень полезна  бизнесу, как считают социальные психологи, если она произрастает из совместных деловых интересов. Хотя какими бы хорошими и доверительными не были дружеские отношения, нельзя сбрасывать формальные отношения со счетов. Бывают случаи, когда один из друзей оказывается «предателем». Взаимные обиды, претензии и выяснения  отношений могут стать достоянием всего коллектива. В итоге может  пострадать и дружба, и общее дело. Но можно все-таки найти и оптимистичный прогноз, но в таком случае нужно четко разделить деловые и личные интересы. Коллектив, как «старший брат», знает все. Но не стоит демонстрировать лишний раз, что вы с коллегой-товарищем – «заговорщики». Поэтому, если человек не уверен, что сможет соблюдать необходимый такт и соблюдать ограничения, указанные выше, тогда лучше работать с друзьями в разных организациях, не рискуя своей работой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ НЕФОРМАЛЬНЫМ КОЛЛЕКТИВОМ

2.1. Взаимодействие с неформальными группами

В XX веке менеджеры считали, что неформальные отношения в коллективе надо ликвидировать.  Но современные психологи доказали обратное, так как учли множество позитивных моментов данного явления. Самое важное – это уметь направить потенциал неформальных коллективов в необходимое русло, правильно используя их в своих интересах.

HR-менеджерам (менеджерам по персоналу), либо руководителю, в первую очередь нужно понимать, что неформальные коллективы образуются всегда. И это не является результатом неэффективного управления. Так же необходимо признать существование неформального коллектива и понять, что если его ликвидировать, то это может повлечь за собой полный крах формальной организации.

Бывают такие случаи, когда  служащие увольняются, отказываясь  от высокого заработка и хорошей  должности в организации. Чаще всего  такое поведение является ответной реакцией на отношение руководителя к тому неформальному коллективу, в котором состоит данный сотрудник. Так как члены коллектива оценивают  это как несправедливость по отношению  к ним и тем самым реагируют  аутентично.

Но иногда случается и наоборот. Люди хорошо относятся к социальным связям и не хотят их нарушать, даже если в организации материальные условия не особо выгодны для них.

Пример.

Группой социологов во главе с российским профессором  Владимиром Васильевым были проведены  исследования, которые выявили, что  с помощью перемены рабочих мест служащих, с учетом их желания работать вместе, производительность труда повышается на 10–12%.

Компании, в которых присутствуют неформальные группы, имеют сильный  дух коллектива, который в итоге  приводит к стремлению достичь успеха. Таким образом, важным фактором при работе со штатом является взаимодействие с неформальным коллективом изнутри его. HR-менеджеру и руководителю нужно обязательно знать признаки, по которым формируются неформальные группы, суметь выделить положительные стороны неформальных коллективов, уметь исследовать и изучать коллективы в своей компании, и самое важное, суметь направить цели неформального коллектива на цели компании.

Следует также заметить, что неформальные коллективы очень  даже важны, для рационального функционирования организации, и основная задача заключается  не в их ликвидации, а в способности  направить их энергию в нужное для руководителя русло.

HR-менеджеру нужно понять, что доверие коллектива, которое было в ходе взаимодействия, должно поддерживаться руководством. Общие цели и интересы неформального коллектива и руководства компании будут наилучшим образом действовать на деятельность организации.

 

2.2. Способы управления неформальной группой

Ключевым моментом контроля за поведением неформального коллектива является определение лидера и поиск возможности управлять им. Если лидера рассматривают больше как «возмутителя спокойствия», то он начинает совершать поступки, которые позволяют ему возглавлять неформальный коллектив с его противопоставлением к компании. Человек, который считает, что он имеет высокий потенциал, но работает на должности, намного ниже его возможностей, отчаявшись, может направить свою энергию на возбуждение недовольства в своем коллективе. Данные индивиды чаще всего способны организовать некий «заговор» с целью занять официальное лидерство в компании, которое, как они считают, должно им принадлежать по праву.

Данные наклонности возможно легко устранить или контролировать с помощью «поглощения» естественного  лидера или предоставить ему официальное признание. После такого хода, когда лидер неформального коллектива  введен в формальную организацию, так называемая «революция», устроенная им, обычно рушится. Но проблему неформального лидерства, связанную с повышением лидера, не всегда можно решить данным путем, так как количество постов в руководстве ограничено организационной иерархией. Также можно пойти другим путем и перевести неформального лидера на должность, которая может принести меньший вред организации.

Как отмечалось выше, у каждого  неформального коллектива есть позитивные стороны и хороший потенциал. И прежде всего нужно оказать  ему поддержку. Но все же необходимо следить за деятельностью такого коллектива и выявлять,  не оказывают ли их деяния негативным последствиям для организации, общие ли интересы у неформальной и формальной организации. Важным является то, что необходимо сдерживать деятельность коллектива в рамках корпоративной культуры и способствовать профессиональному росту и помогать повышать уровень жизни сотрудников.

При положительном климате  внутри организации, или коллектива существует дух единой команды. HR-менеджеру и руководителю нужно следить за психологическим климатом к коллективе. От того, как сложатся межличностные отношения в коллективе, во многом зависит и эффективность самой организации.

Рассмотрим взаимоотношения  с неформальными коллективами в  других странах. Например, в Японии, как и в других индустриально развитых странах Азии, уже давно практикуется необходимость налаживания неформальных связей внутри трудового коллектива, в силу специфику социально-культурной традиции. Американские и западноевропейские менеджеры практикуют взаимодействие неформальных и формальных отношений внутри организации: обсуждают «за чашкой чая» организационные проблемы, сотрудник даже имеет возможность обратиться с любым предложением и вопросом (служебным или личным), не получив отказ; также служащих вовлекают в процессы управления фирмой. Следует соблюдать «золотое правило менеджмента»: благодарить за успешную работу или критиковать за «проколы» немедленно, а не решать такие вопросы, отложив их в долгий ящик и делать это необходимо не за закрытыми дверями.

Также необходимо консультироваться  с неформальным коллективом, если нужно  принять какое-либо решение, что  свидетельствует об уважении к коллективу и индивиду, и в итоге такое  действие ослабит сопротивление  переменам со стороны данной неформальной группы. Таким образом, неформальный коллектив и его члены будут  иметь возможность взять на себя часть заслуг в принятии решений, что удовлетворит их желание получить определенный статус, улучшит взаимопонимание между служащими и руководством организации. А если организовывать в организации вечеринки или спортивные соревнования, можно попытаться создать у работников ощущение принадлежности к «одной большой семье».

Проблемы неформальных коллективов в организации