Проблемы оперативного управления предприятием

ВВЕДЕНИЕ 

     В данной курсовой работе рассмотрена  тема коммуникационного менеджмента  и управленческой деятельности в  организации.

     Управленческая  деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и  отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего – при помощи разнообразных контактов членов организации – в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

     Управление  в любой организации реализовывается  через людей, сотрудников. Одним  из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация. Используя и передавая те или иные данные, а также, получая обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами – получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие в ее разрешении.

     В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать  отдельные личности, группы и даже целые организации.

     Коммуникационный  процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

     Цель данной курсовой работы состоит в определении сущности и значения коммуникаций в организации, а также в выявлении управленческой деятельности на данном предприятии ЗАО «ЯрАвтоДорСтрой»

      Соответственно  задачами данной работы, направленными  на достижение поставленной цели являются:

      - определение сущности коммуникаций в организации;

      - рассмотрение форм, видов и особенностей управления в организации.

      Актуальность  данной темы состоит в том, что  коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий  и представляют одну из сложных проблем  менеджмента. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

      В первой главе рассказывается о коммуникативных  аспектах и особенностях управления в организациях а также о целях  и их функциях.

      Во  второй главе курсовой работы для раскрытия особенностей коммуникативного менеджмента используются материалы предприятия ЗАО «ЯрАвтоДорСтрой».

      В третьей главе выдвигаются предложения  по совершенствованию управления на предприятии ЗАО «ЯрАвтоДорСтрой». 
 
 
 
 
 
 
 

1 Понятие коммуникации. Коммуникативные аспекты, цели и функции 

     Коммуникация  (от лат. communicatio – «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле – обмен информацией между индивидами посредством общей системы символов.

     Различают механистический и деятельностный подход к коммуникации.

1. В механистическом подходе,  коммуникация – это однонаправленный процесс кодирования и передачи информации от источника и приема информации получателем сообщения.
2. В деятельностном подходе, коммуникация – это совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

     Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть  понятие коммуникации с позиции следующих аспектов:

• С одной стороны, коммуникация – это общественное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем);
• С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с отдельными подчиненными, группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

     Коммуникация  – это особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

     Психологическая специфика коммуникации как функции  управления многозначна и раскрывается с различных сторон:

1) коммуникативное  поведение руководителя (менеджера);

2) коммуникативные  явления в работе руководителя (менеджера);

3) коммуникативные  процессы, связанные с деятельностью руководителя.

     Основная  цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

     Коммуникации  в широком смысле слова рассматриваются  как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. [12. С. 225-226]

     Коммуникации  в социальном контексте – это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.

Все виды управленческой деятельности в рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация – различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. [5. С. 139]

     Коммуникативные аспекты, цели и функции

     Коммуникацию  можно рассматривать как форму  деятельности, осуществляемую людьми, которая проявляется в обмене информацией, взаимовлиянии, взаимопереживании и взаимопонимании партнеров. Она характеризует общение как двухстороннюю деятельность людей, предполагающую взаимосвязь между ними, сопереживание и обмен эмоциями.

       Коммуникация может решать разные задачи:

• обмен информацией
• выражение отношения людей друг к другу
• взаимное влияние
• сострадание
• взаимное понимание.

Такая многофункциональность общения  позволяет выделить следующие  аспекты коммуникации:

1. информационный, при котором общение рассматривается как вид личностной коммуникации, осуществляющей обмен информацией между коммуникантами;
2. интерактивный, где общение анализируется как взаимодействие индивидов в процессе их кооперации;
3. гносеологический, когда человек выступает как субъект и объект социокультурного познания;
4. аксиологический, предполагающий изучение общения как процесса обмена ценностями;
5. нормативный, выявляющий место и роль общения в процессе нормативного регулирования поведения индивидов, а также процесс передачи и закрепления стереотипов поведения;
6. семиотический, в котором общение выступает как специфическая знаковая система и как посредник в функционировании различных знаковых систем;
7. практический, где процесс общения рассматривается в качестве обмена результатами деятельности, способностями, умениями и навыками.

     Содержательный  характер взаимодействия людей определяется предметом их общения. На основе этого  критерия различают такие виды общения, как межличностное, деловое, профессиональное, научное, политическое, информационное, межкультурное и т.д. Соответственно способы взаимодействия зависят непосредственно от целей, которые преследуются при общении, от особенностей его организации, эмоционального настроя партнеров, уровня их культуры. [9. С. 123-125]

     Выявление перечисленных аспектов коммуникативного акта происходит с помощью как вербальных, так и невербальных средств. Эти средства благодаря своей стратификационной и ситуативной вариативности способны передать не только текст самого сообщения, но и информацию об его отправителе (его социальном статусе, территориальной принадлежности, возрасте, образовании, самооценке).

     В зависимости от соответствующей  комбинации вербальных и невербальных средств, выбранных норм речевого этикета  и поведения становится ясно и  отношение отправителя к адресату. При этом нужно учитывать, что если вербальную информацию контролировать достаточно легко, то невербальные средства плохо поддаются контролю. Поэтому самая удачно составленная речь, призванная побудить адресата к какому-то нужному для отправителя информации действию, может привести к провалу коммуникации при неудачном использовании или плохом контроле невербальных и паравербальных средств. [14. С. 114]

     Для того чтобы более подробно узнать для чего необходим коммуникационный менеджмент, необходимо рассмотреть его сущность. 

1.1  Сущность коммуникационного менеджмента 

     Сущность  коммуникационного менеджмента  заключается в его двуединой  природе. С одной стороны, коммуникационный менеджмент есть составляющая часть теории управления экономическими системами. С другой стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается как самостоятельная профессиональная деятельность субъектов и объектов экономической системы по реализации коммуникационной стратегии, сформированной в соответствии с мотивами, установками, интересами, отношениями и конкретными целями каждого. [28. С. 315]

     Становление коммуникационного менеджмента, обусловленное  конкретными историческими условиями, происходит сложно, противоречиво, требует  существенных интеллектуальных, организационных и технических усилий. Дальнейшее развитие коммуникационного менеджмента будет происходить в процессе преодоления противоречий между:

• объективными и субъективными факторами развития;
• сиюминутным решением задач организации и требованиями, предъявляемыми к стратегическому планированию;
• принципами корпоративного управления и условиями открытой экономики постиндустриального общества; наработками PR-технологий и необходимостью в комплексном, интегрированном подходе к формированию коммуникативного пространства экономической системы.

     Эффективность коммуникационного  менеджмента проявляется в результате качественного наполнения классических функций управления новым содержанием, а также в результате реализации ряда специализированных функций, которые обусловлены использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных технологий, инновационной активностью экономических систем.

     Эффективность коммуникационного менеджмента  подлежит оценке. Общим критерием  оценки можно считать степень  экономического развития экономической системы и динамику этого развития.

     В рамках коммуникационного менеджмента  организация способна реализовать  важнейшие управленческие функции, в первую очередь те, которые способствуют формированию и использованию ее интеллектуального капитала. [6. С. 118]

     Использование коммуникативного ресурса в управлении характеризуется эффектом сетевого взаимодействия, который порождает  возрастающую полезность коммуникативного ресурса и его возрастающую предельную производительность.

     Нетрадиционное  понимание природы коммуникативного ресурса в управлении, а также научное осмысление задач, реализуемых концепцией коммуникационного менеджмента, требуют новых подходов к выбору моделей стратегии коммуникационного менеджмента организации.

        Для успешного осуществления коммуникационного менеджмента необходимо соответствующее ресурсное обеспечение, которое способствует выработке эффективных инновационных решений; воплощению инноваций в продукты; использованию интеллектуальных активов партнеров, осуществлению совместной технической, функциональной, отраслевой экспертизе; экономии ресурсов за счет тиражирования однажды найденных решений.

     Повышение эффективности и результативности организационных структур, обеспечивающих коммуникацию в корпорациях, фирмах, городских/региональных администрациях, невозможно без пересмотра сложившихся подходов к организации и управлению этими структурами..

        Эффективно управлять коммуникацией экономической системы возможно с помощью интегрированного подхода на основе сочетания специальных технологий, методов и инструментов.

     Коммуникационному менеджменту можно и нужно  обучать. Именно поэтому, взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели, которые описаны в следующем пункте. 

1.2 Цели, функции и виды коммуникаций в организации 

     К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

• обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
• формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;
• обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;
• изменение мотивации поведения;
• обмен эмоциями.

     Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

1. информативную функцию – передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;
2. мотивационную функцию – побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;
3. контрольную функцию – отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
4. экспрессивную функцию – способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности;
5. коммуникативная функция в организации специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как:
• раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции;
• рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах;
• характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации;
• установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса;
• выявление и разрешение типичных проблем и ошибок (так называемых «коммуникационных барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции;
• формулирование принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции.

     В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую  роль. Данная особенность заключается  в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция  входит в совокупность иных управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации. [2. С. 328-331]

     Таким образом, коммуникативная функция, наряду с остальными (например,    функция     принятия     решения)    представляет   собой    элемент

«связующего процесса» в организации.

     Сущность  коммуникационной функции руководителя и ее основополагающая задача заключается  в обеспечении и регулировании  оптимального обмена информацией как  внутри организации (между отдельными подразделениями и индивидами), так  и вовне (с внешним окружением). Критерий оптимальности в данном случае то, насколько имеющаяся коммуникативная сеть способствует достижению общих организационных целей.

     Через коммуникативную функцию осуществятся различные управленческие функции  деятельности, что подтверждается следующими данными: от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя заполнено коммуникациями. 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей (менеджеров) считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения высоких результатов их организации.

     Коммуникации  в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. [2. С. 151]

     Выделяют  следующие виды коммуникаций в организации:

• Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

     По  признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя организационные коммуникации подразделяются на две большие группы: внешнеорганизационные и внутриорганизационные.

     Любая  организация находится    в определенном   внешнем   окружении,

зависит от него и вынуждена постоянно адаптироваться к его изменениям. Таким образом, имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой.

• К внешнеорганизационным относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации со средой многообразны: деятельность руководителя по организации рекламы, создание и поддержание имиджа компании, проведение маркетинговой политики на внешнем рынке, подготовка регулярных отчетов для вышестоящих организаций, и пр.

     Внешние коммуникации отражают целостность  управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

• Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками.

Взаимодействие  с персоналом является направлением коммуникационной политики предприятия или организации, обращенным к своим сотрудникам (постоянным и внештатным) и членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к тем, кто раньше принадлежал к предприятию, пенсионерам. [9. С. 286-288]

     Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы. Данное направление осуществляется специалистами отдела корпоративных коммуникаций совместно с отделом по персоналу.

     Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации — это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов.

     Они включают ряд разновидностей:

1) неформальные  контакты между рядовыми членами  организации;

2) неформальные  связи между руководителем и  подчиненными;

3) неформальные  внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

     Коммуникативный поток внутри организации (соответственно пространственному расположению каналов) может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении.

     Вертикальные  коммуникации – это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные – обмен в пределах паритетных иерархических уровней.

     Как показывают исследования, эффективность  горизонтальных коммуникаций достигает 90%. Это объясняется тем, что люди работали на одном и том же уровне управления, хорошо понимают характер труда своих коллег, знают их проблемы и возможное содержание их сообщения.             Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные: лишь 20—25% информации, исходящей от высшего руководства, доходит до непосредственных работников и правильно понимается ими.

• Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие и восходящие коммуникации.
• Нисходящий поток коммуникаций используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.
• Восходящие коммуникации представляют собой систему каналов движения информации «снизу вверх», другими словами, восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителя мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

     В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информиpoвания  средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

• Горизонтальное направление коммуникаций – это обмен информацией, который происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить интегрированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

     Вертикальные  и горизонтальные коммуникации играют определяющую роль в функционировании организации. Обычно принято считать, что вертикальное направление коммуникаций более значимо, поскольку оно реализует основной принцип построения организации — иерархический. С другой стороны, он всегда синтезирован с координационным принципом, связанным с горизонтальной направленностью коммуникаций. Через сочетание этих двух принципов и собственно типов обеспечивается коммуникативная функция организации в целом. Данное сочетание образует своего рода «каркас» всей коммуникативной сети организации. [7. С. 270-272]

     Организационные коммуникации классифицируются по форме общения – каналу,   который   применяется в тех или иных коммуникациях. При   этом

выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые).

• Вербальная коммуникация – передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение может быть устным, когда используется разговорный язык (разговоры «с глазу на глаз», по телефону, записи на пленку и пр.), и письменным (письма, записи, бланки, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.

     Устные  сообщения более эффективны, когда  требуется немедленная реакция других сотрудников, а последующая письменная «порция» информации помогает придать коммуникации более устойчивый характер, что важно, когда коммуникация нацелена на продолжение в будущем. Устные сообщения имеют то преимущество, что позволяют сделать возможным непосредственное прямое двустороннее общение между людьми (группами людей), в то время как письменные послания или односторонни, или требуют времени для получения ответа.