Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

Министерство образования  и науки РФ

ГОУ ВПО «Магнитогорский  государственный университет»

Факультет педагогического  образования и сервисных технологий

Кафедра документоведения и математических дисциплин

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ОиТДОУ

Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

Дата сдачи: _______________

Дата защиты:______________

Оценка: _________________

_________________________                   

подпись

Магнитогорск

2011

Оглавление

Введение ……………………………………………………………………….………3

Глава I. Теоретические основы публикации документов в электронном виде……….….…………………………………………………………………..……..5

1. . Публикация архивных документов как форма их использования…………….5
2. . Нормативно-методическая база публикации документов……………...…….10

Глава II. Практические решения публикации архивных документов в электронном виде……………………………………………………………………………………14

2.1. Передовой опыт архивистов по публикации архивных документов в электронном виде…………………………………………………………………….16

2.2. Анализ сайта «Российский государственный архив научно-технической документации»……………………………………………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………..…….28

Список используемой и  цитируемой литературы…………………………………30

Введение

          Развитие и совершенствование  мультимедийных компьютерных технологий  открыло дорогу к созданию  новой формы публикации архивных  документов – электронной. Сегодня  уже ясно, что использование архивных  документов в электронных изданиях  идет иным путем, чем их использование  в традиционных печатных изданиях. В работе рассматривается ряд  принципиальных проблем, которые  связаны, прежде всего, с практическим  созданием подобных электронных  публикаций архивных документов.

          Согласно определениям ГОСТ Р  51141-98 (4) под публикацией архивного документа понимается подготовка его к созданию в соответствии с установленными правилами. С одной стороны, эти правила касаются выявления и отбора документов для публикации и их археографической обработки, с другой – представления документа и связанной с ним информации в форме, адекватной форме предстоящего издания, в нашем случае – электронной.

          Под электронной публикацией  архивного документа можно понимать  электронное издание, содержащее  электронную копию (или группу  электронных  копий) архивных  документов, прошедших археографическую  и редакционно-издательскую обработку,  предназначенную для распространения  в неизменном виде и на машиночитаемом  носителе и имеющее выходные сведения (9).

          С каждым годом в органах  власти и организациях все  белее актуальным становятся  вопросы создания, организации и  функционирования архивов электронных  документов. Еще большую остроту  этим вопросам придали ФЦП  «Электронная Россия» и аналогичные  программы в субъектах федерации  (например, ГЦП «Электронная Москва»). Следует ожидать, что в ближайшие  годы архивы электронных документов  превратятся в серьезные источники  информации для принятия важнейших  решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы  хранения электронных информационных  ресурсов и пути преодоления  этих проблем приобретают ключевое  значение в методологии организации  такого рода архивов.

          Необходимо сразу отметить, что  архив электронных документов  – это не просто отдельный  сервер, компьютер или место для  складирования носителей с информацией.  Это не только и не столько  поисковая система, способная  «выудить» нужную пользователю  электронную информацию. Архив –  это, прежде всего, технологии  и производственные процессы, обеспечивающие  весь цикл хранения документов  от экспертизы ценностей до  их использования, через учет  описания, обеспечение сохранности  и развитие научно-справочного  аппарата (22).

          Этой проблемой занимались следующие  архивисты:

В. Ю. Чебанов 

Н. А. Храмцовская

Ю. В. Грум-Гржимайло, И. В. Сабенников

Цель: раскрыть основные проблемы публикации архивных документов в электронном  виде.

Объект: использование архивных документов в РФ.

Предмет: публикация документов на электронном носителе.

Для осуществления цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть понятие «публикация архивных документов» как формы их использования.
2. Описать современную нормативно-методическую базу публикации документов в РФ.
3. Представить передовой опыт архивистов по публикации архивных документов в электронном виде.
4. Проанализировать осуществленные проекты и сайты различных архивов.

Методы исследования: наблюдение, изучение литературы, сайтов, синтез, моделирование, систематизация полученной  информации.

В соответствии с поставленными  задачами данная курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения.

Глава I. Теоретические основы публикации документов в электронном виде

1. 1. Публикация  архивных документов как форма  их использования

          По природе воспроизводимой информации ГОСТ 7.83–2001 (5) предлагает различать текстовые, изобразительные, звуковые и мультимедийные электронные издания. Применительно к электронным публикациям архивных документов возможно выделение изданий по видовому составу документов архивного фонда (публикации фонодокументов, фотодокументов и т. п.), соотносясь с классификацией, сложившейся в архивной практике. В то же время надо четко понимать, что электронная форма представления в значительной мере стирает видовые границы, сводя их к различным цифровым форматам представления данных (16). И с позиций информационной технологии публикации архивного документа возникает вопрос о выборе соответствующего ему цифрового формата, который во многом определяется целями использования документа в конкретном электронном издании.

          Электронная публикация архивных  документов может осуществляться  в изданиях научного, научно-популярного,  учебного, справочного, художественного  и иного характера, ориентированных  на локальное, сетевое или комбинированное  распространение. Для нас важно  отметить, что любая научная публикация  архивных документов должна иметь  детерминированный характер, т. е.  параметры, содержание и способ  взаимодействия с электронным  изданием должны быть предопределены  его целями, издателем и не  могут быть изменяемы пользователем.  Только в этом случае  можно  говорить о достоверности приводимой  архивной информации и рассматривать  электронную публикацию архивных  документов как инструмент для  научной работы и форму обеспечения  сохранности архивного фонда.  При несоблюдении данного условия  электронная публикация архивного  документа будет иметь только  справочное, иллюстративное, ознакомительное  значение. Поэтому предлагается  специально помечать научные  электронные издания грифом «Научное  издание» на титульном экране  и в библиографическом описании  и выработать для этого вида  изданий особую систему правил  их подготовки при использовании  архивных материалов.

          Для электронного воспроизведения  архивных документов крайне важен  научно обоснованный вариант  воспроизведения — графический  или символьный. В традиционных  публикациях факсимильное воспроизведение  документа используется больше  с иллюстративной целью, и перед  публикатором стоит задача корректного  воспроизведения текста документа  со всеми имеющимися пометами  в современном написании и  с использованием современного  печатного шрифта. При символьном  воспроизведении текста документа  задача полностью аналогична, с  той разницей, что для воспроизведения  текста и помет используются  машинные или экранные шрифты. Главная научная и практическая  задача электронной публикации  — доведение до исследователей  полноценного графического образа  документа с необходимым археографическим  и источниковедческим описанием.

          Какой электронный формат для  архивного документа можно считать  полноценным? В архивной практике  работы с электронными документами  выделяют две группы цифровых  форматов записи данных — страховые  и пользовательские. К страховым  форматам относят такие, которые  имеют лучшие характеристики  для страхового архивного хранения, к пользовательским - оптимальные  для решения задач использования.

          Для научного электронного издания,  использующего архивные документы,  можно выделить несколько основных  задач: а) создание электронного  цифрового страхового фонда архивных  документов и его локальное  воспроизведение в рамках издания;  б) создание электронного фонда  пользования для данного издания,  навигационных и поисковых средств;  в) электронное восстановление  документов для фонда пользования.

          В последнее время архивистами  и документоведами активно обсуждается  концепция и тематика электронного  архива. При этом в составе  его фонда рассматриваются не  только электронные копии бумажных  архивных документов, но и электронные  документы, созданные в сфере  электронного документооборота, сетевые  электронные документы, в том  числе и те, которые не имеют  «бумажных» вариантов. Все это  говорит о том, что электронная  культура медленно, но верно формирует  свой вариант организации архивного  дела и сфера информационных  технологий вторгается в область  комплектования, обеспечения сохранности  и использования архивного фонда.  Сегодня электронный архив —  это не только название программного  продукта и известной своими  успехами в данной области  фирмы, это вполне определенный  институт архивной деятельности.

          В заключение рассмотрим некоторые практические моменты электронной публикации архивных материалов. К сожалению, при всем многообразии использования исторических документов как в сетевом доступе, так и в выпускаемых сегодня массовых мультимедийных энциклопедиях, справочниках, электронных книгах на CD-ROM порой не только нарушаются авторские и издательские права, но и дискредитируется сама идея электронной публикации архивных документов.

          Электронная публикация, особенно мультимедийная, создаваемая с образовательными целями, как правило, имеет свою уникальную программную структуру, построенную по специально созданному сценарию навигации, увязанную с формами представления документов, и т. п. Создание такой публикации — результат творческого процесса составителя, редактора, программиста, художника-дизайнера, сканировщика, верстальщика и других участников выпускающего творческого коллектива. Но при всем многообразии творческих подходов целесообразно говорить о необходимости соблюдения элементарных правил ссылок на используемые архивные документы в соответствии с установленными нормами, о наличии в публикации общей описи использованных электронных копий архивных документов, представляющей собой локализацию описи фондов конкретного архива-библиотеки. Именно этот момент является своего рода актом сертификации достоверности приведенной в издании информации. Научное значение электронное издание может иметь только при условии соблюдения данного требования, в противном случае оно будет носить справочный, ознакомительный характер.

          Ощущается настоятельная необходимость в разработке комплекса нормативных требований к научной электронной публикации архивных материалов.

          Примеры лучших электронных документальных  публикаций демонстрируют следующие  концептуальные подходы:

1. Предоставление полной информации о документах без какого-либо вмешательства в их содержание.
2. Включение в электронную публикацию оцифрованных образов источников.
3. Обеспечение возможностей поиска информации в этих документах.
4. Организация гипертекстовых ссылок между документами одной публикации, а также между разными публикациями.
5. Значительное увеличение объема дополнительной и справочной информации, включаемой в электронную публикацию исторических источников (21).

          Круг актуальных вопросов, связанных с качеством электронных публикаций не только в Интернете, но и на CD-ROM, легко определим: принципы отбора документов, полнота издания, проблемная компановка серии, ценность и полнота комментариев, справочных материалов. К этому можно добавить требования не вырывать отдельные интересные документы, а мобилизовать материалы определенных фондов, для публикации отбирать оригиналы документов, максимально сохранять особенности и характерные черты документов, снабжать публикации достаточно подробными примечаниями и указателями (именным, географическим).

          Однако публикации архивных документов пока крайне редки. Подавляющее большинство исторических источников на CD — оцифрованные версии уже опубликованных памятников, иногда откомментированные тем или иным образом. Показателем достаточно высокого уровня такого издания можно считать:

1. точно обозначенный «бумажный» первоисточник (и обоснование выбора именно этого издания при наличии нескольких);
2. неизъятые из него комментарии публикаторов (и соблюдение их авторских прав);
3. четкое изложение принципов и объемов купюр в тексте (если таковые делались).

          Эти минимальные требования необходимы для адекватной оценки всего изложенного в тексте, для определения его достоверности и информативности. Можно сказать, что простор для работы профессиональных археографов и источниковедов в области электронных публикаций огромен. Необходимы публикации, не только освещающие те или иные проблемы, но и дающие образцы высокопрофессиональных изданий, использующие при этом все преимущества электронных публикаций. В то же время появление публикаций исторических документов, сделанных с нарушением элементарных норм авторского и имущественного права, фактически дискредитирует идею электронной публикации и настоятельно требует совершенствования методической и нормативно-правовой базы этого вида архивной работы.

1. 2. Нормативно-методическая  база публикации документов

          «Основные правила работы архивов  организаций» являются нормативно-методическим  документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей  правовой базе в области информации, документационного обеспечения  управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного  архивного дела, учитывают современные  достижения в применении технических  средств и информационных технологий в работе с документами.

          Право  и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения  документов Архивного фонда Российской  Федерации, отнесенных к государственной  собственности, установлены:

1. Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу. Они регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими и другие вопросы.

          В развитие основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах приняты:

• Указ Президента РФ от 17 марта 1994 года, утвердивший положение об Архивном фонде РФ, и
• Постановление Совета Министров–Правительства РФ от 3 марта 1993 года «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» и др.;

2. Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994). Настоящее Положение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами;

3. Положением о Федеральной архивной службе России (1998);

4. соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

          Настоящие Правила распространяются  на архивы государственных организаций,  а также обязательны для всех  негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности,  описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской  Федерации, отнесенных к государственной  собственности. 

          Архивы организаций, хранящие  кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются  настоящими Правилами в части  организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими  документами, хранящимися в архивах;  во всех остальных вопросах  работа с указанными документами  регламентируется соответствующими  инструкциями и правилами. 

          Правила не распространяются  на документы, работа с которыми  регламентируется Законом Российской  Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О  государственной тайне" и Указом  Президента Российской Федерации  от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении  перечня сведений, отнесенных к  государственной тайне".

          Государственные организации, не  отнесенные к составу источников  комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации  и обеспечении работы своих  архивов. 

          В целях выполнения основных  задач архив осуществляет следующие  функции:

      1. Создает  и поддерживает в актуальном  состоянии научно-справочный аппарат   

          к документам архива.

2. Организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования.
3. Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.
4. Организует работу по составлению номенклатуры дел организации.
5. Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами.
6. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
7. Прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

          Все операции, осуществляемые с  ЭД при передаче на архивное  хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые  форматы, сжатие и др.), должны  быть документированы для обеспечения  аутентичности ЭД.

          Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности.
4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

          Использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, хранящихся  в государственных и ведомственных  архивах, осуществляется в соответствии  с Федеральным законом "Об  архивном деле в Российской  Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь  архивными документами имеет  право использовать, передавать, распространять  информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также  копии архивных документов для  любых законных целей и любым  законным способом» Федеральный  закон «Об архивном деле в  РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (1).

          Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и  защите информации" (2) обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».

          Постановление Правительства РФ  «О федеральной целевой программе  «Культура России (2001-2005 годы)» среди  других не менее значимых целей  выделяет сохранение культурного  наследия России, Архивного фонда  Российской Федерации, его эффективное  использование (3).

Таблица 1.

ПАСПОРТ 
федеральной целевой программы "Культура России 
(2001-2005 годы)"

          В подпрограмму выделена программа  «Архивы России», которая помимо  всего прочего подразумевает  обеспечение государства и граждан  архивной информацией в объемах,  необходимых для их успешного  функционирования и жизнедеятельности;  расширение доступа граждан к  архивным документам государственной  части Архивного фонда Российской  Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

          Нормативно-методическая база – это совокупность нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так же регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Так как нормативно-методическая база является основой, фундаментом науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства.

          Эти знания и умение необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

Глава 2. Практические решения публикации архивных документов в электронном виде

          В концепции информатизации архивного дела России, принятой Росархивом в 1995 году указывается, что использование оптических дисков и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов. Тем не менее, за прошедшие десять лет публикации сборников архивных документах на лазерных дисках так и не получили широкого распространения, несмотря на то, что приводы CD-ROM и CD-RW уже несколько лет являются общедоступными, а стоимость носителей сравнялась со стоимостью флоппи-дисков.

          Очевидно, что подобные издания имеют большую перспективу, – залогом того служит с одной стороны широкое распространение компьютерной техники, которая имеется теперь даже во многих сельских школах и библиотеках, и с другой стороны – теми возможностями, которые представляют электронные носители. Их преимущество перед традиционными бумажными изданиями состоит, прежде всего, в почти неограниченном количестве материалов, которые может вместить оптический CD или DVD диск. Важным преимуществом является и потенциальная возможность встраивать в электронные публикации системы поиска и сортировки информации, различные автоматические ссылки и пр. Имеет значение и возможность использования большого количество фотографий и рисунков, аудио и видеодокументов, делающих сборник документов более привлекательным для неспециалистов.