Проблемы реализации документированной информации или информационные барьеры

       ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..2

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩНОСТИ ПОНЯТИЙ ИНОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТА………………………………………………………………………..5

     1.1Понятие информации……………………………………………………...5

     1.2 Понятие документа………………………………………………………..7

2.ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА…………………………12

     2.1  Документированные информационные  свойства…………………….12

     2.2 Информационные  ресурсы и источники документированной информации. ………………………………………………………………………..17

     2.3 Носители документированной информации…………………………...22

3. ПРОБЛЕМЫ РЕАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ИЛИ ИНФОРМАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ………………………............................32

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА………….34 

       ВВЕДЕНИЕ 

       «Информационные свойства документа» - одна из важных и  актуальных тем на сегодняшний день.

       Тема  работы актуальна потому, что информационные процессы активно воздействуют на все  стороны человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

       Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами  является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

       Именно  эти положения и определяют актуальность темы работы.

       Актуальность  исследования определила цель работы.

       Целью работы является рассмотрение информационных свойств документа и его информационных составляющих.

       Изучение  информационных свойств документа  состоит в раскрытии содержания понятий информация и документ, а  также в выявлении их основных функций. Документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. Не стоит забывать, что документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Отсюда вытекает проблема информационных барьеров, и изучение свойств документированной информации помогает найти пути её решения. 

       Объектом  работы является информационные свойства документа.

       Основные  задачи:

1. Изучить литературу по проблеме исследования.
2. На основе теоретического анализа изучения проблемы систематизировать знания о понятии информации и документа.
3. Рассмотреть сущность и специфику информационных свойств документа.
4. Проанализировать сущность информационных ресурсов, источников информации и её носителей.
5. Раскрыть проблему реализации документированной информации.

       Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит  из введения, трёх глав и заключения. Данная работа опирается на учебное  пособие Ларькова Н.С. «Документоведение». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩНОСТИ ПОНЯТИЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТА

1. Понятие информации

       Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем очевидным  фактом, что достигнутый прогресс и дальнейшее развитие практически  всех сфер жизнедеятельности человека основываются на информации и достижениях  информатики – науки изучающей  информацию с точки зрения её практического  применения. Роль информации в личной, профессиональной и социальной жизни  человека столь велика, что трудно дать какое-либо одно определение этому  понятию. Термин «информация» происходит от лат. «informatio», что означает «сведения, разъяснения, изложение».  В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и тому подобное. Информация передается в виде сообщений, определяющих ее форму и представление. Примерами сообщений являются: музыкальное произведение; телепередача; команды регулировщика на перекрестке; текст, распечатанный на принтере; данные, полученные в результате работы составленной вами программы, и так далее. При этом предполагается, что имеются источник информации и получатель информации.

       Центральное понятие, определеннее основное содержание и само существование документа  такового,- это понятие «информация».¹

       Несмотря  на то, что с понятием информации мы сталкиваемся ежедневно, строгого и  общепризнанного ее определения  до сих пор не существует, поэтому  вместо определения обычно используют понятие об информации. Понятия, в отличие от определений, не даются однозначно, а вводятся на примерах, причем каждая научная дисциплина делает это по-своему, выделяя в качестве основных компонентов те, которые наилучшим образом соответствуют ее предмету и задачам.² Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

1. «Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2. Информация - это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3. «Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4. «Информация - это то, что уменьшает неопределённость события».

       А, к примеру, в Толковом словаре  русского языка С.И. Ожегова даны такие определения понятия информации:

1. Информация – это «сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством».
2. Информация – это «сообщение, осведомляющее о положении дел, о состоянии чего-либо».

       Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных  актах. Так, в соответствии с ФЗ  «Об информации информационных технологиях  и о защите информации» от 26 июля 2006года информация -  это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы  их представления».

         В широком смысле информация  – это отражение реального  мира. Сообщение несет информацию  для человека тогда, когда заключенные  в нем сведения являются для  него новыми, то есть пополняют  знания, и понятными, то есть  новые сведения логически связаны  с уже имеющимися знаниями. Знание – это осознанная информация. Отсюда следует, что информация – это какие-либо сведения (сообщения, данные) воспринимаемые и осмысляемые человеком или техническим средством и дающие новое знание.

       Информация  обладает рядом свойств, таких как  коммуникативность, то есть  способность  к обмену, возможность обработки  и передачи, накопления и сохранения и некоторые другие. Эти свойства изначально используются для целенаправленного  воздействия на людей, в целях  согласования и координации их совместной деятельности, то есть в управлении. Эффективность процесса управления определяется качеством информации, видами и средствами её передачи и  обработки.

         Качество информации должно отвечать  как минимум следующим требованиям:  быть достоверной, оперативной,  комплексной. Достоверность информации  определяется степенью соответствия  её содержания реальному состоянию   объекта управления; оперативность  информации означает быть своевременной,  такой чтобы за время её  передачи и обработки состояние  объекта управления не подверглось  изменения; комплексность информации  означает всесторонность отражения  действительности объекта управления. Из других требований к качеству  информации можно указать   такие, как доступность, логичность, лаконичность.

         Носителем информации является  документ. 

2. Понятие документа

       Документ  сопровождает человека от рождения до самой смерти, и в нем фиксируются  важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение  специального среднего или высшего  образования, вступление в брак и  так далее. В далёком прошлом  документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее.³

         И так, документы появились  вместе с письменностью – вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитие  письменности, как средство общения,  передачи информации. Появление  письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной  технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта  и зафиксировать её на каком-либо  материале с целью последующей  передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная  информация, то есть документ. Информация, зафиксированная на материальном  носителе, выполняла в древности  роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию  документа первоначально обращалось  основное внимание. Понятие «документ»  идёт от латинского слова «docco»,что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco»-«documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии в практической деятельности человека и во многих отраслях науки, включая сферу документоведения и управления, закрепилась как специальный термин.

       В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. На всём протяжении 18 века в определении  понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое значение. Между  тем сам этот термин в течение  длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». Управленческий характер  документа как носителя информации, предназначенной для  организации  и координации совместной деятельности людей, утвердился позднее, в 19 веке. Это  нашло отражение  в знаменитом словаре В.И.Даля, где  документ определялся как «всякая  важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».  В дореволюционной России и вплоть до 20-х годов термин «документ» не употреблялся. Позднее, начиная от 30-х годов 20-го столетия, в нормативных актах Советской власти появился термин «служебный документ», а за тем влилось понятие «документ» в отдельности с его различными толкованиями. Например,  в  толковом словаре русского языка С.И. Ожегова  документом  являлись:

1. деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что- нибудь;
2. удостоверение; официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя;
3. письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

       С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени  в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами  осуществляется преимущественно с  помощью компьютерной техники. Таким  образом, прочно вошли в сферу  документационного обеспечения  управления электронные документы. Во второй половине 1990-х годов вошёл  в употребление и сам  термин «электронный документ». Точного определения  ему ещё нет, но мы представили  самые распространенные.

       Электронный документ:

1. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.
2. Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
3. Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
4. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

       Со  второй половины 20го века термин «документ»  стали закреплять в государственных  стандартах. На данный момент действует  Государственный стандарт РФ ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утверждённый Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). В данном стандарте определение  базируется на трёх основных признаках:

       - документ как носитель информации;

       - документ как материальный объект;

       - документ как зафиксированная  информация с возможностью её  идентификации.

       Исходя  из приведённых характеристик, ГОСТ 51141-98 даёт следующую формулировку определения термина «документ»: документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

       Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому  содержание понятия «документ» многозначно, как и в случае с понятием «информация», и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей оно используется. Так для юристов документ служит, прежде всего,  способом доказательства или свидетельства чего- либо, для  историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем  информации, а специалисты в области  управления считают его способом фиксации и передачи управленческих решений. В информатике,  например, документ нередко определяется как  «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает  необъятное множество объектов, так  как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и тому подобное.

       Наиболее  точное, обобщающее определение понятию  «документ» дает научная дисциплина – документоведение. По мнению специалистов - документоведов, документ представляет собой результат отображения  фактов, событий, предметов, явлений  объективной реальности человека. Он создаётся посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном  материале (бумаге, фотопленке и т.п.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА 

       2.1 Документированные информационные  свойства 

       Содержательно-информационная сущность документа является главным  признаком документа. Общее свойство документов – это способность  содержать  информацию и передавать эту информацию на расстоянии. Документированная  информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством  их исполнения, обобщения и анализа, а так же материалом для справочно-поисковой  работы. Документированные информационные свойства тесно связаны с   понятием  документ, а так же с  его функциями. Поэтому мы рассмотрели  некоторые функции документа, характерные  для многих видов и типов документов  и вывели основные свойства.

       1. В документе фиксируются факты,  события, явления практической  и мыслительной деятельности  человека – тем самым документ  выполняет важнейшую свою функцию  – информационную.⁴Необходимость зафиксировать информацию, и есть причина появления любого документа. Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, то есть служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, то есть количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и так далее. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации.

       2. Внешние связи организации обеспечивает  коммуникативная функция. Коммуникативная  функция - это способность документа  быть информативным средством  передачи, обмена, коммуникации, общения,  преемственности. Коммуникативная  функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.⁵Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

         3. Ещё одна из функций документа  кумулятивная. Кумулятивная функция  - это способность документа накапливать,  концентрировать, собирать и упорядочивать  информацию с целью ее сохранения  для нынешнего и грядущего  поколений. 

       4. Также из общих функций выделяется  культурная. Документ является средством  закрепления и передачи  культурных  традиций. Фактически любой документ  может рассматриваться как своеобразный  культурный феномен, в той или  иной степени отражающий уровень  материальный, научный и отвечающий  за передачу от поколения к  поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных  норм, приумножение и развитие  этих традиций, накопление интеллектуальных  ресурсов, культурного потенциала  в обществе.

       5.Культурная  функция также схожа с более  специальной документной функцией  исторического источника.

       6. Стоит отметить управленческую  функцию, т.к. документ является  инструментом управления (плановые, директивные документы доводятся  до исполнителей, встречный поток  документов передает информацию  о состоянии управляемой подсистемы  органам управления).

       7.Исторически  одной из первых была востребована  функция учёта, поскольку усложнение  социальных связей, развитие экономических  отношений вызвало к жизни  уже на стадии аграрного общества  потребность в документировании информации, то есть регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и тому подобное. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

       8.Значительная  часть документов выполняет познавательную  функцию, которая отражает связь  документированной информации с  социальным познанием. Эта функция  присуща, прежде всего, научной  документации, поскольку целью научного  познания является получение  новой информации. При этом фиксация  знаний на материальном носителе  производится не ради самого  знания, а, прежде всего, в практических  целях, в частности, для понимания  и успешного решения многообразных  проблем развития общества.

       9. Последней мы отметим правовую  функцию. Законодательные и нормативные  акты являются средством документального  закрепления и изменения правовых  норм и правоотношений (кроме  того любой документ приобретает  правовую функцию при его использовании  в качестве судебного доказательства).

       Документированная информация обладает большинством тех  же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить  на внешние и внутренние, а среди  внешних свойств выделить три  группы в зависимости от объекта  взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или  явления, которое она отражает⁶.

       Однако, наряду с общими свойствами, документированная  информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

       О степени полезности информации для  пользователя  говорит её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают такие как: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, актуальность, доступность, ценность, эргономичность. О некоторых из них мы уже говорили, но здесь рассмотрим их более подробно, включая остальные свойства.

         Релевантность в широком смысле - это мера соответствия получаемого  результата желаемому результату. То есть это способность информации  соответствовать запросу и нуждам  потребителя. С этим понятием  связанно другое важное свойство  документированной информации –  её ценность. Ценность документированной  информации в том, что она  облегчает путь приближения к  цели, экономит время и средства. Простым примером этому будет  турист в незнакомом городе. Ему  на много проще будет найти  нужную улицу, если у него  в руках карта этого города. В противном случае ему пришлось  бы спрашивать о дороге у  прохожих и к тому же есть  риск заблудиться. Карта в данном  случае выступает как документ  с зафиксированной информацией,  ценность которой может быть  измерена степенью приближения  к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. 

         Ценностью может обладать и  дезинформация, но лишь для  её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

       Под понятием полноты информации понимается её достаточность для принятия  решения. Она зависит как от полноты  данных, так и от наличия необходимых  методов.⁷ При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

       С полнотой связана достоверность информации. Под ней понимается её соответствие объективной реальности (как текущей, так и прошедшей) окружающего мира. С увеличением полноты достоверность тоже увеличивается. На достоверность информации влияет как достоверность данных, так и адекватность методов её получения. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

       Свойство  достоверности информации имеет  важное значение в случаях её использования  для принятия решений. Недостоверная  и фальсифицированная информация может  приводить к решениям, имеющим  негативные последствия. Таким образом, достоверность относится к числу  наиболее значимых свойств документированной  информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

       Ещё одним важным свойством является актуальность- это степень соответствия информации текущему моменту времени. Это свойство также схоже со свойством  новизны. Информация, со временем утратив  новизну, перестаёт быть актуальной.

       Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. мера возможности получить ту или иную информацию.

       Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

       Наконец, важным свойством документированной  информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

       Адекватность  информации иногда ошибочно путают с  достоверностью. Это совершенно разные свойства. Можно привести пример адекватной, но недостоверной информации. Так, например, если первого апреля в газете появится заведомо ложное сообщение, то его можно  считать адекватным. Адекватно толковать  его не как информационное, а как  развлекательное. То же сообщение, опубликованное второго апреля, будет и недостоверным, и неадекватным.⁸

       Так же существуют внутренние свойства документированной  информации. Они включают в себя её объём, внутреннюю структуру и  организацию. 

       2.2 Информационные ресурсы и источники  информации 

       В любой области деятельности все  начинается с организации системы  сбора и обработки (анализа) информации. Важнейшим источником информации, как  мы уже говорили,  является документ. Все имеющиеся запасы информации называют информационными ресурсами.