Проблемы внедрения системы электронного документаоборота

ЗМІСТ

ВСТУП

Основна функція будь-якої установи — прийняття управлінських рішень. При цьому вихідні дані для  прийняття рішень, необхідна інформація і самі рішення представляються у вигляді службових документів.

Організування роботи зі службовими документами – це створення  умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності [3]. Сутність цього технологічного процесу визначається як організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи. [6].

Обсяги технічної роботи з документами іноді заміняють основний зміст діяльності організації. За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній  30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20—25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями [7]. Тому автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому. Все вище викладене обумовлює актуальність теми даного дослідження.

Метою даного дослідження є проблем впровадження системи електронного документообігу в організаціях та на підприємствах.

Для досягнення мети були визначені  наступні завдання:

- розглянути  особливості документообігу  в системі управлінської діяльності на підприємстві,

- дослідити особливості впровадження  системи електронного документообігу,

- визначити основі параметри   та проблеми  впровадження системи  електронного документообігу,

- дослідити шляхи ефективного  впровадження системи електронного документообігу на підприємстві.

Объект досліджування  – система ділодства та документообігу на піддприємствах та організаціях.

Предмет дослідження – система  електронного документообігу та проблеми її впровадження.

Методика дослідження  - аналіз літературних джерел, переодичних видань, матеріалів сайтів в Інтернет.

Проблемами впровадження електронного документообігу в організації  на сучасному етапі займаються як російські так і вітчизняні науковці, зокрема, акцентують увагу на  питаннях  нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу [5], особливостях збереження електронних документів на підприємстві, адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок [4, 5, 9, 11, 12]; досліджені загальні принципи організації документообігу в організаціях, основні підходи до впровадження систем електронного документообігу, подано принципи побудови систем електронного документообігу, сформульовано вимоги до їх функціональних можливостей, розглянуто проблеми, які при цьому виникають [10, 11. 12, 13].

РОЗДІЛ 1 ДОКУМЕНТООБІГ  В СИСТЕМІ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ

1.1. Поняття і зміст документообігу на підприємстві

Документообіг - рух документів в організації починаючи з  моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.) [6].

Організація документообігу підприємства залежить від масштабу діяльності підприємства, його функцій, кількості ланок управління і обсягу документопотоків. Управління соціальними процесами реалізується за допомогою управлінської інформації, яка відображає зміст управлінських дій. Обіг управлінської інформації здійснюється за допомогою управлінських документів. Процеси діловодства та документообігу розглядаються, перш за все, як документальне відображення і забезпечення управлінських процесів. В цьому сенсі діловодство та документообіг слід розглядати як документальне забезпечення управління, тобто як систему вторинних процесів, які забезпечують і відображають процеси управління.

У загальному обсязі управлінської  роботи до 60–70 % займають операції з  документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Рисунок 1.1 – Схема документаційного забезпечення управління [11]

Традиційна організація  служб діловодства (управління справами, секретаріат, канцелярія та ін.) спрямована на виконання таких функцій:

– організаційне та документаційне забезпечення діяльності підприємства;

– організація єдиного  порядку роботи з документами  у підрозділах;

– організація індивідуальної та спільної змістової підготовки документів у підрозділах;

– обмін документами  всередині та між структурними підрозділами організації;

– створення уніфікованих технологічних процедур проходження  і опрацювання документів у підрозділах;

– використання уніфікованих форм представлення і опрацювання документів;

– реєстрація всіх документів, які надходять у організацію, з подальшим спрямуванням на розгляд  кореспонденції керівництву та у підрозділи;

– реєстрація, облік, видання, розсилання та повернення, забезпечення зберігання вхідних і вихідних документів, проектів документів;

– реєстрація руху документів, включаючи резолюції, звіти про  виконання, узгодження (візування);

– списання документів у  справу та витягнення із справ; забезпечення збереженості, обліку та використання документів;

– обмін інформацією  між співробітниками одного або  кількох структурних підрозділів;

– здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень вищих  органів державної влади, доручень керівництва організації, листів та звернень громадян, звернень закладів, організацій;

– перевірка правильності та своєчасності виконання документів;

– створення належних умов для документаційного та організаційно технічного забезпечення роботи керівництва організації, своєчасне забезпечення повною, точною та достовірною інформацією про стан підготовки та виконання документів та доручень;

– проведення інформаційно-довідкової та аналітичної роботи з питань документаційного забезпечення управління;

– одержання звітів, в  тому числі статистичних, на основі інформації про документи і стан їх виконання.

Всі ці функції формалізовані  та закріплені відповідними державними та галузевими стандартами і нормативними матеріалами, що створює основу їх автоматизації  з використанням інформаційних  комп’ютерних технологій опрацювання документів [4].

1.2. Напрямки використання електронних  технологій у традиційному діловодстві

Найбільш ефективними  напрямками використання електронних  технологій у традиційному діловодстві  є:

а) Підготовка документів з використанням електронних технологій – здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;

б) Електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір; актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа у системі традиційного діловодства;

в) Електронна реєстрація надходження документів у систему – передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм [11].

Електронний документообіг  дозволяє створити в організації  єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі  документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства [7]. Основа подібної інтеграції — надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів. Згаданий на схемі архів електронних документів формально не відноситься до документообігу. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Системи workflow – це системи, які регулюють правильність порядку виконання завдань з документами. Модифікацією даних систем є Business Process Management (BPM): вони дозволяють керувати процесами в динаміці – збирати і аналізувати статистику виконання діловодних процесів [5].

Створення і впровадження системи автоматизації діловодства  та документообігу спрямовано на досягнення таких цілей:

а) в галузі роботи з документами:

- забезпечення підвищення  оперативності і якості роботи  з документами, впорядкування документообігу, забезпечення контролю виконання;

- створення умов для  переходу від традиційного паперового  документообігу до електронної  без паперової технології;

- створення необхідних  умов для підвищення частки  інтелектуальної праці із змістового  опрацювання документів і зниження  витрат праці на рутинні операції;

- виключення дублювання  роботи із введення інформації  про документ на різних ділянках  роботи з ним;

б) в галузі контролю за виконавською дисципліною:

- забезпечення автоматизованого  контролю проходження документів  у підрозділах організації з  моменту їх одержання або створення до завершення виконання (відправлення або оформлення у справу), своєчасне інформування співробітників та керівництва про документ, які надійшли або створюються, виключення загублення документів;

- забезпечення випереджального контролю за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень та вказівок керівництва організації, оперативне одержання інформації про стан виконання і місцезнаходження документа;

- скорочення термінів  проходження і виконання документів;

в) в галузі організації  доступу до інформації:

- забезпечення централізованого  зберігання текстів документів, підготовлених у електронній  формі, їх графічних образів,  а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супроводжуючих документів) з можливістю організації логічного пов’язування документів, які відносяться до одного питання, і оперативного пошуку документів за тематичним набором реквізитів.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є:

а) можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

б) можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

в) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

г) економія паперу;

д) висока компактність архіву;

е) висока швидкість пошуку і одержання інформації;

ж) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації [7].

Однак кардинальні, революційні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності. Зокрема, введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами, що безперечно відіб’ється на скороченні кадрового складу в організації. Більш того, на думку М.В. Ларіна введення самого поняття «електронного документообігу» потребує розкриття його суті і розуміння в комплексі з такими поняттями, як електронне документування, електронний архів, архів електронних документів тощо [10]. Ні законодавчо ні методично не прописано саме такий комплекс системи автоматизації документообігу в організації. Тому говорити про швидкий та якісний перехід від традиційного документообігу до електронного в українських організаціях без чіткої продуманої нормативно-методичної бази ще зарано.

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК ОБ’ЄКТ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1. Особливості впровадження системи автоматизації документообігу

Вдосконалення бізнес-процесів має першочергове значення для підприємств, які бажають зберегти конкурентноздатність на ринку.

При організації електронного документообігу в організаціях та підприємствах ключовими компонентами є процесне та проектне управління, автоматизація канцелярії, комунікативне середовище. Співвідношення цих елементів є індивідуальним для замовників різних сфер діяльності.

Існують певні особливості  пропонованих рішень систем електронного документообігу для органів державної влади та управління, промислових підприємств, банків:

– для органів державного управління – системи опрацювання звернень фізичних та юридичних осіб, а також внутрішніх адміністративних регламентів;

– у банківській сфері  – затребувані архіви кредитних історій та інших даних про клієнтів;

– промислові підприємства потребують, перш за все, автоматизації внутрішнього документообігу.

Аналітичний огляд ринку  систем електронного документообігу, виконаний фірмою DSS Сonsulting [10], яка надає послуги у сфері управлінського та ІТ-консультування, засвідчив, що найбільше СЕД впроваджено у державному секторі (таблиця 2.1.)

Таблиця 2.1.

Впровадження систем електронного документообіу за 2008 р. за галузями

Впровадження системи  автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для:

– єдиного порядку  індивідуальної та спільної роботи з документами у підрозділах організації;

– об’єднання потоків  електронних документів між підрозділами організації;

– використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

– забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення форм і видів однакових документів.

Перед розгортанням системи  електронного документообігу і діловодства  необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій. Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями:

• тип організації,
• масштаби організації,
• річний обсяг документообігу на підприємстві,
• стиль управління і корпоративна культура організації,

За типом організації  виділяють:

– організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінського документообігу. При впровадженні СЕДО на промисловому підприємстві необхідно проаналізувати можливість і необхідність її інтеграції з автоматизованою системою управління, з системами автоматизованого проектування, іншими компонентами інформатизації діяльності;

– організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдінгів);

– організації, сферою діяльності яких є надання послуг і, відповідно, інтенсивне створення документів (юридичні, консалтингові фірми, видавництва та ін.). Основні проблеми полягають в тому, що:

- організації потрібні недорогі, але функціональні системи,

- організаційно відсутні  відділи інформаційних технологій, з якими необхідно взаємодіяти  для формалізації вимог до  системи. Необхідна участь компанії-консультанта, аналітикам якої доводиться взаємодіяти майже з усіма співробітниками організації-замовника;

- персонал виконує різноманітні завдання, які складно формалізувати.

– організації сфери підвищеної відповідальності. У сферах діяльності, пов’язаних з високою відповідальністю учасників технологічного процесу за результат (воєнна сфера, медицина) необхідно документувати кожен етап виконуваного процесу. СЕД повинна надавати можливість навіть через кілька років виконати аналіз дій, одержувати „зріз” дій на той момент часу [9, 11].

Можна виконати поділ  організацій за формою власності  на державні та комерційні:

– для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступенями. Необхідно враховувати також високі вимоги до забезпечення збереженості даних і обмеженню доступу. Для державних органів особливо характерний консерватизм співробітників, слабкий кадровий склад стосовно використання нових інформаційних технологій.

– великі комерційні підприємства. Наявні такі проблеми:

- проблема територіальної розподіленості, різнорідності окремих елементів структури, що є наслідком різнорідності організаційної структури і бізнес-процесів та інформаційної інфраструктури. Децентралізація управління, коли ключові питання вирішуються на місцях і не виносяться на рівень центрального апарату управління – це призводить до складності із впровадженням єдиних технологій;

- намагання співробітників фірм, певною мірою обізнаних із сучасними технологіями, приймати технологічні рішення. Це ускладнює роботу із впровадження і може викликати конфлікти;

- неготовність комерційних підприємств здійснювати стратегічні інвестиції у СЕД.

За масштабами організації  доцільно виділити (умовно) такі класи:

– невеликі (десятки-сотні  співробітників);

– середні (сотні –  тисячі співробітників);

– великі (десятки тисяч  співробітників).

Чим більше в організації  співробітників, тим складніше стають управлінські процеси, тим вище зацікавленість керівництва у впровадженні систем електронного документообігу.

Об’єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножини організацій різних типів:

– засоби масової інформації, архіви;

– малий офіс;

– міністерства, холдинги;

– комерційні фірми.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впровадження системи електронного документообігу.

Авторитарний стиль потребує жорсткої ієрархічної структури, суворої субординації, характеризується слабко вираженими зв’язками між підрозділами організації. При впровадженні систем електронного документообігу важливими є функції реєстрації документів та контролю виконавської дисципліни.

Демократичний стиль вирізняється значним ступенем делегування повноважень та відповідальності, замученістю співробітників до процесу управління. При впровадженні систем електронного документообігу потребує спільної роботи з документами, підтримка командної роботи, усунення бар’єрів між структурними підрозділами та ін.

2.2. Параметри впровадження системи електронного документообігу

Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу. Для систем документообігу основними параметрами є:

– обсяг документообігу;

– швидкість руху документів;

– вартість виконання  типових операцій над документами. Характеристика вищевказаних параметрів наведена в таблицях 2.2. – 2.4.

Таблиця 2.2.

Параметр 1. Обсяг документообігу

Продовження таблиці 2.2.

Таблиця 2.3.

Параметр 2. Швидкість руху документів

Продовження таблиці 2.3.

Продовження таблиці 2.3.