Проект стандарта организации "Управление записями"
СТО 1. 13 -2015
ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
Государственное бюджетное образовательное
учреждение
среднего профессионального образования
«Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции»
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему: ПРОЕКТ СТАНДАРТА ОРГАНИЗАЦИИ
«Управление записями»
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Выполнила студентка 9УК-41 Крючкова М. Н. ____
Проверил преподаватель Гужина Ю.А. ____
Санкт-Петербург
2015
РЕФЕРАТ
Пояснительная записка в курсовой работе содержит 11 страниц, 1 рисунок, 1 приложение, 6 используемых источников.
УПРАВЛЕНИЕ, ОБЩИЕ, ТРЕБОВАНИЯ, ДОКУМЕНТАЦИЯ, ВНУТРЕННЯЯ, ВНЕШНЯЯ, ЗАПИСИ
Целью курсовой работы является разработка проекта стандарта организации, устанавливающего общие требования к управлению записями. Предоставление свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества за счет ведения и поддержания в рабочем состоянии записей на основе достоверных фактических данных процессов фиксирование несоответствий, своевременное выявление причин несоответствий и осуществление корректирующих действий.
Областью
применения являются все
В
курсовой работе определены
Содержание
Введение
Целью
курсового проекта является разработка
проекта стандарта для предприятия ОАО
«Концерн « НПО «Аврора»
Данная тема актуальна потому, что служба стандартизации, действующая на предприятии, получила заявки от подразделений организации на разработку нового, необходимого для производства, проекта стандарта предприятия.
Началом международной стандартизации можно считать принятие в 1875 г. представителями 19 государств Международной метрической конвенции и учреждение Международного бюро мер и весов.
Стандартизация всегда служила мощным средством ускорения научно-технического прогресса, улучшения качества продукции, роста производительности труда, повышение эффективности производства. Неизменными были и остаются её основные задачи: разработка и утверждение национальных стандартов и государственных эталонов с целью повышения конкурентоспособности отечественной продукции, защиты окружающей среды, рационального использования ресурсов и предотвращения поступления на рынок недоброкачественных товаров.
С принятием Федерального закона «О техническом регулировании» национальные стандарты носят добровольный характер, предлагая производителю наиболее оптимальные пути реализации обязательных требований технического регламента. Отступив от стандарта, производитель сам должен доказать соответствие своей продукции техническому регламенту.
Роль стандартов в новой системе технического регулирования не ограничивается только формулированием доказательной базы соблюдения технических регламентов. Одной из целей стандартизации, установленных законом, было и остается повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.
ОАО «Концерн «НПО «Аврора» борется за повышение конкурентоспособности и качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг, поэтому стандарты на предприятии имеют очень важное значение.
Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.
Настоящий стандарт устанавливает порядок управления записями, необходимыми для подтверждения соответствия качества продукции, процессов и всей системы менеджмента качества в целом установленным требованиям.
Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.
Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений организации.
Разработка стандарта «Управление записями»
При разработке стандарта использовались ссылки на нормативные документы:
- ФЗ № 184 от 27.12.2002 «Федеральный закон о техническом регулировании»
- ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ИСО 9000:2005) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
- ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»
- ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
- ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений»
- ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системе менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
Целесообразность разработки стандарта
Проект стандарта организации Санкт-Петербургского Технического Колледжа Управления и Коммерции СТО 1.13-2015 Управление записями на Концерн “НПО” Аврора” разработан студенткой специальности “Техническое регулирование и управление качеством” Крючковой М. Н. на основании распоряжения преподавателя Санкт-Петербургского Технического Колледжа Управления и Коммерции
Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей СМК (далее – записи) и имеет целью предоставление объективных данных для демонстрации результативности анализа процессов и принимаемых мер коррекции СМК.
Сведения о соответствии проекта стандарта законодательству Российской Федерации и взаимосвязи с другими нормативными документами
Проект стандарта “Управление записями” удовлетворяет требованиям:
ФЗ № 184 от 27.12.2002 «Федеральный закон о техническом регулировании»
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ИСО 9000:2005) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений»
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системе менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности».
Разработка проекта СТО 1.13-2015 и его обсуждение заинтересованными лицами соответствует требованиям, изложенным в ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Национальные стандарты Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены.
Сведения о патентной чистоте проекта стандарта
Патентная чистота – юридическое свойство объекта техники (конструкции, машины, способа производства), заключающиеся в том, что он может быть свободно использован в данной стране без опасности нарушения действующих на территории этой страны патентов исключительного права, принадлежащих третьим лицам. Понятие “патентной чистоты” носит территориальный и временный характер. Чтобы избежать неприятностей в связи с нарушением патентов других лиц, очень важно до начала выпуска продукции проверять ее на “патентную чистоту” в отношении тех территорий, где предаётся её реализация. Объектами патентного права являются:
- изображение. В качестве изображения охраняется техническое решение в любой области, относящееся к продукту или способу (процессу осуществления действий над материальным объектом с помощью материальных средств);
- полезная модель. В качестве
полезной модели охраняется
- промышленный образец. В качестве промышленного образца охраняется конструкторское решение изделия промышленного или кустарно-ремесленного производства, определяющее его внешний вид;
- товарные знаки.
Проект стандарта разрабатывается на основании требований, содержащихся в международных стандартах и национальных стандартах Российской Федерации. Данные нормативные документы не являются объектами авторского права. Поэтому при разработке проекта стандарта никакие правила не нарушаются.
Сведения о консенсусе
Консенсус – достижение общего согласия всех заинтересованных сторон, разрабатывающих и потребляющих продукцию, по её качеству, экономичности, применимости, совместимости, взаимозаменяемости и безопасности.
Разработчик стандарта должен обеспечить доступность проекта стандарта заинтересованным лицам для ознакомления. Проект стандарта рассылается всем заинтересованным лицам, а именно:
- Концерн “НПО «Аврора”;
- Санкт-Петербургскому Техническому Колледжу Управления и Коммерции.
Представители данных подразделений, рассмотрев данный проект стандарта, подготовили соответствующие отзывы и написали их разработчику в течение одного месяца. Он доработал проект стандарта с учётом поступивших в письменной форме замечаний и организовал обсуждение проекта стандарта в виде совещаний представителей структурных подразделений.
На
основе результатов обсуждения
заинтересованными лицами
В этом документе руководитель организации устанавливает дату введения стандарта в действие с учётом времени, которое необходимо затратить для проведения организационно-технических мероприятий, в том числе для опубликования стандарта, обеспечения его доступности заинтересованным лицам и завершения устранения противоречий между утверждёнными и действующими стандартами.
Также
устанавливается порядок
Требования
стандарта организации
Кодирование информации
В проекте стандарта кодированию подлежит обозначение стандарта (рисунок 1).
СТО 1. 13 - 2015
Порядковый номер по списку
Рисунок 1. Обозначение стандарта
Заключение
Результатом
курсовой работы является
Для
улучшения понимания стандарта
были введены следующие разделы
При
разработке проекта стандарта
соблюдены требования Федеральн
Проект стандарта организации учитывает
все требования заинтересованных сторон.
Список используемых источников
- ФЗ № 184 от 27.12.2002 «Федеральный закон о техническом регулировании»
- ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ИСО 9000:2005) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
- ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»
- ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
- ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений»
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системе менеджмента
качества. Рекомендации по улучшению
деятельности».
Приложение А
(обязательное)
КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
ГОСУАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ «САНКТ-
СТАНДАРТ
СТО 1.13-2015
ОРГАНИЗАЦИИ
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
Санкт-Петербург
Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции
2015
ПРЕДИСЛОВИЕ
«Цели и принципы
- РАЗРАБОТАН Студенткой группы 9УК- 41 Крючковой Мариной Николаевной
- УТВЕРЖДЁН Преподавателем Гужиной Юлией Александровной
- ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
© ТКУиК, 2015
Настоящий
стандарт не может быть
Содержание
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Управление записями
Дата введения – 2015-03-18
Область применения
- Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей СМК (далее – записи) «Концерн «НПО «Аврора» и его филиалов (далее - Организация) и имеет целью предоставление объективных данных для демонстрации результативности анализа процессов и принимаемых мер коррекции СМК.
- Требования настоящего документа охватывают записи, необходимые для предоставления свидетельств соответствия функционирования СМК установленным требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008 ( ИСО 9001:2008).
- Требования стандарта обязательны для исполнения работниками всех отделов (подразделений) Организации.
Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на документы:
ФЗ № 184 от 27.12.2002 «Федеральный закон о техническом регулировании».
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ИСО 9000:2005) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений»
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системе менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
Термины, определения и сокращения
В настоящем стандарте использованы термины
анализ : Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей
высшее руководство: Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей
данные: Равнозначные понятия записей и отчетных данных, применяемых в качестве отчетных документов.
дело: Совокупность документов (или отдельных документов, относящихся к определенному вопросу или сфере деятельности организации), подшитая в отдельную обложку.
документ: Информация, представленная на соответствующем носителе
Документы СМК - Комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования СМК и подтверждения требуемого качества продукции (услуги) и эффективности функционирования СМК
журнал : Документ составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, входящих и исходящих документов.
запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
идентификация: Отождествление, установление соответствия, совпадения
копия документа: Экземпляр документа СМК, идентичный по содержанию и статусу подлиннику и предназначенный для использования в практической деятельности, выполненный любым способом репрографии (размножения и копирования)
корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации
несоответствие: Невыполнение требования
пересмотр документа: Внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа
предупреждающее действие: Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации
прослеживаемость: Возможность проследить историю, применение или местонахождение того, что рассматривается
процесс: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы
результативность: Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов
- Сокращения
В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:
ОРД - организационно-
ИСО - международная организация по стандартизации;
ПРК - представитель руководства по качеству;
СМК - система менеджмента качества;
СТО - стандарт организации;
ФГУ - федеральное государственное учреждение.
5 Общие положения
5.1 Управление записями о качестве — это комплекс работ по систематическому и постоянному обеспечению предприятия всеми необходимыми записями о качестве выпускаемой продукции (услуги) и функционированию СМК в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008)
5.2 Процесс «Управление записями» включает следующие этапы (блок-схема процесса «Управление записями» приведена в приложении А):
- ведение записи;
- идентификация;
- хранение, определение сроков хранения, защита;
- восстановление записи (при необходимости);
- сохранение;
- изъятие и аннулирование записей.
5.3 Анализ записей обеспечивает своевременное принятие корректирующих мероприятий по улучшению качества выпускаемой продукции (услуги).
5.4 Соблюдение условий объективности и достоверности записей позволяет:
- предупреждать и исключать поставку потребителю продукции (услуги), не отвечающей установленным требованиям;
- своевременно предпринимать предупреждающие и корректирующие действия по устранению потенциальных и выявленных несоответствий;
- уменьшать непроизводительные расходы Организации и потребителя, связанные с поставкой несоответствующей продукции (услуги);
- реализовать политику и цели Организации в области качества в соответствии с планируемыми сроками;
- удовлетворять требования и запросы потребителей.
5.5 В любой период хранения (и в рамках текущего делопроизводства, и при хранении в архиве) записи могут быть использованы для целей улучшения процессов и систем, анализа данных, анализа СМК со стороны высшего руководства.
5.6 Все записи в Организации ведутся и хранятся в бумажном и/или электронном виде. Достоверность зарегистрированных данных подтверждается подписью работника, имеющего соответствующие полномочия. Записи должны находиться в управляемых условиях и защищены от утери, порчи и несанкционированного использования.
5.7 Ведение записей в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего стандарта позволяют идентифицировать и персонифицировать записи.
6 Управление записями СМК
6.1. Идентификация записей
6.1.1 Для идентификации каждая запись в Организации имеет:
- наименование и/или идентификационный номер, позволяющие отнести их к определенному объекту деятельности Организации (продукции (услуги), процессу);
- дату оформления;
- подпись работника, осуществившего запись и указание его ФИО.
6.1.2 Классификация записей на бумажном носителе производится с помощью:
- идентифицируемого номера дела в соответствии с номенклатурой дел отдела (подразделения);
- отметкой для входящей корреспонденции;
- отметки «В дело…» с датой и подписью уполномоченного работника.
6.1.3 Классификация записей (файлов) на электронном ресурсе производится с помощью:
- наименования каталога, в составе которого хранится запись (файл);
- названия файла и расширения к нему;
6.1.4 Необходимые полномочия в отношении управления записями в электронном виде обеспечиваются с помощью логина и пароля, которые назначаются системным администратором ресурса, на котором хранятся каталоги, файлы.
6.1.5 Для регистрации записей используются различные формы (журналы, протоколы, отчеты, электронные ресурсы и др.), которые приводятся в соответствующих документах СМК. Записи должны быть четкими, идентифицируемыми и восстанавливаемыми, для чего следует:
- писать разборчиво;
- не допускать шифрованных пометок;
- расшифровывать используемые сокращения и подписи;
- использовать предусмотренные формы, заполнять все указанные графы.
6.1.6 Состав записей устанавливает разработчик при разработке документов СМК с обязательным указанием работника, ответственного за ведение записи, срока хранения.
6.1.7 Требования к ведению записей изложены
в настоящем стандарте, организационно-
6.1.8 Примерный перечень записей приведен в приложении Б.
6.1.9 Пример процесса управления записями СМК Организации, включающий в себя определение сроков хранения записей, работников, ответственных за ведение и контроль ведения записей приведен в приложении В.
5.2 Хранение записей, определение сроков хранения записей и их защита
6.2.1 Место нахождения записей в отделе (подразделении) устанавливает его начальник с учетом максимальной управляемости процесса в каждом конкретном случае отдельно.
6.2.2 Начальник отдела (подразделения) отвечает за ведение записей на бумажном носителе в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.3 Записи, относящиеся к одному процессу, теме, работе, вопросу хранятся сгруппированными в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4 Записи могут быть направлены в дело только после их анализа начальником отдела (подразделения).
6.2.5 Номенклатурой устанавливаются сроки хранения дел. Установленные сроки хранения и их соблюдение являются объектом проверки при осуществлении внутренних аудитов СМК.
6.2.6 Записи в электронном виде хранятся на персональных компьютерах исполнителей и в ресурсах локально-вычислительной сети Организации. Ответственность за хранение и организацию доступа к записям на электронном носителе на сервере возложена на системного администратора, при этом обеспечивается:
- доступность записей любому уполномоченному работнику;
- средства максимально полного восстановления данных (дублирование, резервное копирование).
