Проектирование АРМ отдела PR и рекламы

Государственный комитет Российской Федерации по высшему  образованию

Ивановский  государственный  университет 

Экономический факультет

Специальность 3514 «Прикладная информатика  в экономике»

Кафедра “Информационные  технологии в экономике  и организация  производства” 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

по  дисциплине «Проектирование  информационных систем»

на  тему «Проектирование  АРМ отдела PR и рекламы» 
 
 
 

Выполнила: студентка УЗО 5 курса, 3 года обучения

спец. «Прикладная информатика в экономике» на базе с/с образования

Кудряшова Е.Н. 

Руководитель:

Ст. преподаватель Крумгант С. Л. 
 
 
 
 
 
 

Иваново 2007

      Содержание 

Приложение 1. Структура НПО «Консультант»…………………….....50

Приложение 2. Технологический процесс обработки информации......51

Приложение 3. Структура диалога……………………………………...53

ВВЕДЕНИЕ

     В современных условиях немаловажное воздействие на потенциального покупателя оказывает реклама. Меняющиеся рыночные условия и требования клиентов требуют изменения подхода к организации маркетинга в компании и применения новых инструментов рекламы.

     Для поддержания своей конкурентоспособности  в условиях рыночной экономики организация  должна учитывать множество моментов, в частности, спроса на свою продукцию, продукцию конкурирующих фирм и ценовую политику. При этом правильно выбранный вид рекламы может положительно сказаться на прибыли и рентабельности организации Эффективное управление рекламой постепенно становится основной стратегией успешного существования и дальнейшего развития современных компаний в условиях усиления конкуренции, повышения требований клиентов к качеству предлагаемых продуктов, услуг и уровню сервиса, а также появления новых технологий взаимодействия с клиентами и функционирования подразделений компании.

     В качестве объекта управления выбран отдел PR и рекламы. Основными задачами этого отдела являются продвижение на рынке товаров и услуг всех направлений деятельности компании, а так же  поддержание имиджа компании, поддержание эффективной системы взаимодействия с государственными органами, научными, учебными, просветительскими учреждениями, общественными организациями, фирмами - поставщиками и посредниками, СМИ и рекламными агентствами, создание эффективных PR  и рекламных кампаний.

     В настоящее время основной проблемой  для всех организаций и предприятий  является обостряющаяся конкуренция, что затрудняет продвижение товаров  на рынке и поддержание имиджа фирмы на высоком уровне. В условиях обостряющейся конкуренции, в условиях сжимающегося рынка, идеология и технологии PR являются мощным оружием конкурентной борьбы.

     Сотрудники  отдела PR и рекламы, при выполнении своих задач, сталкиваются со следующими проблемами:

1. Большая трудоемкость обработки информации. Через отдел ежедневно должны проходить большие объемы информации, которые необходимо обработать, чтобы принять правильные управленческие решения. Такая обработка занимает очень много времени.
2. Несовершенство обработки информации. В силу каких-либо объективных и субъективных причин специалист отдела при ручной обработке информации может допустить ошибки и в результате недостоверная информация будет использована для принятия решения.
3. Дублирование информации. Одна и та же информация зачастую требуется при выработке различных документов. Применение вычислительной техники позволит реализовывать принцип «Однократный ввод данных и многократное их использование»
4. Низкая оперативность реализации запросов, снижающая качество управления объектом.
5. Необходимость долговременного хранения справочной информации. С применением вычислительной техники справочная информация не только может длительное время хранится, но и без особых проблем обновляться.
6. Несовершенство сбора и регистрации исходной информации. Для устранения этих недостатков необходима автоматизация .

     Целью данного курсового проекта является разработка проектных решений, их технико  – экономическое обоснование, а  так же рассматриваются вопросы  совершенствования управления отделом  PR и рекламы, что безусловно является актуальным в настоящее время.

     Для реализации поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• Изучив информационные потребности работников фирмы, определить направления, которые необходимо автоматизировать.
• Сформировать формы входных и выходных документов.
• Обосновать выбор программного и информационного обеспечения, а так же технических средств, необходимых для применения.
• Разработать алгоритмы решения задач в целях автоматизации сбора, обработки и выдачи информации в нужной форме.

     Настоящий курсовой проект содержит аналитическую и проектно – расчетную  части.

     В аналитической части дается описание объекта, рассматриваются как внутренние, так и внешние информационные взаимосвязи объекта.

     В проектной части выполняется  постановка и алгоритм решения комплекса задач.

     Внедрение разработанной концепции привело  к совершенствованию организации  труда работников отдела маркетинга, повышению конкурентоспособности  предприятия за счет повышения качества и оперативности работы с клиентами  и, соответственно, к увеличению доходности объекта исследования.

         В заключении подведены итоги  работы и сделаны выводы.  
 
 
 
 
 
 
 
 

1. АНАЛИЗ ОТДЕЛА PR И РЕКЛАМЫ НПО «КОНСУЛЬТАНТ»

1.   Характеристика и анализ отдела PR и рекламы НПО «Консультант»

          Научно-производственное объединение «Консультант», являющееся объектом автоматизации, образовалось в июне 1997 года, отделившись от своего родоначальника – научно-производственного кооператива «КАИСа» (Комплексные автоматизированные информационные системы), основной деятельностью которого были разработки разного рода программного обеспечения:

• создание автоматизированных рабочих мест;
• разработка и автоматизация комплексных систем учета и обработки информации на предприятиях различных отраслей;
• оптимизация существующих программных модулей с учетом нужд конкретного заказчика.

          В 1994году было принято решение  о создании нового подразделения,  основным видом деятельности  которого явилось распространение  и обслуживание программ московских  разработчиков -  справочных правовых  систем Семейства КонсультантПлюс.

          Системы Семейства КонсультантПлюс  – это  обновляемые базы  данных, которые включают в себя  все законодательство Российской  Федерации: от основополагающих  документов, затрагивающих интересы  всех предприятий и граждан, - до ведомственных и узкоотраслевых актов, регулирующих деятельность отдельных категорий предприятий и граждан. Сотни тысяч специалистов пользуются справочными правовыми системами КонсультантПлюс. С ними работают в Администрации Президента, в Правительстве, в Государственной Думе, в министерствах и ведомствах, в сотнях налоговых инспекций и таможенных постов, ВУЗах и банках, на предприятиях всех форм собственности и направлений деятельности по всей России. Для сотен тысяч российских специалистов марка КонсультантПлюс неразрывно связана с понятием надежного информационно - правового обеспечения.

          Всего в справочные системы  КонсультантПлюс входит более  1000000 документов. Сегодня это крупнейший  информационный банк, который может  быть передан пользователю. При этом системы КонсультантПлюс, благодаря отсутствию технологических ограничений могут  включать огромные объемы новой информации. Каждый месяц в системы  передается до 8 000 новых документов.

          В 1997 году  в НПК «КАИСА»  произошло выделение данного  направления  деятельности, образовалось новое юридическое лицо. Фирма ЗАО «Научно-Производственное Объединение  Консультант» (ЗАО «НПО Консультант»),  является региональным информационным центром №224 от ЗАО «НПО ВМИ» города Москвы. Работа с ним осуществляется на договорных дистрибьюторских началах. Фирма ЗАО «НПО Консультант» успешно действует на местном рынке, уверенно лидирует и является единственным распространителем данного класса систем в регионе.

     Структура управления ЗАО «НПО Консультант» представлена в приложении 1.

          Эксклюзивным продуктом НПО «Консультант»  является справочная правовая  система КонсультантПлюс:ИвановскийВыпуск. Данный программный продукт целиком и полностью создается в отделе регионального законодательства НПО «Консультант», включает в себя все документы, которые принимаются в Ивановской области. На данный момент справочная правовая система КонсультантПлюс:ИвановскийВыпуск содержит 12000 документов.

          Кроме партнерства с общероссийским  «КонсультантПлюс» региональная  компания вплотную занялась собственными проектами. Сейчас в портфеле  ЗАО «НПО Консультант» четыре стратегических, самостоятельных проекта: информационные услуги, разработка и внедрение систем учета и управления предприятием, поставка и сервисное обслуживание офисной техники, консалтинг и аудит. При этом все направления деятельности компании являются одинаково важными, интенсивно развиваются. 
     Корпоративная информационная система «Восточный экспресс» - авторская разработка коллектива, сотрудников отдела перспективных разработок. В отличие от других информационных систем - это полностью объектно-ориентированная система масштаба предприятия. В качестве примера, показательны результаты сотрудничества ЗАО «НПО Консультант» и АО «Родники – Текстиль». Внедрение в АО «Родники – Текстиль» системы автоматизированного учета, анализа и управления стало предпосылкой для повышения конкурентоспособности продукции предприятия. А по оценке самих текстильщиков, "Восточный экспресс" помогает в вопросах финансового оздоровления, для решения нетиповых задач. На разработку «Восточного экспресса» ушло 7 лет. И вся эта работа инвестировалась за счет собственных средств. 
      Для успешного решения технических вопросов и обеспечения всесторонней технической поддержки в 1997 году, было принято решение о развитии нового направления деятельности фирмы - продажа и обслуживание компьютерной и офисной техники. Коллектив предприятия пополнился группой специалистов по компьютерной технике – инженерами-электронщиками, техниками, системными программистами.

          В настоящее время можно выделить  следующие направления деятельности  НПО «Консультант» : оказание  информационного сервиса с помощью  справочно-правовых систем «КонсультантПлюс»,  систем «1С», антивирусных программ  «Антивирус Касперского», «Dr. Web»; поставка компьютерной и другой оргтехники, а также комплектующих и расходных материалов к ней, ремонт и обслуживание компьютерной и другой оргтехники, разработка и внедрение системы корпоративного учета деятельности предприятия «Восточный Экспресс». Направления деятельности НПО «Консультант»  представлены на рисунке 1.

      Рис. 1. Направления деятельности НПО «Консультант» 

          Следует отметить, что шесть лет  назад в компании насчитывалось  всего 17 человек,  сегодня в  фирме занято более 130 сотрудников. Открыты представительства по области – в таких городах как Шуя, Кинешма, Вичуга и Тейково. В марте 2003 года  в центре г. Иваново открылся второй компьютерный салон.

          В 2003 году было принято решение о создании отдела PR и рекламы, основными задачами которого стали поддержание имиджа фирмы, а так же эффективное взаимодействие со всеми государственными органами, научными, учебными, просветительскими учреждениями, общественными организациями, фирмами поставщиками и посредниками, СМИ и рекламными агентствами.

         НПО «Консультант» ведет деятельность  в нескольких направлениях, и  у каждого из них существует  своя специфика. Соответственно  рекламные кампании очень разнообразны, существуют как проекты, продвигающие  какое-либо  отдельно взятое направление, так и проекты, направленные на поддержание имиджа фирмы в целом. Каналы передачи рекламных сообщений также чрезвычайно разнообразны – это пресса, радио, телевидение, наружная реклама и др.

          Рассмотрим подробнее основные  задачи, стоящие перед отделом рекламы и PR фирмы НПО «Консультант», а так же его структуру.

          Основными задачами отдела рекламы  и PR  НПО «Консультант» является создание и поддержание эффективной системы взаимодействия с государственными органами, научными, учебными, просветительскими учреждениями, общественными организациями, фирмами поставщиками и посредниками, СМИ и рекламными агентствами, создание эффективных PR  и рекламных кампаний.

          Отдел PR и рекламы находится в информационной взаимосвязи с другими отделами компании, а так же с прочими структурами внешне среды. Схема информационных взаимосвязей отдела PR и рекламы с внешней средой представлена на рисунке 2 .

     Рис.2 Информационные взаимосвязи отдела  PR и рекламы с внешней средой 

     Обмен данными и информацией ведется со всеми отделами НПО «Консультант», а так же с элементами микросреды, которую образуют : клиенты (потенциальные и фактические) компании, контактные аудитории, маркетинговые посредники, конкуренты и поставщики. Влияние факторов внешней среды происходит как на отдел непосредственно, так и на всю компанию в целом.

     Организационная структура отдела PR и рекламы представлена на рисунке 3.

     Отдел рекламы и PR  фирмы «Консультант» включает руководителя отдела и трех сотрудников: специалиста по связям с общественностью и рекламе,  и специалиста по работе с учебными заведениями и общественными организациями, специалиста по рекламе.

     Функции руководителя отдела PR и рекламы  НПО «Консультант»:

1. Рекламное и PR- обеспечение деятельности компании

• Подготовка и проведение рекламных и PR – кампаний

• Разработка всех типов рекламных и PR – материалов
• Сотрудничество и развитие отношений со СМИ.

Рис. 3 Структура отдела PR и рекламы НПО «Консультант»

2. Решение организационных и технических вопросов взаимодействия НПО «Консультант» с внешними организациями.
3. Информационные обмены внутри компании.
4. Координация сотрудничества компании «Консультант» с учебными, научными заведениями и библиотеками.
5. Подготовка и обновление информационных материалов в разделе «О фирме» на сайте компании.
6. Ведение на сервере раздела «Пресса».
7. Анализ статистики посещений сайта www.consultant.tpi.ru.
8. Анализ сайтов конкурентов.
9. Ведение ленты новостей.
10. Анализ и сравнение и PR- материалов конкурентов.
11. Оценка эффективности рекламных кампаний.
12. Контроль за размещением рекламы  в СМИ
13. Изучение СМИ
14. Контроль за выходом рекламных и и PR- материалов в СМИ.
15. Ведение архива

     Функции специалиста по связям с общественностью  и РR:

1. Подготовка и проведение рекламных и PR – кампаний
2. Решение организационных и технических вопросов взаимодействия компании «Консультант» с внешними организациями, информационные обмены внутри компании.
3. Организация  участия в выставках, ярмарках, конференциях, семинарах.
4. Подготовка и обновление информационных материалов в разделе «О фирме» на сайте компании.
5. Анализ статистики посещений сайта www.consultant.tpi.ru.
6. Анализ сайтов конкурентов.
7. Анализ и сравнение и PR- материалов конкурентов.
8. Контроль за выходом рекламных и и PR- материалов в СМИ.
9. Актуализация  информационного  наполнения  и дизайна сайта фирмы «Консультант» www.consultant.tpi.ru.

     Функции специалиста по работе с учебными заведениями  и общественными  организациями.

1. Сотрудничество учебными заведениями города и области.
2. Организация и проведение   занятий   по   обучению   работе    с    системами КонсультантПлюс  студентов  и  преподавателей  учебных  заведений, сотрудников органов власти и управления, библиотек и т.д.
3. Сотрудничество с библиотеками города и области.
4. Сотрудничество  с  учебными  центрами и другими структурами, занимающимися повышением квалификации  преподавателей, бухгалтеров, юристов и руководителей.
5. Подготовка и проведение PR-кампаний, направленных на поддержание имиджа НПО «Консультант»

     Функции специалиста по рекламе.

1. Подготовка и проведение рекламных и PR – кампаний.
2. Разработка всех типов рекламных и PR – материалов.
3. Анализ и сравнение и PR- материалов конкурентов.
4. Оценка эффективности рекламных кампаний.
5. Размещением рекламы  в СМИ.
6. Изучение СМИ.
7. Контроль за выходом рекламных и и PR- материалов в СМИ.
8. Обновление рекламных стендов НПО «Консультант»
9. Ведение архива рекламных материалов.
10. Сбор первичной информации.
11. Разработка и заказ рекламных материалов.

          Важно отметить, что отдел оснащен  всей необходимой техникой, для  ведения качественной работы: компьютерами, цветным струйным принтером с возможностями фотопечати, цифровой видеокамерой, диктофоном и др.  Все специалисты опытные пользователи ПК, владеют навыка. Основная задача информационной технологии на объекте состоит в максимальном удовлетворении нужд отдела PR и рекламы в получении полной, своевременной, достоверной и точной  информации и принятии управленческих решений. К основной характеристике информационных технологических процессов можно отнести их тесную взаимосвязь с внешней средой и влияние на информационно – технологические процессы других подразделений.

          На первых этапах организации  работы отдела PR и рекламы входная информация регистрировалась вручную.  Собранные данные записывались в журнал, публикации прессы, прайс-листы на продукцию и услуги, требуемые в работе, складывались по разделам в папки, сведения, планы и отчеты хранились в разрозненных файлах. Информацию каждый месяц предполагалось обновлять. Это приводило к огромным затратам времени. Автоматизация деятельности специалистов отдела приводит к тому, что учет поступающей информации будет осуществляться с помощью организации баз данных на машинных носителях информации.

     Состав  и структура выходных форм документов и файлов определяется требованиями решаемых в системе задач, выбранным комплексом технических средств, действующими на объекте формами документов. При проектировании документации обязательно учитываются типовые, специализированные и установленные государственными и отраслевыми стандартами формы документов. Выходная документация может быть  представлена как в форме видеокадра, так и на бумажном носителе в результате распечатки на принтере. При необходимости она может передаваться по сети, как локальной, так и глобальной.

          Исходная информация может поступать на бумажных носителях, по телефону, по сети, на гибких магнитных дисках, и соответственно вноситься в базу данных вручную, либо копируется с  магнитного носителя. В основном это информация непосредственно о клиентах: наименование, все банковские реквизиты, а также имеющиеся в его распоряжении дистрибутивы. К исходной информации относятся и данные об информационном обслуживании, вызовы в связи с неполадками и другими вопросами.

     Сбор  информации осуществляется сотрудниками отдела рекламы и PR.

     Несмотря  на обилие и разнообразие современных технических средств по передаче данных, все еще немаловажную роль играют устная речь и телефонные аппараты.

          Информация, которая поступает в   отдел по  происхождению подразделяется  на:

• внешнюю; 
• внутреннюю;
• нормативно-справочную.

          Любой отдел получает исходную  информацию в виде документов  на бумажном носителе, речевой  информации, по электронной почте,  поэтому процесс сбора вплотную  связан с процессами ввода  информации в ЭВМ и контроля  ее достоверности. Вся внешняя информация подвергается сначала визуальному контролю на достоверность и вводится в ЭВМ, после чего происходит логический, арифметический и другие виды контроля. В случае обнаружения ошибки система выдает соответствующее сообщение.

       Внутренняя и нормативно-справочная информация также может быть представлена в виде документов на бумажном и машинном носителе. Сбор внутренней и нормативно-справочной  информации осуществляется путем составления запроса к базе, где хранится соответствующая информация. После этого СУБД обрабатывает запрос, и результаты отправляет пользователю.

          Чаще всего первичные документы  вводятся с клавиатуры вручную.  Для этого разрабатываются специальные  формы. Ввод с клавиатуры, конечно  максимально облегчен благодаря  заданному формату реквизита и возможности выбора необходимых данных из справочника, а для облегчения ввода повторяющихся реквизитов обеспечивается автоматическое запоминание и подстановка информации в необходимые поля, что не только облегчает работу оператора, но и сокращает дублирование информации.

          Состав и объемы передающейся  информации обусловлены информационными  потребностями взаимодействующих  структурных подразделений и  требованиями информационной безопасности.

          Процесс передачи информации  на объекте ведется в соответствии со сложившимися информационными потоками. Причем состав и объемы информации, передающейся внутри предприятия, обусловлены информационными потребностями взаимодействующих структурных подразделений и требованиями информационной безопасности. Информация может передаваться как по внутренним информационным каналам (локальные сети), так и через внешние информационные каналы ( почтой, телеграфом, при помощи факсимильной связи или через глобальную сеть Internet).

          Технологическая  схема процесса  обработки информации включает в общем следующие этапы:

1. Ввод в ЭВМ;
2. Программный контроль;
3. Редактирование и включение в базу данных;
4. Хранение информации в базе данных;
5. Обработка (решение задачи);
6. Защита и восстановление информации;
7. Выдача результатов.

          Информация, которая стоит на  выходе может быть конечной  или служить входной для других  информационных технологий. В общем  виде, выходная информация подразделяется  на:

• решения (текущие, стратегические и т.д.);
• отчетность о результатах проделанной работы;
• справочная информация;
• аналитическая.

     При реализации процесса выдачи информации на объекте используются следующие  способы:

• вывод информации на дисплей пользователя;
• вывод информации на печать
• вывод информации на магнитный носитель.

2.   Обоснование целесообразности автоматизации функций

          Необходимость использования современных   информационных технологий объясняется   с одной стороны, резким увеличением  объёма информации и усложнением  организации управления, а с другой – низкой производительностью управленческого персонала и ограниченностью людских ресурсов. Повышение производительности управления и создание системы управления, адекватной возрастающим потребностям и новым задачам развития производства, возможно лишь на основе автоматизации.

          Для обеспечения своей конкурентоспособности  необходимо быстро и адекватно  реагировать на изменения, происходящие  во внешнем мире, и уже сообразно  им строить преобразования внутри  организации. Разумеется, что  коммерческая деятельность имеет мало шансов быть эффективной, если фирма не учитывает постоянно растущих возможностей современных информационных технологий. Организация, игнорирующая повышение роли информационного обеспечения, в управленческой сфере теряет возможности полного использования своих ресурсов.

          Сотрудники отдела PR и рекламы, при выполнении своих задач, сталкиваются со следующими проблемами: