Проектирование автоматизированной информационной системы

4

Введение

Непрерывный рост масштабов общественного производства, его концентрация, специализация и кооперирование усложняют и затрудняют процесс управления, вызывают рост потоков экономической информации. Важнейшим средством повышения уровня руководства народным хозяйством, совершенствования экономической работы являются всесторонняя механизация и автоматизация управленческого труда, применение вычислительной техники на всех стадиях сбора, передачи и обработки экономической информации. Использование средств вычислительной техники обеспечивает повышение качества экономической информации, ее точности, объективности, оперативности и, как следствие этого, возможность принятия своевременных решений по совершенствованию производства.

Качество и эффективность работы бухгалтерии во многом зависят от умения бухгалтера со знанием дела выполнять свои обязанности и при этом делать свою работу с наименьшими затратами времени. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учёта обработка данных о хозяйственных операциях легко проследить по бумажным носителям информации - распоряжениям, поручениям, счетами и учётными регистрами, журналами учёта, главной книге. Точно такие же документы используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров для индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высокоэффективных устройств её хранения и поиска, современных информационных сетей (INTERNET) и просто локальных сетей внутри хозяйства, а так же средств связи, даёт возможность в будущем перевода всего бухгалтерского учёта и управления на электронно-вычислительную технику. Однако сегодняшний анализ службы информационного обеспечения с/х и производственных предприятий  в нашей стране показывает, что возможности ЭВМ пока используются недостаточно полно. Хотя всё шире микропроцессорные ЭВМ используются в хозяйствах (устанавливаются на складах, в бухгалтерии предприятия, при обработке первичной документации и получения результатных документов), но уровень пользователей на данный момент ещё низок. На многих сельскохозяйственных предприятиях ЭВМ не применяются из-за того, что никто из специалистов не имеет навыков работы с компьютером, что вызвано, прежде всего, недавним появлением компьютеров иностранного производства на рынке России.

Задачами данной курсовой работы является:

      Изучение существующей информационной системы на предприятии;

      Проектирование АИС;

      Расчет экономической эффективности с учетом стоимости  программных продуктов и технических средств.

Поэтому цель данной курсовой работы – это проектирование автоматизированной информационной системы, а именно  автоматизации в области учета поступления основных средств. Объектом исследования служит СПК «Ленин Cюрес» Игринского района.

Обзор литературы

В настоящее время в библиотеках и в магазинах представлен огромный выбор книг, журналов, газет, касающихся проблемы автоматизации и внедрения ЭВМ на предприятиях. И нет затруднения поиска литературы. Проблема одна – это выбор нескольких, наиболее подходящих для данной темы книг и журналов.

Для курсовой работы были выбраны следующие источники.

Учебник Васькина Ф.И. и Барановского Н.Т. «Автоматизированная обработка экономической информации» является незаменимой при рассмотрении вопросов теории и практики автоматизации. Особое внимание авторы уделяют реализации информационных технологий решения задач планирования, учёта и экономического анализа деятельности сельскохозяйственных предприятий с использованием ЭВМ в структуре АРМ бухгалтера. Авторы считают, что «важнейшим и приоритетным направлением в развитии общественного производства является компьютеризация народного хозяйства и развивающаяся на этой основе комплексная автоматизация, в т. ч. автоматизация процесса обработки информации»[2,с. 5].

Книга Важова А.Я. «Бухгалтерский учёт при автоматизированной системе информационного обеспечения с/х», где авторы освещают вопросы организации при автоматизированной системе информационного обеспечения с/х. Здесь показаны место и роль бухгалтерского учёта в системе, влияние использования ЭВМ на методы бухгалтерского учёта. Изложены вопросы организации автоматизированных рабочих мест, баз и банков данных на различных уровнях управления[4, с.7].

Пизенгольц М.З. в книге  «Бухгалтерский учёт в с/х» описал вопросы, связанные с автоматизированной обработкой данных экономической информации по учету основных средств. Особое внимание уделяется кодированию информации, первичным и результатным документам, способом их составления и применения[9, с.13].

В статье А. Голубцова, опубликованной в журнале «Бухгалтерский учёт», описаны основные проблемы, возникающие при внедрении ЭВМ, описаны пути их решения. Особое внимание автор уделяет выбору пакетов прикладных программ. В журнале «Бухгалтерский учёт» в статьях описываются бухгалтерские программы, которые пользуются наибольшим спросом у российских потребителей. На первом месте стоит 1С: «Бухгалтерия»[6, с.76].

Наиболее новую и ценную информацию содержат журналы «Бухгалтер и компьютер». В нём всегда можно найти массу полезной информации для предприятий, использующих автоматизированный учёт, и для тех, кто только приступает к этому. В данном издании широко описан круг проблем автоматизации бухгалтерского учёта в целом, даются практические требования по использованию пакетов программ, описывается их работа, даются их характеристики, практические советы по устранению ошибок. Кроме того, в журнале всегда представлены новинки компьютерных программ и их описание.

В пособии Чистова В.Д. рассматривается настройка бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 7.7» для каждого участка бухгалтерского учета показаны наиболее типичные хозяйственные ситуации, возможные варианты их отражения в программе.

2. Проектирование информационной базы по учету основных средств.

2. 1 Краткая характеристика предприятия и условия его хозяйствования

      СПК «Ленин Сюрес» образован в 1959 году в д. Кабачигурт. На территории СПК проживает 1558 человек, в т. ч. трудоспособного населения 772 чел., из них занято в хозяйстве  458 человек.

         Территория СПК «Ленин Сюрес» расположена в 8 км. северо-восточней районного центра п. Игра и в 100 км. от  республиканского центра г. Ижевска. До ближайшей железнодорожной станции Игра 10 километров.

    Сельскохозяйственный производственный кооператив «Ленин Сюрес» Игринского района Удмурсткой республики, создан гражданами на основе добровольного членства для совместной деятельности по производству, переработке и сбыту сельскохозяйственной продукции, а также для выполнения иной, не запрещенной законом деятельности, основанный на их личном трудовом участии и является правопреемником ТОО «Ленин Сюрес».

         СПК в своей деятельности руководствуется уставом, законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики и иными обязательствами для исполнения актами законодательных и исполнительных органов власти.

В СПК «Ленин сюрес» используется матричная структура управления, которая является наиболее эффективной на сельскохозяйственных предприятиях.

         Отдельными структурными подразделениями СПК управляют руководители проектов ( Зав. Фермой, начальник РММ и т.д.), которые находятся в непосредственном подчинении председателя, в тоже время техническое и технологическое руководство этими подразделениями осуществляется специалистами ( гл. зоотехник, гл. инженер,..) и в тоже время они подотчетны гл. бухгалтеру, гл. экономисту. Данная структура является гибкой и позволяет своевременно реагировать на изменение внешней среды.

Хозяйство имеет  скотоводческую специализацию молочно- мясное направление.

2.2 Перечень решаемых задач.

Основные средства – это средства производства, которые участвуют в процессе производства многократно и переносят свою стоимость на вновь изготовленный продукт частями, в виде амортизационных отчислений (здания, сооружения, машины и т.д.) Для предприятия важными показателями являются наличие основных средств и  эффективность их использования. В частности, они напрямую влияют на себестоимость, объемы производства, выручку и прибыль предприятия.

         Существует множество классификаций основных фондов. Для характеристики нашего предприятия мы применим классификацию по функциональному назначению. По функциональному назначению основные фонды делятся на производственные и непроизводственные. Производственные основные фонды – это фонды, которые непосредственно участвуют в производственном процессе, или создают условия для его нормального осуществления. Непроизводственные основные фонды непосредственно не участвуют в производственном процессе ( жилые дома, детский сады, школы и т.д. ).

В условиях автоматизированной обработки данных позволено решать задачи по учету основных средств в режиме запрос-ответ и в регламентном режиме и, что наиболее эффективно составлять первичные документы по учету движения основных средств непосредственно в месте выполнения хозяйственных операций.

Информационное обеспечение задач представляет наличие в системе справочных и оперативных данных. К справочным относятся:

1.            Данные о наличии (остатках) ОС в разрезе инвентарных объектов, МОЛ и мест эксплуатации;

2.            технико-экономические характеристики объектов;

3.            данные о движении ОС за прошедший месяц;

4.            нормы амортизационных отчислений;

5.            данные о пообъектном учете затрат по капитальному ремонту ОС;

6.            данные о наличии драгоценных металлов в составе ОС;

7.            данные о ведении бухгалтерского учета по ОС;

8.            данные о хозяйственных операциях;

9.            классификация ОС;

10.       данные о сельскохозяйственном предприятии.

К оперативным данным относятся:

1.            данные о поступлении ОС за текущий месяц;

2.            данные о выбытии ОС за текущий месяц;

3.            данные о внутрихозяйственном перемещении ОС.

Для более наглядной формы представим перечень решаемых задач в таблице 1.

Таблица 1

Перечень решаемых задач с использованием ППП «1С: Предприятие»

Продолжение таблицы 1

2.3 Организация обработки информации по учету ОС в условиях АРМ.

Реализация задач по учету ОС в условиях АРМ предназначена для повышения эффективности их учета и контроля в результате автоматизированного выполнения учетно-контрольных функций. Предметной областью задач автоматизированного ведения учета ОС является сфера производственной деятельности хозяйства, в нашем случае СПК «Ленин сюрес».

На качество решения задач в структуре АРМ бухгалтера оказывает влияние информационная среда, что предусматривает оптимальную организацию массивов и информационную взаимосвязь задач по учету ОС. К числу функций, выполняемых на базе АРМ бухгалтера по учету ОС, следует отнести:

1.      Составление первичных документов по учету поступления, выбытия и внутрихозяйственного перемещения ОС;

2.      Расчет количественно-стоимостных показателей по наличию, поступлению и выбытию ОС;

3.      Ведение и выдачу пользователю информации пообъектного и группового учета наличия и движения ОС;

4.      Ведение и выдачу пользователю информации по описи инвентарных объектов;

5.      Ведение и выдачу пользователю информации по закреплению объектов ОС за МОЛ;

Составление выходных документов по расчету сумм амортизационных отчислений, синтетического и аналитического учета ОС.
В процессе автоматизации бухгалтерского учета основных средств можно выделить несколько этапов, имеющих самостоятельное значение, документальное оформление и нормативное регулирование. Такими этапами являются:

1. Отражение поступления основных средств и их зачисление на баланс организации;

2. Начисление амортизации;

3. Перемещение основных средств;

4. Передача и списание основных средств.

В этом комплексе задач можно выделить периодически, по мере возникновения – решаемые задачи: Поступление ОС, Поступление оборудования, Передача оборудования в монтаж, Ввод в эксплуатацию, Перемещение ОС, Модернизация ОС, Списание ОС, Подготовка к передаче ОС, Передача ОС.

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению (см. Приложение) , а также для целей налогового учета, для обобщения информации об основных средствах в типовой конфигурации 1С предназначены счета:

      01 «Основные средства»;

      02 «Амортизация основных средств»;

      03 «Доходные вложения в материальные ценности»;

      83.1 «Прирост стоимости имущества по переоценке»;

      98.2 «Безвозмездные поступления (ОС)»;

      001 «Арендованные основные средства»;

      010 «Износ основных средств»;

      011 «Основные средства, сданные в аренду»

      Н05.01 «Основные средства»;

      Н05.02 «Амортизация основных средств».

Для ведения учета основных средств в типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7 предназначены документы: Поступление ОС, Поступление оборудования, Передача оборудования в монтаж, Ввод в эксплуатацию, Перемещение ОС, Списание ОС, Подготовка к передаче ОС, Передача ОС, Начисление амортизации.

2.4 Перечень и содержание первичных документов.

Поступление основных фондов оформляют актом (накладной) приемки-передачи (внутрихозяйственного перемещения) основных средств. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех организации по месту эксплуатации.

Для ведения учета основных средств в типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7 предназначены документы: Поступление ОС, Поступление оборудования, Передача оборудования в монтаж, Ввод в эксплуатацию, Перемещение ОС, Списание ОС, Подготовка к передаче ОС, Передача ОС, Начисление амортизации.

Поступление  основных средств

Для учета основных средств, зачисляемых на баланс организации, используется счет 01 «Основные средства». Вместе с тем, отражение в учете факт поступления основных средств и зачисления их на баланс организации зависит от того, каким образом они приобретены.

Среди наиболее распространенных вариантов поступления основных средств в организацию можно выделить: приобретение за плату у других организаций: строительство хозяйственным или подрядным способом; вклад в Уставный капитал; в обмен на другие ценности по договору мены; получение в безвозмездное пользование. В плане счетов для учета затрат в долгосрочные инвестиции предусмотрен счет 08  «Вложения во внеоборотные активы». По дебету счета собираются затраты, с кредита счета списывается первоначальная стоимость объекта при передаче его в эксплуатацию. Если необходимо отразить в бухгалтерском учете процесс поступления отдельных частей инвентарного объекта, а затем их комплектацию, то необходимо последовательно использовать документы «Поступление оборудования» и «Передача оборудования в монтаж».

Учет приобретения отдельных объектов ОС.

Приобретение за плату отдельных объектов основных средств является наиболее распространенным вариантом поступления ОС в организацию. Для регистрации поступления в организацию отдельных объектов основных средств в «1С:Бухгалтерии 7.7» предназначен документ «Поступление ОС за плату». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Поступление ОС» в подменю «Учет ОС» в меню «Документы» главного меню программы. В реквизите «Поставщик» указывается контрагент, у которого приобретено данное основное средство. При этом на экране откроется окно справочника «Контрагенты».

Основание поступления ОС указывается в реквизите «Договор» выбором из справочника «Договоры». Для ввода сведений об основных средствах как объектах вложений во внеоборотные активы необходимо заполнить табличную (многострочная) часть документа «Приобретение ОС за плату». Она  содержит колонки «Объект внеоборотных активов», «Стоимость» и «Всего»; наличие колонок для сумм налогов зависит от указанного варианта расчета налогов. В нижней части таблицы автоматически подсчитывается итог для проверки соответствия с документами поставщика (накладной). Для редактирования доступны колонки «стоимость» и колонки сумм налогов, сумма в колонке «Всего» вычисляется автоматически. При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету субсчета 08.4 « Приобретение отдельных объектов основных средств» и кредиту субсчета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».   

Поступление оборудования оформляются документом «Поступление оборудования». В документе отражается поступление оборудования, требующего монтажа. В шапке документа указывается номер акта о приемке оборудования, дата, номер и дата документа, по которому поступило оборудование, поставщик, основание и склад. В табличную часть документа переносится информация из накладной поставщика. По кнопке «Печать» формируется «Акт о приемке оборудования» по типовой межотраслевой форме «ОС-14».

Передача оборудования в монтаж оформляется документом «Передача оборудования в монтаж», который предназначен для включения стоимости оборудования и комплектующих, требующих монтажа, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств. В реквизите «Объект внеоборотных активов» выбирается объект внеоборотных активов, в первоначальную стоимость которого необходимо включить стоимость оборудования и комплектующих. Выбор производится из справочника « Объекты строительства». После проведения документа можно сформировать печатную форму «Акт о приемке оборудования».

Принятие ОС к бухгалтерскому учету фактически означает ввод их в эксплуатацию и оформляется актом приемки-передачи ОС по типовой форме № ОС-1. для отражения в учете этого факта предназначен документ «Ввод в эксплуатацию ОС». Документ «Ввод в эксплуатацию ОС» также может применяться для ввода информации об объекте ОС в справочник «Основные средства». В общем виде он содержит реквизиты: вид ОС, срок полезного использования в месяцах, признаки начисления амортизации или износа, признак использования объекта ОС для производственных целей, признак списания для целей учета стоимости объекта ОС на затраты при вводе в эксплуатацию, прочие сведения об ОС.      

2.5 Проектирование форм первичных документов

В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое, менять свое назначение (производственные на непроизводственное и наоборот) и т. д.Для автоматизации этой учетной операции в типовой конфигурации предназначен документ «Перемещение ОС». Он вызывается выбором пункта «Перемещение ОС» из подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программ. В реквизите табличной части «Основные средства» указываются основные средства, реквизиты которых необходимо

изменить. Значения реквизитов основных средств на момент до перемещения можно посмотреть на закладке «Дополнительная информация».

После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать акт (кнопка "Акт ОС-1") и сохранить документ (кнопка "ОК").

Следует заметить, что в соответствии с установленным порядком акт по форме ОС-1 оформляется не только при поступлении основных средств, но и при перемещении и выбытии.

Кроме того можно распечатать данный документ используя следующие коанды: в меню «Документы» выбрать подменю «Учет ОС», затем «Передача ОС». В появившемся окне «Подготовка к передаче» указать:

      Номер документа;

      Балансовую стоимость;

      Начисленную амортизацию;

      Номер р/с;

      Дату;

      Наименование ОС;

Далее автоматически появится инвентарный номер.

Выбрать «Передача» и указать:

      Причину выбытия;

      Статьи прочих доходов и расходов;

      Покупателя;

      Договор;

      Зачет аванса;

      Налоги;

      Цена реализации;

      Сумма НДС;

Далее автоматически в строке Всего просчитаются суммы.

После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать акт (кнопка "Акт ОС-1") и сохранить документ (кнопка "ОК").

Спроектируем документ – Акт приемки-передачи ОС. Для этого сначала определим реквизиты будущего документа. 

Реквизиты создаваемого документа, а также их тип и значность показаны в таблице 2.

                                                                                                                   Таблица 2

Описание реквизитов документа «Акт приемки-передачи»