Проектирование базы данных в среде субд ACCESS

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

БРЯНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ   ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Информатика и программное обеспечение»

К У Р С О В А Я       Р А Б О Т А    П О    П Р А К Т И К Е

Вариант № 16

   Выполнила студентка группы :

              11-МНТ3 Палакян Т. В.

 Проверил: Статутов А. Г.

Брянск  2012

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ  БАЗ ДАННЫХ

1.1.Основные положения по проектированию БД

Современные информационные системы представляют собой банки  данных, включающих в свой состав следующие  составляющие: 1)вычислительная система; 2)СУБД; 3)одна или несколько БД; 4)набор прикладных программ, делающих более удобной работу с БД, включая извлечение данных из баз.

БД (база данных)- поименованная совокупность взаимосвязанных данных в некоторой предметной области, хранящаяся в памяти ЭВМ и организованная таким образом, что эти данные могут быть использованы для решения многих информационных задач многими пользователями.

Существует 3 уровня архитектуры  БД:

1) информационно-логическая (инфологическая) модель, которая заключается в описании предметной области с использованием естественною языка;

2) датологическая модель, цель которой - логическая организация данных на основе выбранной модели представления данных и  их взаимосвязь;

3) физическая модель, которая представлена набором взаимосвязанных таблиц и дополнительных объектов, позволяющих упростить работу с данными.

1.2.Описание предметной области и инфологическая модель БД

Все большую значимость начинают приобретать базы данных. Создание базы данных – наилучший  способ хранения информации схожего  типа и ее сравнения. Прогрессивным  шагом на пути к улучшению хранения информации стало создание электронных БД.

Хранение информации - одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств  такого хранения является база данных.

БД - информационная модель с некоторой предметной областью внешнего вида.

СУБД - прогрессивная система, позволяющая конечному пользователю или другим программам выполнить все операции, связанные с организацией хранения данных, их корректировкой и доступом к ним.

Проектирование БД начинается с обобщенного неформального  описания. Это описание выполненное с использованием естественного языка, математической функции, таблицы, графиков и других средств, понятных всем разработчикам БД, называется Информационно-логической (инфологической) моделью данных.

Такая модель ориентируется  на человека и полностью независима от физических параметров среды хранения данных.

Инфологическая модель не меняется до тех пор, пока в реальном мире не потребуется внесения изменений  так, что эта модель продолжала правильно  отображать эту область.

Описание БД на языке  описания данных конкретной СУБД, созданной по инфологической системе, называется датологической.

Цель инфологического  моделирования – обеспечение  наиболее естественных для человека способов сбора и представления  той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка). Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе. Например, типом сущности может быть ГОРОД, а экземпляром – Москва, Киев и т.д.

Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей (например, ЦВЕТ может быть определен для многих сущностей: СОБАКА, АВТОМОБИЛЬ, ДЫМ и т.д.). Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Примерами атрибутов для сущности АВТОМОБИЛЬ являются ТИП, МАРКА, НОМЕРНОЙ ЗНАК, ЦВЕТ и т.д. Здесь также существует различие между типом и экземпляром. Тип атрибута ЦВЕТ имеет много экземпляров или значений: Красный, Синий, Банановый, Белая ночь и т.д., однако каждому экземпляру сущности присваивается только одно значение атрибута.

Абсолютное различие между типами сущностей и атрибутами отсутствует. Атрибут является таковым  только в связи с типом сущности. В другом контексте атрибут может  выступать как самостоятельная сущность. Например, для автомобильного завода цвет – это только атрибут продукта производства, а для лакокрасочной фабрики цвет – тип сущности.

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся. Для сущности Расписание ключом является атрибут Номер_рейса или набор: Пункт_отправления, Время_вылета и Пункт_назначения (при условии, что из пункта в пункт вылетает в каждый момент времени один самолет).

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей.

Рассмотрим  инфологическую модель для определения  связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.

1. Определим входную информацию:

2. Необходимо проанализировать каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими реквизитами. Реквизит приобретает смысл только тогда, когда он связан с другими реквизитами, обладающими смысловым единством.

Например, реквизиты Код мороженого и Название отражают сведения о морожене. Код поставщика и Название – сведения о поставщике .

Среди реквизитов, описывающих  сущность, можно выделить один или несколько реквизитов, которые однозначно идентифицируют (определяют) экземпляр сущности. Такой реквизит является ключом.

Между ключом и другими  реквизитам существует функциональная зависимость. Например, существует функциональная зависимость между кодом фильма и его названием. По ключу можно отыскать любой нужный экземпляр среди других экземпляров сущности. Кандидатов в ключевые реквизиты в группе реквизитов может быть несколько. Из реквизитов Код мороженого и Название выберем в качестве ключа Код Мороженого, так как этот реквизит характеризуется компактным значением и удобен для обработки. В дальнейшем в других сущностях вместо наименования в качестве ключа будем выбирать код.

3. Выделим 5 групп с ключевыми реквизитами (ключи подчёркнуты):

1. Мороженое (Код мороженого, Вид, Цвет, Вес, Поставщик, Название)
2. Вид мороженого (Код мороженого, Название, Описание)
3. Магазин (Код магазина, Название, Адрес)
4. Наличие на складе (Магазин, Мороженое, Количество, Цена)
5. Поставщик(Код поставщика, Адрес, Название)

4. В результате анализа получили 5 информационных объектов или сущностей; проведём анализ между ними:

• Мороженое-Магазин(Морожено – главный ИО, Магазин– подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как один покупатель может совершить несколько покупок, а любая покупка делается только одним покупателем. Связь между объектами осуществляется с помощью реквизита Код  мороженого.
• Наличие на складе-Магазин (Наличие на складе– главный ИО, Магазин– подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как может быть сделано несколько покупок мыла одного вида, а каждая покупка связана только с одним видом мыла. Связь между объектами осуществляется с помощью реквизита Код мороженого.
• Наличие на складе-Поставщик (Наличие на складе– главный ИО, Поставщик– подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как разные производители могут выпускать один и тот же вид мыла, в то время как каждый производитель выпускает, как правило, один вид мыла. Связь между объектами осуществляется с помощью реквизита Код  поставщика.
• Вид мороженого-Магазин (Вид мороженого– главный ИО, Магазин– подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как каждая покупка может быть осуществлена только одним продавцом, а у каждого продавца может быть несколько продаж. Связь между объектами осуществляется с помощью реквизита Код магазина.

5. После того, как установлены связи между сущностями, возможно построение информационно-логической модели.

Информационно-логическая модель –  это модель данных, отображающая предметную область в виде совокупности информационных объектов и структурных связей между  ними.

Логическая структура РБД определяется совокупностью логически связанных реляционных таблиц. Логические связи соответствуют структурным связям между объектами в инфологической модели, каждый ИО в логической структуре отображается соответствующей реляционной таблице.

Связи между таблицами  осуществляются посредством общих  реквизитов (ключевых или неключевых). Логическая структура РБД имеет  следующий вид (рис. 1.1):

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БД  В СРЕДЕ СУБД ACCESS

2.1.Физическая  модель БД

Таблица - это основной объект БД, который хранит структуру и данные. Проектировать таблицы можно двумя способами: с помощью режима конструктора или с помощью мастера. Для создания таблиц в своей БД я использовала конструктор:

1). В окне «БД»  выбираем закладку «Таблицы».

2). На панели этого окна нажимаем кнопку   «создать»   и   выбираем  способ   создания  таблицы ( «Конструктор»).

3). Нажимаем   кнопку   ОК.   На   экране   открывается   окно   конструктора таблиц,   в   верхней   части   экрана   находится    описание

структуры таблицы: «Имя поля», «Тип данных», «Описание» (рис. 2.1).

Было создано 5 таблиц, например, в таблице «Вид мороженого» (рис. 2.2) 3столбца

В СУБД ACCESS связь между таблицами называется схемой данных - визуальный способ связи данных из таблиц. Для создания схемы данных заходим в меню «Сервис» и выбираем закладку «Схема данных», в появившемся окне выбираем для добавления таблицы «группы», «нагрузки», «преподаватели».

Связь между полями устанавливаем перетаскиванием имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором задаем свойства образующейся связи. Пример схемы данных (рис. 2.3):

2.2. Запросы

Запрос - это объект для извлечения данных из таблиц в удобной для пользователя форме.

С помощью запроса  на выборку выбираются данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, представляются результаты в таблице. На основе запроса на выборку можно построить запросы других видов (на создание таблицы, на удаление и т.д.).

Запрос может быть построен на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, при этом могут использоваться или таблицы базы данных, или таблицы, полученные в результате выполнения других запросов.

Любой запрос в СУБД Access можно создать в режиме конструктора. Для этого предоставляется удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запроса по образцу, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Создание запроса реализуется с помощью конструктора следующим образом:

1. В окне БД выбираем закладку «Запросы» и нажимаем кнопку «Создать»;
2. Выбираем «Конструктор» и нажимаем ОК;

3. Затем в открывшемся окне диалога «добавление таблицы»; выбираем имена таблиц и из них выделяем те пункты, которые необходимо отразить в нашем запросе.

В схеме данных запроса  отображаются используемые в запросе  таблицы со списком полей, а также связи между ними, установленные ранее в схеме данных базы. Строка в списке полей, отмеченная звездочкой (*) обозначает все множество полей данной таблицы. Кроме связей, вносимых в запрос в соответствии со схемой данных, Access автоматически устанавливает связи для объединения нескольких таблиц, если они имеют поля, которые содержат данные одинаковых типов с одинаковыми именами. Связи, не установленные автоматически, могут быть установлены самим пользователем при помощи перетаскивания задействованных в связи полей из одного списка полей в другой.

Бланк запроса представлен в виде таблицы, которая предназначена для конструирования структуры таблицы результатов запроса и условий выборки данных из исходных таблиц

В данной курсовой были созданы следующие запросы:

1. Запрос на выборку информации о магазинах. Запрос создавался следующим образом:

1) Для реализации задания создаем запрос на выборку в режиме Конструктора и добавляем в бланк запроса таблицу «Магазин». Из этой таблицы включаем в бланк запроса поля Название, Адрес, Количество, Цена. (рис. 2.4):

2)После чего с помощью команды Режим таблицы в меню Вид просматриваем результат запроса (рис. 2.5):

2.3. Формы

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

Создание форм

1. В окне БД выбираем закладку «Формы» и нажимаем «Создать»;
2. Затем выбираем «Мастер форм» и нажимаем ОК, в открывшемся окне из списка «Таблицы/Запросы» выбираем нужную таблицу, а из появившегося перечня полей выбранной таблицы выбираем имена полей, которые необходимы в форме;
3. Нажимаем кнопку «Далее», а в следующем окне задаем внешний вид формы;
4. Выбираем стиль формы, и в последнем окне вводим имя созданной формы и нажимаем кнопку «Готово».
5. При желании форму можно отредактировать, используя «Конструктор»

Конструктор форм

Способ перехода в  режим Конструктор зависит от ситуации:

• выделить первую строку области выбора окна и щелкнуть по кнопке ОК;
• в окне БД щелкнуть на вкладке Формы, выделить имя формы и нажать на кнопку Конструктор;
• при просмотре формы щелкнуть на кнопке Вид (View) на панели инструментов.

Появится окно Конструктор форм представляющее собой окно редактора, в котором можно вносить изменения в макет формы.

В данной  БД были созданы следующие формы:

1. Однотабличная форма «Производитель» (рис. 2.8) создана при помощи мастера форм, а затем отредактирована в конструкторе. Эта форма позволяет узнать и отредактировать информацию о производителях мыла. Процесс создания формы:

1) В окне БД щелкнуть на кнопке Формы, а затем нажать кнопку Создать. В окне Новая форма выберите в качестве источника данных таблицы Производитель и режим создания – Автоформа: ленточная. Работа команды Автоформа: ленточная завершается отображением формы

2) Перейдите в режим Конструктор, нажав кнопку Вид . Для ввода текста заголовка расширим область Заголовка формы, установив курсор мыши на границу области заголовка и области данных и перетаскивая эту границу на нужное расстояние. Создадим графический элемент Надпись. Выполним щелчок на кнопке Надпись панели элементов. Введём текст «Мороженое»

3) Задаем цвет фона, текста, размер и стиль шрифта.

6) Перейдём в режим Формы (рис. 2.8)

2.4. Отчеты

Отчёт- это   объект,   используемый  для   вывода  данных   в  печать  в оформленном виде. Формы помогают наглядно вывести данные на экран, а запросы – находить информацию и отображать на экране ее результаты. Можно распечатать любую форму или запрос, но результаты при этом не будут выглядеть профессионально. Поэтому в Access был разработан специальный объект – отчеты, предназначенный для вывода информации из базы данных на принтер. В отчетах данные формируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Эффективнее всего создавать  отчёт сначала с помощью Мастера, а затем дорабатывать его в  Конструкторе.

Для этого:

1. В окне базы данных выбираем закладку «Отчёты» и нажимаем кнопку «Создать»;
2. Выбираем создание с помощью Мастера. Появилось первое диалоговое окно «Создание отчётов», в котором необходимо выбрать поля, которые следует включить в отчёт;
3. Открыли раскрывающийся список Таблицы и запросы и выбрали одну из таблиц или запросов с теми полями, которые нужно включить в отчёт;
4. В списке имя поля дважды щёлкаем имя поля, чтобы включить его в отчёт. Поле переместилось в список Выбранные поля. Нажимаем кнопку Далее;
5. Выбираем  подходящую таблицу для оформления отчёта. Нажимаем кнопку Далее;
6. В последнем диалоговом окне вводим заголовок отчёта.

Отчёт разбит на несколько разделов:

• Заголовок отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета.
• Верхний/нижний колонтитул. В верхний и нижний колонтитулы обычно помещают заголовки, номера страниц, даты и т.п. Элементы управления, размещенные в этих разделах, видны на каждой странице.
• Область данных. В области данных размещаются поля таблиц БД или запросов.
• Примечание отчета. Элементы управления, размещенные в этом разделе, оказываются в конце отчета, но перед элементами последнего нижнего колонтитула.

Если необходимо группировать записи по полю, в окно конструктора отчетов могут быть добавлены еще два раздела:

• Заголовок группы. В заголовке группы размещаются, как правило, поля, по которым производится группировка.
• Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.

В моей БД создан отчёт  «Вид мороженого», содержащий все поля данной таблицы (рис. 2.10):

2.5. Главная кнопочная  форма

Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных Access формы, отчеты можно использовать кнопочные формы. Кнопочная форма (КФ) – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании КФ предусматривается кнопка для изменения самой КФ.

Все страницы КФ представлены двумя уровнями.

1 уровень – главная  страница кнопочной формы Главная.

2 уровень – страницы Добавление данных в формы, Редактирование данных, Открытие отчетов.

Порядок создания кнопочной  формы с помощью Диспетчера кнопочных форм (ДКФ):

• Открыть базу данных Курсовая работа.Информатика и выбрать в меню Сервис/ Служебные программы/ Диспетчер кнопочных форм
• Подтвердить создание кнопочной формы – Да.
• В окне ДКФ создать список всех страниц кнопочной формы разных уровней.

1. Содержание главной страницы кнопочной формы (первый уровень)

Для создания содержания главной страницы кнопочной формы  необходимо в окне ДКФ выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной  формы создать ее элементы с помощью  кнопки Создать. Для создания элемента Открытие таблицы нажать кнопку Создать и в окне Изменение элемента кнопочной формы установить выполнение макроса на открытие таблицы Покупатель (рис.2.12):

По аналогии создать остальные элементы.

В результате в окне Изменение  страницы кнопочной формы созданы все элементы для главной страницы кнопочной формы.

Закрыть все окна, кроме  ДКФ.

С помощью кнопки Закрыть выйти из Диспетчера кнопочных форм.

В окне БД перейти к  объектам Формы. В списке добавилось название новой формы – Кнопочная форма. В списке Таблиц добавилась новая таблица - Switchboard Item, в которой отображена структура созданной кнопочной формы. Так же как и другие объекты БД, кнопочную форму можно редактировать в режиме Конструктор, изменять цвета заливки и фона, вставлять рисунки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Microsoft Access – самая популярная  в мире база данных для операционной  системы Microsoft Windows . Кроме того, система  управления базами данных Access –  также мощная платформа разработки  с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access – это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем. Возможности разработчиков программного обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются. Как только появляется какое-нибудь перспективное решение для обеспечения быстрой разработки приложений, технология и инструментальные средства изменяются на базе этого новшества практически мгновенно. С каждой новой версией Access такие решения становятся достоянием самого широкого сообщества разработчиков. Access 2000 для Windows 98, 2000 и Windows NT позволяет для обработки информации и быстрого формирования деловых решений привлекать мощь реляционной базы данных, интегрировать данные из электронных таблиц и других баз данных, компоненты других приложений, а также использовать информацию совместного доступа во внутренних сетях и Internet. Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для познания секретов реляционных баз данных и увлекательных занятий по созданию несложных (поначалу) приложений и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам. Чрезвычайно развитые справочная система, средства обучения, мастера и программы-надстройки позволяют при построении приложения и работе в Access 2000 найти выход из любой ситуации и получить ответ на любой вопрос. Начинать работать с Access можно практически с любым уровнем подготовки. Access 20007 –  это масштабируемая система. Создаваемые прикладные решения могут легко расширяться для реализации новых деловых задач и управления данными.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352с.: ил. – (Серия «Профессиональное образование»).
2. Информатика: компьютерная техника. Компьютерные технологии. Пособие. /под ред. А.И. Пушкаря.- К.: Выд. ц. «Академия», 2002.- 704с.
3. А. Левин. Самоучитель работы на компьютере. Microsoft Office 2000.       СПб.: Питер,2002. – 655с. 
4. Пушкарь А.И. Система управления базами данных Microsoft Access и ее применение в экономике. Учебное пособие / А.И. Пушкарь, И.П. Коврижных, А.М. Мокринских. – Харьков: Изд. ХГЭУ, 2002.- 112с.
5. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г.  Специальная информатика: Учебное пособие – М.: АСТ- ПРЕСС КНИГА, 2003.-480 с.