Проектирование информационной автоматизированной системы по документообороту

    План:

  Введение 3

  Глава I. Цель, задачи и  автоматизированные процессы информационной системы. 5

     1.1.Цель и задачи информационной системы. 5

     1.2.Техническое задание и проектирование. 6

     1.3. Автоматизированные процессы . 7

     1.4.Требование к системе 8

     1.5 Контекстные диаграммы 8

  Глава II. Структура базы данных. 11

     2.1.Понятие о базах данных, система управления базами данных 11

     2.2.Модели данных 13

     2.3 Структура базы данных. 15

  Глава III. Создание пользовательского интерфейса 19

  Заключение. 23

  Список литературы 24 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    На  сегодняшний день для обеспечения  работы любой фирмы требуется информационная система, состоящая из журналов учета входящей документации, исходящей документации, готовых бланков и шаблонов документов и архива рабочей документации. Обработка входящей документации, составление отчетов, другой исходящей документации, поиск необходимой информации и ведение статистики, производится чуть ли не вручную. Понятно, что должностные лица ответственные за документооборот в фирме тратят большую часть рабочего времени, тратят на заполнение вручную бланков различных документов, причем данные вносимые в бланки могут повторятся. Следует учесть, что через фирму еженедельно могут поступать больше тысячи документов разных форм. Кроме того, в каждом случае необходимо проверить правильность оформления поступивших материалов.

    Решить  выше перечисленные проблемы возможно путем внедрения компьютерной информационной системы обработки данных. Все  необходимые данные будут вводиться  на стадии регистрации поступившей  документации а затем информационная система автоматически будет  подставлять необходимую информацию, в электронные бланки документов, столько раз, сколько необходимо, готовые документы могут быть немедленно выданы на печать, либо сохранены  в электронном виде, так же появится возможность оформлять документы оперативно с использованием уже заготовленных шаблонов. Таким образом, можно уменьшить время на надлежащее оформление поступившей документации, т.е. останется больше времени для более детального и всестороннего изучения и анализа документов. Так как данные, вносимые в систему будут сохранятся на отдельном сервере доступ к ней будут иметь максимальное количество пользователей с разным уровнем доступа. Так же появится возможность моментальной отправки документов инвесторам, партнёрам и государственным учреждением.

      Отчеты и статистические справки  любой сложности, за любой временной  период можно будет получить в течение пяти минут, для получения такой информации системе нужно будет лишь указать период времени и данные которые должны быть в отчете.

    В наше время на рынке существует огромное количество подобных программ, каждая из имеет свою специфику, уровень  защищённости информации, методику работы и предназначены для фирм с  разным потоком документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава I. Цель, задачи и автоматизированные процессы информационной системы.

    1.1.Цель  и задачи информационной  системы.

    Главной целью разрабатываемой автоматизированной системы ведения внутреннего документооборота фирмы является обеспечение перевода на компьютерную технологию подавляющего большинства производственных функций, связанных с регистрацией, сбором, хранением и созданием документов а также получением информационных справок, сбором первичных данных и подготовкой на их основе требуемых отчетов. Также повышение оперативности, правовой точности, учета сведений по ведению внутреннего документооборота. Улучшение, с помощью компьютерных технологий, контроля по документообороту, сокращение материальных и трудовых ресурсов, обеспечивающих ведение внутреннего и внешнего документооборота. Улучшение качества и минимизация временных затрат на подготовку решений и составление документов. Сокращение времени поиска необходимой информации и документов. Упрощение доступа к информации. Сокращение бумажных архивов.

    Все это в целом, призвано обеспечить более высокий уровень функциональности, гибкости, надежности и удобства при  использовании данной автоматизированной системы.

    Такая автоматизированная система должна улучшить работу фирмы и сократить  долю времени, уходящую на поиск необходимой  информации для составления отчетностей  и других процессуальных документов, тем самым, оставив больше времени  для всестороннего и объективного изучения представленных материалов для  принятия более качественного и  обоснованного решения.

    Задачей является разработать автоматизированную систему ведения внутреннего документооборота фирмы.

    1.2.Техническое  задание и проектирование.

    Полное  наименование системы - "Автоматизированная информационная система ведения  внутреннего и внешнего документооборота консалтинговой фирмы ОАО "Анкор" и её филиалов". Разработка данной системы осуществлена в рамках автоматизации деятельности фирмы и её филиалов.

    Фирма ОАО "Анкор" имеет 8 филиалов находящиеся  на территории Российской Федерации  и численность сотрудников более 10 000 человек.

    Виды  документов используемые в фирме:

    • структура компании
    • описание работы всех подразделений компании
    • описание функций всех должностей компании
    • упреждающее описание всех типовых ошибок и нарушений, которые могут быть допущены,
    • упражнения по приему на работу сотрудников компании,
    • фирменные стандарты
    • описание заработных плат для всех должностей.
    • документы поступающие от партнеров
    • информационно - справочные документы
    • учетные документы
    • плановые документы
    • отчетно-статистические документы

    Назначение  системы заключается в автоматизации  ведения внутренней и внешней  документации фирмы. Система предназначена  для помощи работникам в предоставлении оперативной информации по поступившим  материалам, составлении документов, а так же регулирование и проверка учета своей деятельности в филиалах. Система позволит накапливать информацию и использовать ее для составления отчетов, ведения статистики, отражения динамики.

    Целью проектирования является создание системы, предназначенной для автоматизации  составления отчетов и для  упрощения ручных рутинных операций по ведению учета документов.

    1.3. Автоматизированные процессы .

    Проектируемая автоматизированная информационная система  ведения внутреннего документооборота фирмы имеет следующие функции:

  • ввод новой и корректирование существующей информации, поиск нужных сведений, выполнение запросов, просматривание и печать результатов выполнения запросов;
  • формирование и печать различных документов, потребность в которых возникает на отдельных этапах административного процесса;
  • Обеспечение взаимодействия интерфейса пользователя с информационной системой;
  • Обеспечение быстрого доступа сотрудников к большому объему информации, касающейся текущего состояния материалов, поступивших административную комиссию, и их последующему движению;
  • Подготовка статистической отчетности, как на бумажных носителях, так и в электронном виде в рамках единой системы сбора и обработки статистики;
  • Хранение в базе данных и выдача на печать ранее созданных документов;
  • Учет и систематизация документов;
  • Передача и автоматизированная обработка статистической информации, которая осуществляются в стандартизированном виде;
  • Ведение базы данных и поддержание в актуальном состоянии;
  • Реализация электронного архива с разным уровнем доступа к нему;
  • Защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа к ней.

    Пользователями  автоматизированной информационной системой ведения внутреннего и внешнего документооборота фирмы являются её работники, которые по своей компетенции и роде деятельности имеют право доступа к данной системе.

    1.4.Требование  к системе

    К проектируемой системе предъявляются  следующие общие требования:

  1. Система должна обладать набором удобных возможностей по вводу информации в систему;
  2. Система должна иметь удобный и достаточный набор информации;
  3. Система должна иметь удобный интерфейс.
  4. Система должна быть построена таким образом, чтобы возможно было ее конфигурировать, настраивать под возможные изменения в законодательстве и оформлении документов.
  5. Система должна иметь достаточно детальную документацию по всем выполняемым функциям
  6. Система также должна обучающий характер и внутреннего помощника, для того, чтобы новые сотрудники фирмы и её филиалов могли как можно быстрей изучить работу данной программы, и как можно лучше подготовиться к работе с ней.

    1.5 Контекстные диаграммы

    На  рисунке 1 отображена полная работа автоматизированной системы ведения внутреннего и внешнего документооборота фирмы

    

    Рис.1 Общий вид системы.

    На  рисунке 1 отображена полная работа автоматизированной системы ведения внутреннего и внешнего документооборота фирмы

    Входной информацией являются:

  • Сведение для создание нового договора
  • Поступающая внешняя документация (от партнёров и филиалов)

    Выходной  информацией будет:

  • Информация и отчеты по делам фирмы
  • Материалы для  исполнения решений фирмы
  • Документы переданные партнёрам
  • Отправка документов партнёрам в случаи обнаружение ошибок

    Управляющей информацией является Законодательство РФ по оформлении договоров и внутренние стандарты фирмы по оформлении договоров.

    Механизмам  является персонал по контролю за документооборотом.

     Рисунок 2 показывает более детально процесс документооборота.

     

     Рис.2 Детальная схема системы

     Общая система разделяется на шесть подразделов:

    • Регистрация входящих документов
    • Создание нового документа
    • Подготовка и проверка документов
    • Анализ документов
    • Контроль и отчетность по документам
    • Архив

    Глава II. Структура базы данных.

    2.1.Понятие  о базах данных, система управления  базами данных

    Современной формой информационных систем являются банки данных, имеющие в своем  составе:

  • Вычислительную систему;
  • Систему управления базами данных(СУБД);
  • Одну или несколько баз данных(БД);
  • Набор прикладных программ(приложений БД).

    База  данных(БД) обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый  доступ к данным. Она определяет собой совокупность данных различного характера, организованных по определенным правилам.

    Информация  в базах данных должна быть:

  • Непротиворечивой;
  • Неизбыточной;
  • Целостной;

    Система управления базой данных(СУБД) –  это совокупность языковых и программных  средств, предназначенных для создания, ведения и использования БД. По характеру применения СУБД разделяют  на персональные и многопользовательские.

    Персональные  СУБД обеспечивают возможность создания локальных БД, работающих на одном  компьютере. К персональным СУБД относятся  Paradox, dBase, FoxPro, Access и другие.

    Много пользовательские СУБД позволяют создавать  информационные системы, функционирующие  в архитектуре "клиент-сервер". Наиболее известными многопользовательскими СУБД являются Oracle, Informix, SyBase, Microsoft SQL Server, InterBase.

    В состав языковых средств современных  СУБД входят:

  • Язык описания данных, предназначенный для описания логической структуры данных;
  • Язык манипулирования данными, обеспечивающий выполнение основных операций над данными – ввод, модификацию и выборку;
  • Язык структурированных запросов(SQL, Structured Query Language), обеспечивающий управление структурой БД и манипулирование данными, а также являющийся стандартным средством доступа к удаленным БД;
  • Язык запросов по образцу(QBE, Query By Example), обеспечивающий визуальное конструирование запросов к БД.

    Прикладные  программы, или приложения, служат для  обработки данных, содержащихся в  БД. Пользователь осуществляет управление БД и работу с ее данными именно с помощью приложений, которые  также называют приложениями БД.

    Иногда  термин "база данных" трактуют в  более широком смысле и обозначают им не только саму БД, но и приложения, обрабатывающие ее данные.

    В зависимости от взаимного расположения приложения и БД можно выделить:

    • Локальные БД;
    • Удаленные БД.

    Для выполнения операций с локальными БД разрабатываются и используются так называемые локальные приложения, а для операций с удаленными БД – клиент-серверные приложения.

    Расположение  БД в значительной степени влияет на разработку приложения, обрабатывающего содержащиеся в этой базе данные.

    Каждая  СУБД поддерживает свой обобщённый инструментарий для отображения программного обеспечения, этот инструментария называется моделью  данных (МД). Поддерживаемые СУБД модели данных разбивают на сетевые, иерархические, реляционные.

    2.2.Модели  данных

    База  данных содержит данные, используемые какой-либо прикладной информационной системой.

    В зависимости от вида организации  данных различают следующие основные модели представления данных в базе:

  • Иерархическую;
  • Сетевую;
  • Реляционную;
  • Объектно-ориентированную.

    В иерархической модели данные представляются в виде древовидной (иерархической) структуры. Подобная организация данных удобны для работы с иерархически упорядоченной информацией, однако при оперировании данными со сложными логическими связями иерархическая  модель оказывается слишком громоздкой.

    Структура данных определяется в тех же терминах, что и у сетевой. Важное отличие  от сетевой модели данных в том, что  она может иметь только иерархическую  структуру. К каждой записи базы данных возможен только один путь (иерархический). Сетевая структура может быть преобразована в иерархическую. В сетевой модели данные организуются в виде произвольного графа. Недостатком сетевой модели является жесткость структуры и высокая сложность ее реализации. Кроме того, значительным недостатком иерархической и сетевой моделей является то, что структура данных задается на этапе проектирования БД и не может быть изменена при организации доступа к данным. Организация модели данных в СУБД сетевого типа определяется в терминах : элемент, агрегат, запись, групповое отношение, БД.

    Элемент - наименьшая единица структуры данных.

    Агрегат - именованная совокупность элементов  или других агрегатов; Адрес: (ул., дом, квартира)

    Запись - агрегат, который не входит в состав никакого другого агрегата и составляет основную единицу обработки БД. Тип  записи определяется составом ее элементов.

    Групповое отношение - иерархическое отношение  между записями двух типов. Записи одного типа являются владельцами отношения, другого - подчиненными.

    Сетевая модель данных поддерживает БД сетевой  структуры. В сетевой модели данных допустимы следующие операции над  объектами:

    Запомнить - заносит новую запись и автоматически  включает в групповое отношение  с соответствующей подчиненностью.

    Включение в групповое отношение - позволяет  связать подчиненную запись с  соответствующей записью-владельцем.

    Переключить - изменяет запись - владельца в том  же групповом отношении.

    Обновить - изменяет значение элементов записи, перед обновлением соответствующая  запись должна быть извлечена

    Извлечь, Удалить, Исключить из группового отношения - разрывает связь между записью - владельцем и подчиненным.

    Особенности обработки данных в сетевых моделях:

  • Основная единица обработки - запись.
  • Обработка может начинаться с любой записи, независимо от ее расположения в структуре.
  • От конкретной записи возможен переход как к записи - владельцу, так и к записи - подчиненному.Реляционная база данных состоит из взаимосвязанных таблиц. Каждая из таблиц содержит информацию об объектах одного типа, а совокупность всех таблиц образует единую базу данных.

    Выделяют  следующие методы доступа к данным таблиц:

  • Последовательный;
  • Прямой;
  • Индексно-последовательный.

2.3 Структура базы данных.

     Общая структура БД в формате Access представлена на. рисунке 3.

     Таблица FisRab содержит список физических и лиц допущенных к системе

    Имя поля Тип данных Описание
    NFISCODE Числовой Идентификатор работника
    NFIS Числовой Идентификатор подразделение работника
    FamRab Текстовый Фамилия
    ImRabh Текстовый Имя
    OtchRab Текстовый Отчество
    DataRozhd Дата/время Дата рождения
    MestoRozhd Текстовый Место рождения
    DataRaboti Дата/Время Дата приёма на работу
    Adress Поле МЕМО Адрес проживания

 

     Таблица VneDoku – содержит документы поступившие из внешних источников

    Имя поля Тип данных Описание
    NPDoku Числовой Номер договора
    DataSostav Дата/Время Дата составления  договора
    NCODE Числовой Код организации  приславший договор
    KLASS Текстовый Классификация документа
    DataPosty Дата/Время Дата поступление договора
    NadlYved Логический Отметка о анализе и проверки документа

 

     Таблица VnuDoku – содержит документы поступившие из внутренних источников

    Имя поля Тип данных Описание
    NFISCODE Текстовый Фамилия имя, отчество сотрудника составившего договор
    NOMCODE1 Числовой Номер сотрудника
    CocData Дата/Время Дата составление договора
    NFIS Текстовый Подразделение сотрудника составившего договор
    NOMCODE2 Текстовый Второе лицо участвующее в договоре, его имя, фамилия , отчество
    DOPDOK Поле МЕМО Дополнительная  информация по договору
    DOKTip Числовой Тип договора
    DataObyavl Дата/Время Дата проверки договора
    NomerDOK Числовой Номер договора

 

     Таблица UCHET – содержит полный список документов

    Имя поля Тип данных Описание
    NRDOK Числовой Внутренний  идентификатор поступивших документов
    DataReg Дата/Время Дата регистрации
    NRTIPDOK Числовой Номер типа договора
    NRREALDOK Числовой Номер договора по документу
    DATAPROV Дата/Время Дата проверки
    RECH Текстовый Решение выдвинутое по договору
    DATAARXIV Дата/Время Дата передачи в архив

 

     Таблица SPRReshenie – справочник видов принятых решений

    Имя поля Тип данных Описание
    RESHENIE Числовой  
    ReshenieTXT Текстовый  

 

     Таблица SPRLiz – справочник работников уполномоченных выносить решение по договорам .

    Имя поля Тип данных Описание
    NORGAN Числовой Идентификатор
    FIO Текстовый ФИО сотрудника
    PODRAZ Текстовый Подразделение
    Primechaniya Поле МЕМО Примечания

 

     Таблица SPRArxiv – справочник всех документов принятые в архив

Проектирование информационной автоматизированной системы по документообороту