Проектирование информационной технологии работы склада организации
Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Государственный университет управления»
ИНСТИТУТ ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ
Кафедра логистики
Курсовой проект
по дисциплине
Управление информационными ресурсами (в логистике)
На тему:
Проектирование информационной технологии работы склада организации
выполнил студент
заочной формы обучения
по специальности ЛОГИСТИКА
специализация_______________
курса
№ студенческого билета
зачетной книжки № __________________
Проверил преподаватель
_________________________ _____________________________ _____________________
(ученая степень,
звание)
(подпись)
Москва – 2011
Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»
Институт заочного обучения
Кафедра логистики
к курсовому проекту студента ______ курса _______ группы
______________________на тему «_____________________________
(фамилия и инициалы)
Пояснительная записка_______________________
Объект исследования:
______________________________
______________________________
Субъект управления:
______________________________
______________________________
Объект управления: складское хозяйство предприятия ООО «…-ПАК»
Предмет управления: информационная технология организации «1С: Предприятие»
Основные проблемы: оптимизация основных бизнес-процессов протекающих на складе
Выбранные способы решения проблем: внедрение дополнительного программного приложения «1С Логистика».
Предмет проектирования________________
______________________________
Результат проекта, выносимый на защиту: ________________________
______________________________
Эффективность проектных решений: ______________________________
______________________________
Автор проекта: ____________ _______________________
(подпись) (инициалы и фамилия)
Руководитель проекта:
________ ______________________________
Введение…………………………………………………………
1. Характеристика структурного подразделения предприятия – склад………… 6
1.1 Цели и задачи подразделения………
1.2. Организационная структура
1.3. Основные функции складского
хозяйства предприятия…………………….
1.4. Основные бизнес-процессы
2. Характеристика обеспечивающих
элементов объекта
2.1. Информационное обеспечение предприятия…………………………………
2.2. Документационное и методическое обеспечение склада……………………. 12
2.3. Техническое обеспечение…………………
2.4. Кадровое обеспечение склада………
3. Направления совершенствования процессом управления
складского хозяйства предприятия…………………………………………………
4. Проектная часть………………………………………
4.1 Разработка функциональной модели
склада………………………………….
4.2. Определение трудоемкости и периодичности
выполнения отдельных видов работ……………………………………………….
4.3. Экономическое обоснование
Заключение……………………………………………………
Литература……………………………………………………
Основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Управление призвано обеспечить достижение экономически заданных показателей. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления. Автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения, повышается квалификация и профессионализм специалистов.
Все большее значение приобретает автоматизация учета. Это связано в первую очередь с возросшим объемом информации, которая необходима для принятия решений. Как правило, в первую очередь автоматизация касается ввода и хранения первичной информации, поскольку сохраняемая в электронном виде информация остается доступной в любой момент времени.
Все большее число фирм самой различной
величины и направленности приходят к
необходимости автоматизировать свой
учет. Начинается все, как правило, с бухгалтерии,
поскольку даже налоговые органы уже выставляют
предприятиям требования сдачи отчетности
в электронном виде. С ростом предприятия
наступает момент, когда бухгалтеры начинают
«зарываться» в первичных документах
(накладных, счетах-фактурах, авансовых
отчетах, квитанциях, чеках). Выходов из
этой ситуации как минимум два.
В процессе развития предприятия количество номенклатурных позиций фирмы возрастет в несколько раз, аналогично вырастут и складские площади. Подбор необходимого для комплектации заказа покупателя товара существенно замедлился. При этом руководство фирмы примет решение ускорить складские процессы без увеличения штата сотрудников. Тогда придет время задуматься о внедрении системы штрих-кодирования товара и мест хранения (выделения на складе «ячеек» и их маркировки), а также использовании соответствующего оборудования (допустим, терминалов сбора данных, позволяющих значительно сократить ошибки при подборе и размещении товара на складе, а при инвентаризации вообще сократить процесс в 3-4 раза).
Внедрение штрих-кодированного учета получает в настоящее время все большее распространение в различных фирмах России. Некоторые фирмы (особенно те, у которых документооборот превышает 100-200 документов в день) внедряют штрих-кодированный учет документов для быстрого выбора в учетной системе. Без сомнений, что визуальный поиск документов в списках на экране компьютера существенно уступает по времени поиску по введенному штрих-коду.
Начинать автоматизацию учета
необходимо с предварительно обследования, проведение полного проектного
исследования деятельности в структуре
фирмы. Далее необходимо выбрать подходящую
систему учета (комплекс, состоящий из
технических средств и программного обеспечения).
Провести внедрение выбранной системы
возможно, с одновременным внедрением
передовых методов учета.
При принятии решения об автоматизации
тех или иных процессов необходимо учитывать
не только текущее состояние дел в компании,
но и провести прогнозирование развития,
чтобы внедренная система уже в ближайшее
время не стала «узковата в плечах» и не
тормозила, а, наоборот, помогала в развитии
бизнеса. Необходимо спрогнозировать
хотя бы такие моменты, как:
- будущий объем обрабатываемых документов;
- будущее количество пользователей внедряемой системы;
- возможные ответвления в направлениях бизнеса фирмы на ближайшие несколько лет.
- Характеристика структурной еди
ницы склад
- Цели и задачи подразделения
Хозяйственная деятельность предприятия невозможна без функции хранения. Современный товарооборот неосуществим без эффективной складской логистики. Правильно организованный склад позволяет оптимизировать затраты, процессы, связанные с функционированием складов, в конечном результате являются значительной составляющей совокупных затрат. Поэтому правильное использование возможностей складской логистики дает возможность оптимизировать работу предприятия. Склад несет не только функцию хранения.
Складское хозяйство производственной компании можно отнести категории «С» класса. Входит в состав организационной системы производства и предназначен для обеспечения производственного процесса. Хозяйство состоит из склада сырья, склада готовой продукции и склада упаковки. Это капитальные производственные помещения, окружающие цех предприятия, предназначенные для приемки, размещения и хранения, поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску в производство.
Основной задачей складского хозяйства является складирование и хранение. То есть, предназначены для обеспечения непрерывности протекания технологического процесса на предприятии. Стоит учесть, что выпуск продукции данного производства, зависит от сезона. А также осуществление нормальной отправки готовой продукции потребителям при минимальных затратах на функционирование складского хозяйства.
К не менее важным задачам стоит отнести рациональную планировку складских площадей, сокращение времени хранения продукции, оптимальное использование полезной емкости склада. Также определение оптимального количества подъемно-транспортного оборудования и его эффективной загрузки.
Для склада готовой продукции задачи несколько будут отличны. Важна функция преобразование производственного ассортимента в потребительский, в соответствии со спросом. Создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов. А также консолидация, комплектация и маркировка товара.
1.2. Организационная структура склада.
Организационная структура слада очень проста. Она выстроена по линейному принципу. Каждый из складов возглавляет менеджер, который является начальником склада.
Основной задачей начальника склада является организация хранения товарно-материальных ценностей. Менеджер непосредственно подчинен начальнику производства. В обязанности входит правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций, обеспечивать соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составлять установленную отчетность.
Операторы ПК склада подчиняются менеджеру склада. В их обязанности входит: своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов. Систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии.
В прямом подчинении у начальника склада находится его заместитель, заведующий складам. Ему свойственны функции: руководство работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, их размещение с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе.
В подчинении у заведующего складом находятся кладовщики, далее водитель погрузо-разгрузочного средства и грузчики.
Такая организация деятельности характерна на складах небольшого размера.
1.3. Основные функции складского хозяйства предприятия
Функции складского хозяйства предприятия подразумевают основные функции складирования, где выполняется четыре производственных цикла. Это приемка товара, хранение, отгрузка и комплектация. Для предприятия эти функции будут выглядеть, как:
- прием и хранение предметов и средств производства. Подразумевается поступление сырья, гофрокартона, упаковочной пленки и прочего;
- подготовка их к выдаче в производство. Прежде чем подать сырье в цех, оно должно быть извлечено из тары и очищено от влагоудерживающей оболочки;
- выдача их в производство в установленном порядке, важна последовательность цепочки технологических операций;
- прием, хранение, подготовка готовой продукции к отправке потребителю;
- организация учета движения запасов и их регулирование.
Бизнес-процесс это цепочка
Согласно концепции логистики:
между производством и
Склад выполняет функции по хранению, учету и контролю движения материально-технических ресурсов, поступающих на предприятие, и готовой продукции. Эти функции складское хозяйство должно выполнять качественно, в установленные сроки и с минимальными затратами. Эти три показателя и являются собственно критериями функционирования складского хозяйства.
- создание запасов сырья, полуфабрикатов или готовой продукции;
- преобразование материальных потоков;
- упорядоченное хранение и подготовка к использованию в процессе продвижения потоков от производителя к потребителю;
- обеспечение логистического сервиса в системе делового обслуживания, который складывается из: повышения ритмичности и синхронности производства и работы транспорта; улучшения использования территорий предприятий; снижения простоев транспортных средств и совокупных логистических расходов; высвобождения работников от непроизводительных погрузочно-разгрузочных и складских работ и т. д. Сохранение качества продукции для дальнейшего ее использования по назначению.
Эффективное управление операциями складирования может осуществляться только при соответствующем уровне информационного обеспечения на всех стадиях операций.
В складской информационной системе могут учитываться следующие основные операции, связанные с товародвижением:
- отслеживание этапов транспортировки груза,
- приход товара на склад;
- автоматическая приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования;
- маркировка товара этикетками;
- оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;
- учет хранения товара для различных систем складирования;
- внутрискладские перемещения;
- прием заказа от клиента и подборка заказа и подготовка отгрузочного листа;
- отслеживание возвратов и рекламаций;
Следует вывод, что ключевыми свойствами бизнес-процесса являются взаимосвязанная совокупность действий, определяемая отношениями, мотивами и ресурсами внутри объекта, ради общих интересов с целью получения конкретного результата.
Существуют два основных подхода
к проектированию систем управления
предприятием и информационных систем
их поддержки, а именно структурный
и процессный.
Первый подход основан на использовании
организационной структуры компании,
когда проектирование системы идет по
структурным подразделениям. Технология
деятельности в этом случае описывается
через технологию работы структурных
подразделений, а взаимодействие структурных
подразделений через модель верхнего
уровня.
Главным недостатком структурного подхода
является привязка к организационной
структуре, которая очень быстро меняется,
поэтому приходится часто вносить изменения
в проект информационной системы.
Процессный подход ориентирован на сам
процесс. Как правило, основных процессов
на предприятии немного, и они, в отличие
от организационной структуры, меняются
реже.
2. Характеристика
обеспечивающих элементов
2.1. Информационное обеспечение предприятия
Эффективное управление операциями складирования может осуществляться только при соответствующем уровне информационного обеспечения на всех стадиях операций. Информационное обеспечение может выполняться традиционными методами с использованием различных структур и форм документооборота, ведущегося в той или иной степени вручную.
Программный продукт «1С: Предприятие 8». Технологическая платформа 1С: Предприятие 8 является прикладной проблемно-ориентированной средой разработки приложений. Состав прикладных механизмов 1С: Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.
Прикладное решение создает
единое информационное пространство для
отображения финансово-
Для эффективного управления всеми складскими операциями, персоналом и оборудованием предполагается использовать подсистему «Логистика». Эта подсистема позволяет оптимизировать все выше перечисленные бизнес-процессы данного предприятия. А именно:
- оптимизировать использование складских площадей;
- сократить затраты на складское хранение;
- уменьшить время, затрачиваемое на проведение всех складских операций;
- уменьшить количество ошибочных складских операций;
- повысить точность и оперативность учета товаров;
- избежать потерь, связанных с критичностью сроков реализации продукции и сырья;
- уменьшить затраты на заработную плату складских работников.
При разработке решения «1С: Предприятие 8» учитывались современные международные методики управления предприятием MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и другие. Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Продукт поддерживает работу с различными типами оборудования: принтерами, сканерами штрих-кода, радио-терминалами сбора данных.
Ниже приведу будущие основные
функции системы.
Для каждой единицы хранения задаются габариты, вес и объем. Кроме этого предусмотрена возможность учета товара в разрезе партий, сроков годности, сертификатов и серийных номеров. Учет конечных дат реализации продукта есть одна из важных проблем складского хозяйства предприятия.
При проведении складских операций контролируется вместимость ячеек и паллет по объему, количеству и весу.
Важной особенностью системы можно выделить подготовку склада к приемке и размещению товара. Планирование позволяет:
- ввести в систему информацию о товаре или штрих-код;
- распечатать этикетки на товар и паллеты;
- подготовить складские площади для приема товара;
- подготовить паллеты;
- привлечь дополнительных сотрудников.
После завершения процесса приемки система дает заключение о планируемом и фактически принятым. Автоматически формируются задания на размещение товара в зоне хранения. Задаются индивидуальные правила размещения. Это еще один плюс в работе пищевого предприятия. Входящее сырье должно пройти ветконтроль.
Операция отбор и отгрузка товара схожа с операцией прима. Информация о планируемой отгрузке заносится в базу данных и хранится в системе. На основании этой информации может быть инициирован отбор продукции со склада. Можно задать различные правила отбора:
- отбор по партиям;
- отбор по срокам годности;
- отбор при максимизации складского места и минимизации времени отбора;
- отбор с учетом рейтинга ячейки;
- штучный или паллетный отбор;
- отбор с подпиткой активной зоны отбора.
Сборка. Операция сборки предполагает сбор заказа из комплектующих и упаковка товара.
Инвентаризация. Очень важный фактор работы склада. Возможность проведения инвентаризации без остановки технологического процесса, возможно только благодаря системе. Постоянный пересчет товара во время рабочего цикла позволяет полностью избежать остановки работ. Предусмотренны следующие типы инвентаризации:
- определенной товарной позиции на складе;
- инвентаризация всех товаров;
- пустых ячеек.
Управление ресурсами. Задача любого склада рациональное управление людьми и техникой. Для каждого работника можно установить его статус. В зависимости от статуса работник получает или теряет возможность те или иные операции. Очень легко отследить время затрачиваемое на проведение назначаемых операций. Следовательно, управлять мотивацией труда.
2.2. Документационное и методическое обеспечение склада
Основные нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:
- договор поставки;
- счет – фактура;
- товарная книга;
- инструкция о приемке продукции по количеству и качеству;
- заказ - заявка;
- товарно – транспортная накладная;
- упаковочный ярлык;
- пропуск на въезд и выезд с предприятия;
Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, то есть основой для создания приходных накладных.
Приходная накладная предназначена
для учета поступающей на склад
продукции.
Унифицированные формы первичной документации по учету продукции включают:
Доверенность: применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции. Например, водитель – экспедитор выступает в качестве такового лица, при погрузке товарно-материальных ценностей.
Приходный ордер – документ, служащий для приемки и оприходования продукции, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.
Акт о приемке материалов – применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.
Ведомости использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.
Карточка учета материалов:
- применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
- заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
- ведется материально ответственным лицом.
Карточки учета материалов выпускаются
бухгалтерией по мере поступления приходных
документов и в соответствии с
номенклатурой материалов и передаются
материально ответственным
Реквизиты Акта о несоответствии продукции:
- наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
- дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока;
- фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
- наименования и адреса отправителя и поставщика;
- дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя;
- дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
- реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции – фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре;
- способ определения количества недостающей продукции;
- другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;
- точное количество и стоимость недостающей продукции;
- заключение о причинах и месте образования недостачи.
