Проектирование процесса закупки товаров у поставщиков

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ КНИЖНОГО БИЗНЕСА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ»

Допустить к защите

Зам. директора по учебной работе

____________ И.В. Бойцова

«___»____________2014 г.

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: Проектирование процесса закупки товаров

у поставщиков

Москва  2014

СОДЕРЖАНИЕ

 Стр.

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..   3

Глава 1. Значение и направления совершенствования процесса

закупки товара у поставщиков ……………………………………………… 5

1.1. Значение закупочной логистики…………………………………………. 5

1.2. Современные тенденции развития  закупочной логистики…………… 10

1.3. Закупочная логистика в компании………………………………………  16

Глава 2. Описание и проектирование бизнес-процесса ………………….  22

2.1. Описание бизнес-процесса …………………………………………….  22

2.2. Анализ проблем и сбоев в бизнес-процессе ………………………… 26

2.3.  Проект совершенствования бизнес-процесса …………………………. 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………… 33

Список использованной литературы ……………………… ……………..  35

ВВЕДЕНИЕ

Каждое предприятие имеет в своей структуре такую службу, которая занимается материально-техническим обеспечением. Существование такой службы является необходимым для создания системы эффективного функционирования предприятия.

Рыночная экономика вызвала существенные изменения в материально-техническом обеспечении организаций. В связи с тем, что быстро растет запрашиваемый рынком ассортимент, длительность производственного цикла сокращается, сокращается время на внедрение нового продукта в производство, организации поставлены в условия жесткой конкурентной борьбы, все больше возрастает значение закупочной логистики. В результате, практически все виды деятельности предприятия стали в большей степени зависеть от состояния материально-технического снабжения.

Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем. Ее общая цель может быть определена как приобретение необходимых товаров нужного качества и количества с доставкой в нужное место и время от надежного поставщика, с хорошим сервисом и по выгодной цене. От качества материальных ресурсов, их цены, своевременности поставок зависит весь производственный процесс, качество готовой продукции, а в результате и качество обслуживания потребителей.

На снабжение предприятия тратят примерно 60% от общих расходов. Это значительная часть. Оптимизация в этой области может принести большие выгоды. Поэтому для поддержания и повышения конкурентоспособности организации и эффективности ее деятельности необходима эффективная организация снабжения.

В данной работе пойдет речь о закупке товаров у поставщиков.

Цель работы – изучить процесс закупки товаров и пути его совершенствования на конкретном предприятии.

Для реализации цели необходимо решить ряд задач:

1.   Изучить основные теоретические сведения по закупочной логистике.

2.   Выделить основные критерии для оценки и выбора поставщика.

3. Сформулировать задачу выбора поставщика.

4. Проанализировать процесс закупки  товаров на конкретном предприятии.

5. Выявить пути совершенствования  изучаемого процесса.

Глава 1. Значение и направление совершенствование процесса закупи товара у поставщиков

1.1.Значение закупочной логистики

Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Закупочная логистика занимается такими видами деятельности как: закупка, доставка, приемка, временное хранение материальных ресурсов и др.

Достижение главной цели зависит от выполнения ряда задач, к которым относятся:

1.  Соблюдение необходимых сроков закупки материалов.

2.  Соблюдение соответствия качества материалов с требованиями производства.

3.  Соблюдение соответствия количества поставок с потребностями в них1.

Задачами закупочной логистики являются:

1.   Информационный обмен.

2.   Задачи реализации.

3.   Задачи интеграции и координации закупок с производством, сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками.

Информационные задачи включают определение потребности в материальных ресурсах, проведение исследований ранка закупок, выбор поставщиков.

К задачам реализации относятся: осуществление закупок, контроль поставок, подготовка бюджета закупок.

Задачи интеграции и координации включают взаимодействие с отделами и подразделениями, использующими материальные ресурсы, обсуждение объемов, цены, требований к качеству и к упаковке с заинтересованными лицами, отбор поставщиков для долгосрочного сотрудничества.

Для того чтобы эффективно осуществлять закупки, нужно обладать огромной информацией о рынке, где они осуществляются. Собирать и оценивать подробную информацию нужно регулярно. Это необходимо для определения емкости рынка и возможности оптимизации закупок. Управление закупками может рассматриваться как задача многокритериальной оптимизации.

Общая цель может быть сформулирована как получение товаров и услуг в необходимом количестве и качестве, в нужном месте и по выгодной цене. Общая цель формализуется в виде множества подцелей: приобретение товара по наиболее выгодной цене, поддержка высокой оборачиваемости товаров, гарантия доставки товаров, приобретение товара наилучшего качества, взаимодействие только с надежными поставщиками, снижение доли расходов на закупку в общих логистических издержках и т.д.

Укажем задачи закупочной логистики2:

1) обеспечение закупки материальных ресурсов по минимальным ценам и с максимальным качеством. Снижая закупочные цены материалов, можно значительно сократить себестоимость продукции;

2) обеспечение своевременной доставки материалов для производственных потребностей;

3) соблюдение сроков закупки сырья и комплектующих изделий;

4) определение оптимального размера поставок;

5) соблюдение соответствия количества поставок с потребностями производства;

6) контроль за качеством сырья и комплектующих изделий;

7) обеспечение складирования материальных ресурсов (готовой продукции) с минимальными затратами. 

Управление закупками представляет собой комплекс операций, как3:

1) определение требуемой номенклатуры товара;

2) определение и оценка требований производства (установка требований к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу расходных материалов, также должны быть установлены требования пользователей, определяющие сервис поставок);

3) определение типа организации закупок материальных ресурсов (выбор между установившимися закупками, модифицированными закупками и новыми закупками, вызванными потребностями нового внутрипроизводственного потребителя);

4) определение типа рынка (монополия, олигополия, чистая конкуренция);

5) определение количества возможных поставщиков;

6) определение позиции поставщиков на рынке;

7) определение профессионализма и надежности поставщиков;

8) определение всех возможных поставщиков, включая и тех, чьими услугами компания ранее не пользовалась;

9) предварительная оценка всех возможных поставщиков (сравнение показателей сервиса и качества, предлагаемых поставщиками расходных материалов с показателями, требуемыми внутрипроизводственными потребителями);

10) отбор наиболее подходящих поставщиков;

11) проведение переговоров с поставщиками;

12) оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика;

13) оценка уровня цены;

14) надежность поставок;

15) информационное обеспечение процесса управления закупками, организация документооборота.

 Очень важной задачей является  выбор поставщика, так как от  этого может зависеть весь  производственный процесс, и в случае несоблюдения поставщиком своих обязанностей организация может понести большие убытки. Выполнение этой задачи включает следующие основные этапы4:

1.   Выявление потенциальных поставщиков. Поиск может осуществляться путем изучения объявлений, рекламы, каталогов, объявления конкурса, личных контактов с поставщиками.

2.   Анализ потенциальных поставщиков. Отбор поставщиков производится на основе критериев.

3.   Оценка работы с поставщиком. Для этого используется шкала оценок, на основе которой рассчитывается рейтинг поставщиков.

Выбор поставщика может осуществляться торговым агентом, коллегиальным обсуждением или посреднической компанией. Последние привлекаются в том случае, если рынок новый, плохо изученный, если возникает потребность в принципиально новых материалах.

Существуют два основных критерия выбора поставщика:

• стоимость приобретения продукции или услуг,
• качество обслуживания.

Качество обслуживания включает качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Последняя оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. Кроме основных критериев существуют и дополнительные. К ним относятся:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• организация управления качеством продукции у поставщика;
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и др. 5.

Немаловажным фактором, влияющим на принятие решения об осуществлении закупок, служит удаленность склада продавца от склада покупателя. При наличии перечисленных факторов не в пользу посредника может оказаться тот факт, что он территориально располагается на более отдаленном расстоянии, чем изготовитель товара. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника. Прогрессивной логистической системой, используемой при осуществлении доставки товаров, служит система «точно в срок», которая позволяет повысить эффективность закупок и снизить затраты. Принцип работы системы основывается на том, что заказывается столько товара, сколько можно потребить, не используя склада. Большое значение имеет временной фактор. Успешное использование системы напрямую зависит от взаимодействия продавца и покупателя, т.е. повышается ответственность двух сторон.

В зависимости от типа организации закупаемая ею продукция условно разделяется на две группы:

1.   Продукция, которая необходима для процесса производства и реализации продукции.

2.   Продукция, которая необходима для обеспечения функционирования самой организации6.

Поставка закупаемых материалов может быть различна. Товары, не требующие длительного хранения, закупаются в сроки, близкие к потреблению. Материалы постоянного потребления или разового закупаются на основе договорной поставки, оговаривающей точное время подвоза. Так же внимание уделяется транспортным расходам. Для этого определяется вид транспорта, дальность перевозки, скорость доставки, партийность грузов и т.д.

Большое влияние на затраты оказывает хранение материалов.  Здесь задачей снабженческой деятельности является обеспечение эффективности производства за счет минимизации запасов.

Основные факторы, влияющие на решения о закупках товара, составляют три группы:

1.   Ресурсные факторы. Характеризуются производственно-технологическими, техническими, эксплуатационными и другими свойствами ресурсов, а так же их ценами.

2.   Закупочные факторы. Представляют собой условия и надежность, ритмичность и время поставок, объем заказа, условия платежа.

3.   Факторы поставщика. Зависят от его конкурентного потенциала, от организационно-правового статуса.

1.2. Современные тенденции  развития 

закупочной логистики

Основные тенденции развития закупочной логистики в современных условиях следующие: сокращение количества складских объектов у производителей; увеличение объемов услуг третьих участников; разнообразие логистических услуг, предоставляемых сторонними фирмами, все более расширяется; усиление глобальной логистической стратегии; интеграция логистической деятельности; слияние всех мелких, средних и крупных логистических цепочек в единую глобальную логистическую систему; усиление роли информации для управления.

Возрастающая роль логистики в современной экономике отражается в использовании ее возможностей в производственных и сбытовых процессах. В новом веке Россия должна идти в ногу с общемировыми тенденциями, и активное внедрение логистики следует рассматривать как одно из направлений дальнейшего развития экономики страны.

Логистическая концепция как система взглядов, способов, приемов и методов повышения эффективности функционирования логистических систем компаний способствует достижению единства и согласованности усилий всех работников организации. Известно, что внедрение логистических принципов в управление материальными потоками позволяет снизить уровень запасов на 30-50% и сократить время движения продукции на 25-45%7.

В странах Западной Европы, США и Японии доля расходов на материально-техническое обеспечение и транспортировку составляет 20% валового национального продукта или 30-40% стоимости конечного продукта, из которых половина приходится на хранение и содержание запасов материальных ресурсов. Во временном аспекте обеспечение и транспортировка занимают в затратах времени на доставку от первичного поставщика до конечного потребителя 98%, а собственно производство - лишь 2% времени всего цикла8.

В итоге новые технологии, обеспечивающие быстрый, точный и ничем не ограниченный обмен информацией, открыли новую эпоху в логистике - эпоху работы в режиме реального времени. Это создало основу для развития новых стратегий, способных вывести логистику на совершенно иной, доселе недостижимый уровень результативности.

Наиболее широко распространенной в мире является концепция «точно в срок» (just-in-time, JIT). Современная концепция построения логистической системы в производстве (операционном менеджменте), снабжении и дистрибуции, основанная на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов и готовой продукции в необходимых количествах к тому времени, когда звенья логистической системы в них нуждаются, с целью минимизации затрат, связанных с созданием запасов. Ее появление относится к концу 50-х гг., когда японская компания Toyota Motors, а затем и другие автомобилестроительные фирмы Японии начали активно внедрять логистическую систему KANBAN. Название этой концепции несколько позже дали американцы, тоже попытавшиеся использовать данный подход в автомобилестроении.

Первоначальным лозунгом концепции «точно в срок» было потенциальное исключение запасов материалов, компонентов и полуфабрикатов в производственном процессе сборки автомобилей и их основных агрегатов. Концепция «точно в срок» была основана на синхронизации таких логистических функций, как снабжение и производство, и в дальнейшем была успешно применена в системах сбыта готовой продукции.

В наши дни компании тратят примерно 60% доходов на закупку необходимых товаров и услуг9.

Оценка эффективности закупочной деятельности – важнейший аспект управления поставками. В области оценки могут использоваться как минимум две группы переменных: показатели работы поставщиков и процесса поставок, а так же менеджеров отдела закупок и влияние поставок на показатели работы всей компании. Показатели работы поставщиков отражают степень выполнения партнерами своих обязательств. Российские компании чаще всего отслеживают закупочную цену. Качество также является важным, но более сложным для проверки показателем. Часто компании оценивают уровень запасов, анализируют эффективность затрат на закупку, реже – уровень оборачиваемости капитала, связанный капитал и уровень обслуживания закупок, хотя данные показатели являются наиболее информативными.

При оценке влияния поставок на финансовые показатели руководители, прежде всего, рассматривают условия оплаты. Операционная прибыль и уровень оборотного капитала – их отслеживают чуть менее компаний. Низкая популярность показателя отдача на инвестиции, его отслеживают менее компаний, но в ближайшем будущем его планируют использовать компаний.

Из всего выше сказанного можно выделить следующие функции закупочной логистики:

• Формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них.
• Исследование рынка закупок.
• Получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков.
• Выбор поставщиков.
• Определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий.
• Согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку.
• Контроль сроков поставок материалов.
• Входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе.
• Доведение материальных ресурсов до производственных подразделений.
• Поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.
• Подготовка бюджета закупок10.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

• элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

• элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

• самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели11.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему.

Идея логистики — получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы.

Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия, как ее элемента (Рис.1).

Рисунок 1. Макрологическая система службы закупок

Служба закупок, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение—производство—сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупок и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом (Рис.2).

Рисунок 2. Служба закупок

Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Режим работы в реальном масштабе времени обеспечивает обработку информации в темпе, определяемом скоростью ее поступления. Этот режим дает возможность получать необходимую информацию о движении материального потока в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующее административное и управляющее воздействие на объекты управления.

Цепь снабжение—производство—сбыт должна строиться   на основе современной концепции маркетинга, то есть вначале  должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее,  стратегия развития производства и уже затем стратегия снабжения производства. Таким образом, логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

1.3. Закупочная логистика в компании

Каждый крупный магазин имеет структуру (или, по крайней мере, должностное лицо), организующую логистический процесс закупок. В Торговом Доме «Библио-Глобус» - это коммерческая служба, деятельность которой строится на основе философии Торговый Дом «Библио-Глобус» и его маркетинговой стратегии.

Основными функциями коммерческой службы являются формирование эффективных договорных взаимоотношений с поставщиками и обеспечение непрерывного пополнения и обновления ассортимента.

Формирование эффективных взаимоотношений с поставщиками, отвечающих интересам обеих сторон, — основа закупочной политики Торговый Дом «Библио-Глобус». При этом отношения с партнерами строятся в соответствии со следующими логистическими принципами:

- общаться с поставщиками так же предупредительно и доброжелательно, как и с клиентами фирмы;

- демонстрировать общность интересов;

- знакомить поставщиков с задачами  Торговый Дом «Библио-Глобус» и быть в курсе их деловых проблем;

- проявлять готовность помочь  в случае возникновения проблем у поставщика;

- соблюдать принятые на себя  обязательства;

- учитывать в деловой практике  интересы поставщика.

В ходе переговоров и при заключении договоров с поставщиками разъясняются основные логистические принципы их совместной работы с «Библио-Глобусом»:

- обмен информацией (прайс-лист, перспективная  информация, маркетинговые предложения) в едином электронном формате;

- поставка товара с предварительной  электронной накладной установленной  формы;

- поставка «с колес», минуя склад, на основе разработанных стандартов наличия товаров в торговом зале;

- метод автозаказа;

- сканирование по издательскому  штриховому коду при приемке  товара и оплате покупки;

- осуществление предпродажной  подготовки поставщиком: распаковка  пачек, проставление розничной цены, наклейка защитных этикеток на продукцию.

В зависимости от объема и частоты поставок совместно с поставщиком разрабатывается график завоза, который помогает распределить нагрузку при приемке и ускорить поступление товаров в продажу.

Следует отметить, что еще не все поставщики понимают необходимость и преимущества использования новых технологий, хотя большинство из них перешло на электронную форму общения.

Важным направлением закупочной логистики является логистика ценообразования на книжные товары. При этом используются следующие методы работы:

- гарантия оплаты и распространения  Торговый Дом «Библио-Глобус» части тиража для получения значительной (до 30 %) скидки от отпускной цены издательства;

- предоставление поставщиком дополнительной  скидки от отпускной цены на предпродажную подготовку для сохранения доступных розничных цен;

- постоянный анализ внешнего  окружения и отслеживание негативных  или положительных тенденций  на книжном рынке;

- совместные усилия Торгового Дома «Библио-Глобус» и издателей по совершенствованию работы всех звеньев логистической цепи книгоиздание — книгораспространение;

- поддержание оптимальных розничных цен. Применяются следующие виды расчетов с поставщиками: по факту поставки за высокорентабельный товар с целью получения от поставщика максимальной скидки;

- предоплата с целью получения  от поставщика максимальной скидки, а также гарантии резервирования за Торговый Дом заказанного количества.

Одной из основных обязанностей менеджеров коммерческой службы является постоянный контроль за оборачиваемостью товарных запасов.

Возврат устаревшей, а также нереализованной продукции производится группой по связям с поставщиками на основе анализа товарных запасов. Ускорение товарооборачиваемости повышает эффективность использования торговых площадей и уменьшает затраты на хранение товаров.