Проектирование системы управления организацией кафейни «Магия кофе»

Федеральная служба по надзору в сфере образования  и науки

НОУ ВПО  «Сибирская  академия права, экономики и управления» 
 

Факультет менеджмента

Кафедра экономики и менеджмента

Специальность 080107.65 «Налоги и налогообложение» 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

По дисциплине: Основы менеджмента

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ КАФЕЙНИ «Магия кофе» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     Выполнил:

                                              студентка очного отделения

                           Группы МБ-09

                                                     Другова Виктория Валерьевна

                                         Научный руководитель

Буньковский  Дмитрий Владимирович 
 
 
 
 
 
 

        Ангарск 2011

Содержание 
 
 

Введение…………………………………………………………………………………….3

1  Характеристика организации …….5

     1.1 Общая характеристика организаций…………………………………...5

   1.2 Характеристика внешней среды организаций…………………………7

2. Разработка системы  управления организацией………………………...9

     2.1 Формулирование миссии, стратегий, целей и задач организаций……9

     2.2 Разработка организационной структуры………………………………10

.....2.3 Состав и структура персонала организаций…………………………...11

    2.4 Распределение полномочий и ответственности……………………….14

….2.5 Разработка системы мотиваций персонала…………………………….19

    2.6 Разработка системы контроля деятельности персонала и организаций……………………………………………………………………... 21

Заключение……………………………………………………………………...23

Список  используемых источников…………………………………………..25 
 
 

Введение 
 

     Основные  ситуационные переменные, которые учитываются менеджером при анализе управленческой ситуации можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это, однако, не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто "данное", что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства – это цели, структура, задачи, технология и люди.

     Процесс организации начинается с определения  целей, стоящих перед фирмой. В  соответствии с ними формируются  направления её работы, отражаемые в планах, выявляются и классифицируются необходимые виды деятельности и только потом они группируются в структуру с учётом наиболее эффективного использования материальных и трудовых ресурсов. На основе структуры создаётся система управления, координации, распределяются должностные обязанности. По мнению одного из крупнейших западных специалистов в области менеджмента Г. Минцберга, структура любой организации состоит из ряда взаимосвязанных элементов, роль которых, однако, в видах организаций не одинакова. К этим элементам он отнёс "стратегическую вершину", состоящую из главного руководства фирмой; "среднюю линию", которую образуют начальники структурных, а если фирма большая, территориальных подразделений; "техноструктуры" – т. е. различных специалистов – инженеров, программистов, и т.п.; вспомогательный персонал и "ядра" – рабочих, клерков, операторов.

     У каждой из этих групп, как считает  Минцберг, имеются свои интересы, в  той или иной степени противоречащие интересам других или в чём-то с ними совпадающие.

     Очевидным является то, что каждая организация  представляет собой достаточно сложную  технико-экономическую и социальную систему, отражающую индивидуальность и специфику этой организации. Описать эту систему можно, если определить характер взаимодействия на каждом из её уровней: "организация – внешняя среда"; "подразделение – подразделение"; "индивид" – организация.

     Согласно  существующей теории и практике взаимодействие на уровне "организация и внешняя  среда" может осуществляться с помощью механического или органического подхода и соответственно организация может получить одну из этих характеристик. Взаимодействие на уровне "подразделение – подразделение" реализуется с помощью комбинаций различных типов и выступает в рамках организационных структур: традиционной; дивизионной; матричной. И, наконец, на последнем уровне "индивид – организация" взаимодействие, тяготея к одной из сторон, может придать организации характер индивидуалистской или корпоративной.

       Цели   являются изначальным элементом системы управления организацией, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую функции. Исчерпывающий анализ целей предполагает их изучение в цепочке: общество – организация – человек.

       Современное общество – это организованное общество. Это означает, что все виды деятельности, начиная от нашего рождения, находятся под сильным воздействием организационной среды. Идея организации появилась у людей из понимания факта, что человек в одиночку не способен удовлетворить все свои потребности и желания. Само появление организаций связывается с наличием у людей общих целей, что превращает управление организацией в целенаправленную деятельность. Следовательно, если нет целей в организации, то и нет управления ею.

1. Характеристика организаций

2. Общая характеристика организаций

     Кофейня «Магия кофе»  рассчитана на 40 посадочных мест располагается по адресу: г. Ангарск, ул. Горького, д.10, несмотря на то, что в данном районе расположены места для отдыха (рестораны, бары, и др.) данное кафе пользуется спросом у населения и имеет своих постоянных клиентов.

     Кофейня «Магия кофе»  является обществом с ограниченной ответственностью (ООО "Альтрос"). ООО является разновидностью объединения капиталов, не требующего личного участия своих членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества. Имущество общества, включая уставный капитал, принадлежит на праве собственности ему самому как юридическому лицу и не образует объекта долевой собственности участников.

     Миссия  организации определяет место, роль и положение в обществе, её общественный статус. Иногда это понятие заменяют таким выражением, как "девиз организации". Миссия организации - это выраженное словесно, основное социально значимое, функциональное назначение организации в долгосрочном периоде. Как правило, организация при разработке своей миссии подчеркивает именно социальный характер своего предназначения для общества. Миссия кофейни «Магия кофе»- это удовлетворение нужд современного человека в еде и отдыхе, хорошего время провождения.

     Миссия  реализует цели развития организации, которые по существу определяют перспективные  направления. В зависимости от значимости, цели подразделяются на главную и дополнительные цели, обеспечивающие достижение главной цели. Далее они разделяются до уровня задач.

     Миссией кофейня «Магия кофе» является максимум внимания каждому гостю с тем, чтобы его пребывание было приятным, комфортным.

     Люди  ходят в кафе для того, чтобы  отдохнуть в комфортной для них  обстановке в процессе выбора того или иного любимого ими кофе, таким образом основными целями кофейни «Магия кофе» являются качественный уровень обслуживания, поддержание и укрепление здоровья, удовлетворенности трудом и финансовым благосостоянием своих сотрудников.

     Кофейни «Магия кофе» является предприятием с полным производственным циклом, на котором выполняются все стадии технологического процесса приготовления кофе. В кофейни применяется метод индивидуального обслуживания посетителей официантами.

     В кофейни приготовляются и реализуются для потребления на месте горячего кофе,. В кафе для создания обстановки, способствующей отдыху посетителей, организовано музыкальное обслуживание. В кофейни посетителей обслуживают официанты. Оплата отпущенной продукции производится за наличный расчёт по счёту и пластиковыми карточками, предъявленному посетителю официантом. Время работы кафе с 8⁰⁰ до 18⁰⁰ обслуживание посетителей предусмотрено официантами в зале за столиками. Расчёт посетителей с барменом производится за наличный расчет без оформления через контрольно-кассовый аппарат. Расчёт с официантом производится по счёту, предъявленному посетителю. Предприятие находится в центре города. В данном месте нет предприятий подобного типа и за счёт, большой проходимости, так как кофейня находится, на оживленной улице, кофейня является рентабельным.

     К основным требованиям организации  труда на производстве можно отнести:

• правильное составление производственной программы с учетом специфики изготавливаемой продукции, производственной мощности, численности и квалификации работников;
• четкое распределение обязанностей между работниками в соответствии с их квалификацией;
• правильный учет движения продукции и своевременная отчетность о проделанной работе.

     Производственная  программа предприятия  - это обоснованный план выпуска всех видов продукции собственного производства. Она включает показатели, характеризующие как общий объем выпуска продукции, так и ассортимент. 

1.2 Характеристика внешней среды организаций 

     В управленческой мысли представление  о значении внешнего окружения и  необходимости учитывать силы, внешние  по отношению к организации, появились  в конце 50-х годов. Это стало  одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь соединенных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Он должен также предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия. Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. 

Факторы внешней среды:

1. Государство- Трудность получения лицензий
2. Клиенты- Непостоянство покупателей
3. Поставщики- Рост цен на транспортные услуги
4. Конкуренты- Постоянно растущая конкуренция
5. Экономическая среда- Экономическая  нестабильность в стране, спад производства, низкая заработная плата – приводит к снижению покупательской способности населения.
6. Политическая среда- Политическая нестабильность
7. Природная среда- Зависимость от сезона времени

     Именно от покупателей зависит прибыли предприятия, а значит и его рентабельность. Поэтому сотрудники прилагают максимум усилий для того, чтобы заинтересовать покупателей качественной продукцией и наличием разнообразного ассортимента,  тем самым, побудив его к покупке.

2. Разработка системы  управления организацией 

2.1 Формулирование миссий, стратегий, целей  и задач организаций 

     Миссия  предприятия – обеспечение посетителей качественным и вкусным кофе на любой вкус с целью наилучшего удовлетворения их потребностей

     Стратегия развития товара предполагает модификацию  моделей уже имеющегося на рынке  товара или разработку совершенно нового товара для удовлетворения прежних  нужд и потребностей людей на традиционном для фирмы рынке. По сути, имеется  в виду создание товара рыночной новизны для предложения его покупателям, уже хорошо знающим данную организацию. Такая стратегия может быть ориентирована на получение организацией дохода (прибыли) за счет формирования на знакомом рынке новых потребностей или хотя бы иных потребительских предпочтений. Степень риска здесь несколько выше, чем при реализации предыдущей стратегии. Ее рост обусловлен тем, что трудно предсказать поведение даже хорошо знакомых покупателей при появлении на рынке товара-новинки. Затраты организаций на реализацию стратегии развития товара и по величине, и по структуре, существенно отличаются от затрат более глубокого проникновения на рынок.

     Цель  предприятия – получение прибыли.

     Цель  предприятия – удовлетворение потребности

       Задача привлечение новых посетителей.

     Создаваемая кофейня ориентирована, прежде всего, на потребителей с высоким и средним  уровнем достатка, испытывающих потребность  в предоставлении качественных услуг  данного сегмента рынка. В соответствии с проведенным анализом существующего  рынка аналогичных видов услуг можно условно выделить следующие основные группы потенциальных потребителей: жители расположенных рядом домов; посетители Торгового Центра

      2.2 Разработка организационной  структуры. 

     Формой  организации составляющих элементов  предприятия как системы является его структура. Структура любого предприятия отражает упорядоченное расположение его элементов и форму их взаимосвязи, превращая действующую структуру в систему. Структуризации всегда подвергаются системы, выступающие объектом изучения и управления хозяйствующим субъектом. Объектом структуризации выступает также и сама система управления (структура системы управления). Последняя представляет собой взаимосвязь и взаимодействие управляющей и управляемой подсистем, каждая из которых имеет свое упорядоченное расположение элементов и форму их взаимосвязи.

     Организационная структура необходима для управления различными областями деятельности предприятия, а анализ преимуществ  и недостатков различных подходов к построению системы управления позволяет сделать правильный выбор в пользу конкретной организационной структуры с учетом состояния рынка и стратегии предприятия.

     Совместимость структуры и стратегии в организации свидетельствуют о том, что все усилия должны быть предприняты для минимизации возникающего риска.

     Выработка стратегии связана со специализацией в производстве продукции. Данный тип  стратегии предполагает наличие  прекрасных дизайнеров, прекрасную систему  обеспечения высокого качества продукции, а также развитую систему контроля.

     Усовершенствование:

• Директор- имеет возможность  управлять предприятием не вникая в бытовые проблемы.
• Бухгалтер- возможность работать на дому
• Администратор- непосредственно работая с персоналом, владеет информацией, разрешает конфликты, принимает объективные решения.
• Бармен-кассир-стажировка персонал

     Рис.  2.1 Структура  организаций 
 
 

2.3 Состав и структура  персонала организаций 

     Подбор  персонала планируется осуществлять перед пуском производства с учетом следующих требований:

     · наличие профессиональной подготовки и квалификации по данной

     - специальности;

     · наличие опыта работы приветствуется ;

     · коммуникабельность, умение работать с клиентами; 
 

Персонал 
 
 

     Персонал, или кадры - это основной штатный  состав работников организации (за исключением  руководства), выполняющих различные  производственно-хозяйственные функции. Он характеризуется прежде всего численностью, структурой, рассматриваемыми как в статике, так и в динамике, профессиональной пригодностью, компетентностью.

     Правила учета персонала определены Инструкцией  по статистике персонала и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Госкомстатом СССР 17.09.87, с изменениями, внесенными 13.12.90; 31.05.93; 14.09.93. Инструкция регламентирует методы определения списочного состава, среднесписочной численности работников, перечень занятых в основной и неосновной деятельности, категории персонала, порядок учета приема и выбытия кадров и ряд других вопросов.

     Численность персонала определяется характером, масштабами, сложностью, трудоемкостью  производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. В Кофейни «Магия кофе» официально будут работать 8 человек.

     На  деле персонал не является чем-то застывшим: он находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних  и увольнения других работников. За этим будет следить администратор организаций.

     Увольнение  с организаций может быть по следующим  причинам :

• Ухудшение здоровья
• Личные (семейные обстоятельства), государственные (призыв на военную службу).

• Не выполнение своих обязанностей
• Не дисциплинированность
• Не корректное поведение  с клиентами

     Критерием оптимальности структуры персонала  является соответствие численности работников различных должностных групп объемам работ, свойственным каждой должностной группе, выраженным в затратах времени. 

2.4 Распределение  полномочий и ответственности 
 

     Генеральный директор (1 чел.) – осуществляет общее руководство предприятием. Все важные вопросы предприятия в обязательном порядке с ним согласуются.

     Главный бухгалтер (1 чел.) – непосредственно подчиняется генеральному директору и отвечает за начисление заработной платы, оплату поставок, своевременное начисление налогов и за другую работу связанную с документацией предприятия.. Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.  Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия. 

     Администратор (1 чел.) – непосредственно следит за наличием ассортимента товаров, соблюдением трудовой дисциплины, правильным оформлением купли-продажи товара,  осуществляет рекламную деятельность, а также, анализируя спрос, прогнозируют рыночную ситуацию. Осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия, учреждения, организации направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, учреждения, организации планирует предпринимательскую или коммерческую деятельность. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска. Анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда. Организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом. Осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.

           Повар- он лично изготавливает пищу в соответствии с меню и раскладкой и отвечает за количество и качество выпускаемых блюд, за соблюдение технологии их приготовления с учетом требований лечебной кулинарии. Повар в порядке ежедневной работы: 1) получает необходимые для изготовления пищи продукты в соответствии с меню-раскладкой и не допускает приготовления пищи из недоброкачественных продуктов; 2) отвечает за своевременную закладку продуктов и точное соблюдение раскладок; 3) выполняет при приготовлении пищи установленные санитарно-гигиенические и технологические правила, добиваясь максимального сохранения ее питательной ценности;

           Бармен-кассир- Обслуживать посетителей на высоком уровне с предоставлением достаточного ассортимента продукции зарубежного и отечественного производства. Быть внимательным и вежливым, соблюдать правила внутреннего распорядка. Строго соблюдать кассовую дисциплину, знать и исполнять инструкцию по работе на кассово - операционной системе. Знать действующие продажные цены на товары. Правильно производить расчеты с посетителями.  Знать порядок составления заявок на необходимое количество и ассортимент напитков, закусок и др. товаров, ведение учета и потребности в посуде. . Своевременно получать товары и продукты со склада или производства. Знать сорта и виды отечественных и импортных товаров, а также их краткую товароведческую характеристику. Знать рецептуру и этикет приготовления коктейлей и напитков, правила обслуживания иностранных посетителей в баре. По желанию гостя обслуживать его непосредственно за столом в торговом зале бара.  Знать порядок составления и своевременно представлять в бухгалтерию по установленной форме отчеты о движении и остатке товаров, учитываемых в суммовом выражении. Проверять наличие маркировки винно-водочных изделий, получаемых со склада. Быть Одетым в форменную одежду.