Прогнозирование потребности в кадрах

РЕФЕРАТ

Работа посвящена теме: «Прогнозирование потребности в кадрах».

Работа состоит  из введения, трех глав, заключения, список литературы, приложений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы исследования, определяются цель и задачи работы, обозначаются объект и предмет исследования.

Первая глава  посвящена теоретическим аспектам совершенствования системы кадрового  планирования.

Вторая глава  содержит анализ существующей системы  кадрового планирования на предприятии  ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров».

Третья глава  посвящена разработке рекомендаций по совершенствованию системы кадрового  планирования на предприятии ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров».

Заключение содержит основные выводы по результатам исследования.

В Приложении содержится документация с предприятия ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров».

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Работа любой организации неизбежно  связана с необходимостью планирования трудовых ресурсов (кадрового планирования).

В условиях формирования новых механизмов хозяйствования, ориентированных на рыночную экономику, перед предприятиями  встаёт необходимость работать по-новому, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая новым типом  экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий – поиск эффективных способов планирования и управления трудовыми ресурсами, обеспечивающих активизацию человеческого фактора.

Процесс кадрового планирования является неотъемлемой частью процесса управления персоналом; в свою очередь, управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни  любого предприятия, способного многократно повысить ее эффективность, а само понятие «управление персоналом» рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического до философско-психологического.

Система управления персоналом обеспечивает непрерывное совершенствование методов работы с кадрами и использованием достижений отечественной и зарубежной науки и наилучшего производственного опыта.

Сущность управления персоналом, включая  наемных работников, работодателей  и других владельцев предприятия заключается в установлении организационно-экономических, социально-психологических и правовых отношений субъекта и объекта управления. В основе этих отношений лежат принципы, методы и формы воздействия на интересы, поведение и деятельность работников в целях максимального использования их.

Планирование трудовых ресурсов является одним из ключевых элементов работы любой организации, так как от качества персонала зависит эффективность  работы организации и использование  всех остальных ресурсов.

Целью данной  работы является исследование  прогнозирования потребности в кадрах на примере организации.

Поставленная цель конкретизируется рядом задач:

1. рассмотреть теоретические основы кадрового планирования в организации
2. на примере организации рассмотреть прогнозирование потребности в кадрах
3. рассмотреть направления совершенствования системы кадрового планирования в организации

В качестве объекта исследования в  работе выступает  организация ДОП  – 4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров».

В качестве предмета исследования в работе выступает  прогнозирование потребности в кадрах.

При написании работы были использованы методы  сравнения, группировки.

При написании работы были использованы книги, статьи и монографии авторов  по теме кадрового планирования и прогнозирования.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ

1.1. Понятие кадрового  планирования и прогнозирования  потребности в кадрах

По словам Шипунова [28], предметом кадрового планирования является выявление и разработка планов удовлетворения потребностей предприятия в трудовых ресурсов. Базой кадрового планирования являются анализ потребностей в персонале и изучение информации о производительности работающих и издержках на их содержание.

До 60-х годов  в вопросах управления персоналом ориентировались лишь на текущие потребности организации. При таком подходе работодатель рассчитывал получить в любой момент необходимое ему количество работников, для использования которых не требуется длительной специальной подготовки. Избыточный рынок рабочей силы давал работодателям такую возможность, а увольнение избыточного персонала практически ничего не стоило. Изменения в условиях деятельности организаций выдвинули в качестве общего для все требование ориентироваться при формировании ресурсов не только на текущие потребности, но и на длительную перспективу. Это требование касается всех видов ресурсов, в том числе и человеческих.

В 70-80 гг в практике управления стал применяться систематический  анализ перспективных потребностей организаций и фирм в отдельных категориях персонала. Сегодня все большее число компаний выделяют как самостоятельный вид деятельности кадровых служб кадровое планирование, или планирование человеческих ресурсов.

Происходящие  изменения, связанные с необратимостью экономических реформ и движением к здоровой конкуренции, заставляют организации России уделять значительное внимание долгосрочным аспектам кадровой политики, базирующейся на научно обоснованном планировании.

Российский исследователь вопросов планирования персонала Травин [24] дает следующее определение: планирование персонала (эквиваленты, встречающиеся в литературе – кадровое планирование, планирование рабочего состава предприятия) определяется как "процесс обеспечение организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на правильные должности в правильное время".

По другому определению, используемому  Скопылатовым [20], планирование персонала  – это "система подбора квалифицированных  кадров, при использовании двух видов  источников – внутренних (имеющиеся в организации служащие) и внешних (найденные или привлеченные из внешней среды), имеющего своей целью обеспечить потребности организации в необходимом количестве специалистов в конкретные временные рамки".

Еще одно определение, вводимое Самыгиным [16]: “Кадровое планирование – это направленная деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально – квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием”.

Зарубежные авторы, такие как  Томпсон и Стрикленд [23], концентрируют  внимание главным образом на планировании потребности организации в кадрах, тогда как отечественные принимают  это лишь в качестве одного из видов кадрового планирования, выделяя кроме того еще ряд понятий (планирование использования персонала, планирование его обучения и так далее).

По утверждению  Ситникова [19], главная задача планирование персонала – это "перевести" имеющиеся цели и планы организации в конкретные потребности в квалифицированных служащих, т.е. вывести неизвестную величину необходимых работников из наличного уравнения планов организации; и определить время, в которое они будут затребованы. И как только эти неизвестные величины будут найдены, в рамках кадрового планирования необходимо вывести, составить планы достижения выполнения этих потребностей.

Каждая организация использует кадровое планирование, явно или неявно. Некоторые организации проводят серьезные исследования, другие ограничиваются поверхностным вниманием в отношении планирования персонала.

С помощью эффективного кадрового  планирования можно “заполнить”  вакантные позиции, а также и  уменьшить текучесть кадров, оценивая возможности карьеры специалистов в пределах компании.

Румянцева и Саломатина [13] считают, что основными  задачами кадрового планирования являются:

• разработка процедуры кадрового планирования, согласованной с другими его видами,
• увязка кадрового планирования с планированием организации в целом,
• организация эффективного взаимодействия между плановой группой кадровой службы и плановым отделом организации,
• проведение в жизнь решений, способствующих успешному осуществлению стратегии организации,
• содействие организации в выявлении главных кадровых проблем и потребностей при стратегическом планировании,
• улучшение обмена информацией по персоналу между всеми подразделениями организации.

Кадровое планирование включает применение базисного процесса планирования к  решению потребностей человеческого  ресурса в организации. Чтобы быть эффективным, любой план человеческого ресурса должен быть основан на долговременных планах организации. В сущности, успех кадрового планирования зависит в значительной степени от того, насколько тесно отдел кадров в состоянии интегрировать эффективное планирование персонала с плановым процессом организации. К сожалению кадровое планирование подчас недостаточно адекватно связано с полным общим планированием. Ниже проиллюстрированы результаты опроса, имеющего отношение к этой проблеме.

 Ховард и Коротков описывают  следующий пример из своих  исследований иностранных компаний [26]: при опросе более чем 9000 менеджеров в 60 компаниях выяснилось, что кадровое планирование требует  значительного усовершенствования. Реципиенты идентифицировали несколько главных препятствий успешному стратегическому планированию:

1) отказ синхронизировать планирование  персонала с циклом стратегического  планирования;

2) тенденция планировать в ответ  на краткосрочные, текущие проблемы;

3) неадекватная база данных для планирования;

Многие из описанных проблем  являются следствием недостаточной  координации между проведением  плановых операций в отделе кадров и общим планированием.

Стратегическое планирование должно отыскивать факторы, которые являются ключевыми для успеха организации.

 Процесс планирования должен  обеспечивать:

 – определение цели организации;

 – определение предположений,  допущений;

 – план действия в свете  имеющихся ресурсов, включая обученный  персонал.

 Кадровое планирование способно  оказать значительную поддержку стратегическому процессу планирования при обеспечении средствами для достижения желаемых результатов.

 Уткин   и Кочетков [25] утверждают, распространенная  ошибка кадрового менеджмента  коммерческих предприятий при  кадровом планировании – сосредоточиться на краткосрочных потребностях и не скоординировать их с долговременными планами организации. Сосредоточенность на краткосрочных потребностях – естественное следствие неинтегрирования кадрового планирования со стратегическим планированием. Этот подход почти всегда ведет к неожиданностям, которые вынуждают отдел кадрового планирования сконцентрироваться на краткосрочных кризисах (замкнутый круг).

Хотя кадровое планирование методически имеет  много общего с другими областями  планирования, тем не менее по ряду важных аспектов оно от них отличается. Проблемы кадрового планирования обусловлены:

• трудностью процесса планирования кадров, обусловленной сложностью прогнозирования трудового поведения, возможностью возникновения конфликтов и так далее. Возможности использования кадров в будущем и будущее отношение их к работе прогнозируется, если это вообще возможно, с высокой степенью неопределенности. В связи с этим в процессе планирования они представляют собой ненадежные элементы. К тому же участники организации сопротивляются тому, чтобы быть «объектами» планирования, не соглашаются с результатами планирования и реагируют на это так, что не исключается возможность возникновения конфликта.
• Двойственностью системы экономических целей в кадровой политике. Полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том случае, если оно интегрировано в общий процесс планирования (рис. 1.1 и 1.2).

Рис. 1.1. Планирование персонала исходя из результатов планирования других сфер

В качестве интегрированной составной части планирование кадровое планирование имеет своей задачей предоставление работающим рабочих мест в нужный момент и в необходимом количестве в соответствии с их способностями и склонностями.

Рис. 1.2. Планирование персонала как  интегративное планирование

По мнению Бовыкина [3], планирование персонала не всегда проходит успешно. Этому может быть причиной великое множество вещей, но есть 8 основных проблем:

1) Подлинный кризис. Специалисты  по кадровому планированию работают  в среде, характеризующейся неясными инструкциями, различными линиями политики компании, разнообразными стилями управления.

2) Поручительство высшего руководства.  Чтобы планирование персонала  вообще было возможно, оно должно  поддерживаться высшим руководством  во всех мелочах. Также "высочайшая" поддержка может обеспечить все необходимое для успеха планирования персонала.

3) Размер первоначальных усилий. Многие программы кадрового планирования  потерпит крах из-за чрезмерного  первичного напряжения. Успешные  программы "стартуют" медленно и постепенно развиваются. Развитие необходимых умений имеющегося "материала" и поиск необходимых замещений – это два отличных "трамплина" для начинания.

4) Скоординировать управление в  целом и управления персоналом  к сожалению, часто планирование персонала производится "в отрыве", то есть без необходимой координации с вышеназванным. Это приводит к абсолютизации кадрового планирования.

5) Интеграция с планами организации.  Планирование персонала обязательно  должно быть вовлечено в общие  планы организации.

6) Противопоставление количественного  и качественного подходов. Некоторые  люди рассматривают планирование  персонала, как некую числовую  методику, помогающую наметить курс  потоку людей в, из, вверх, вниз  и поперек различных подразделений  организации.

7) Привлечение менеджеров, занятых  конкретно управлением. Кадровое  планирование не есть исключительно  функция отдела кадрового планирования. Успешное планирование персонала  зависит от привлечения в этот  процесс других менеджеров, которые  непосредственно работают с людьми "на местах".

8) Техническая проблема. По мере  того, как кадровое планирование  становится все более популярным, в его процесс все активнее  привлекаются постоянно возникающие  новые технологии, приемы и т.д.  Многие из них используются. К сожалению, сейчас появляется тенденция к использованию новинок не потому, что это действительно необходимо, а потому, что "это используют все".

1.2. Методика  кадрового планирования и прогнозирования

По мнению Веснина [6], к кадровому  планированию можно приступать лишь после определения общей кадровой политики компании. Кадровое планирование является частью планирования на предприятии. Оно может выполнять стоящие перед ним задачи только в том случае, если будет рассматриваться в этом контексте. Если кадровое планирование рассматривать изолированно, оно не даст желаемого результата, поскольку на решения по кадровым вопросам существенное влияние оказывают другие планы предприятия: план производства, план научно-исследовательских работ, план оборота, финансовый план. Но при этом если другие планы предприятия не учитывают кадровые решения, то это может приводить к нежелательным последствиям. Поэтому кадровое планирование с самого начала должно учитывать все многообразие деятельности организации. Многие организации обходят кадровое планирование стороной. В этом случае  поиск и отбор персонала не планируется заранее и осуществляются лишь в тот момент, когда организация сталкивается с необходимостью заполнения тех или иных вакансий. При этом трудно избежать некоторых распространенных ошибок: набор недостаточного или чрезмерного числа работников определенной специальности; запаздывание в обеспечении необходимыми кадрами процесса организационных изменений и др.

Ильин [10] утверждает, что кадровое планирование направлено на определение количественной и качественной потребности в персонале. Эта потребность определяется с учетом выработанной кадровой политики и стратегии организации. Важной частью этого направления работы является сбор и анализ информации для определения будущей потребности организации в человеческих ресурсах и их возможных источников. После определения потребности в персонале можно разрабатывать стратегии по поиску и привлечению необходимых человеческих ресурсов.

При планировании работы по укомплектованию организации персоналом информацию количественного и качественного характера чаще всего получают в результате анализа различных отчетов и документов и дополняют сведениями, полученными в ходе интервью с руководителями разного уровня, опросов персонала, обсуждений, в которых принимают участие различные категории работников и т.п. Можно выделить следующие количественные и качественные характеристики персонала организации [10]:

• списочная численность;
• среднегодовая численность;
• явочная численность;
• коэффициент выбытия (текучести);
• возрастная и половая структура коллектива;
• квалификационная структура;
• соответствие квалификации кадров профилю работы и др.

Количественная потребность в  кадрах – это потребность в  определенном числе работников разных специальностей. Для определения количественной потребности в персонале используют следующие подходы:

• метод, основанный на учете времени, необходимого для выполнения работ;
• расчет численности персонала на основе данных о трудоемкости рабочего процесса;
• метод расчета численности работников по нормам обслуживания;
• метод расчета численности по рабочим местам и нормативам численности;
• статистические методы, позволяющие увязать потребность в персонале с объемами производства, трудоемкостью работ и др.;
• методы экспертных оценок: простая экспертная оценка (когда потребность в персонале оценивается руководителем соответствующей службы) и расширенная экспертная оценка (когда потребность в персонале оценивается группой экспертов).

Качественная потребность в  кадрах – это потребность в  работниках определенных специальностей, определенного уровня квалификации. Для определения качественной потребности в персонале используют различные подходы. Среди них можно выделить следующие:

• профессионально-квалификационное деление работ на основе производственно-технологической документации;
• анализ положений об отделах, должностных инструкций и описаний рабочих мест;
• штатное расписание подразделений организации;
• анализ документации, определяющей профессионально-квалификационный состав исполнителей для выполнения конкретных видов работ.

Согласно Дудяшову [9], кадровое планирование обычно проходит в три этапа (рис.1.3).

Рис.1.3. Этапы кадрового планирования

На первом этапе производится сбор необходимой информации, ее обработка  и анализ, изучение кадровой ситуации, определение тенденций и вероятных вариантов ее развития.

На этапе разработки проекта  кадрового плана проводятся исследования альтернативных проектов кадрового  плана, оценка их эффективности с  точки зрения целей, стоящих перед  организацией, и выработанной кадровой политики. Это наиболее трудоемкий этап, он требует высокого профессионализма работников кадровых служб.

В процессе утверждения плана в  нем указываются количественные и качественные показатели, определяющие организационную структуру и  численность штатов организации и ее подразделений.

Шипунов и Кишкель [28] пишут, что  кадровое планирование, являясь составной  частью управления предприятием в целом, предполагает отслеживание изменений  в профессионально-квалификационной структуре кадров и, главное, призвано выявлять будущие тенденции в развитии рабочей силы и определять будущие тенденции в развитии рабочей силы и определять будущие качественные и количественные требования к ней на более ранней стадии, чем это было раньше. Одним из важных элементов планирования потребности организации в кадрах является привязка потребности в дополнительной рабочей силе к временному графику развития организации. Практически это можно рассматривать как перспективы развития кадрового потенциала фирмы или предприятия.

Изменения во внешней среде и  изменения технических, экономических  и организационных условий внутри предприятия обусловливают необходимость  определения будущей потребности  в кадрах. При этом для того, чтобы  понять тенденцию количественных и  качественных изменений в кадровом составе, часто используют экспертный опрос. Одной из задач кадрового планирования является определение потребности на замещение руководящих кадров, которая определяется с помощью прогнозирования движения (ротации) руководящих кадров по различным причинам.

Волков [31] отмечает, что выбор продолжительности  планового периода (краткосрочная, среднесрочная или долговременная перспектива) определяется как общими задачами развития предприятия или  фирмы, так и особенностями подготовки различных категорий рабочей силы. При планировании потребности в кадрах полезно ответить на следующие вопросы:

Предметом кадрового планирования является выявление и разработка планов удовлетворения потребностей предприятия  в трудовых ресурсов. Базой кадрового  планирования являются анализ потребностей в персонале и изучение информации о производительности работающих и издержках на их содержание.

Стадии кадрового планирования: определение качественной и количественной потребности в персонале, отбор (подбор) персонала и контроль за использованием трудовых ресурсов.

Кадровое планирование включает в  себя:

• прогнозирование перспективных потребностей организации в персонале (по отдельным его категориям)
• изучение рынка труда (рынка квалифицированной рабочей силы) и программы мероприятий по его «освоению»
• анализ системы рабочих мест организации
• разработка программ и мероприятий по развитию персонала (подготовка, переподготовка и повышение квалификации).

Кадровое планирование способно оказать  значительную поддержку стратегическому процессу планирования при обеспечении средствами для достижения желаемых результатов.

2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССА ПРОГНОЗИРОВАНИЯ ПОТРЕБНОСТИ В КАДРАХ НА ПРИМЕРЕ ДОП-4 «КОМСОМОЛЬСКАЯ ДИРЕКЦИЯ ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ ПАССАЖИРОВ»

2.1. Краткая характеристика  и основные технико- экономические показатели ДОП-4 «Комсомольской дирекции по обслуживанию пассажиров»

Российские железные дороги являются ключевым, а в некоторых случаях  единственным способом перевозки грузов и передвижения пассажиров Российской Федерации. По данным Концепции кадровой политики на железнодорожном транспорте в период 2001-2010 гг., на 1 января 2001 г. “на федеральном железнодорожном транспорте работает 1 млн. 357 тыс. человек, в том числе к основным видам профессиональной деятельности относятся 1 млн. 285 тыс. человек. Из них 418, 4 тыс. — руководители и специалисты”.

Организация ДОП-4 « Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров» была основана в 1991 году в городе Хабаровске.

Полное наименование организации: Комсомольская дирекция по  обслуживанию пассажиров (ДОП-4) Дальневосточной железной дороги.

Основными видами деятельности организации являются:

- ведение вагонного  хозяйства;

-  ведение  вокзального хозяйства.

Основная цель деятельности организации – обеспечение  стабильности и нормальной работы пассажирских и грузовых перевозок в близлежащих территориях. Организационная схема  предприятия представлена  на рисунке  приложения 1.

Штатная численность  организации по данным 9 месяцев 2006 года – 613 человек. Из них административно- управленческий персонал – 395 человек , что составляет 64,4 % о общей численности работающих.  

В приложении 2 представлены  основные итоговые показатели деятельности организации за 9 месяцев 2006 года.

В таблице 2.1  представлены данные об обеспеченности  трудовыми ресурсами работы  ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров» за 9 месяцев 2006 года

Таблица 2.1

Обеспеченность трудовыми ресурсами  работы  ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров» за 9 месяцев  2006 года

Как видно из таблицы 2.1,  наибольшую долю в структуре трудовых ресурсов предприятия занимает руководство (60 %) .

На рисунке 2.1 отражена  структура трудовых ресурсов организации.

Рис. 2.1. Структура трудовых ресурсов ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров» за 9 месяцев 2006 года

В таблице 2.2 представлены более частные показатели  анализа  использования персонала ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров» за 9 месяцев 2006 года

Таблица 2.2

Система кадровых показателей  в ДОП-4 «Комсомольская дирекция по обслуживанию пассажиров» за 9 месяцев  2005- 2006 года