Процес організації управління готелем
Зміст
Вступ…………………………………………………………………
Розділ I. Теоретичні аспекти організації управління готельного підприємства
1.1. Поняття та принципи побудови систем управління в готелях……………5
1.2. Типи організаційних
структур управління……………………………
1.3. Форми управління в
готельній сфері...............
1.4. Зарубіжний досвід управління персоналом……………………………….31
Розділ II. Аналіз управління організацією на прикладі готельного комплексу «Zaleski»
2.1 Загальна характеристика
готельного комплексу «Zaleski»
2.2 Система менеджменту в готельному комплексі «Zaleski»………………..36
2.3 Аналіз принципів менеджменту, що використовуються в практиці управління готельного комплексу «Zaleski»……………………………………39
Розділ III. Пропозиції щодо вдосконалення організації управління готельним комплексом «Zaleski»
3.1 Переваги та недоліки
організації управління
3.2 Шляхи вдосконалення
організації управління в готельному
комплексі «Zaleski»………………………………………………………
Висновок…………………………………………………………
Вступ
Для ефективної роботи будь-якого готелю необхідна функціональна організаційна структура. Загальний метод подання структури готелю – це організаційна схема, тобто схема взаємин підрозділів. Вона показує розташування кожної служби і посади в загальній організації готелю та ілюструє розподіл повноважень і обов'язків. Процеси управління належать до складних явищ. Зрозуміти ж сутність складних явищ і одержати про них достовірні дані можна тільки багаторазово спостерігаючи за поведінкою досліджуваного об'єкта чи явища. При цьому нам важливо не просто одержати достовірний матеріал про управлінський процес, а й оцінити якісний бік останнього.
Об'єкт дослідження - готельний комплекс «Zaleski».
Предмет дослідження
- використання принципів менеджменту
в індустрії гостинності на прикладі готельного
комплексу «Zaleski».
Мета роботи -
вивчити принципи сучасного менеджменту
та провести їх аналіз у практиці управління
готельним комплексом «Zaleski», а також розробити
ряд пропозицій щодо вдосконалення використання
принципів управління менеджментом підприємства
готельного господарства на основі проведеного
аналізу.
Методи дослідження
- метод пізнання і викладу; метод аналізу
та синтезу; індуктивний та дедуктивний
методи.
Завдання дослідження:
- Оцінити місце принципів менеджменту
в системі управління;
- Вивчити розвиток принципів менеджменту;
- Визначити особливості сучасних принципів
управління підприємством;
- Проаналізувати принципи менеджменту,
що використовуються в практиці управління
готелем «Zaleski»;
- Розробити пропозиції щодо вдосконалення
використання принципів управління готелем
на основі проведеного аналізу.
Результатом роботи
є пропозиція адміністративно-управлінського
персоналу готельного комплексу «Zaleski»
власних рекомендацій щодо вдосконалення
використання принципів управління і
розробка деяких необхідних, на мій погляд,
нововведень, спрямованих на підвищення
ефективності управління підприємством
готельного господарства.
Область можливого
практичного застосування - менеджмент
на підприємствах готельного господарства
з метою найбільш ефективної організації
управління готелем.
Розділ I
Теоретичні аспекти організації управління готельного підприємства
1.1. Поняття та принципи побудови систем управління в готелях
Побудова організаційно-
Організаційно-функціональна структура управління — це впорядкована система управлінських ланок, розташованих у чіткому підпорядкуванні, що забезпечує взаємозв'язок між керуючою та керованою підсистемами, розвиток системи як єдиного цілого. Ланки управління формують структуру з конкретним розташуванням, співвідношенням і взаємозв'язком. Створення організаційної структури управління зумовлене необхідністю розподілу прав і обов'язків між окремими підрозділами організації.
Організаційна структура управління належить до ключових понять у менеджменті й необхідна для визначення злагодженого взаємозв'язку та взаємодії структурних ланок в управлінському процесі, коригування їхнім функціональним процесом у досягненні цілей. Організаційну структуру готельного підприємства формують, щоби забезпечити його перспективну конкурентоздатність, економічну ефективність, раціональну кооперацію.
Подана організаційно-
Управління підприємством
індустрії гостинності пов'
Візуально організаційну структуру управління готельного підприємства відображають графічно у вигляді двовимірної схеми, яка фіксує у компактній формі інформацію про ієрархічність, повноваження та підпорядкування рівнів управління.
Організаційну схему управління створюють керівники готельного підприємства на початковій стадії виникнення і визначають спеціалізацією закладу, його категорією, обсягом номерного фонду, розташуванням, категорією гостей та іншими чинниками. У формуванні організаційної схеми вагома роль належить аналізу створення підрозділів управління, чіткого визначення їхніх функціональних обов'язків, зв'язків у самому підрозділі (службі, відділі) та між підрозділами у виробничому процесі. Структуру управління затверджує Статут підприємства, і це документально оформляється спеціальним положенням про сферу послуг, посадовими інструкціями всіх рівнів управління.
Організаційна структура
управління готельним підприємством
оптимальна тоді, коли всі структурні
підрозділи доповнюють процес створення
готельної послуги, забезпечуючи його
діяльність і водночас максимальну
ефективність функціонування в досягненні
кінцевого результату, яким вважається
надання конкурентоздатних
З-поміж основних принципів організації системи управління готельними підприємствами виокремлюють:
-орієнтацію на виробництво послуг згідно з попитом гостей;
-організаційну структуру управління, що повинна відображати його цілі й стратегію;
-постійне впровадження організації виробництва через його - спеціалізацію та диверсифікацію;
-поєднання прав і обов'язків, відповідальності й контролю в управлінні;
-швидку адаптацію — здатність чітко реагувати на зміни попиту, вдосконалювати технологію виробництва, запроваджувати інновації;
-економічність — відповідність витрат на утримання органів управління можливостям організації;
-простоту в управлінні, сформовану з незначної кількості рівнів управління, укомплектованих кваліфікованими спеціалістами, зрозумілу персоналові та пристосовану до певної форми управління;
-оптимальність в управлінні — організація має забезпечувати раціональні зв'язки між службами та персоналом;
-керованість, що передбачає здатність керівників своєчасно приймати та доводити до виконавців ефективні рішення, домагатись чіткого їхнього виконання для досягнення цілей. Організаційна схема управління повинна постійно змінюватись, зокрема за динамічного зовнішнього середовища готелю й структури управління. Відповідно до змін у структурі управління, які спричиняють зміни у чисельності персоналу, важливо, щоби ці зміни суттєво не позначались на якості обслуговування. Персонал у сфері гостинності завжди має взаємодоповнюватись, бути взаємозамінним у певному структурному підрозділі.
В організаційній структурі управління готелю виокремлюють рівні управління, ланки (відділи) і зв'язки.
Рівень управління — це сукупність ланок, що займають певний ієрархічний рівень у системі управління готелем. Рівні управління перебувають у вертикальному підпорядкуванні.
Сюди входять адміністрація (керівники вищого рівня), менеджери служб та керівники окремих відділів. Типова структура управління у готелях характерна трьома рівнями: інституційним (вищим), управлінським (середнім), технічним (нижчим) (додаток 1).
До ланок управління належать структурні підрозділи. Менеджери виконують функції управління, забезпечують регулювання та координацію діяльності декількох структурних підрозділів, окремих спеціалістів. Зв'язки між окремими відділами (підрозділами) мають горизонтальний характер.
Ланка управління — це відокремлений орган з функціями управління та визначеною відповідальністю за їх виконання. Ланками у готелях є служби, відділи, підприємства, котрі надають додаткові послуги, й окремі особи. Визначення повноважень, розподіл функцій і обов'язків, зв'язки між персоналом готелю ґрунтуються на офіційній і неформальній основі.
Співробітників готелю за характером виконання виробничих функцій поділяють на обслуговуючий персонал та службовців. Перший безпосередньо надає послуги клієнтам і забезпечує обслуговування приміщень готелю та прилеглої території (прибирання, ремонт приміщень, обладнання і под.). До персоналу, що забезпечує обслуговування приміщень" належить молодший обслуговуючий персонал — прибиральники, двірники, електрики, столярі та ін. Службовці управляють, вивчають виробничий процес, моніторинг ринку, вдосконалюють технологію, здійснюють юридичні, фінансово-бухгалтерські функції тощо.
В організаційній структурі готелів виокремлюють основні служби, типові для більшості готелів, допоміжні й додаткові. До основних належать служби: прийому та розміщення; бронювання; обслуговування номерів; громадського харчування; фінансова; комерційна; інженерно-експлуатаційна. Допоміжні забезпечують діяльність основних служб, урізноманітнюють готельні послуги. Серед допоміжних — пральня, хімчистка, майстерня з ремонту взуття, одягу та ін.
Додаткові служби (бізнес-центр, спортивно-оздоровчий центр, перукарня, косметичний кабінет, торгові кіоски, відділення зв'язку, солярій і под.) надають платні послуги.
Зауважимо, що в сучасних
умовах широкої спеціалізації, диверсифікації
готельного продукту, різних розмірів
та категорії готельних
Організаційна структура в готельних підприємствах залежить від їхніх розмірів і типу. У великих готелях вона розгалужена і забезпечує можливість оптимального управління різними функціональними напрямами. У готелях низької та середньої місткості передбачено мінімальний набір служб, які гарантують пропозицію основних готельних послуг. Наприклад, лише у структурі великих готельних комплексів служби бронювання, обслуговування фінансово-бухгалтерська, комерційна, інженерно-експлуатаційна та маркетингова мають окремі структурні підрозділи. У малих і середніх готелях функції бронювання й обслуговування клієнтів виконують окремі співробітники служби прийому та розміщення. Аналогічна ситуація в позиціюванні інших служб.
Служби у готелях, залежно від здійснення безпосередньої взаємодії з клієнтами, умовно можна поділити на дві категорії: контактні служби, персонал котрих має безпосередню взаємодію з клієнтами; безконтактні служби, у функціонуванні яких не здійснюється безпосередня взаємодія з клієнтами. У готельній індустрії такий поділ має важливе значення, оскільки формує підходи в управлінні й організації роботи керівників служб і регламентує вимоги стосовно персоналу. Основними вимогами до персоналу контактних служб є:
-привабливий зовнішній вигляд (відповідна зачіска, макіяж, одяг, прикраси та ін.);
-знання етики та психології спілкування;
-комунікабельність;
-знання іноземних мов;
-обмеження у віці (для персоналу рецепції — вік до 30 років). Інституційний рівень управління готельним підприємством
уособлює власник готелю, генеральний директор або голова ради директорів (наглядова рада). Форма власності в невеликих готелях — це переважно одноосібне володіння, у великих готелях, готельних ланцюгах — акціонерна форма власності.
Вищий рівень приймає загальні
рішення стратегічного
Генеральний директор —
особа, уповноважена власником готелю.
Він виконує функції
У великих готелях зі значною
кількістю персоналу
Для забезпечення цілодобового контролю адміністрації за діяльністю підприємства в окремих великих готелях існує посада виконавчого директора.
Управлінський рівень у закладах гостинності забезпечує реалізацію політики підприємства, розробленої керівниками вищого рівня управління. Вони відповідають за надходження, уточнення, розподіл завдань у підрозділах, контролюють їхнє виконання. Менеджери відділів мають широкі обов'язки і виконують вагому роль у прийнятті рішень. Окрім реалізації загальних питань у конкретних управлінських рішеннях, вони розв'язують проблеми оптимізації технологічного процесу згідно з новітніми методами, кадровою роботою у відділі, матеріально-технічним забезпеченням, взаємодією з іншими структурними підрозділами. У великих готелях цей рівень може мати 5—6 заступників директора (менеджерів відділів) та 10—15 менеджерів служб. До керівників середнього рівня належать менеджери служби громадського харчування, розміщення, фінансового, технічного, комерційного відділів та ін.
Менеджер з питань громадського харчування управляє рестораном та іншими формами гастрономічних закладів, які функціонують у готелі. Йому безпосередньо підпорядковані шеф-повар, метрдотель, менеджер банкетного обслуговування, старший офіціант.
Менеджеру з розміщення підпорядковані менеджери основних готельних служб — бронювання, приймання та поселення, господарської служби.
Менеджер фінансового відділу управляє роботою головного бухгалтера, менеджера господарської служби, оператора комп'ютера, завідувача відділу заробітної плати.
Менеджер технічного відділу очолює інженерно-експлуатаційний відділ. У готелях посаду менеджера технічного відділу називають по-різному — головний інженер, директор з технічної експлуатації та ін. Йому підпорядкований старший майстер, завідувачі майстерень з ремонту обладнання, систем опалення, технічної безпеки, холодильних установок, меблів і под.
Менеджеру комерційного відділу підпорядкований менеджер з питань матеріально-технічного постачання, менеджер обслуговування конгресів, менеджер з реклами та ін.
Технічний рівень — це керівники нижчої ланки, котрі безпосередньо керують обслуговуючим персоналом. У готелях до цієї категорії належать керівники виробничих ланок, які відповідають за розподіл завдань серед виконавців, контролюють їхнє виконання, водночас самі беруть участь у виробничому процесі.
Керівники всіх відділів у готелях, окрім функції управління, виконують доручення керівників вищого рівня. Частка виконавчої функції зростає з пониженням рівня управління. Не виконує доручень лише власник готелю. Як засвідчує моніторинг, виконання доручень, згідно з витраченим часом, займає на вищому рівні близько 10 %, на середньому — 50 %, нижчому — близько 70 % загального часу менеджерів. Решта часу менеджери витрачають на прийняття рішень з управління.
Зв'язки гарантують взаємодію та координацію між елементами структури управління готельним підприємством. Відповідно до характеру відносин елементів структури зв'язки поділяють на вертикальні й горизонтальні.
Вертикальні зв'язки забезпечують процес управління та підпорядкування (наприклад, зв'язок між генеральним директором і менеджером певної служби). Вони виникають під час ієрархічної побудови системи управління, наявності чіткої організації рівнів управління готельним підприємством, кожен з яких має власні цілі.
Горизонтальні зв'язки відображають взаємини кооперації та узгодження дій між рівноправними елементами одного ієрархічного рівня управління. Такий характер взаємодії, скажімо, здійснюється між менеджерами служб готельного підприємства з проблем узгодження сумісних дій у технологічному процесі.
У структурі управління готельними підприємствами, згідно з характером управлінських рішень, розрізняють лінійні та функціональні зв'язки. Лінійні відображають передання управлінської інформації загального характеру, необхідне для виконання із підпорядкуванням нижчих підрозділів вищим у всіх питаннях. Ця система проста й ефективна, якщо проблеми нескладні, а рішення можуть самостійно приймати підрозділи.
Функціональні — пов'язані з підпорядкуванням нижчих підрозділів певним діючим підрозділам, які професіонально вирішують окремі функції управління готелем, що стосуються фінансів, планування, технології та ін. Ці зв'язки забезпечують передачу змістовно обґрунтованої управлінської інформації. Оскільки джерел інформації водночас може бути декілька, виникають проблеми неузгодженості дій окремих функціональних підрозділів.
1.2. Типи організаційних структур управління
У досвіді функціонування закладів розміщення найпоширеніші такі типи організаційних структур управління: лінійна; функціональна; лінійно-функціональна; продуктова; матрична.
Лінійна організаційна структура
управління відображає лінійні форми
зв'язку між ланками управління.
Весь комплекс функцій управління та
вироблення управлінських рішень зосереджує
лінійний менеджер, який відповідає за
діяльність усього готелю (невеликого)
або його структурних підрозділів
(великого). Кожен підлеглий підрозділу
безпосередньо
Лінійній структурі управління властива простота, чіткість, узгодженість дій виконавців, оперативність і водночас менша гнучкість в адаптації до мінливого ринку готельних послуг. Кожен керівник має широку повноту влади, але незначні можливості розв'язання проблем, ґрунтовані на глибоких спеціалізованих знаннях.
У досвіді управління лінійну
організаційну структуру
Суть функціональної організаційної
структури управління полягає у
виконанні окремих функцій
За функціональної структури виникає штат спеціалістів з високою компетенцією у певній сфері, які відповідають за конкретний напрям управління. Функціональна спеціалізація апарату управління значно підвищує результативність діяльності готельного підприємства. Цю модель використовують в умовах швидкого збільшення обсягів виробництва і його ускладнення, появи нових видів послуг та обслуговування у готельних комплексах.
Лінійно-функціональну (комбіновану
структуру управління готелем ) створюють
із спеціалізованих ланок (змін, бригад)
при кожному лінійному
Комбінований тип управління усуває недоліки лінійного та функціонального типів. У цій структурі управління функціональні ланки позбавлені права безпосереднього впливу на виконавців, вони готують рішення для лінійного керівника, який прямо впливає на виконавців. Передбачено, що першому (лінійному) керівникові у виробленні конкретних питань і підготовці відповідних рішень, програм, планів допомагає спеціальний апарат з функціональних підрозділів (додаток 4).
За лінійно-функціональної структури управління переваги має лінійна організація, але з підвищенням рівня управління зростає роль функціонального управління. Якщо в межах управління невеликих структурних ланок його роль незначна, то в масштабі управління підприємством — навпаки. Функціональні служби забезпечують весь обсяг технічної підготовки виробництва, готують варіанти розв'язання завдань, пов'язаних із керуванням процесом виробництва, звільняють лінійних керівників від планування, фінансових розрахунків та ін.
Комбіновані структури забезпечують розподіл праці, за яким лінійні ланки управління повинні приймати рішення та контролювати, а функціональні — консультувати, інформувати, організовувати, планувати.
Продуктовий тип організаційної
структури управління передбачає створення
самостійних господарських
Продуктова організаційна структура характерна для готельних комплексів зі складною функціональною структурою виробничої організації. Окрім основних послуг, спеціалізовані підрозділи у системі підприємства надають низку додаткових послуг. Така організаційна структура управління притаманна курортним, туристським готельним комплексам (додаток 5).
Матричний тип організаційної структури управління використовують у готелях, продукт яких має відносно нетривалий життєвий цикл і часто змінюється, тобто підприємствам необхідно мати високу гнучкість у виробництві й стратегії. За такої структури формують тимчасові групи спеціалістів, куди скеровують персонал і необхідні ресурси з функціональних відділів.
Для визначення горизонтальних зв'язків у матричній структурі управління необхідно:
-підбирати і призначати керівника програми (проекту), його заступників у певних підрозділах згідно зі структурою програми;
-вибирати та призначати відповідальних виконавців у кожному спеціалізованому відділі;
-організувати спеціалізовану службу управління програмою.
Щоби забезпечити діяльність у межах матричної структури управління, необхідно здійснити зміни в організаційній структурі: створити у готельному комплексі спеціалізовані цільові підрозділи, які б об'єднували провідних спеціалістів для спільного вироблення основних ідей програми.
За матричної структури
управління керівник програми працює
безпосередньо з
Проблеми, які виникають під час визначення пріоритетних завдань і розподілу часу роботи персоналу над проектами, можуть порушувати стабільність діяльності готелю й утруднювати досягнення його довготермінових цілей. З метою забезпечення координації виконання функцій за матричною структурою, центр управління програмами повинен пов'язувати виконання управлінських процедур окремими підрозділами (службами). Матричні структури управління, котрі доповнюють організаційну структуру новими елементами, відкрили якісно новий напрям у розвитку найактивніших та най-динамічніших проблемно-цільових організаційних форм управління, спрямованих на піднесення творчої ініціативи керівників і спеціалістів, виявлення можливостей значного підвищення ефективності обслуговування .
Структури, орієнтовані на послуги або впровадження нових готельних технологій, що використовують кращі готельні ланцюги, належать до новітніх схем організації управління. Вони стосуються об'єднання в поточному процесі виробництва і збуту освоєних рентабельних продуктів готельно-ресторанного виробничого процесу в групу поточного виробництва, а розроблення нових продуктів і технологій — у пошукову групу. Остання відповідає за проект до моменту визначення його комерційної реалізації. В пошуковій групі забезпечується дослідне виробництво, і новий продукт використовується на ринку цих послуг.
1.3. Форми управління в готельній сфері
У готельній індустрії в умовах посилення конкуренції виникла необхідність урізноманітнення, поєднання різних організаційних форм управління, що зумовлює досягнення більшої ефективності економічного, фінансового, інформаційного потенціалу підприємств. Сучасному стану розвитку форм управління у готельній сфері притаманне одноосібне управління на незалежній основі та різні форми корпоративного управління. З-поміж найпоширеніших у міжнародному досвіді форм управління вирізняють управління за контрактом, управління згідно з договором франчайзингу, оренду.
Управління за контрактом передбачає письмову угоду, укладену між власником готелю та компанією або менеджером, які спеціалізуються в управлінні такого типу підприємствами. На сучасному етапі — це одна з основних форм у сфері гостинності, що набуває поширення з 70-х років XX ст. Вона стала важливою передумовою високих темпів розвитку галузі в останні десятиріччя. Головна перевага методу зумовлена незначною часткою акціонерного капіталу в загальному фонді, можливістю обходитись без його участі в діяльності готельних підприємств. Суттєва роль у високій економічній ефективності підприємств належить також фаховому управлінню висококваліфікованих спеціалістів, котрі забезпечують менший ризик у конкурентних умовах середовища гостинності, мають досвід у сфері маркетингу та збуту, широкому використанні сучасних інформаційних систем, зокрема централізованих систем бронювання. Вагомим чинником укладання взаємовигідних угод між управлінською фірмою і власником підприємства гостинності є небажання або недостатні знання та досвід у власників підприємств для забезпечення ефективного управління, страх перед ризиком.