Процесс автоматизации

Содержание: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      В данной курсовой работе один из элементов  бухгалтерского учета - автоматизация. Данная тема очень актуальна, так  как автоматизация является одним  из самых эффективных методов  улучшения работы бухгалтерского отдела.

      Целью курсовой работы является полное изучение всего процесса автоматизации.

      Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

       1)изучить понятие автоматизация; 

       2)охарактеризовать цели автоматизации  и виды;

       3)рассмотреть порядок проведения  и документное оформление автоматизации на примере ООО «Шмель».

      Предметом данной курсовой работы является  автоматизация, а объектом – порядок проведения автоматизации на предприятии ООО  «Шмель». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Автоматизация бухгалтерского учета

1.1 Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

      Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

      Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения  бухгалтерского учета в России. Такие  ошибки практически неизбежны при  ручном учете или при использовании  устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     Предметом бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная  деятельность предприятия или организации.

      Финансово-хозяйственная  деятельность складывается из:

      - формирования источников, необходимых  для деятельности.  Источники могут быть финансовыми и материальными;

     - размещения      привлеченных  и сформированных средств: создание  производственных запасов, затрат  на производство продукции, реализации  продукции, взаимоотношений с  бюджетом в части налогооблажения  и иные хозяйственные операции.

      Метод бухгалтерского учета - ведение учета  финансово-хозяйственных операций на основе натуральных измерителей  в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и  взаимосвязанного их выражения.

      Задачами  бухгалтерскими учета являются:

- формирование  достоверной информации о хозяйственных  процессах и результатах деятельности  предприятий необходимой для  оперативного руководства и управления, а также ее использования инвесторами,  покупателями, налоговыми, финансовыми,  банковскими органами и иными  заинтересованными лицами;

- обеспечение  контроля за наличием движения  имущества и использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов  в соответствии с утвержденными  нормами, нормативами и сметами;

- предупреждение  негативных явлений в финансово-хозяйственной  деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.

      1.2 Автоматизированное рабочее место бухгалтера 

     Рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составить сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

    Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета

    Условные  обозначения:

• ручная передача информации
• автоматическая передача и обработка информации
• диалог с ЭВМ

    Использование на практике ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ, к ним относятся:

• применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;
• возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
• возможность выдачи информации по запросу;
• освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций;

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности  создания АРМ бухгалтеров. С их помощью  выполняются значительно быстрее  и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров  оборотного (оборотно-сальдового) баланса.

    С помощью компьютера в бухгалтерии  значительно облегчается решение  информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению  и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело  к созданию и распространению  различных бухгалтерских программ.

       Применение  электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название «автоматизированной».

       Более правильным представляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса.

       Быстрота  и удовлетворение различных пользователей  в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Требования  к бухгалтерской  системе

      В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных  и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос  данных из одной печатной формы в  другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение  к данным и отчетам за прошлые  периоды.

      Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости  от особенностей учета на предприятии  базы данных могут иметь различную  структуру, но в обязательном порядке  должны соответствовать структуре  принятого плана счетов, задающего  основные параметры настройки системы  на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные  нормативы, которые приняты в  текущее время.

      Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как  известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать  защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную  базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить  в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские  системы отвечают этим требованиям.

      Не  менее важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует  учитывать то обстоятельство, что  в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом  или консультацией, и за заменой  устаревшей версии на более свежую.

Элементы  компьютерной системы

      В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации. Аналогичные документы часто  используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно. 

Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы:

     1. Аппаратные средства. К ним относятся:  оборудование и устройства, из  которых состоит компьютер, в  частности центральный процессор,  жесткий диск, устройство чтения  CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

     2. Программные средства.

     а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы  управления базами данных (СУБД), и сервисные  программы. Системные программы  обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

     б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для  обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или  приобретает у внешнего поставщика.

     3. Документация - описание системы  и структуры управления применительно  к вводу, обработке и выводу  данных, обработке сообщений, логическим  и другим командам.

     4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают  программами, эксплуатируют и  контролируют систему обработки  данных.

     5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

     6. Процедуры контроля - Процедуры,  обеспечивающие соответствующую  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки.

Особенности компьютерной обработки  данных

   Компьютерная  технология характеризуется рядом  особенностей, которые следует учитывать  при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия  компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах.

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны  администрации. Компьютерные системы  дают в руки администрации широкий  набор аналитических средств, позволяющих  оценивать и контролировать деятельность фирмы. Например: прикладные программы  накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно  использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

1.3 Средства  автоматизации бухгалтерского учета

      в России

        1C бухгалтерия

      Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной  бухгалтерской программой и предназначена  для ведения синтетического и  аналитического бухгалтерского учета  по различным разделам.

      Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и  стоимостном выражениях.

      Программа предоставляет возможность ручного  автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным  параметрам проводок.

      Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;
2. список видов объектов аналитического учета;
3. списки объектов аналитического учета (субконто);
4. констант и т.д.

      На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может  выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок.

      После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

1. сводные проводки;
2. оборотно-сальдовую ведомость;
3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
4. карточка счета;
5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;
6. анализ счета (аналог главной книги);
7. анализ счета по датам;
8. анализ счета по объектам аналитического учета;
9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
11. журнальный ордер.

      Кроме того программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму  и алгоритм заполнения. Система формирует  всю отчетность, предоставляемую  в налоговые инспекции.

      Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и  редактировать документы с любой  структурой, изменять их экранные и  печатные формы, формировать журналы  для работы с документами с  возможностью их произвольного распределения  по журналам.

      Aubi

      “АУБИ” -  это  зарегистрированное  название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета’  малых, средних  и больших предприятий.

      Программный  комплекс  представляет  одинаковый  интерес как для коммерческих структур,  так  и  для  производственных предприятий. В зависимости  от  специфики  деятельности  предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

1. учет материалов (склад);
2. учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;
3. основные средства;
4. учет  кассовых  операций  -  формирование  приходных  и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;
5. учет банковских операций - платежных поручений,  требований и реестров;
6. учет счетов;
7. ведение журнала хозяйственных операций;
8. ведение   главной   бухгалтерской  книги;
9. формирование шахматной  и оборотной ведомостей;
10. формирование различных ведомостей аналитического учета
11. ... и т.д.

      Журнал  хозяйственных  операций является для  “АУБИ” поистине основной  информационной  базой,  используя  которую,  программа  способна  формировать  множество  отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету

      Пользователь  может получить за любой промежуток времени  следующие отчетные формы  по синтетическому учету:

1. сводную оборотную ведомость;
2. синтетический расклад по каждому счету;
3. главную бухгалтерскую книгу;
4. шахматную ведомость;
5. баланс

      Конфигурация  “АУБИ” в состоянии формировать  за любой  промежуток времени учетные  ведомости по:

      Отметим, что “АУБИ” может поставляться в различной комплектации.  По желанию пользователя в комплект поставки  могут  быть включены  или изъяты различные элементы программы. 

      СуперМенеджер

      Многовалютная система, предназначенная для автоматизации  бухгалтерского учета на предприятиях сложной  структуры различных  форм собственности. Система бухгалтерского учета позволяет оперировать  следующими операциями: 

1. аналитический и синтетический учет
2. автоматический учет курсовой разницы
3. приведение учетных данных к любой национальной валюте
4. ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и сводно по эквиваленту
5. гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные особенности
6. формирование сложных проводок
7. консолидация данных различных организаций и филиалов

      ABACUS

      ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета.

Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение  всех задач учета.

      А также :

1. обработка проводок с детальной аналитической информацией
2. учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге
3. элементы финансового анализа
4. автоматическое начисление процентов и отчисление налогов
5. мульти-валютные операции генератор отчетных форм
6. система аппаратной и программной защиты информации
7. удобный интерфейс

      В основе продукта ABACUS Professional лежит единое поле проводок. Это значит, что действия, выполненные в одном программном модуле, находят свое отражение во всех остальных разделах системы независимо от того, откуда произведен ввод проводок. Все проводки попадают в единую БД, что позволяет оперативно контролировать данные различных направлений бухгалтерского учета и манипулировать ими.

      .

      Другие  средства автоматизации  бухгалтерского учета.

      Помимо  рассмотренных выше программных  средств, на российском рынке САБУ имеется  еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых  по конкретным заказам или в расчете  на малый тираж и последующее  сопровождение специалистами фирмы-производителя. Для бухгалтерии формируются  ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Движение товаров отслеживается от момента  подготовки контракта на закупку  до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что облегчает правильное определение  финансового результата от реализации товаров.

      Большинство САБУ третьего поколения по своей  идеологии - интегрированные продукты, функциональные возможности которых  выходят за рамки задач автоматизации  бухгалтерии.

Особенность автоматизации бухгалтерского учета в России.

      Несмотря  на то что в мире существует более  тысячи тиражируемых бухгалтерских  пакетов различной мощности и  стоимости, российские бухгалтеры и  предприниматели предпочитают отечественные  пакеты, более подходящие для условий  переходной экономики и быстрой  смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

1.4 Подготовка к автоматизации.

Что такое хорошая автоматизация.

      Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто, автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в: упорядочении бухучета, увеличении количества информации получаемой из бухучета, снижении числа ошибок, повышении оперативности и экономичности и другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

      Перед тем как принимать решение  об автоматизации бухучета следует  выделить, что и как эта автоматизация  должна в бухгалтерии улучшить, это  и будет целью автоматизации.

Распространенным  стереотипом является то, что автоматизация  бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и  к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть  работы берет на себя компьютер, который  и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип  является ошибочным. Дело в том, что  количество необходимых в бухгалтерии  бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных  документов, а количество первичных  документов не зависит от того, автоматизирован  бухучет или нет, оно зависит  от объема хозопераций в организации.

      Оптимизация бухучета.

      Как уже отмечалось, автоматизация имеет  смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому  начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные  пограммы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют  настраивать на нужды конкретного  предприятия буквально все, начиная  от плана счетов и кончая формами  отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии  системы бухучета, а именно: