Процесс автоматизации входящих документов

ВВЕДЕНИЕ 

      В настоящее время стал абсолютно  очевидным тот факт, что успех  бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое  разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

Этим  обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является исследование процесса автоматизации входящих документов. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

     1) рассмотрены основные направления процесса автоматизации входящих документов в агентстве ООО «Новые Технологии»;

     2) охарактеризованы практические аспекты реализации автоматизации входящих документов.

     Таким образом, объектом данного исследования является система документооборота и делопроизводства, предметом - сущность и основные направления автоматизации системы обработки входящих документов на предприятии. 
 
 
 
 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 

     1.1 Характеристика исследуемой проблемы и пути ее решения 

     В современной организации документооборот является одной из важнейших процедур, обеспечивающих полноценное протекание бизнес-процессов. При этом его автоматизация позволяет не только многократно повысить эффективность работы компании, но и позволяет избегать ошибок и неточностей в оформлении документации.

     В настоящее время документы могут  быть получены не только по почте, но и приняты по факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

В процессе движения входящих документов выполняются  следующие операции: приём входящих документов, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение резолюций, отправление.

      Так как ООО «Новые Технологии» имеют офисы в двух городах: Большой Камень (филиал) и Владивосток (головное предприятие), поэтому обрабатывать входящие документы в «бумажном» виде крайне долго и неудобно.

     Решение данной проблемы состоит в следующем: внедрение бесплатного компактного ПО для сканирования документов вне зависимости от технической базы и отправление документации по e-mail с целью уведомления генерального директора о принимаемых в филиале решениях. Подобное решение экономически выгодно и ускоряет принятие важных управленческих решений.

     Основой современной организации рациональной и оперативной работы по обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

     На  данный момент существует довольно большое  количество программных продуктов по обработке входящих документов:

     «ДОК-ПРОФ»  – программный продукт для автоматизации обработки входящих документов, обеспечивающий:

1. ведение рубрикаторов, т.е. сведение к минимуму ввода словесной информации при заполнении регистрационной карточки;
2. сканирование оригиналов документов, поступающих в организацию извне;
3. организацию поточного сканирования и пакетной обработки документов.

     Программа «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.  Преимущества программы «ДЕЛО»:

     1) быстрый поиск документов;

2) эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

     3) сокращение сроков подготовки и согласования документов;

     4) удобная работа над проектами документов;

     5) получение сводных отчетов и журналов;

     6) возможность делегирования полномочий.

      «1С: Документооборот 8» - это программа, с помощью которой решаются задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

1. учет входящих, исходящих и внутренних документов;
2. хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
3. автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
4. автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
5. поддержка бумажного делопроизводства и документооборота;
6. учет и анализ рабочего времени сотрудников;
7. полнотекстовый поиск любых данных.

      Подобные  программные продукты позволяют  практически полностью автоматизировать процесс обработки входящих документов, но имеют существенные недостатки: высокая цена, достаточно долгое обучение персонала с возможностью работы на данном программном обеспечении.

      Так как не все предприятия имеют  высокий доход, то можно найти простое решение этой проблемы, это ввести бесплатно разработанную в среде программирования Delphi 7 программу TWAIN, для сканирования документов, и использовать бесплатную почту от MAIL.RU. Преимущества данного решения в том, что не требует специальных навыков у персонала в освоении данного метода обработки и передачи руководству входящих в организацию документов, а так же является абсолютно бесплатным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Общая характеристика ООО  «Новые Технологии»

     Рекламное агентство ООО «Новые Технологии» имеет офисы в городе Большой Камень (филиал) и в городе Владивосток (головное предприятие).

     Рекламное агентство создано в 1999 году для осуществления производственной деятельности с целью получения прибыли.

     Основной деятельностью организации является создание рекламной продукции, такой как баннеры, штендеры, стенды, визитки, а так же предоставляет услуг типографии.

     Агентство работает с понедельника по пятницу с 9 до 18 часов с перерывом на обед с 12 до 13 часов.

     В процессе коммерческой деятельности рекламное агентство ООО «Новые Технологии» изучает места наиболее эффективного расположения рекламы, помогает клиентам выбрать наиболее эффективный вид рекламы, с наименьшим количеством финансовых затрат.

     Рекламное агентство с численностью персонала 16 человек (7 в филиале и 9 в головном предприятии) обладает высоким потенциалом, основой которого является техническая база, оснащённая современным оборудованием и квалифицированным персоналом.

     Несмотря  на достаточно высокую конкуренцию, рекламное агентство имеет устойчивый спрос на свою продукцию. Так же уже обеспеченно контрактами с государственными учреждениями, что позволяет уверенно держаться на рынке рекламы и своевременно выплачивать заработную плату работникам.

     Специфической особенность организации является работа дизайнеров, которые создают уникальный дизайн рекламы, а так же обеспечивается великолепное качество выполняемой работы в минимальные сроки. 

2. Анализ  системы управления ООО «Новые Технологии»

     Предприятие является Обществом с ограниченной ответственностью.

     Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) — юридическое лицо, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на определенные доли (размер которых устанавливается учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

      Организационная структура ООО «Новые Технологии» представлена на рисунке 2.1 

      Рисунок 2.1 – Организационная структура ООО «Новые технологии»

     Данная  организационная структура является линейно-функциональной и используется при большом количестве специализированных работ в организации и предусматривает группирование специалистов и подразделений, выполняющих отдельные функции управления.

     В соответствии с действующей линейно-функциональной структурой управления предприятием утверждается следующий состав основных функций и служб, обеспечивающих их реализацию:

1. генеральный директор: организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Генеральный директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия;
2. директор: отвечает за работку предприятия в конкретном городе, принимает заказы;
3. бухгалтер: ведет бухгалтерский учет, ответственен за разработку штатных расписаний, трудовых нормативов, систем оплаты труда;
4. секретарь: занимается обработкой входящих и исходящих документов;
5. дизайнер: предлагает заказчику дизайн рекламной продукции, и ставит задачи по выполнению заказа перед разнорабочими;
6. разнорабочий: выполняет заказы по требованиям дизайнера, занимаются рутинной работой в типографии;
7. уборщица: следит за чистотой помещения.

3. Характеристика процесса обработки документов

     Процессом обработки документов в рекламном  агентстве ООО «Новые Технологии» занимается секретарь.

     В его обязанности входит классификация документов по следующим признакам: вид деятельности, наименование, место составления, срок исполнения, юридическая сила, стадия создания, срока хранения, характеру содержания.

     Документооборот – это движение документа на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, поэтому в задачи секретаря входит не только классифицировать документы, но и оперативно доводить информацию до директора, уведомлять заказчиков, уведомлять работников о поступивших заказах.

     Весь  объём документов, обращающихся в  организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. 

2.4 Анализ нормативной законодательной базы ООО «Новые Технологии» 

     И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

     На  основании Закона Российской Федерации  от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.

     Перечень  сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень  ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой тайне».

     Положения Закона РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об  основах охраны труда в Российской Федерации» позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

     Характер  рекомендательный (необязательный) носят  методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Но следует учесть, что инспекция по труду придает большое значение таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать предприятие. И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено немало сил и времени в поисках справедливости.

     В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3.03.2003. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

     Также  необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10.102003 г № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

     Госкомстатом  России утверждены унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5.01 2004 № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1). Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

     Если  для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.

     Кроме того, предприятие имеет право  при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).

Нормативная база:

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
2. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000г.;
4. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995г.;
5. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.: Минтруд России, 2000г.;
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995г.

5.   Анализ системы документооборота ООО «Новые Технологии»

     Процесс делопроизводство в организации  ориентирован на работу секретаря. Выполняются следующие операции:

1. приём поступающей документации (писем);
2. сортировка документации;
3. регистрация;
4. ведение регистрационно-учётных журналов;
5. составление приказов;
6. копирование документов;
7. передача документации;
8. составление исходящей документации (ответов на письма);

     Для упрощения и ускорения делопроизводственных процессов предлагается ввести вышеупомянутую программу TWAIN и осуществлять передачу документов с помощью почтового сервера проекта MAIL.RU. Данное решение незатратно, не требует обучения персонала. В следующей главе подробно описывается процесс внедрения предложенного решения проблемы. 

3. ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ 

1. Реализация  автоматизации обработки входящих документов

     Реализация  сканирования документов независимо от технической базы осуществляется с  помощью программы TWAIN, которая написана на языке программирования Object Pascal в среде Delphi 7.

     Object Pascal — язык программирования, разработанный в фирме Apple Computer в 1986 году группой Ларри Теслера, который консультировался с Никлаусом Виртом. Произошел от более ранней объектно-ориентированной версии Паскаль, называвшейся Clascal, который был доступен на компьютере Apple Lisa.

     Delphi 7 – интегрированная среда разработки ПО (набор инструментов) для Microsoft Windows на языке Object Pascal), созданная первоначально фирмой Borland и на данный момент принадлежащая и разрабатываемая Embarcadero Technologies.

     Внешний вид среды разработки представлен на рисунке 3.1. Весь программный код составляет 654 строки, его фрагмент так же на рисунки 3.1.

     Рисунок 3.1 – Внешний вид среды программирования 

     После успешной компиляции создаётся windows приложение (исполняемый файл). Для удобства восприятия пользователем назовём его Сканер.exe (рисунок 3.2).

     Рисунок 3.2 – Исполняемый файл Сканер.exe

     Внешний вид программы компактен и  прост (рис. 3.3). Программа имеет стандартные пункты меню:

     File (Файл) – выбор устройства сканирования, процесс сканирования, перемещение файла, манипуляция окном, сохранение (в желаемом формате), выход из программы.

     Edit (Редактирование) – копирование изображения в буфер обмена.

     Status (Состояние) – подключаемые библиотеки.

     Image (Изображение) – горизонтальный и вертикальный переворот изображения.

     Рисунок 3.3 – Интерфейс программы

     Для того чтобы начать процесс сканирования документа, необходимо выбрать пункт  меню File (Файл) и использовать опцию Acquire (Сканировать). Начнётся процесс сканирования, т.е. программа обращается к драйверу сканера и запрашивает пользователя параметры сканирования в отдельном окне (рис. 3.4): цветное изображение, чёрно-белое изображение (оттенки серого), чёрно-белое изображение или текст, особые параметры. После выбора параметров нужно нажать кнопку Сканировать.

           Рисунок 3.4 – Выбор параметров сканирования

     После процесса сканирования в нижнем поле программы появляется скопированное с бумажного носителя изображение (рис. 3.5), которое можно просмотреть, перевернуть, сохранить.

     Рисунок 3.5 – Результат сканирования

     Для сохранения изображения в нужной директории необходимо перейти в  пункт меню File (Файл) и выбрать опцию Save as (Сохранить как). Откроется окно сохранения (рис. 3.6).  
 

     Рисунок 3.6 – Сохранение изображения

     В этом окне есть возможность выбрать один из двух форматов изображения (JPEG, BMP), а так же выбрать директорию. После нажать кнопку Cохранить.

     Далее скопированное изображение можно  изменять ( с помощью редактора изображений), передавать (с помощью e-mail) и хранить в памяти компьютера.

     Поскольку физическая передача документа генеральному директору для ознакомления или  подписи часто занимает много  времени, целесообразно использовать электронную почту, которая позволит сэкономить время и вовремя принять соответствующее решение.

     Таким образом отсканированный документ можно быстро переслать генеральному директору. Для этого необходимо воспользоваться услугой электронной почты, выбрав самого распространённого поставщика (MAIL.RU), так как это наиболее надёжный и экономически выгодный вариант.  

     Для того что бы создать почтовый ящик, на проекте MAIL.RU необходимо перейти по адресу www.mail.ru. В разделе Почта нажать на ссылку Регистрация в почте (рис. 3.7).

     Рисунок 3.7 – Регистрация почтового ящика

     Необходимо  заполнить все поля электронной  формы и нажать кнопку Зарегистрироваться (рис.3.8).

     Рисунок 3.8 – Заполнение формы

     После успешного прохождения процедуры  регистрации пользователь сразу  попадает в свой почтовый ящик (рис. 3.9), в котором вся корреспонденция располагается в иерархическом порядке (в папках Входящие, Отправленные и т. д.).

     Рисунок 3.9 – Интерфейс почтового ящика

     Почтовый  ящик позволяет создавать электронные  письма, прикреплять к ним файлы, получать и сортировать корреспонденцию.

     Что бы отправить отсканированный документ адресату нужно нажать в верхнем поле ящика Написать. Затем в поле Кому ввести адрес получателя, в поле Тема ввести тему, ввести текст сообщения и прикрепить нужное отсканированное изображение, нажав на кнопку Прикрепить (рис. 3.10).