Процесс организации: понятие, цели, содержание, черты, особенности

Министерство культуры Российской  Федерации

ФГOУ ВПО «Восточно-Сибирская государственная академия

Культуры и искусств»

Институт информационных технологий, экономики и управления

Кафедра маркетинга и  менеджмента СКС

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Теории организации»

Тема: Процесс организации: понятие, цели, содержание, черты, особенности.

Выполнила: студентка

группы  М 01-11

Леонова

Анастасия Александровна

Проверил(а): __________

______________________

Допущена к защите

«___»_______2012г.

Защищена с оценкой

__________________

Улан-Удэ 2012

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава 1. Процессы организации

1.  Понятие и характеристика организации……………………………………....4

1.2. Цели организации……………………………………………………………….8

1.3. Принципы формирования процесса организации……………………..…….14

Глава 2. Система управления организацией и ее основные элементы

2.1.  Характеристика  предприятия и организационная структура………..……..17

2.2. Состав, структура и особенности системы управления……………………..22

2.3. Функции и методы системы управления.........................................................24

2.4. Развитие торговли на современном этапе изучения покупательского спроса на потребительском рынке………………………………………………………...27

Заключение………………………………………………………………………...29

Список использованной литературы………………………………………......30

Введение

Актуальность  курсовой работы изучить процессы организации, так как это является неотъемлемой частью теории организации. Любая организация представляет собой сложную систему, внутри которой постоянно протекают различные процессы. Если бы не существовало никаких процессов, то нельзя было бы говорить и о существовании организации, так как только через происходящие изменения мы можем изучать любую систему. Процессы организации как системы наиболее полно раскрыты в теории систем, кибернетике, биологии, экологии. В трудах таких ученых как А. Богданов, П. Г. Олдак, У. Росс Эшби, М. Хеннон, Д. Фриман, Н. Винер и других.

Цель курсовой работы является рассмотреть организацию как систему взаимосвязанных элементов, образующих целостность.

Предметом работы является определения понятий процесса организации, целей, содержания и особенностей, а также деятельность ИП «Сагановой О.В.»

Объектом данной работы является изучение содержания организационной и управленческой деятельности на примере ИП «Сагановой О.В.»

Курсовая работа состоит  из введения, теоретической части, заключения и списка использованной литературы. При рассмотрении теоретической части в работе использовалась учебная литература по курсу теории организации таких авторов как Акимова Т.А., Мильнер Б. З., Смирнов Э.А., Шеметов П.В.

В первой главе рассмотрели теоретические основы понятие и характеристику организации, а также принципы формирования процессов организации.

Во второй главе  примером предприятия для моей курсовой работы является организация торговой деятельности ИП «Саганова О.В.».

В заключении сделали выводы, которые нам позволили рассмотреть структуру и другие аспекты данного предприятия.

Глава 1. Процессы организации

1. Понятие и характеристика организации

        Теория организации призвана  ответить на вопросы, зачем  организации нужны, как они  создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют  именно так, а не иначе.

        Организация – это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общих целей¹.

Обязательные требования:

1.наличие хотя бы  двух человек;

2.наличие хотя бы  одной цели, которую принимают  все члены данной группы;

3.наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для  всех цели.

        Определение организации предусматривает  необходимость формального координирования  взаимодействия работников. Структура  организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, иерархия подчиненности, модели взаимодействия.

           Процесс организации - это установление  упорядоченности, согласованности  частей с использованием объективных  законов и принципов организации. Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкретность организации обусловлена ее объектом. Для производственно-хозяйственных систем (ПСХ) основное значение имеют: 

• организация производства;
• организация труда;

• организация управления.

Объектами организации являются:

1.Производство;

2.Труд;

3.Управление;

4.Создание  условий для эффективного функционирования  системы.

Субъектами  организации являются менеджеры (руководители) любых уровней иерархии (верхний, средний, нижний).

Черты организации²:

- комплексность –  рассматривает степень дифференциации  в рамках организации. Она включает  уровень специализации или разделение  труда, количество уровней в  иерархии организации и степень  территориального распределения  частей организации. Горизонтальное и вертикальное разделение труда.

- формализация – понимается  заранее разработанные установленные  правила и процедуры, определяющие  поведение работников. Степень формализации  может быть различной.

- соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, т.е. действия по разрешению проблем принимаются высшими руководителями, в других случаях децентрализован.

         Все организации вне зависимости  от целей, типа и конечного  результата имеют общие для  всех сложных организаций характеристики.

1. Ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация. Цели всякой организации (производственной или обслуживающей) включают преобразование ресурсов.

2.  Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть закрытой системой. Организация зависит от внешней среды,  как в отношении своих ресурсов, так и потребителей, пользователей результатами организация сталкивается в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностей в обществе, уровень технологий, конкурентов. Внешняя среда никогда не бывает стабильна, поэтому мало знать свою «среду обитания» и природу ее изменений, надо уметь реагировать на эти изменения. Внешние факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.

3. Горизонтальное разделение труда. Очевидной характеристикой для любой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Горизонтальное разделение направлено на дифференциацию функций. Классический пример горизонтального разделения труда на предприятии: производство, маркетинг, финансы, контроль.

4. Подразделения. Любая сложная организация состоит из подразделений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

5. Вертикальное разделение труда. Работа организации связана с иерархией управления, она разделяется на составляющие части (кто-то должен координировать работу, чтобы она была успешной). Вертикальное разделение отделяет координацию как самостоятельную функцию. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления организацией.

6. Необходимость управления. Цель организации рассматривается как ориентир для направлений потоков связей, полномочий и ответственности. Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения, иерархии полномочий и ответственности. Поэтому управление является существенной, важной деятельностью для любой организации.

Организация любой компании связана с большим количеством  разнообразных видов работ. Для  нормальной работы любая компания должна:

- разработать миссию  компании;

- разработать цели и стратегию;

- распределить функции  производства и управления;

- распределить задания  между работниками;

- организовать связи  и порядок;

- приобрести или модернизировать  технологию производства;

- наладить систему  стимулирования, снабжения, сбыт;

- организовать производство;

- контролировать;

- обучать;

- информировать; 

- реагировать на изменения.

       Главными  элементами любой организации  являются люди. Поэтому для достижения  поставленных целей очень важно  укомплектовать штат профессионально пригодными специалистами и правильно распределить роли.

       Социальный аспект органически  связан с целевым назначением  самой организации. Само существование  организации предполагает, что у  нее есть некоторые цели и  мотивы жизнедеятельности. Когда  идет речь о целевом начале в поведении организации и соответственно о целевом начале в управлении организацией, то имеется в виду  три составляющих: видение, миссия и цель.

1.2. Цели организации

         Выбор цели организации является одним из наиболее ответственных моментов в процессе выработки и принятия управленческих решений. В соответствии с выбранной целью формируется стратегия развития организации, тактика, разрабатываются прогнозы и планы действий, оцениваются результаты принятых решений и предпринятых действий. Цель является тем самым стержнем, вокруг которого формируется управленческая деятельность³.

        Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.  Цели используются для ориентации в процессе принятия решений, а также в процессе работы по повышению эффективности деятельности.

В зависимости от специфики  отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в  каждой фирме устанавливаются свои собственные цели:

1.рыночные цели (маркетинговые или внешние программные цели),

2.производственные цели (внутренние программные цели) являются следствием рыночных,

3.организационные,

4.финансово-экономические,

5.инвестиционные цели,

6.инновационные цели

           Процесс установления целей предполагает прохождение четырех фаз:

1.Выявление и анализ тех тенденций,  которые наблюдаются во внешней  среде.     

2.Установление целей для организации  в целом.

3.Построение иерархии целей.

4.Установление индивидуальных  целей.

           Правильно поставленные цели  должны обладать рядом характеристик:

• приемлемостью,
• измеримостью,
• определенностью во времени,
• сроками достижения,
• достижимостью,
• гибкостью,
• сопоставимостью.

Цели  подразделяются:  на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные (по очередности достижения). Большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые и дополнительные.  Экономические и неэкономические.

По периоду  установления

Стратегические - цели организации  позволяют видеть будущее и мотивировать людей на развитие организации, на долгий период времени, ориентированные на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих облик организации, например, достижение первенства в своей сфере деятельности, выход на международные рынки, коренное обновление материально-производственной базы.

Тактические – цели, которые  определяют тактику поведения организации  при изменении рынка услуг, отражают отдельные этапы достижения стратегических целей, например проведение капитального ремонта.

Оперативные – цели, помогающие оперативно реагировать на изменения  во внешней среде организации (цели годового плана).

По содержанию

Экономические - цели, направленные на решение финансовых проблем в  организации, укрепление финансовой устойчивости организации, рост прибыльности работы, увеличение рыночной стоимости акционерного капитала.

Социальные – цели, направленные на создание благоприятных  условий труда, жизни и отдыха работников, повышение их образовательного и квалификационного уровня.

Организационные – цели, направленные на планирование рабочих мест, организацию рабочего процесса и общую организационную структуру предприятия.

Политические – цели, направленные на решение политических заказов государства.

Научные – цели, направленные на развитие научного потенциала организации, помогающего достичь лучших результатов, ориентируются на создании и внедрении в производство новых и усовершенствовании существующих образцов продукции, доведении  до уровня требований мировых стандартов.

По сфере  действия

Маркетинговые - цели, направленные на повышение имиджа предприятия, связаны с завоеванием тех или иных рынков сбыта, привлечением новых покупателей, клиентов, достижением лидерства в ценах.

Производственные - цели, направленные на улучшение производственного  процесса, могут состоять в выпуске определённого объёма товаров и услуг, повышении их качества, увеличении эффективности производства, снижении себестоимости.

Инновационные - цели, направленные на введение новых технологий в производство и усовершенствование старых прототипов.

Финансовые - цели, направленные на урегулирование финансового положения, а также выбор перспективных  бизнес-планов.

Кадровые - производят расстановку  и оптимизацию кадров.

Административные - цели, направленные на урегулирование и взаимодействие с административным аппаратом, предполагают, например достижение высокой управляемости, надёжного взаимодействия между сотрудниками, дисциплины, слаженности в работе.

По среде

Внутренние - цели, которые  определяются внутри организации, т.е.,  персонал, организация цехов, организация рабочих мест, ориентированные на удовлетворение потребностей коллектива. Они чаще всего имеют неофициальный характер и формируются либо как равнодействующая, либо как совпадающая часть индивидуальных целей участников. Если интересы их всех совпадают, процесс управления существенно облегчается.

Внешние - обычно учитывают  потребности более широкой социальной общности, в рамках которой организация  функционирует. Это цели и задачи, которые выполняются перед партнёрами других организаций с которыми заключены обязательства и соглашения по договорам, а также воздействие всей конъюнктуры рынка на организацию в целом.

По иерархии

Цели организации общие -  цели, которые отражают важнейшие  направления деятельности предприятия  в целом. Они могут быть интегральными (направлены на решение общих задач, например, достижение устойчивости, обеспечение необходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выхода на внешние рынки и т. п.) и функциональными (связаны с отдельными конкретными сторонами работы организации – финансами, маркетингом, кадровой работой – и являются заданиями для соответствующих служб).

Цели структурных подразделений  – цели без которых невозможно достижение общих целей. Разрабатываются  в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации общих целей. Не только конкретизируют общие, но и отражают интересы относительно самостоятельных подразделений, они неизбежно вступают в определённые противоречия друг с другом. В связи с этим требуется их координация в интересах достижения наивысших общеорганизационных результатов.

По стадии жизненного цикла

Проектирование и создание объёма – цели, устанавливаемые  на ранней стадии жизненного цикла  организации.

Рост - цели устанавливаемые, когда организация достигает своих первостепенных задач, а также постепенное накопление ресурса.

Зрелость – цели, которые  устанавливаются, когда организация  в полной мере выполняет свои обязанности  перед партнёрами.

Завершение - цели, устанавливаемые  в конце жизненного цикла организации, где происходит переоформление кадров и снова переход в стадию проектирования или расформирование кадров и завершение жизненного цикла организации.

По повторяемости

Постоянные - цели, которые  приходиться ставить перед сотрудниками постоянно, например, один раз в год принимаются решения по исполнению бюджета текущего года и принятию бюджета на следующий год.

             Разовые - цели,  которые устанавливаются  перед сотрудниками единожды (в  год или за весь период жизненного  цикла организации), примерами таких решений на уровне страны может быть решение о вступлении страны в НАТО или СНГ, а на уровне ОПС решения о создании или ликвидации.

По измеримости

            Количественные – цели,  когда  организация производит продукцию  в рублях, тоннах, штуках.

            Качественные – цели, когда организация  достигает благоприятного морально-психологического  климата в коллективе, который  ничем измерить нельзя.

По приоритетности

           Особо приоритетные – цели, которыми  организация занимается в первую очередь (основные цели), решающим образом влияющие на положение организации, подразделения или отдельного работника.

           Приоритетные - цели менее приоритетного  характера, чья реализация позволяет  в определённой степени улучшить  положение дел и создать дополнительные гарантии стабильности.

          Одними из самых важных целей  для стратегического управления  являются цели роста организации.  Данные цели отражают соотношение  темпа изменения объема продаж  и прибыли организации, темпа  изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно этим темпам роста могут устанавливаться цели быстрого и стабильного роста и цель сокращения. 
         Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, долгосрочные. Отсюда следует, что в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако па практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, и соответственно долгосрочные цели достигаются через два-три года. Разделение на долгосрочные и краткосрочные цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должен выполнять. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.

          Для  осуществления эффективного управления  недостаточно лишь сформулировать  цели, поставленные организацией  при управлении объектом. Для  того чтобы система управления была конструктивной, необходимо наличие критериев, позволяющих оценить степень достижения цели⁴.

1.3. Принципы формирования процесса организации

          Организация как процесс - проявление  общественной деятельности, основанное  на общественном разделении труда. Это совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между Частями целого. Функциональным назначением организации как процесса является создание и качественное совершенствование ранее созданных и функционирующих систем любого типа.

             Поэтому организовать это значит:

1. Создать систему вновь.

2. Улучшить состояние функционирующей системы (улучшить ее организационную форму) с внутренними и внешними условиями.

3. Создать условия для эффективного функционирования системы.

Процесс организации  отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса.

Упрощенно схема процесса организации представляется в виде этапов. Каждый этап состоит из набора процедур и операций. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решений. Каждая процедура включает следующий набор операций: определение, формулировка, разработка вариантов, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и др.

В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения.

Устойчивость⁵. Этот процесс связан с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения.

Изменчивость. Этот процесс связан с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В этом случае соответствующий руководитель должен иметь набор инструкций с грифом «вскрыть в случае...". Если случатся непредвиденные возмущающие воздействия, то процесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.

Непрерывность. Этот процесс связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.

Дискретность. Этот процесс связан с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа (начинают обычно с цели, а затем переходят к следующему этапу и т.д.).

Цикличность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения поставленного условия. Например, достижения стабилизации, выход на заданный уровень качества продукции, полный переход на выпуск нового изделия.  Этот процесс связан с постоянной коррекцией выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.

Однократность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем однократного прохождения по всем этапам процесса и достижения поставленной цели по принципу: «пришел, увидел, победил!».

Этот процесс связан с высоким профессионализмом  руководителя и наличием благоприятных условий для выполнения цели

Выбор схемы процесса организации предопределяет дальнейшие действия руководителя.

В результате анализа  свойств процесса организации можно  сформировать следующие принципы его построения:

• Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

• При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

• Следует максимально  сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

• Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

• Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

• Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации⁶.

Глава 2. Система управления организацией и ее основные элементы

2.1. Краткая  характеристика ИП «Сагановаой  О.В.»

Индивидуальный предприниматель  Саганова О.В. без образования юридического лица ИП Саганова Ольга Владимировна (свидетельство 304032627100421, дата выдачи 27.09.2004г.) Юридический адрес: 670000, г.Улан-Удэ, ул.Модогоева, 3-18. Паспорт серии:81 09 322784, выдан отделом УФМС России по РБ 04.03.2010г. ИНН 032600016750

Индивидуальный предприниматель  Саганова Ольга Владимировна начала свою деятельность в 2004 году, с момента  получения Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе. В соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Организация создана  для удовлетворения потребностей населения  в непродовольственных товаров, роста материального благосостояния своих сотрудников, обеспечения занятости населения, увеличения поступлений в местный бюджет и получения прибыли. Организация занимается закупкой и доставкой непродовольственных товаров, а именно женской одежды, и доставкой их в собственный магазин.

К основным торговым функциям предприятия ИП «Саганова О.В.» следует отнести: