Процесс управления организацией на основе анализа деятельности фирмы ООО «СВЕТ66"

Введение

С развитием  рыночной экономики в частности  в нашей стране, термины «менеджмент», «менеджер», быстро и прочно вошли  в нашу жизнь и наш сло-варный обиход. Открываются «школы менеджеров», создаются «службы ме-неджеров», проводятся «Семинары менеджеров», но редко люди отдают себе отчёт в том, что же именно скрывается за этим красивым словом. 
Слова «менеджер» и «менеджмент» употреблялись в английском языке ещё в прошлом столетии. Но лишь ко второй четверти XX века они постепен-но начинают приобретать определённое значение, в соответствии с которым менеджером является человек, организующий конкретную работу, руково-дствуясь современными методами. 
В литературе менеджмент определяется как управление производством, система методов, принципов, средств и форм управления, заработанных и применяемых в развитых странах для повышения эффективности производст-ва или иной общественной деятельности. 
В связи с этим возникает вопрос: есть ли для нас необходимость не только изучать, но и употреблять понятие «менеджмент», если в русском язы-ке существует термин «управление», а проблемы производства достаточно полно раскрыты в отечественной литературе. Действительно, эти понятия ка-жутсяидентичными, но в силу исторических, политических и ряда других причин их сущность далеко неодинакова. 
«Менеджмент», «менеджер» заменили такие термины, как «управле-ние», «управленческая деятельность», «руководитель», «директор». Хотя все эти слова являются синонимами по отношению друг к другу, термин управле-ния имеет более широкий смысл. Вообще, «управление» – это воздействие управляющей системы (субъекта управления) на управляемую систему (объект управления) с целью перевода управляемой системы в требуемое состояние. Термин «менеджмент» пошел от американского «management» – управление. Менеджмент – это самостоятельный вид профессиональной деятельности, на-правленный на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы, действующей в рыночных условиях, определённых намеченных целей путём рационального использования материальных и трудовых ресурсов с примене-нием принципов, функций и методов экономического механизма менеджмен-та. 
Если немного раскрыть определение «менеджмента», то мы увидим, что в него входить: 
- изучение рынка (спроса, потребления), т.е. маркетинг и прогнозирова-ние; 
- производство продукции с минимальными затратами и реализации её с максимальной прибылью; 
- управление персоналом, следовательно, знание социологии, психоло-гии, а также анализ информации и разработка программ для достиже-ния поставленной цели. 
Ведь основная функция менеджмента – это умение достигать поставлен-ных целей. В мелких фирмах эту роль выполняет сам директор, а в крупных – организатор, управляющий, руководитель. С одной стороны, в связи с много-уровневой системой управления директор не может довести свои решения сам и контролировать их выполнение на более низких ступенях, к тому же, у него много других дел, более глобальных задач и проблем. С другой стороны, про-фессиональный менеджер решит многие проблемы зачастую лучше директора. Так что менеджер порой является важнейшим человеком на фирме.

2. Характеристика организации как объекта управления

ООО «СВЕТ66»  занимается оптовой торговлей светотехнического  оборудования (элитное бытовое и производственное). Оптовая торговля включает в себя любую деятельность по продаже товаров тем, кто приобретает их с целью перепродажи или профессионального использования. В данном случае осуществляется оптовая продажа светотехнической продукции.ООО «Свет66» работает на рынке в течение пяти лет. За это время фирма успела приобрести большое число деловых связей с поставщиками и широкий круг постоянных клиентов, который фирма непрерывно расширяет. Кроме того, фирма ООО «СВЕТ66» зарекомендовала себя как надежная и деловая организация, занимающая достойное место на рынке. За время существования было открыто два филиала.ООО «СВЕТ66» относится к группе малых предприятий т.к. численность работников не превышает 50 человек, выручка не превышает 400 млн. рублей в год.

Оптовая торговля выполняет  ряд важных функций:

- Сбыт и его стимулирование. Оптовик, имея большое количество деловых контактов и располагая торговым персоналом, помогает производителю охватить множество мелких клиентов при сравнительно небольших затратах.

- Закупки и формирование  товарного ассортимента необходимого клиенту.

- Разбивка крупных  партий товаров на мелкие, тем  самым обеспечивая клиенту экономию  средств.

- Складирование. Оптовик  обеспечивает хранение товарных  запасов, способствуя тем самым  снижению соответствующих издержек  поставщика и потребителей.

- Транспортировка. Оптовик обеспечивает более оперативную доставку товаров, поскольку находится ближе к клиентам, чем производители.

- Финансирование. Оптовик  финансирует своих клиентов, предоставляя  им кредит, а также и финансирует  и поставщиков, выдавая заказы заблаговременно и вовремя оплачивая счета.

- Принятие риска, отвечая  за хищение, повреждение и устаревание  товарных запасов.

- Предоставление информации  о рынке (деятельности конкурентов,  новых товарах, динамике цен  и т.п.) своим поставщикам и  клиентам.

- Услуги по управлению и консультационные услуги. Оптовик помогает розничным торговцам совершенствовать их деятельность.

Фирма ООО «СВЕТ66», создана  в соответствии с Федеральным  законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», основана на собственности учредителя. 
Является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, собственное имущество, расчётный счет в учреждения банка, круглую печать, бланки со своими реквизитами и наименованием. 
Для обеспечения своей деятельности фирма, за счёт денежного вклада учредителя, образует уставной фонд.

ООО «СВЕТ66»  находится в г. Екатеринбург так  же имеет филиал в г. Челябинск  и г. Тюмень.

2.3. Ресурсы организации

Ресурсы (от франц. Ressoure - вспомогательное средство), фундаментальное понятие экономической теории, означающее источники, средства обеспечения производства. Выделяют их следующие виды:

-природные (сырьевые, геофизические);

-трудовые (человеческий  капитал);

-капитальные (физический  капитал);

-оборотные средства (материалы);

-информационные;

-финансовые (денежный капитал).

Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология, информация

Изучение ресурсов организации важно нацелить на выявление  возможностей или ограничений ее дальнейшего совершенствования, поскольку организация полностью зависима от внешней среды в отношении своих ресурсов.

Трудовые  ресурсы

Различают понятия "трудовые ресурсы" и "персонал" предприятия.

Трудовые ресурсы - это  часть населения трудоспособного  возраста, обладающая необходимым физическим развитием, знаниями и практическим опытом для работы в народном хозяйстве. К трудовым ресурсам относят как занятых, так и потенциальных работников.  

Персонал предприятия (кадры, трудовой коллектив) - это совокупность работников, входящих в его списочный состав.

Все работники предприятия  делятся на две группы:

- промышленно-производственный  персонал, занятый производством  и его обслуживанием;

- непромышленный персонал, занятый в основном в социальной  сфере деятельности предприятия.

В зависимости от характера трудовой деятельности персонал предприятия подразделяют по профессиям, специальностям и уровню квалификации.

Профессия - определенный вид деятельности (занятий) человека, обусловленный совокупностью знаний и трудовых навыков, приобретенных в результате специального обучения.  

Специальность - вид деятельности в рамках той или иной профессии, который имеет специфические  особенности и требует от работников дополнительных специальных знаний и навыков.

Квалификация - степень  и вид профессиональной подготовки работника, наличие у него знаний, умения и навыков, необходимых для выполнения работы или функций определенной сложности, которая отображается в квалификационных (тарифных) разрядах и категориях.

Для характеристики трудового  потенциала предприятия используется целая система показателей.

Количественная характеристика персонала измеряется в первую очередь  такими показателями, как списочная, явочная и среднесписочная численность  работников.

Движение работников на предприятии (оборот) характеризуют следующие показатели:

- коэффициент оборота  по приему - это отношение численности  всех принятых работников за  данный период к среднесписочной  численности работников за тот  же период;

- коэффициент оборота  по выбытию - это отношение  всех выбывших работников к среднесписочной численности работников;

- коэффициент текучести  кадров - это отношение выбывших  с предприятия по неуважительным  причинам (по инициативе работника,  из-за прогулов и др.) к среднесписочной  численности (определяется за  определенный период).

Капитал, то, что способно приносить доход, или ресурсы, созданные людьми для производства товаров и услуг; вложенный в дело, функционирующий источник в виде средств производства.

Капитал ООО «СВЕТ66»  подразделяется на собственный и  заемный 

Технология имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами. Однако технологию можно описать такими понятиями, как инструменты, оборудование, процессы, действия, материалы и знания, требуемые для преобразования ресурсов организации в выпускаемые товары или услуги. Кроме того, различают технологии: поточные, массовые, индивидуальные, интенсивные, посреднические и т.д.

Информационные  ресурсы - это совокупность информационных материалов (информационных документов, массивов информации), имеющих социальную значимость и используемых в общественной практике.

Их можно разделить  на три группы:

- информационные ресурсы делового характера, включающие управленческую, социальную, статистическую, финансовую, коммерческую информацию, данные о продукции и т.п.

- информационные ресурсы для специалистов, содержащие экономическую, научно-техническую, производственную, технологическую, маркетинговую информацию.

- информационные ресурсы массового характера - правовая, общественно-политическая, учебная, справочная, словарно-энциклопедическая, библиотечно-библиографическая, архивная информация и т.п.

Эффективное использование  любого информационного ресурса  возможно лишь при условии, когда до потенциальных пользователей доводятся сведения о его существовании, содержании и порядке доступа к нему.

Информация - это сведения, необходимые для принятия решений. Различают внешнюю и внутреннюю информацию, а также информацию, посредством которой организация заявляет о своем существовании. 

Результаты анализа  ресурсов организации представить  по примеру таблицы 2.3.1.

                                                                                       Таблица 2.3.1.

                                          Ресурсы организации

первостепенное значение для развития организации имеют человеческие ресурсы технология и информация.

2.4. Миссия и  ключевые цели организации

Миссия — определение  перечня текущих и перспективных  направлений деятельности предприятия, выделение приоритетов в стратегии, т.е. тех основополагающих принципов  и норм ведения деятельности, которые будут определять образ организации в перспективе. Отличительной особенностью миссии является то, что она должна быть выполнена по истечению определенного периода времени.

Следует различать широкое  и узкое понимание миссии.

В широком понимании миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования предприятия. Философия предприятия определяет ценности, верования, принципы, в соответствии с которыми предприятие намеревается осуществлять свою деятельность. Именно предназначение определяет действия, которые предприятие намеревается осуществлять, и то, какого типа предприятием оно намеревается быть. Философия предприятия обычно редко меняется. Хотя она может меняться, например, со сменой собственника. Что касается второй части миссии, то она может меняться в зависимости от глубины изменений, которые могут происходить на предприятии и в среде его функционирования.

В узком понимании миссия — сформулированное утверждение относительно того, для  чего или по какой причине существует предприятие, т. е. миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования предприятия, в котором проявляется отличие данного предприятия от ему подобных.

Положение о миссии предприятия  является первой ступенью переосмысления бизнеса. Положение о миссии — выражение видения своего бизнеса, своей компании. Миссия помогает достичь ясности цели внутри компании, служит фундаментом для принятия всех важных решений, вносит элемент обязательности при достижении целей предприятия, приводит к пониманию и поддержке компании во внешней среде в достижении ее целей.

Самым трудным во всем процессе планирования является формулирование положения о миссии, осуществляемое на первой ступени работы по созданию или совершенствованию бизнеса. Делать это нужно до того, как процесс планирования закончится в целом. Положение о миссии функционирует как средство коммуникации, для того чтобы помочь предприятию добиться преимущества перед конкурентами. Положение передает намерения предприятия, цели и указания людям, вовлеченным в данный бизнес. Оно действует как катализатор активности каждого, кто вовлечен в конкретный бизнес:

владелец предприятия;

ключевой менеджмент (люди, занимающие ключевые посты в  бизнесе);

сотрудники. Нужно помочь им понять цели и задачи предприятия  и их роль в достижении этих целей;

поставщики. Необходимо помочь им понять цели данного предприятия и возможности своего воздействия;

потребители. Следует  помочь им понять, на чем фокусируется конкретное предприятие и что  именно они являются сосредоточием  усилий

Если положение о  миссии помогает получить поддержку от всех вышеперечисленных людей, то оно выполняет свою функцию успешно. Имея такую поддержку, положение о миссии помогает добиться преимущества перед конкурентами. Можно сказать, что создается команда, обладающая определенной силой.

Высшее руководство ООО «СВЕТ66» сформулировало миссию своей организации следующим образом:

Добиться и поддерживать наивысшую удовлетворённость потребителя  путем обеспечения сети обслуживаемых  магазинов большим ассортиментом светотехнической продукции.

Создавать рабочие места, и комфортные условия труда способствовать самореализации сотрудников. Существуют четыре сферы, в которых организации устанавливают свои цели:

1. Доходы организации:

- Прибыльность

- Положение на рынке  (доля рынка, объем продаж и  др.)

- Производительность

- Финансовые ресурсы

- Мощности организации

2. Работа с клиентами:

- Работа с покупателями

3. Работа с сотрудниками:

- Изменения в организации  и управлении

- Человеческие ресурсы

4. Социальная ответственность:

- Оказание помощи обществу (благотворительные акции)

2.5. Анализ факторов внешней  среды

Организации следят за внешней  обстановкой с целью выявить  и использовать ее благоприятные  возможности для достижения корпоративных  целей, избежать при этом угрозы препятствий. Этого добиваются пристальным изучением внешней среды на перспективу, составлением перечня возможностей и угроз, которые в дальнейшем позволят как использовать благоприятные возможности, так и найти действенные ответы на вызовы среды. Данный процесс называется анализом факторов внешней среды.      Поскольку факторы внешней среды имеют различную силу влияния на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы, а всю внешнюю среду на среду прямого и косвенного действия.

Факторы прямого  воздействия

Основными факторами  среды прямого воздействия являются:

Поставщики 

ООО «СВЕТ66» имеет 15 основных поставщиков, а так же ряд поставщиков с разовыми сделками, их количество колеблется от 8 до 20 фирм в год, среди них как отечественные производители осветительного оборудования , так и иностранные. Весть приобретаемый товар у поставщиков имеет сертификаты, доля бракованного товара составляет не более 3% в год. Регулярность поставок зависит от потребителя, т.к. ООО «СВЕТ66» не формирует складские остатки, поставки осуществляются по мере формирования заказа на определенную сумму т.к. от этого зависит размер скидки. Например ряд итальянских и чешских поставщиков предоставляют скидку 40% на весь ассортимент при заказе на сумму от 8000Евро, германские поставщики предоставляют скидку 50% при такой же сумме заказа, соответственно чем выше сумма заказа тем меньше цена товара, все отношения с поставщиками регламентированы условиями договора. Многие поставщики предоставляют отсрочку платежа, либо уменьшают процент предоплаты до 30% от суммы заказа, что позволяет более эффективно распоряжаться денежными средствами

-Потребители

Потребителями продукции  являются производственные предприятия  и фирмы различного рода деятельности, мелкооптовые организации и магазины.

Каждый потребитель продукции  ООО «СВЕТ66» удовлетворяет свою конкретную потребность, Так производственные предприятия закупают осветительное оборудование для создания комфортных условий работы своим сотрудникам (освещение цехов, складов, административных помещений). Мелкооптовые предприятия и магазины приобретают товар для дальнейшей перепродажи.

Светотехническая продукция  не имеет сезонного характера, поэтому  всегда есть спрос на этот товар.

Практически все потребители  покупающие продукцию у нас преследуют цель – получение прибыли. Мелкооптовые организации и магазины получают прибыль за счет перепродажи этих товаров по более высоким ценам, а производственные предприятия за счет организации хороших условий труда(например если в цехе более хорошее освещение, производительность труда повышается т.к. снижаются зрительные нагрузки при производстве, уменьшается утомляемость рабочих, контролеры ОТК при хорошем освещении не пропустят бракованый товар соответственно снижается доля возвратов. Административные работники, например бухгалтеры, при хорошем освещении допускают меньше ошибок при работе с документами, которые могут повлиять скажем на размер налоговых платежей и так далее.

Как покупает (технология покупки - форма и порядок оплаты)?

Организации желающие купить у нас товар размещают заказы производят предоплату в размере  70%  ООО «СВЕТ66» принимает оплату в любой форме не противоречащей законодательству Российской Федерации. Это оплата наличными в пределах сумм регламентированных Указом ЦБ РФ, безналичные расчеты, оплата векселями и прочее.

- Конкуренты

Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Каждый руководитель должен осознавать, что если он не будет удовлетворять  своих потребителей также эффективно (с определенными качеством и  ценой), как и его конкуренты, то долго предприятие в рыночных условиях существовать не сможет. Под конкурентами подразумеваются не только те компании, которые предлагают такие же товары, но с другой маркой, но и компании, выпускающие заменители. Таким образом, у любой организации существуют два вида конкурентов:

прямые конкуренты - производители аналогичных товаров (например, Coca-Cola и Pepsi-Cola);

косвенные конкуренты - производители  заменителей (например, Coca-Cola и пиво Балтика).

Анализ конкуренции можно произвести, используя модель Портера –“ Пяти сил” конкуренции:

Товары заменители                                                                 Поставщики

                                           Конкуренты внутри отрасли

Новички                                                                                      Потребитель

Угроза появления  продуктов-заменителей

Наличие продуктов-заменителей, склонность потребителей к которым  может увеличиться вследствие повышения  цены (эластичность спроса).

склонность потребителей к покупке  продуктов-заменителей

сравнение цены и качеств продуктов-заменителей

стоимость переключения на продукт-заменитель для потребителя

уровень восприятия дифференциации продукта

Угроза появления новых  игроков

Рынки, приносящие высокую прибыль, привлекают новых игроков. В результате появляются многочисленные новые игроки, существенно снижающие прибыль. Если не предпринимать действий по блокированию или затруднению входа новых игроков, прибыль будет последовательно снижаться с ростом уровня конкуренции (см. совершенная конкуренция).

наличие барьеров входа (лицензии, патенты, авторские права, и т. д.)

необходимость затрат на дифференциацию продукта

стоимость бренда

стоимость переключения или невозвратные (утопленые) издержки

стартовые затраты для  новых игроков

доступ к дистрибуции

преимущества в себестоимости

преимущества в положении  на кривой приобретения знаний

ожидаемые ответные действия старых игроков

реакция правительства  и/или других регуляторов рынка

Рыночная власть поставщиков

Поставщики сырья, компонентов, рабочей силы и услуг могут  влиять на деятельность компании. Поставщики могут отказаться работать с компанией или, например, установить чрезмерно высокие цены на уникальные ресурсы.

сравнение стоимости  переключения поставщиков и стоимости  переключения компании

степень дифференциации сырья и исходных материалов

наличие заменителей  поставщиков

сравнение концентрации поставщиков и концентрации компании

солидарность рабочей  силы (например деятельность профсоюзов)

угроза интеграции вперед поставщиками может повлиять на возможность компании интеграции назад

сравнение стоимости  сырья и исходных материалов и  продажной цены продукта компании

Рыночная власть потребителей

Способность потребителей влиять на компанию, а также реакция чувствительности потребителя на изменение цены.

концентрация потребителей к уровню концентрации компании

степень зависимости  от существующих каналов дистрибуции

количество потребителей

сравнение стоимости переключения потребителя и стоимости переключения компании

доступность информации для потребителей

возможность вертикальной интеграции (построение холдингов с  вертикальной интеграцией)

доступность существующих продуктов-заменителей

ценовая чувствительность потребителей

отличительные преимущества продуктов компании (уникальность)

Уровень конкурентной борьбы

Для большинства отраслей, это определяющий фактор, влияющий на уровень конкуренции в отрасли. Иногда игроки конкурируют агрессивно, иногда происходит неценовая конкуренция в инновациях, маркетинге, бизнес-моделях и т. д.

количество конкурентов

уровень роста рынка

критерии насыщения  рынка

барьеры входа в отрасль

барьеры выхода из отрасли

отличительные черты конкурентов

уровень затрат конкурентов  на рекламу

амбиции первых лиц и  акционеров конкурентов

Факторы косвенного воздействия

Значимыми переменными  среды косвенного воздействия являются технология, состояние экономики, политическая обстановка и социокультурные факторы.

Первым шагом по анализу  факторов внешней среды является сбор информации о социальных, экономических, политических и технологических  тенденциях в изменениях среды существования  организаций. Для этого часто  назначают отдельных сотрудников в организации или приглашают внешних консультантов, перед которыми ставится специальная задача следить за различными источниками информации, такими как профессиональные журналы, книги и газеты, информационные системы, Интернет, библиотеки, научные исследования, ведущиеся в университетах и НИИ, поставщики, распространители, покупатели, конкуренты и др. Эти специалисты представляют периодические обзорные доклады руководству (топ-менеджерам), отвечающему за организацию исследований факторов внешней среды. В крупных организациях такая работа ведется постоянно.

После того как собранная  информация будет оценена, возникшие  вопросы обсуждаются на встречах с управляющими, задачей которых  является определение возможностей и угроз и, что особенно важно, — разработка базовых показателей эффективности для действий в соответствии с выявленными возможностями и угрозами. Например, анализ среды может определить возможный рост базовых ставок процента, и в результате ключевым показателем эффективности могло бы стать сокращение объемов заемных средств организации.

Управляющие высшего  звена определяют приоритет этих показателей и составляют список наиболее важных факторов успеха, который  передается в подразделения и  широко распространяется и организации.

Классификация факторов внешней среды. Основные факторы внешней среды, воздействующие на поведение организации, могут быть разделены на четыре крупные группы:

• политические и правовые;

• экономические;

• социальные и культурные;

• технологические.

Они представляют части  комплексного анализа среды, и рассмотрим последовательно каждую из них.

Политические и правовые факторы. Различные факторы законодательного и государственного характера могут  влиять на уровень существующих возможностей и угроз в деятельности организации. Национальные и иностранные правительства могут быть для ряда организаций основными регуляторами их деятельности, источниками субсидий, работодателями и покупателями. Это может означать, что для данных организаций оценка политической обстановки может быть наиболее важным аспектом анализа внешней среды. Такая оценка осуществляется через детализацию политических и правовых факторов, воздействующих на организацию. Таких факторов много, еще больше их различных сочетаний, поэтому выделим и перечислим наиболее часто встречающиеся при проведении анализа внешней среды: изменения в налоговом законодательстве; расстановка политических сил; отношения между деловыми кругами и правительством; патентное законодательство; законодательство об охране окружающей среды; правительственные расходы; антимонопольное законодательство; денежно-кредитная политика; государственное регулирование; федеральные выборы; политические условия в иностранных государствах; размеры государственных бюджетов; отношения правительства с иностранными государствами.

Некоторые из этих факторов воздействуют на все коммерческие организации, например, изменения в налоговом законодательстве. Другие — только на небольшое количество фирм, действующих на рынке, например, антимонопольное законодательство. Третьи — существенны, прежде всего, для политических организаций, например, расстановка политических сил или результаты выборов в Государственную Думу. Однако в той или иной мере, прямо или опосредованно, политические и правовые факторы воздействуют на все организации. Например, на производителя игрушек будут влиять стандарты безопасности игрушек, изменения в правилах импорта и экспорта сырья, оборудования, технологий и готовой продукции, изменения в налоговой политике государства и т.п.