Процессы функционирования ВУЗ(а)

Федеральное агентство по образованию

Нижегородский государственный педагогический университет

имени Козьмы Минина

Институт  дизайна

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Информационно-аналитические  системы предприятия»

на тему:

«Процессы  функционирования ВУЗ(а)»

(название  темы)

Выполнил:___Макарова_Екатерина_Михайловна 

(Фамилия И.О.)

студент _____ курса _________ спец.  

(срок обучения)                             (номер)

Группа: ____ИВ-09______ № зачетной книжки ____132 

Подпись: 

Преподаватель: ____Болдин С.В. 

(Фамилия И.О.)

Должность: 

(уч. степень,  уч. звание)

Оценка: __________ Дата:  

Подпись: 

Нижний Новгород

2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

АНОТАЦИЯ 3

ВВЕДЕНИЕ 4

1. Основная часть

1.1. Описание предметной области. Постановка задач 5

1.3. Построение инфологической концептуальной модели предметно

области 14

1.4. Схема данных физической и логической сущности 16

2. Разработка Базы Данных 18

2.1. Структура базы данных Microsoft Office Access 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 29

ПРИЛОЖЕНИЕ 31

АННОТАЦИЯ

В данной курсовой работе рассматриваются процессы функционирования высшего учебного заведения, основные характеристики объектов и актуальность данной системы.

Цель курсовой работы – закрепления знаний, полученных при изучении дисциплины, а также получение практических навыков проектирования информационных систем с использованием современных технологий и инструментальных средств

Задачей курсового проектирования является рассмотрение процессов функционирования ВУЗа и проектирование базы данных «Учебная часть».

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время в разных сферах деятельности все более нуждаются в средствах, позволяющих быстро и безошибочно перерабатывать большое количество информации. Применение таких средств позволяет существенно снизить затраты и повысить эффективность работы. Например, в каждом учебном заведение большой поток данных (абитуриенты, студенты, преподаватели, данные об успеваемости и т.п.) и чтобы снизить время обработки информации и облегчить работу сотрудникам заведений создается информационная система, которая может это позволить.

Цель моей работы состоит  в том, чтобы создать ту информационную систему, с помощью которой можно  существенно изменить работу высшего учебного заведения. Для успешного создания работоспособной, отказоустойчивой и удобной информационной системы необходимо тщательное изучение предметной области, сбор исходных данных и их анализ. На этом этапе выделяется круг автоматизируемых задач и закладывается требования к функциональности системы.

Данный проект ставит перед собой следующие задачи:

1. Осуществлять полнофункциональный учет студентов, их успеваемость, преподаватели, нормы часов на группу по дисциплинам;
2. Иметь удобный, интуитивно понятный интерфейс пользователя;
3. Наглядно предоставлять отчётность.

1. Основная  часть

1.1. Описание предметной области. Постановка задач

Современный уровень  информатизации общества предопределяет использование новейших информационно-технических  средств в деятельности вузов, происходящие процессы в которых отличаются сложностью и многогранностью. Интенсивное использование информационных технологий является сильнейшим аргументом в конкурентной борьбе на мировом и российском рынке образовательных услуг.

Все вышесказанное предъявляет  повышенные требования к информационно-аналитическому сопровождению процессов принятия решений, как в различных подсистемах вуза, так и на уровне высшего руководства. Первым шагом в определении системы информационной поддержки принятия решений является рассмотрение различных процессов вуза посредством моделирования информационных потоков.

Любые системы, в том числе и вузы, характеризуются протекающими в них информационными процессами «получения, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и использования информации». В результате исполнения информационных процессов осуществляются информационные права и свободы, выполняются обязанности соответствующими структурами производить и вводить в обращение информацию.

Информационные процессы представляют собой совокупность информационных потоков, – это целенаправленное движение информации от источников к потребителям, характеризуются направлением, местом их входа и выхода. Необходимо также учитывать адресность, режим передачи информации, объемы передаваемой информации. Информация, передаваемая в потоке, характеризуется объемом, достоверностью, ценностью, насыщенностью, открытостью.

В деятельности вузов  информация выступает как один из важнейших ресурсов. Вузовская деятельность связана с использованием и порождением различного рода информационных потоков, которые объединяют в себе передаваемую информацию, существующих как во внешней, так и во внутренней среде вуза.

Информационные ресурсы  по своей сути являются такими же ресурсами, как и трудовые, материальные и прочие. Нарушение их поступления и обработки приводит к перебоям работы функциональных систем вуза.

Известно, что любой  ресурс нуждается в хранении, транспортировке  и обработке. Информационный ресурс разделяют на данные (сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения) и информацию (данные, несущие новизну и полезность для принятия решений).

Рис.1. Схема информационных потоков вуза

Осуществляя образовательную  деятельность, руководство вузом  вынуждено вести поиск, сбор и обработку различного рода внешней информации и данных. Подобного рода информация, поступающая по входящим информационным потокам, является исходными данными для оказания различного вида услуг, направленных на организацию, совершенствование, анализ и планирование деятельности вуза.

Получив и обработав  поступившую информацию, руководство  вуза может своевременно отреагировать на изменения законодательства, конъюнктуры, объема и сегментации рынка образовательных услуг, цены на услуги, поведение конкурентов на рынке, технологий организации и управления вузом.

Помимо внешней информации, вузу необходимо также собирать и обрабатывать внутреннюю информацию, генерируемую в процессе деятельности всеми структурными подразделениями. Внутреннюю информацию условно можно разделить на две категории: оперативную и стратегическую.

Оперативная информация включает в себя различного рода сведения и фиксируется первичными документами, например: учет оказанной услуги (приходные накладные), поступивших средств на расчетный счет (выписка банка), израсходованных средств (платежные поручения); распоряжения и приказы о перемещении кадров; текущий план набора и выпуска и т.д.

Стратегическая информация возникает на основе первичных документов и анализа оперативных потоков информации за определенный период. Стратегическая информация, как правило, затрагивает деятельность нескольких структурных подразделений, используется при принятии стратегических решений на уровне высшего руководства.

Отдельный интерес представляют выходные информационные потоки. Руководство вуза, реагируя на поступающую внешнюю и внутреннюю информацию, формирует внутреннюю и внешнюю политику своей деятельности, выдает информацию во внешнюю среду. Выданная информация используется во внешней среде потребителями образовательных услуг (абитуриентами), другими вузами и прочее. Например, информация об изменении цены образовательных услуг, объемах набора и номенклатуре выпускаемых специалистов, полученных доходах и налогах, видах предоставляемых услуг.

Управление вузом –  динамический процесс, составной частью которого является анализ информации, это процесс информационного взаимодействия структурных подразделений вуза, управляемой и управляющей подсистем вуза.

Для проведения исследования, связанного с получением новых знаний и совершенствованием информационных аспектов функционирования систем вуза, необходимо рассмотреть взаимоотношения управляющих и управляемой подсистем.

Вуз, с учетом определения  термина «система», в общем виде может быть представлен как совокупность взаимосвязанных управляемой (объекта управления) и управляющей (субъекта управления) подсистем, взаимодействующих между собой и внешней средой с помощью материально-технических и информационных средств и участвующих в процессе функционирования по обеспечению предназначения вуза и достижению установленных целей.

При проведении системного анализа информационных взаимодействий важным вопросом является выделение разнообразных связей. Взаимодействие в системе организации, осуществляемое с помощью материально-технических и информационных средств, основывается на прямых и обратных связях. Следует отметить, что значение связей в системном управлении трудно переоценить, так как с их помощью координируются потоки информации и материально-технических средств, что позволяет воздействовать на управляемые объекты.

Применительно к системам организаций, связь можно определить как процесс обмена информацией и материально-техническими средствами, обеспечивающий целостность и регулирующий функционирование систем по достижению установленных целей.

Связи могут быть синергетическими и рекурсивными. Синергетическая связь обеспечивает при совместном функционировании отдельных элементов системы, увеличение общего эффекта до величины большей, чем сумма эффектов этих же элементов, действующих независимо. Рекурсивная связь позволяет определить, какое явление, происходящее в системе, причина, а какое − следствие, какая в системе величина аргумент, а какая функция.

Исключительно важна  для функционирования системы связь, классифицированная по направленности действия, т.е. прямая и обратная.

При прямой связи выходное воздействие одного элемента осуществляется непосредственно на вход другого или через другие элементы.

Обратная связь –  воздействие результатов функционирования системы на характер этого функционирования.

Если обратная связь  усиливает результаты функционирования, то она называется положительной, если ослабляет – отрицательной. Положительная обратная связь может приводить к неустойчивым состояниям, тогда как отрицательная обратная связь обеспечивает устойчивость системы. Принцип обратной связи служит для формирования управляющих воздействий по улучшению функционирования системы или элемента, т.е. такого вида связь позволяет использовать информацию о состоянии управляемого объекта.

На рисунке 2 выделены управляющая и управляемая подсистемы вуза, определены основные направления их взаимодействия между собой и с внешней средой.

В системе также могут  реализовываться функциональные связи. Это связи между должностными лицами, подразделениями и службами организации в процессе осуществления ими своих функций. Классифицируя функциональные связи по пространственному признаку их можно подразделить на горизонтальные, вертикальные, диагональные.

Рис.2. Система управления вузом

Горизонтальные функциональные связи возникают в процессе выполнения функций управления между должностными лицами и подразделениями субъекта управления одного иерархического уровня (взаимосвязи между различными факультетами, или между кафедрами), вертикальные – между должностными лицами и подразделениями системы различных уровней иерархии, находящимися в субординационных отношениях одной линейной подсистемы (например, взаимоотношения между факультетом и входящими в него кафедрами), а диагональные – между должностными лицами и подразделениями системы различных уровней иерархии, находящимися в разных линейных не субординационных (не соподчиненных) подсистемах (например, соотношения между факультетом и кафедрами другого факультета). Реализация функциональных связей в вузе также сопровождается движением данных и информации, т.е. функциональные связи «поддерживаются» информационными потоками.

Информационные процессы, происходящие в вузах, т.е. совокупность информационных потоков, призваны обеспечивать информационную поддержку принимаемых управленческих решений на различных уровнях.

Информационная поддержка –  процесс информационного обеспечения, ориентированный на пользователей информации, занятых управлением сложными объектами, нацеленная на удовлетворение информационных потребностей различных категорий пользователей. Информационная потребность – потребность, возникающая, когда цель, стоящая перед пользователем в процессе его профессиональной деятельности либо в его социально-бытовой практике, не может быть достигнута без привлечения дополнительной информации.

Исходя из вышеуказанных определений, аналитическая поддержка принятия управленческих решений нацелена на автоматизацию процесса анализа информации, на помощь в обобщенной оценке возникающих ситуаций. Разнообразие источников данных и необходимость их использования в каждом конкретном случае объясняется потребностью по-разному анализировать информацию в зависимости от стоящих перед вузом задач. Информационной основой аналитической поддержки принимаемых решений является решение задачи консолидации информационных потоков, их преобразования и очистки, из которых черпается информацию, используя соответствующие инструменты анализа.

В целом же задачами информационно-аналитической  поддержки принятия решений являются обеспечение эффективного хранения, обработки и анализа данных, рационального формирования информационных потоков.

Информационно-аналитическая  поддержка должна позволять обеспечивать при принятии решений доступ к аналитической информации, защищенной от несанкционированного использования. Таким образом, структура информационно-аналитическая поддержка принимаемых решений предполагает следующие уровни:

1) формирование и поддержка  информационных потоков между  структурными подразделениями вуза;

2) сбор, преобразование  и интегрирование необходимых  данных;

3) складирование данных;

4) анализ данных.

Внедрение систем информационно-аналитической поддержки обеспечивает решение ключевой для руководителей задачи – осуществления эффективного управления в масштабах как вуза в целом, так и на уровне отдельных процессов, на основе стратегически целостного анализа, позволяет осуществлять среднесрочный и стратегический анализ деятельности вуза. Использование современных технологий поддержки принятия решений позволяет снизить риски, связанные с принятием необоснованных решений, корректировать тактику и стратегию поведения на рынке в условиях быстро меняющейся ситуации, неотъемлемым элементом которых является эффективная организация коммуникаций. Повышение эффективности процесса коммуникации всех вузовских служб позволит вузу вести свою деятельность и решать поставленные задачи с меньшими затратами и большей результативностью, повысить эффективность принимаемых решений на всех уровнях.

На основании анализа  информации поступающей в систему  администрации ВУЗа можно сделать вывод о том, что ее объекты могут быть внешними и внутренними. К внешним объектам информационного обеспечения можно отнести органы системы законодательной власти РФ; министерства и ведомства; органы системы региональной власти; организации, предприятия, ВУЗы, НИИ и т.д.; международные представительства, организации, ВУЗы и др.

Основными внешними источниками информации являются законы, стандарты, ГОСТы, патенты, диссертации, авторефераты, мнографии, сборники, журналы, справочники, договора, электронные сайты, приказы, распредетильные документы, направления и др.

К внутренним объектам информационного обеспечения можно отнести студентов и аспирантов; преподавателей и сотрудников кафедр; научных и технических сотрудников центров, отделов и лабораторий и других подразделений ВУЗа.

Основными внутренними  источниками информации являются: заявления; документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; расчетные документы; служебные записки, отчеты, лабораторные работы; курсовые работы; дипломные работы; бакалаврские работы; научно-исследовательские работы и др.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за анализ и своевременное, полное, достоверное доведение и разъяснение необходимой информации до своих сотрудников, полученной по различным каналам от высшего руководства университета, а также за сбор, анализ и представление установленной информации по результатам деятельности структурного подразделения и поэтому они обеспечивают совершенствования форм и методов внутреннего обмена информацией, внедрение информационных технологий в процедуры сбора, обработки и распространения информации в зоне своей ответственности и полномочий, а также за обеспечение необходимой доступности и согласно этого они обрабатывают документы, и выполняют необходимые действия по полученной информации, а после этого осуществляется действие по обратной связи с поставщиком информации, то есть они отправляют документы по месту требования, согласно распорядительной документации.

По горизонтали между  структурными подразделениями, сотрудниками различных структурных подразделений, а также студентами.

В данной курсовой работе рассматривается задачи, выполняемые учебной частью вуза. Данная информационная система обеспечивает: хранение информации о студентах, учет всех процессов, связанных с обучением студентов, данные о преподавателях, назначение преподавателей и т.д. Информационная система реализует запросы упорядочения по полям: студенты, группы, факультет, преподаватели, так же осуществляется поиск сведений об успеваемости студентов, предшествующее образование и т.д.

Каждый поступивший  или уже учащийся в данном учебном заведении и так же преподаватели заносятся в информационную систему. Это способствует удобству обработки данных, уменьшению времени поиска определенных данных.

Главными требованиями, положенными в основу при разработке комплекса стали: лёгкое использование и расширяемость. Поэтому комплекс разбивается на 5 основных программных блоков (модулей):

• Главная кнопочная форма – «Учебная форма»;
• Студенты;
• Преподаватели;
• Факультет;
• Дисциплины.

1.2. Построение инфологической концептуальной модели предметной области

Предметная область  определена, если известны существующие в ней объекты, их свойства и отношения (ПО: объекты, свойства, отношения). Модель "сущность-связь" - неформальная модель предметной области, используемая на этапе инфологического проектирования.

Модель сущность-связь (рисунок 3) строится с использованием трех конструктивных элементов: сущность, атрибут и связь.

Сущность – это некоторая абстракция (модель) реально существующего объекта, процесса или явления, о котором необходимо хранить информацию в ПО.

Атрибут – поименованная характеристика сущности - средство для описания свойств сущностей (средство для моделирования свойств объекта).

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.[4]

Рисунок 3. Модель сущность-связь

1.3. Схема данных физической и логической сущности

Рис.4. Схема данных логической структуры данных

На этой схеме данных изображено 10 таблиц, так же на этой схеме данных можно увидеть связи, и их тип.

Рис 4. - Схема данных физической структуры данных

На этой схеме данных так же видно связи, и их тип. Но кроме этого, справа от названия поля можно увидеть его тип.

Text – текстовое поле

Long Integer – числовое поле

          Data/Time – Дата/Время

2. Разработка  Базы Данных

Для хранения данных создано 10 таблиц, структура которых приведена ниже. В Таблице 1 хранятся данные о группах.

Таблица 1. - Группы

В Таблице 2 содержатся данные о дисциплинах. Включают в себя: код  дисциплины и название дисциплины.

Таблица 2. – Дисциплины

В Таблице 3 содержатся данные о назначении преподавателей.

Таблица 3. - Назначение

В Таблице 4 содержатся данные о нормах для преподавателей на группу.

Таблица 4. – Нормы для преподавателей на группу

Таблице 5 находятся данные о предшествующем образовании студента.

Таблица 5. – Образование

В Таблице 6 хранятся данные о преподавателях.

Таблица 6. – Преподаватели

В Таблице 7 находятся  данные о студентах.

Таблица 7. – Студенты

В Таблице 8 находятся  данные об успеваемости студентов.

Таблица 7. – Успеваемость

В Таблице 9 находятся  данные об учебе студентов.

Таблица 9. – Учеба