Проведения экспертизы ценности документов
Содержание
Введение …………………………………………………………………………. 3
1 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве …………………….. 5
1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов …………………5
1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов ……………… 10
1.3 Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов ……………………………………………………………………. 15
2 Организация проведения экспертизы ценности документов …………….. 19
2.1 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов…19
2.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов …………………………………………………………………….. 22
3 Понятие «Особо ценный документ». Выявление и отбор особо ценных и уникальных документов ………………………………………………………. 25
Заключение ……………………………………………………………………... 29
Список литературы …………………………………………………………….. 31
Приложения …………………………………………………………………… 33
Введение
Управление любой организацией
или предприятием неизбежно требует
создания многих видов управленческих
документов. Без соответствующих
документов невозможно решать задачи
планирования и организации производственного
процесса, финансирования, бухгалтерского
учета и отчетности, оперативного управления,
кадрового обеспечения деятельности учреждения.
При работе с документами необходимо
руководствоваться нормативными актами
Российской Федерации, которые предусматривают
составление документов по определенным
правилам с учетом требований Гражданского
Кодекса и Трудового Кодекса Российской
Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003.
Знание основ документационного обеспечения
управления необходимо любому современному
специалисту. Именно документ, как зафиксированная
на материальном носителе информация,
имеющая юридическую силу, служит основным
доказательством того или иного факта
деятельности учреждения, организации,
в том числе при решении различных споров.
Результатом управленческой
деятельности является документ. Ценность
создаваемых или получаемых организацией
документов неодинакова. Одни документы
необходимы для работы до тех пор,
пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до
минования надобности» или «до замены
новыми». Как правило, это документы для
оперативной работы, присланные в организацию
в виде копий: копии изданных инструкций,
положений, приказов. Другие документы
отражают работу организации, ее достижения,
имеют определенное экономическое, научно-техническое,
историческое значение и должны храниться
максимально долго. Документы, содержащие
информацию о трудовой деятельности граждан,
об их обучении и других событиях их жизни
(рождении, прописке и т.д.), имеют ценность,
как правило, для конкретного гражданина
на протяжении всей его жизни. Документы,
содержащие информацию о выдающихся гражданах,
имеют историческое значение и подлежат
постоянному хранению. Оценка ценности
документов необходима для предотвращения
утраты документов, подлежащих государственному
хранению. Деятельность по отбору документов
на государственное хранение или установлению
сроков их хранения на основе принятых
критериев называется экспертизой ценности
документов.
Документы, содержащиеся в процессе деятельности
учреждений, организаций, предприятий,
фирм, содержат информацию, ценность которой
различна.
Именно для установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе.
Исходя их этого, я считаю, что тема моей курсовой работы «Экспертиза ценности документов» является актуальной.
Цель курсовой работы – теоретическое изучение организации проведения экспертизы ценности документов.
Для достижения цели были поставлены конкретные задачи:
- рассмотреть назначение
экспертизы ценности
- определить критерии
экспертизы ценности
- охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов.
Объект исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве.
Предмет исследования: значение экспертизы ценности документов, организация и порядок её проведения.
При написании данной курсовой работы я изучила и проанализировала учебные пособия таких специалистов-документоведов, как Т.В.Кузнецова, Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова, Л.А. Румынина, В.И. Андреева и др.
Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованной литературы.
1 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов
Ценность документа – это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением1.
Ценность документа должна отвечать информационным потребностям общества.
Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.
Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
- экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
- оформление дел;
- составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев2.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
- в делопроизводстве учреждений;
- в ведомственном архиве;
- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:
- составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
- регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);
- направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);
- проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
- подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).
Для проведения экспертизы ценности документов, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии, основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы экспертной комиссии и центральной экспертной комиссии являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.
Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения. По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
На мой взгляд, основная цель экспертизы ценности документов заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации. Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах.
1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности3.
В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.
Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений.
Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.
Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.
На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.
Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
- значение физического лица в жизни общества;
- время и место образования документа.
К критериям содержания:
- значимость события (явления), отраженного в документе;
- значение имеющейся в документе информации;
- повторение информации документа в других документах;
- вид документа;
- подлинность документа.
А к критериям внешних особенностей документов:
- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;
- физическое состояние документа;
- подлинность документа.
Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.
На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.
На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.
Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:
- формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование;
- аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложение.
Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации.
В делопроизводстве всегда
учитываются критерии юридической
достоверности документа и
Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа.
Далее, я считаю, необходимо сказать об особенностях проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.
Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.
В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.
С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:
- критерии ценности фондов
- критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ценности фондов
личного происхождения
- значение творческой и
- история фонда и его состав;
- взаимосвязь фонда с другими
комплексами документов (так, документы
малоизвестного лица могут
К группе критериев ценности документов
личного происхождения
- значение творческой и
- время и место создания
- значимость содержания
- внешние признаки документа
(сохранность, степень
- взаимосвязь с другими
1.3 Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов
Успешному претворению
в жизнь различных путей
Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению4.
Основные этапы разработки типовых перечней документов:
- «Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения» 1929 г;
- «Перечень материалов
денежно-материальной
- «Перечень типовых
документальных материалов, образующихся
в деятельности народных
- «Примерный перечень
технических документальных
- «Перечень типовых
документальных материалов, образующихся
в деятельности министерств,
- Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» 1973г;
- «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1989 г.
Типовые перечни послужили
основой для разработки ведомственных
перечней. К 1991 году в организациях
и на предприятиях использовалось около
60-ти ведомственных перечней, которые
образовали систему нормативно-
В современной системе перечней документов различают три типа:
· с указанием сроков хранения;
· постоянного хранения;
· постоянного и долговременного хранения.
Перечни документов могут быть следующих видов.
1. Типовые для всей системы учреждений.
Их назначение - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.
2. Примерные для однородных организаций.
Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.
3. Ведомственные - по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.
Ведомственный перечень - это справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы.
Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, примечания, уточняющие сроки хранения документов.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов дел, законченных в любом месяце 2012 г., начинается с 1 января 2013 года.
Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов.
На современном этапе экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней, классификаторов и т.п.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке5.
Таким образом, можно сделать вывод, что проведение экспертизы ценности документов проводится в соответствии с законом, на основании перечней, классификаторов. То есть порядок проведения экспертизы регламентируется, даются четкие указания.
Я считаю, что это очень важно, так как должен быть единый порядок проведения экспертизы ценности документов. И с помощью многочисленных методических пособий, типовых перечней и составления номенклатуры дел, можно избежать множества ошибок, которые зачастую возникают из-за невнимательности работников, которые проводят экспертизу ценности документов.
2 Организация проведения экспертизы ценности документов
2.1 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов
Для организации и
проведения работы по экспертизе ценности
документов, отбору и подготовке к
передаче на постоянное хранение документов,
образующихся в деятельности в организации,
создается постоянно
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность.
ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива.
Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой длясоставления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Назначение экспертных комиссий заключается:
· в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
· организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
· в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются (Приложение 2). Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Одной из важнейших функций
ЦЭК является разработка методических
вопросов экспертизы ценности и организации
документов в делопроизводстве. Она
разрабатывает и представляет на
утверждение архивного
ЦЭК и ЭК наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК и ЭК имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.
Проанализировав данный вопрос, можно подвести итог. Для организации проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии и центральные экспертные комиссии. Они проводят экспертизу и осуществляют подготовку для передачи дел в архив, а также оказывают методическую и практическую помощь работникам при составлении описей дел.
2.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.
