Публичные выступления в управленческой деятельности

Введение 

    "Кто не умеет говорить, тот карьеры не сделает" Наполеон Бонапарт  
 
"Никакая другая способность человека не даст ему возможности с такой быстротой сделать карьеру и добиться признания, как способность хорошо говорить"  
Ч. Депью  
 
"Люди теряют уважение к тем, кто не может говорить как следует, и они проникаются уважением к другим, кто манипулирует словами с необычайной легкостью"  
Т. Шибутани  

    В своей профессиональной деятельности каждый руководитель обязательно принимает решения и работает с информацией. От того, насколько он владеет информацией, насколько  может ясно и четко доводить информацию до членов организации, клиентов, деловых партнеров очень сильно зависит результат его работы.

    По своему положению руководители обязаны публично выступать и уметь продуктивно общаться.

    Актуальность:  
Участие в разнообразных встречах, симпозиумах и семинарах, организация собраний и обсуждений, ведение переговоров и деловых встреч являются неотъемлемой составляющей управленческой деятельности.

    Зачастую руководителю приходится не только проводить деловые встречи, но и выступать перед большой или малой аудиторией. Многие руководители, несмотря на свой высокий статус, длительный и успешный опыт работы, избегают публичных выступлений, предпочитая индивидуальные обращения к сотрудникам или общение через промежуточные инстанции. Действительно, выступление перед аудиторией накладывает определенную ответственность и имеет свою специфику. Оратор испытывает давление со стороны окружающих, он не может прерваться, не чувствует привычной поддержки. Сомнение, неуверенность, волнение - естественные спутники публичных выступлений. Но руководитель вполне может преодолеть отрицательные эмоции и, используя ораторские приемы, блестяще выступить перед любой аудиторией, добившись поставленных целей.

    Значение публичных выступлений трудно переоценить. Посредством их руководитель ставит перед сотрудниками новые задачи, сообщает о результатах работы, выступает перед деловыми партнерами по бизнесу о новых идеях, осуществляет презентацию новых товаров или услуг и пр.

    Коммуникативные навыки, открытость и стремление к общению, однако, не могут заменить умения выступать и знаний в области этики делового общения. Комплекс навыков публичных выступлений, знание психологических особенностей деловой беседы не только помогают правильно построить взаимодействие с партнером или большой аудиторией, но и развивают характер, формируют остроту, логичность мышления.  
Цель работы: изучение технологий проведения публичных выступлений в управленческой деятельности руководителя.

    Гипотеза: Умение обращаться со словом, знание деловой риторики и психологических аспектов публичных выступлений помогают успешно решать практические и стратегические задачи руководства.  
Объект исследования:

    роль публичных выступлений в управленческой деятельности руководителя.

 Задачи: 

      Первая задача исследования, заключается в определении понятия публичного выступления, в изучении специфики проведения публичных выступлений и роли этих выступлений в управленческой деятельности.  
Вторая задача, заключается в необходимости анализа проведения публичных выступлений  и определения их значения в управленческой деятельности руководителя;

    Третья задача заключается в разработке рекомендаций, которые помогут выступающему улучшить свое ораторское мастерство. 

Глава 1. Роль публичного выступления в управленческой деятельности. 

1.1 Публичное выступление — составная часть социально-значимой деятельности

       Прежде  всего,  хотелось  бы  обратить  внимание  на  особое  значение устного  выступления,  связанное  с  наличием  у него  признаков,  которых в значительной мере лишены многие другие формы обращения к людям. Это следующие признаки:

•  оперативность,

•  возможность  использования различных способностей слушающего,

•  принципиально  творческий характер устного выступления,

•  живое  общение говорящего и слушающего

•  эмоциональное  воздействие и ряд других.  

 ЗАДАЧИ  ПУБЛИЧНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ 

  Всякое  публичное  выступление  должно  быть  направлено  на  решение 

конкретной  задачи. Без такой задачи не может быть хорошего выступления.

В целом  всякое выступление нацелено на решение  следующих общих задач:

•  развитие познавательной деятельности людей,

•  стимулирование  положительных  или  критических  установок слушателей на определенные дела,

•  формирование познавательных и иных интересов,

•  формирование творческого стиля работы и жизни,

•  формирование общественной и профессиональной активности,

•  ознакомление  с  достижениями  практики,  науки,  техники,  а  также текущим положением дел в стране, регионе, коллективе и т.д.

    Приступая к подготовке  выступления,  следует отдавать  себе  отчет в том,  что за  редким  исключением его задачи  скорее  связаны все-таки  не  с сообщением  каких-то  совершенно  новых сведений  для слушателей,  а  с объяснением,  интерпретацией  событий,  о  которых  им  уже  известно  из различных  источников.  В  публичном  выступлении,  как  правило, систематизируются  уже  известные  данные,  дается  предполагаемая перспектива развития обсуждаемого предмета. Из сказанного вытекает, пожалуй, главное правило выступления:

•  Никогда  не  ограничивайся  сообщением  голых  фактов.  Разъясняй,

растолковывай,  обобщай  факты  и  делай  на  этом  основании 

соответствующие выводы.  

 СОДЕРЖАНИЕ  ПУБЛИЧНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ  

   Главным  признаком  хорошего  выступления,  безусловно,  является  соответствующее  содержание.  Содержание,  при  этом,  должно  соответствовать ряду требований:

1.  Содержание  выступления  должно  учитывать   современные  достижения 

науки и практики (научность).

2.  Содержание  должно  быть  связано  с   важнейшими  практическими  и 

познавательными проблемами.

3.  Материал  выступления должен излагаться  логично и доказательно.

4.  Содержание  выступления  должно  отличаться  новизной. Имеется в виду новизна,  прежде  всего,  по  форме изложения,  новизна интерпретации, трактовки фактов,  своеобразие оценки  выступающим обсуждаемого предмета.

5.  Выступающий   должен  проявлять  личную  заинтересованность  в обсуждаемых  вопросах, задачах и их решении. Аудитория всегда хорошо   чувствует, связан ли выступающий с жизнью, говорит ли о тех вопросах, над которыми сам размышляет, или же его выступление построено лишь на  общих соображениях,  на  материале из  вторых  рук,  а сам он лично далек от предмета обсуждения.

    К  указанным  выше  общим  требованиям  в  отношении  содержания

выступления  и  его  подачи  можно  добавить  немало  более  частных,  но  не менее важных правил и рекомендаций:

1.  Всячески  выясняй,  что  будущим  слушателям:  а)  известно,  б)  мало известно, в) совсем неизвестно.

2.  Не  бойся вскрывать ошибки, любое  неумение людей делать свое  дело.

3.  Максимально  используй местный, близкий слушателям  материал.

4.  Запоминай  все, что может пригодиться  в твоих выступлениях.

5.  Не  ссылайся на факты, которые  сам не наблюдал, не проверил, узнал от других. Сам доходи  до первоисточников информации, как бы трудно это 

ни было.

6.  Если  в чем-то сомневаешься — вообще  не говори об этом.

7.  Учись  извлекать из любого факта, даже второстепенного, нужный смысл.

8.  Не  увлекайся отрицательными примерами,  даже критикуя.

   Соблюдение  перечисленных  правил  предостережет  от  ошибок  в отношении содержания выступления: 

1.  Односторонность,  тенденциозность в подборе материала.

2.  Незнание  важнейших фактов, относящихся к  теме.

3.  Перевод  внимания слушателей на второстепенные, мелкие вопросы. 

4.  Сообщение,  или простое повторение известного.

5.  Необоснованные  прогнозы, предсказания, предположения. 

6.  Перегрузка выступления фактическим материалом.

КРИТЕРИИ  ПРАВИЛЬНО ПОСТРОЕННОГО  ПУБЛИЧНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ

  Каковы же критерии эффективности публичного выступления, которые  тесно  связаны  с  критериями  в  отношении  содержания,  но  не сводятся к ним?

  К  числу критериев ораторского мастерства можно отнести следующие:

1.  Эрудированность,  знание предметов смежных областей.

2.  Убежденность  выступающего.

3.  Культура речи.  

4.  Умение  видеть и чувствовать слушателей. Культура общения. Контакт с  аудиторией.

5.  Умение  так  преподнести  вопрос,  что  он  становится  собственной  проблемой слушателей.

6.  Умение  аргументировать. Стройность и  последовательность.

7.  Умение  применять наглядные и технические  средства.

    Что касается эффективности публичного выступления, то ее, в отличие от ораторского мастерства, можно оценивать по таким критериям:

1.  Соответствие  воздействия публичного выступления  его цели и задачам. 

2.  Степень  и характер активности слушателей  во время выступления. 

3.  Степень   влияния  услышанного  как  на  интеллект,  так  и  на  чувства

слушателей.

    С целью повышения мастерства и эффективности своих выступлений, каждый  должен  не  бояться,  а скорее  даже  стремиться  пройти  через как можно большее число различных видов испытаний на качество выступления, таких, например, как:

•  предварительное  проговаривание  всего  выступления,  или  его 

отдельных мест,

•  внешнее  рецензирование выступления, или его  текста,

•  прослушивание  выступления коллегами с последующим  обсуждением. 
 
 
 
 

2.   Публичное выступление в управленческой деятельности руководителя

       Управленческая  деятельность руководителя во многом связана с различного рода публичными выступлениями на собраниях, конференциях, бизнес- презентациях и других подобных мероприятиях. Сложно представить себе руководителя, никогда не выступающего перед сотрудниками, партнерами или потребителями. Кроме того, без успешных публичных выступлений и  самопрезентации невозможно становление в лидерском статусе в коллективе. Поэтому овладение мастерством публичного выступления — одна из важнейших задач профессионально развивающегося руководителя.

       Начинающий  оратор, оказавшийся один на один с  аудиторией, наверняка переживал  состояние, когда “язык прилипает  к небу”, “сердце готово выпрыгнуть из груди”, даже если эта аудитория ему знакома. Что же помимо естественного волнения, свойственного каждому начинающему оратору, мешает чувствовать себя уверенным? Это смутное представление о процедуре выступления, нечеткое осознание цели и путей ее достижения; страх оказаться некомпетентным; опасение потерять нить повествования, оговориться; боязнь негативной реакции аудитории; ошибочная предварительная оценка слушателей; заниженная самооценка (оратор не чувствует за собой права требовать корректного и уважительного к себе отношения), наличие разного рода комплексов (по поводу внешности, манеры держаться или говорить и пр.); воспоминания о своих прежних неудачных выступлениях; плохая самопрезентация — неумение выразить свои мысли логически последовательно, убедительно.

       Преодолеть  подобные тревожные ощущения можно, совершенствуя подготовку к выступлению, тренируя внимание и память, повышая  уровень самооценки, овладевая техникой релаксации, умением расположить  к себе аудиторию, управлять ее вниманием.

       Выступающий не может чувствовать себя уверенно и управлять вниманием аудитории, пока “привязан к тексту”, пока от задачи “что сказать” не перейдет к задаче “как сказать”, “как оказать влияние на аудиторию”. Последнее предполагает свободное владение материалом.

       Стремление произвести приятное впечатление, понравиться слушателям это не амбициозные притязания оратора, а профессиональная необходимость, служащая цели выступления: чем больше симпатии и уважения вызывает оратор, тем сильнее воздействие его речи. Это требует от руководителя умения создавать свой имидж, т.е. образ в глазах слушателей. Личное обаяние — это искусная передача всех личностно-деловых качеств оратора: его нравственных характеристик, ума, психологических умений и навыков. Самопрезентация, т.е. умение подать себя с наилучшей стороны, это — профессиональное искусство, овладение которым требует постоянной работы над собой и самоконтроля за своим поведением.

       В создании привлекательного для аудитории  имиджа существенную роль играют следующие  факторы:

       1. “Визуальность”, т.е. внешняя привлекательность личности оратора. Она складывается главным образом из манеры поведения оратора в аудитории (мимика, жесты, позы, походка) и манеры одеваться, причесываться, умения пользоваться косметикой. Первоначальное достаточно стойкое впечатление о человеке складывается за первые 90 секунд. Он оценивается не по тому, что собой представляет на самом деле, а по тому, как воспринимается окружающими.

       Неряшливость, неопрятность, беспорядок в одежде, пренебрежение правилами гигиены  свидетельствуют о неуважении человека к своему окружению, к самому себе и, таким образом, исключают какое-либо желание общаться с ним, не говоря уже о расположении. Вместе с тем не производит положительного впечатления и другая крайность —чрезмерное использование косметических средств, украшений, крикливость и претенциозность в одежде. Для слушателей — это свидетельство невысокого уровня общей культуры, что снижает статус оратора. Кроме того, экстравагантность в одежде или прическе отвлекают внимание слушателей от содержания выступления. Умеренность, сдержанность — свидетельство подлинного эстетического вкус а и высокой культуры.

       Что касается мимики и жестов, то здесь  недопустима ни одна из крайностей. Их отсутствие создает впечатление  скованности, “зажатости” лектора, неуверенности в себе, не позволяет установить хороший контакт с аудиторией. В то же время действует обратная зависимость: чем выше профессионализм и социальный статус человека, тем более сдержан он в мимике и жестах. Не расхаживайте по аудитории. Не цепляйтесь судорожно за трибуну или стул. Пританцовывание на месте, переступание с ноги на ногу, постукивание пальцами по трибуне выдает ваше нервозное состояние, может передаваться слушателям. Это воспринимается негативно. Держитесь естественно: это производит наиболее благоприятное впечатление.

       Голос. Спокойная речь усиливает сосредоточенность  слушателей, создает впечатление  знающего, уверенного в себе человека. Избегайте монотонности. Повышайте  и понижайте голос.

       2. Установление и поддержание контакта с аудиторией. Перед началом выступления необходима психологическая пауза в-15—20 секунд. Если ее нет, то контакт с аудиторией установить чрезвычайно трудно.

       Контакт глазами. Визуальный контакт значительно  усиливает наше влияние на партнера по общению. Считается, что собеседники вызывают взаимный интерес, если контакт глазами поддерживается не менее 2/3 времени беседы, а менее 1/3 свидетельствует об отсутствии заинтересованности. С целью контроля за реакцией аудитории можно выбрать для наблюдения одного или нескольких человек, но нельзя сосредоточивать внимание только на них. Целесообразно выделить в аудитории несколько групп и попеременно поддерживать с ними визуальный контакт. Так у слушателя создается впечатление, что вы обращаетесь лично к нему.

       Закон психологии: установка определяет восприятие. Поэтому ни в коем случае нельзя начинать выступление с извинений по поводу своей ораторской неопытности или недостаточной профессиональной компетенции. Если оратор говорит “Вряд ли я сообщу вам что-то новое по данной проблеме...”, то у слушателей возникает закономерный вопрос:

       “Зачем  же тогда выступать?!” И даже если выступление окажется блестящим, его, скорее всего, оценят так: “Очень неплохо, интересно, но все же чувствуется, что  лектор еще неопытен или недостаточно глубоко знает проблему”.

       Показывайте свое лучшее “Я”. Хорошо, если выступающего представят слушателям: о ваших достоинствах лучше сказать другому. Приветствие  обязательно. Если аудитория знакома, можно сказать о благоприятных  впечатлениях прошлой встречи. Следует поблагодарить слушателей за интерес, проявленный к выступлению.

       Выражайте аудитории одобрение. Комплимент, если он искренен, всегда вызывает ответную благожелательную реакцию. Повод для  комплимента всегда найдется: компетентность, внимание, заинтересованность, любознательность и т.п. аудитории.

       Улыбка. Она может быть разной: улыбка-благодарность, улыбка-понимание, улыбка-радость, улыбка-одобрение, улыбка-признательность и т.д.

       Мимика  и жесты при взаимопонимании  партнеров обладают способностью отражения, т.е. повторяются ими. Хмурый собеседник негативно воздействует на самое радужное ваше настроение, улыбка вызывает ответные улыбки. Она снимает сопротивление аудитории, демонстрирует ваше к ней расположение и уважение, создает вам в глазах слушателей имидж приятного человека.

       Сила  воздействия оратора на аудиторию  зависит и от организации пространства. Трудно дойти до каждого, создать  единое поле эмоционального напряжения, если слушатели несколькими группами рассредоточены в большом помещении. Срабатывает эффект изолированности: ослабляется внимание слушателей, труднее поддерживать интерес к теме беседы. Напротив, близко находящиеся по отношению к оратору и друг к другу люди в большей мере обладают “мы-чувством ”, единством реакции, с ними легче найти общий язык. О размещении слушателей лучше заранее попросить организаторов встречи. Время проведения беседы, температура воздуха в помещении, посторонние шумы — все это влияет на отношение к мероприятию и, следовательно, к оратору.

       При общении с одним или несколькими собеседниками чаще обращайтесь к ним по имени.

       3. Завоевать расположение аудитории может человек, умеющий улавливать настроение людей, их ожидания, искренне сопереживающий их нуждам.

       Оратор  ни в коем случае не должен демонстрировать  свое превосходство над аудиторией, это не только не добавит ему уважения, но, напротив, вызовет антипатию, так как всякий человек болезненно воспринимает стремление унизить его и будет стремиться к восстановлению своей значительности путем отыскивания недостатков и промахов у лектора. Опытный оратор предпочитает сказать “вы, конечно, уже знаете”, нежели “вы, конечно, еще не знаете”, “вам, безусловно, известно мнение...”, чем “вряд ли вам известно мнение...”, и т.п. Тон общения со слушателями указывает на внутреннюю культуру выступающего. Приемлем тон доверительный, уверенный, без морализации и назиданий, выражающий уважительное отношение к людям.

       Если  вам возражают, то пропустите реплику  мимо ушей;

       задайте встречный вопрос;

       отложите  реакцию: “Благодарю за ваше возражение, я вернусь к нему немного позже...”; нейтрализуйте выкрики из зала: “Я предполагал, что услышу такое возражение, но, думаю, все-таки другим слушателям интереснее послушать мой доклад дальше”;

       придерживайтесь тактики “да, но...”. Однако лучше  всего вместо слова “да” использовать другие способы мнимого утверждения; “В общем-то я с вами согласен, но вы все же подразумевали...”;

       используйте тактику прерывания. Кто-то из слушателей изводит вас репликами типа “Вы  повторяетесь” и “Где вы это  слышали?” и т.д. В таком случае лучше сделать продолжительную паузу и спросить, можно ли вам дальше продолжать свою мысль.

       4. Язык выступления— визитная карточка оратора.

       Лаконичность, точность, выразительность языка  способствуют удержанию внимания аудитории, лучшему понимаю ею проблемы. Пространственные рассуждения, многословность наводят скуку. Длинные предложения раздражают, так как требуют дополнительных усилий для уяснения смысла сказанного. Неграмотно построенные фразы, ошибки в произношении слов снижают статус оратора, создают впечатление его общей низкой культуры, что, как следствие, вызывает сомнение слушателей и в компетентности оратора. Яркость и доступность речи, остроумие, использование пословиц и поговорок, крылатых литературных выражений обеспечивают оратору симпатии аудитории.

       Но  даже если оратором все, казалось бы, учтено, время от времени неизбежно снижение внимания к нему аудитории.

       Каковы  же причины ослабления и отвлечения внимания? По отношению к оратору  их можно разделить на объективные  и субъективные. К объективным причинам относятся те, что коренятся в самой природе внимания и восприятия. К ним можно отнести:

• разрыв между скоростью словесного мышления (400 слов в минуту) и скоростью речи (125 слов в минуту). Вследствие этого у слушателей появляется резерв времени, во время которого у них возникают посторонние мысли;
• объем внимания человека ограничен: одновременно он может воспринять не более четырех-пяти не связанных между собой объектов;
• состав аудитории: устойчивость внимания зависит от возраста, профессиональных навыков, эмоционального состояния, опыта, культурного уровня и т.п. аудитории;
• место проведения встречи (духота или холод, шумы и т.д.), если оно не согласовано с выступающим;
• естественное утомление внимания (следует помнить о периодах кризиса внимания аудитории: первый наступает через 15—20 минут после начала выступления, второй на 30—35 минуте).

       Субъективные  причины — это качество самого выступления,

        - когда оно воспринимается как неинтересное вследствие: непонимания; изложения общеизвестного;

        - невовлеченности слушателей в совместные размышления (например. изложение “готовых истин”): перегруженности информацией; несоответствия темы выступления интересам аудитории; невыразительности формы изложения (догматически-назидательный тон, тихий голос, монотонность, бедный язык, грамматические, стилистические, орфоэпические ошибки, суетливая манера поведения оратора, прикованность к тексту и пр.).

       Для того чтобы оратор мог удержать внимание слушателей в течение всего времени  выступления, оно должно быть содержательным:

        - пробуждать творческие способности слушателей; быть композиционно и логически организованным (выводы не преподносятся в готовом виде, а слушателей подводят к ним); соответствовать теме, месту и аудитории; факты или идеи должны излагаться в противопоставлении и сопоставлении всех “за” и “против”;

        - акцентировать внимание на основных моментах путем повторения, но каждый раз в новой, оригинальной форме;

        - быть динамичным (интенсивный темп изложения материала, его насыщенность мыслями и аргументами, подвижная мимика и жестикуляция, живой, с меняющимися интонациями голос, паузы —все это способствует удержанию внимания); быть доступным, содержать конкретн ые примеры; излагаться живым, образным языком; содержать наглядность; вызывать интерес.

       Интересу, т.е. эмоциональному и интеллектуальному  влечению слушателей к речи могут  способствовать следующие приемы:

        - прямое обращение к аудитории, диалог с ней; использование новой, неожиданной информации; провокация (на короткое время провоцируется не согласие с излагаемой информацией, чтобы подготовить слушателей к конструктивным выводам);

        - прогнозирование (на основе реальных фактов делаются прогнозы событий. Вариант этого приема — “стимулирование аппетита”, суть которого заключается в том, что исходя из ситуации, оратор дает прогноз развития негативных тенденций и рисует “мрачную картин у” возможного будущего, а затем указывает пути, позволяющие избежать этого); делегирование возможностей принимать решение; апелляция к авторитету (личности, науки, опыта); драматургическое сопереживание: