Публичные выступления в управленческой деятельности. 2



Публичные выступления в управленческой деятельности

Содержание

Введение 3
1. Коммуникативные умения и коммуникативная культура
в управлении 4
2. Характерные особенности публичной речи 6
3. Психология публичного выступления 9
Заключение 15
Список литературы 16

Введение

Психология управления — это отрасль практической психологии. Предметом практической психологии является проблема человеческих взаимоотношений. Следовательно, современная психология управления рассматривает проблемы человеческих взаимоотношений и взаимодействий с точки зрения ситуаций управления, менеджмента, и в этом — специфика ее предмета. Рассмотрим, какие именно проблемы человеческого измерения в менеджменте находятся в поле зрения психологии управления. Это:
1. Личность менеджера, его самосовершенствование и саморазвитие.
2. Организация управленческой деятельности с точки зрения ее психологической эффективности.
3. Коммуникативные умения менеджера.
4. Конфликты в производственном коллективе и роль менеджера в их преодолении.
Психология управления рассматривает эти проблемы с практической точки зрения.


1. Коммуникативные умения и коммуникативная культура в управлении

Как связаны и как соотносятся между собой общение и управление? Что такое коммуникативная культура и коммуникативные умения менеджера? Как организовать общение с подчиненными самым эффективным образом? Как провести переговоры? Как научиться говорить публично? Вот далеко не полный перечень проблем, касающихся вопроса взаимосвязи управления и общения. В том, что роль общения в эффективном управлении огромна, едва ли нужно кого-то убеждать. Но понимать роль общения и уметь использовать его — совсем не одно и то же. Вот почему психология управления включает конкретные практические проблемы организации эффективного управленческого общения.
Коммуникативные качества личности не даются от рождения — они, подобно умению ездить на велосипеде или плавать, вырабатываются в результате специальных упражнений. Нужны только желание и время. Специалисты в области психологии управления давно и успешно разрабатывают правила и технические приемы общения, позволяющие сделать его не просто формой, но фактором управления. Все, что делает менеджер, должно быть нацелено на результат. А результатом является решение поставленной задачи наиболее рациональным и гуманным путем при минимальных затратах времени, сил и денег. Добиться такого результата помогает правильная организация управленческого общения в целом и каждого из его видов .
Культура управления невозможна без культуры общения, то есть коммуникативной культуры. Отсутствие ее — болезнь многих современных менеджеров, в значительной степени снижающая эффективность их управленческих действий. Что такое коммуникативная культура вообще и коммуникативная культура менеджера в частности? Существует множество определений коммуникативной культуры: от простых (коммуникативная культура есть умение слушать и понимать услышанное) до сложных (коммуникативная культура — это интериоризированные паттерны раппортных взаимодействий на вербальном и невербальном уровнях репрезентации личностных потребностей). В самом общем виде коммуникативная культура может быть определена так: коммуникативная культура есть совокупность коммуникативных умений, ставших органической частью личности. Если коммуникативная культура является совокупностью узких умений и навыков, значит, нужно определить, каких именно умений и каких навыков. Перечислим их. Итак, основные коммуникативные умения менеджера это:
1. Умение провести деловую беседу (при приеме на работу, при увольнении, при консультировании, при делегировании, при контроле и т. д.).
2. Умение провести совещание.
3. Умение говорить публично.
4. Умение вести переговоры.
Короче говоря, коммуникативные умения менеджера — это есть не что иное, как виды управленческого общения (индивидуальные и групповые, формальные и неформальные), которыми он владеет. Само собой ясно, что они могут быть как развитыми, так и наоборот. Менеджеру необходимо знать, какие умения у него развиты, а какие нет, и овладевать коммуникативной культурой. С другой стороны, развитие коммуникативных умений — задача чрезвычайно сложная, требующая много времени и сил. Говоря образно и шутливо, коммуникативные умения — это такие «слоны», которых не проглотишь целиком. Каждое коммуникативное умение нужно «разложить» на составные части и овладевать ими поэтапно, постепенно. Эти составные части называются коммуникативными навыками, или приемами техники управленческого (управляющего) общения. Используя их, менеджер организует любой коммуникативный акт, любое взаимодействие . 

2. Характерные особенности публичной речи

Речь есть нечто большее, чем механически производимый звук, который выражает мимолетные наблюдения и настроения, занимающие в данную минуту говорящего.
Речь — это человек в целом. Каждое высказывание и фактически, и в сознании воспринимающего ее представляет собой мгновенное раскрытие всего опыта и характера, намерений и чувств человека.
Без способности организовывать мысль посредством слова человек не мог бы рассуждать и развиваться в организованное социальное существо.
Существует полная взаимозависимость психики и речи. Не только побуждения, которые вызывают и направляют речь, но и ее влияние на слушателя и самого оратора столь же глубоки, как человеческий характер и мысль.
Первый вопрос для большинства начинающих ораторов заключается не в наличии их способности к публичному выступлению. По общему правилу потенциально такая способность имеется у всех. Их первый, всецело оправдывающий себя долг, иметь, что сказать, и иметь глубокую потребность выразить это.
Для публичного выступления требуются те же данные, что и в обычном разговоре. И все же многие обнаруживают робость, когда их просят выступить... «Да чтоб я смог сказать речь?» Абсурд! Ведь мы ежедневно произносим целые речи.
Большинство неопытных ораторов, когда приходится обращаться к аудитории, считает необходимым вести себя так, словно успех зависит от того, насколько далеки будут их язык, жесты, голос от обычных, приобретенных за годы разговорной практики.
На публичную речь больше уже не смотрят как на изящную словесность, она — средство к цели, а не самоцель.
Публичная речь должна обладать качествами хорошего собеседования с некоторыми поправками в отношении голоса, манер и темы для полного соответствия с обстановкой выступления.
Каковы отличительные черты непринужденной беседы? 
Понаблюдайте внимательно двух-трех интеллигентных людей, занятых обсуждением интересной темы. Здесь нет и следа застенчивости; здесь полная серьезность и прямолинейность; один смотрит другому прямо в глаза, фигуры склоняются друг к другу, вспыхивающий взор, мимика, движения головы, плеч, рук, подчеркивают их замечания.
Закройте глаза, прислушайтесь к звукам. На вас произведет впечатление большой диапазон их высоты, звучности, темпов и несомненный ритмический характер. Наиболее значительные слова произносятся громче, уступая место сдержанному звучанию.
Но что происходит с силой живого общения, когда приходится выступать перед аудиторией?
Здесь те же элементы: захватывающая тема, слушатели в ожидании, перед ними оратор, все у него наготове. Но нет какой-то искорки, что-то расхолаживает, нет подъема. Как правило, трудность такого положения нельзя объяснить только одним обстоятельством.
Отчасти это результат монотонного голоса или невыразительного взгляда, устремленного не на слушателей, а в окно, на потолок или пол.
Располагает ли оратор, выступающий перед аудиторией, теми возможностями, какими обладает интересный собеседник? В некотором смысле, пожалуй, нет. Аудитория обычно шире, чем группа, поглощенная беседой, и оратор должен заинтересовать большее количество людей. Обстановка почти всегда более официальная, и оратор менее знаком со своими слушателями.
Но многие из кажущихся трудностей могут обернуться преимуществами. Ряды обращенных на вас лиц с выражением ожидания, которые вначале нагоняют страх, впоследствии станут вызывать воодушевление и ощущение силы. Сама необходимость говорить громче освободит оратора от чувства связанности и поднимет эмоциональный строй речи.
Непрерывность изложения в публичной речи придаст ей исчерпывающий характер и все нарастающую мощь, которые невозможны в беседе. Кроме того, разговорный обмен мнениями только внешне отсутствует во время публичного выступления. Если оратор действительно будет обращаться к публике и говорить со слушателями, а не при них, он почувствует, как возникает взаимное общение.
Следовательно, понадобится лишь несколько довольно простых приемов, чтобы придать речи характер публичного выступления.
— Необходимо всегда стараться избегать нарочитых манер заправского говоруна.
— Если обстановка более или менее неофициальная, необходимо держаться попроще (например, на деловом совещании нет надобности говорить стоя).
— Если оратор хорошо знаком со своими слушателями, язык будет проще; можно обращаться к отдельным лицам, называя их по имени и отчеству; в своих высказываниях оратор станет прибегать к соображениям, возникающим на ходу...
— Для хорошей речи необходимы знание предмета, целеустремленность и умение. Красноречие — ощутимая сила. Знаменитые ораторы в меру своего влияния — вожди общества; их специальная сфера — воздействие на людей. Искусство полезно оратору, но если им пользоваться неразумно, оно ничего, кроме вреда слушателю, не принесет. Аристотель сказал: «Истина и справедливость сильнее, чем их противоположность» .

3. Психология публичного выступления

Опыт показывает, что на каждую минуту выступления приходится в среднем 20—25 минут, которые тратятся на определение темы, сбор, анализ и обобщение информации, составление плана и кратких тезисов. Если материала достаточно и он хорошо продуман, то следует перейти к плану. Задача плана — сделать речь стройной, логически связанной и последовательной. При подготовке плана необходимо учитывать состав аудитории. Кроме того, обязательно нужно готовить тезисы или конспект выступления. Конспект приучает к стройности и краткости изложения, четкости формулировок.
Опыт лучших ораторов мира говорит — такая подготовка необходима. Некоторые блестящие ораторы даже полностью писали тексты своих выступлений, но выступали без бумажек.
В какой-то мере выступление похоже на игру актера, к которой он, согласно роли, готовится на репетициях (с той лишь разницей, что оратор роль пишет сам). Опытные ораторы, интуитивно подходя к выступлениям, как к «игре», заранее предусматривали в отдельные моменты речи возможные ответные ходы «противника» (смех, негодование, каверзные вопросы и, подобно шахматисту, готовили на всякий случай различные противоядия (шутки, интересные факты).
Теоретики ораторского искусства рекомендуют разбивать подготовку к выступлению на три этапа: организация логической канвы, поиск формы сообщения, репетиция.
При организации логической канвы надо прежде всего четко выявить «сверхзадачу», как говорил Станиславский, то есть установить ту главную мысль, которую вы хотите изложить, доказать в своем выступлении. Как известно, кто ясно мыслит, тот ясно и излагает. И здание речи надо строить таким образом, чтобы все его части работали на эту сверхзадачу. Сам же логический скелет здания следует делать предельно ясным и стройным, ибо, как говорил Аристотель, главное достоинство речи — в ее ясности. Основной метод работы на этом этапе — построение цепочки из тезисов и доказательств, причин и следствий. Причем все звенья цепи должны быть взаимно связаны и срабатывать последовательно как шестерни зубчатой передачи. Ни в коем случае не должны «висеть», пусть даже очень яркие, остроумные «концы». (Такие «концы», не работающие на сверхзадачу, обычно образуются у неопытных ораторов, которые увлекаются и делают красивые, но, увы, не «стреляющие».)
Вместе с тем, не следует делать выступление излишне подробным, сверх меры разжеванным. Это раздражает слушателей. Надо помнить: человек XXI века обладает огромным запасом знаний и снабжен мощным аппаратом ассоциативного мышления. Поэтому искусство оратора состоит в том, чтобы вкрапливать в контекст выступления своего рода «крючки», которые будут задевать в сознании слушателя или оппонента определенные зоны памяти, рождать нужные докладчику ассоциации. Тем самым существенно повышается емкость, «упругость» сообщения.
В процессе поиска формы выступления следует учитывать и такие рекомендации знатоков ораторского искусства. Если содержание выступления предназначено в основном для апелляции к разуму слушателя, то форма выступления строится с таким расчетом, чтобы возбудить эмоции. Жест, мимика, телодвижения, интонации голоса — с помощью этих средств опытные ораторы воздействуют на эмоции человека. Эти «флаги расцвечивания» могут существенно усилить или ослабить при неправильном использовании эффект выступления.
Необходимо помнить, что органы чувств человека склонны к утомлению. Особенно «эффективно» в этом направлении действует монотонность, однообразие. 
Чтобы не утомить слушателей, оратор должен при подготовке формы выступления подобрать свежие, интересные, неожиданные факты, афоризмы, нарисовать яркие картины. Нужно не тянуть выступление на одной ноте, а разумно модулировать голос, акцентировать важное. Нужно рисовать общие и крупные планы, переходить от широких абстрактных обобщений к конкретному, частностям, давать общеисторические броски и бытовые детали. Такой калейдоскоп увлечет слушателя в поток мыслей и чувств оратора, а это залог — успеха.
Нужна интрига. Даже в строгом сообщении надо уметь с первых же слов «поймать» слушателя на «крючок интереса».
При подготовке выступления следует учитывать настроение будущей аудитории. Необходимо сначала подготовить слушателей, завоевать их симпатию интересным примером, заинтриговать чем-то и пообещать выдать развязку в конце. Необходимо построить цепь предварительных доказательств. И лишь затем «стрелять» из пушек главного калибра. Надо постараться максимально сблизить внутреннюю «программу» оратора с «программой» слушателей — иначе может произойти «взрыв».
Если оратор собирается доказать новую, сложную идею, то необходимо разделить общий объем информации, которую необходимо дать слушателям, на ряд «порций», распределить их в порядке возрастающей сложности и последовательно, не торопясь, сообщайть их. Еще один полезный совет опытных ораторов, которым не следует пренебрегать при поисках формы выступлений, — широкое использование принципа, открытого еще античными драматургами: ожидание вызывает интерес, и эмоции слушателя тем сильнее, чем больше неожиданность. Неопытные докладчики обычно стремятся приберечь главный козырь к концу выступления и неожиданно «оглушить». Слов нет, эффект нередко бывает большим. Но его воздействие на психику кратковременно. Гораздо «выгоднее» в начале или середине сообщения намекнуть о том, что главный козырь будет брошен в конце, даже слегка приоткрыть карты, иногда напомнить о том, что что-то будет. Нужно повышать напряжение, интерес слушателей — тогда эффект выступления резко повысится. Выступления сродни самому выступлению, ибо опытные ораторы советуют эту репетицию проводить в условиях, как можно более близких к реальности.
Публичная речь не будет иметь успеха, если оратор не затратит определенных усилий. В большинстве своем неудачи ожидают тех, кто не утруждал себя подготовкой к выступлению и рискнул, тем не менее, предстать перед публикой. Необходимо продумать все заранее. Походка должна быть ровной. Любое движение выступающего будет моментально замечено. Глядя на оратора, слушатели должны почувствовать значимость выступления.
Малейшая оплошность — и выступающего перестанут слушать. Если оратор запинается и извиняется, то слушатели начнут сомневаться в компетентности руководителя, а также в том, стоит ли вообще его слушать. Оратору необходимо вступить в контакт со слушателями. Все должно происходить так же, как в диалоге, только границы диалога чрезвычайно расширяются. Тем не менее, измениться должна лишь сила голоса, а стиль речи меняться не должен. Так же, как и в диалоге, следует смотреть на слушателей (слушатели должны видеть ваши глаза!).
Следует помнить, что многим нравится, когда обращаются непосредственно к ним. Оратор не должен равнодушно смотреть поверх людей или пристально смотреть в потолок. Любой слушатель должен почувствовать, что его увидели. Иногда полезно остановить взгляд на отдельном слушателе (если заметно его особое участие). Этот контакт глаз желательно укрепить (беглого взгляда часто недостаточно). Оратор должен обратить свой взгляд на нескольких слушателей, он не должен быть невыразительным, стеклянным.
Необходимо также помнить о выразительности речи. Понятность речи в равной мере страдает от того, что слова произносятся очень медленно или очень быстро. Важно, чтобы четко и ясно была произнесена ударная гласная, неударные гласные существенного влияния на разборчивость речи не оказывают. Выразительная речь способна передать массу оттенков мысли.
Характеристики голоса относят к просодическим и экстралингвистическим явлениям.
Просодика — это общее название таких ритмико-интонационных сторон речи, как высота, громкость голосового тона, тембр голоса, сила ударения.
Экстралингвистическая система — это включение в речь пауз, а также различного рода психофизиологических проявлений человека: плача, кашля, смеха, вздоха и т. д. Просодическими и экстралингвистическими средствами регулируется поток речи, экономятся языковые средства общения, они дополняют, замещают и предвосхищают речевые высказывания, выражают эмоциональные состояния.
Энтузиазм, радость и недоверие обычно передаются высоким голосом, гнев и страх — тоже довольно высоким голосом, но в более широком диапазоне тональности, силы и высоты звуков. Горе, печаль, усталость обычно передают мягким и приглушенным голосом с понижением интонации к концу фразы.
Скорость речи также отражает чувства: быстрая речь — взволнованность или обеспокоенность чем-либо или личные проблемы. Медленная речь свидетельствует об угнетенном состоянии, горе, высокомерии или усталости.
В выступлении следует стараться избегать ошибок. Никто не может полностью избежать обмолвок, поэтому из-за мелких грамматических оплошностей не стоит вносить поправки. Обмолвки случаются даже у лучших ораторов.
Необходимо также задуматься над словарным запасом. Так, по данным психологов, ребенок использует 3600 слов, 14-летний подросток — 9000, взрослый среднего образовательного уровня 11 700 слов, а человек «повышенной интеллигентности» — до 13 500 слов.
Готовясь к выступлению, нельзя забывать о жестах, так как они — тот язык, который понятен всем. Если сами точки и запятые не могут заменить слова, то незначительный жест понятен и без слов. Жест — первооснова любого языка. Нельзя бояться пользоваться ими, как и чрезмерно увлекаться жестами.
Необходимо помнить, что жест должен дополнять информацию, которую несет слово. Нельзя делать «страшных глаз». Нельзя метаться по сцене. Все это отвлекает внимание слушателя, засоряет его мозг ненужной информацией, уводит в сторону от главной мысли. Но удачный эффектный жест — как удар молнии.
Итак, если сформулировать главное, что подсказывает опыт оратору, то можно, пожалуй, обойтись одной фразой: «Выступая, будьте творцом, создателем своей речи, и вы покорите сердца слушателей». А один из законов «теории убеждения» гласит: «Путь к разуму человека лежит через его сердце» .

Заключение

Успешное руководство неразрывно связано с эффективной коммуникацией. Если руководитель не умеете извлечь максимум возможного из общения с людьми, то ему не удастся и заставить их выкладываться на работе в полную силу.
На первый взгляд, все очень даже просто — всего-то нужно объяснить подчиненным, что именно руководитель от них хочет, добавить несколько слов похвалы, или, если нужно, наоборот, слегка пожурив, — но если бы все было так просто! Недостаточно ответственное отношение к тем формам коммуникации, с которыми имеет дело руководитель, — устной, письменной, невербальной — может осложнить его работу.
Выступая перед работниками, необходимо следить за своей речью, так как от того, как говорит руководитель, зависит то, насколько точно его будут понимать подчиненные. Правильный и литературный стиль речи вызывает уважение и привлекает внимание к говорящему и к теме выступления.
Вне зависимости от того, с кем предстоит встречаться и перед кем выступать, руководитель всегда должен:
— уметь объяснить, что он имеет в виду, если он по каким-то причинам чувствует, что его не понимают;
— контролировать свое общение с подчиненными, тщательно подбирая слова;
— стараться сделать свою речь по возможности ясной и определенной. 
Список литературы

1. Вересов Н. Н. Психология управления. – М.: Издательство Московского психолого-социального института; Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2006. 
2. Кричевский Р. Л. Если вы – руководитель.- М., 1993.
3. Кузнецов И. Н. Технология делового общения.- Москва – Ростов н/Дону: Издательский центр «МарТ». 
4. Кукушкин В. С. Психология делового общения.- М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Дону: Издательский центр «МарТ», 2003. 

 

 

 

 

2. Публичное выступление. Подготовка и проведение собраний,

совещаний

Стержнем собрания или совещания является основное публичное выступление (доклад). Оно должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории. Управление последней является самым трудным делом, поэтому остановимся на нем подробнее.

При подготовке выступления необходимо поставить перед собой следующие вопросы:

1.  Каковы причины выступления, его цели;

2.  Каков круг слушателей и как сформулировать свои мысли, ибо всегда нужно учитывать уровень аудитории и ее готовность к восприятию материала.

В ходе выступления нельзя ограничиваться абстрактной логикой и общими вопросами; следует познакомить аудиторию со всеми “за” и “против”, имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз ситуации, гиперболизируя ее с целью заострить внимание на предмете выступления, но не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего превосходства; в заключение необходимо предложить вариант решения.

Выступлению должна быть присуща:

–  яркость и наглядность;

–  четкость и ясность формулировок;

–  направленность на главное;

–  ритмичность и постоянное повторение в разной форме основных положений;

–  присутствие элемента внезапности (неизвестная информация, оригинальные формулировки);

–  различная насыщенность отдельных частей.

Чтобы материал лучше усваивался, говорить нужно на привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами, подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку восприятие ограничено. Потому речь должна состоять из коротких фраз (семь плюс - минус два слова), а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3 - 4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.  

Во время выступления нужно демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, избегать смотреть в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории, при поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему, не вступать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики, поблагодарить присутствующих за внимание.

Для успешного выступления необходимо:

–  держать психологическую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории на какой-то мысли, провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несогласие с информацией;

–  задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов;

–  на волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и элементами драматизации;

–  делиться собственным опытом и переживаниями;

–  ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угрожать;

–  соединять слово с жестами, ибо они несут до 40% информации;

–  менять темп речи в зависимости от содержания;

–  поменьше использовать слова “должны” и “обязаны”; иметь в запасе веселые истории;

–  не говорить об одном и том же более 15 минут;

–  осторожно обращаться с цифрами.  

Ошибками выступающих считаются многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изложения, затягивание завершающей части или внезапное окончание.

К любому серьезному собранию или совещанию нужно тщательно готовиться за несколько недель: проанализировать необходимые материалы, составить повестку дня и список участников, найти удобное помещение. Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя. Повестка дня заранее доводиться до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом.  

Круг участников собрания (совещания) стараются сделать максимально узким. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись: непосредственно затрагиваемые принимаемыми решениями, конкретные их исполнители, специалисты в соответствующей области, а также лица, имеющие опыт действия в ситуациях, аналогичных обсуждаемой.  

В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для большинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.

При проведении собраний и совещаний необходимо строго придерживаться регламента, который должен быть известен заранее, и сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться точно в назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончится в предусмотренное время. Такой подход желателен и к производственным оперативкам, где происходит заслушивание кратких сообщений о текущих делах, информирование о принятых руководством решениях, коллективное инструктирование и прочие.

Оптимальная длительность оперативки 20 - 40 минут (ее целесообразно проводить 2 - 3 раза в неделю); проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5 - 2 часа, а обсуждения сложного вопроса в его рамках – 40 - 45 минут. Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обусловлено тем, что уже через 30 – 40 минут работы у их участников начинает ослабевать внимание; через 70 - 80 минут появляется физическая усталость; через 80 - 90 мин развивается “отрицательная активность” – начинаются разговоры и занятие посторонними делами; через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разойтись. В то же время через 30 - 40 мин отвлечения внимание вновь автоматически включается

Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя. На собрании коллектива он не обязательно должен быть представителем администрации, но должен пользоваться уважением и авторитетом у собравшихся и лично знать многих со всеми их достоинствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников, включение их в активную работу. Это достигается созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что желающим дают возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовится к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

Второй обязанностью руководителя собрания или совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров), ведение протокола.

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием. Здесь главная задача председателя - поддерживать рабочий настрой и равновесие, резюмировать выступления, занимая нейтральную позицию.

Что делает совещание неэффективным:

1.  Неясные или ложные цели. Каждый участник должен знать, зачем он здесь, какие вопросы будут обсуждаться, чего участники попытаются достичь в ходе обсуждения, а не пытаться определить это на совещании и по ходу подстроиться.

2.  Неподготовленность совещания, отсутствие повестки дня и материалов совещания.

3.  Неподготовленность участников.

4.  Отсутствие или несоблюдение регламента.

5.  Избыточное число участников.

6.  Отсутствие протокола.

7.  Слабое руководство. Хорошее руководство совещанием требует приложения усилий, такта, понимания, объективности и дисциплины.

8.  Отсутствие контроля за исполнением решений.

9.  Если совещание объединяет в себе признаки совещаний различных типов, могут возникнуть проблемы. Например, инструктивное совещание требует совершенно иной атмосферы или подхода, чем консультационное или проблемное совещание.

10.  Запоминание длинного ряда указаний (более 5 пунктов).

11.  . Критические слова. Это слова, которые воздействуют на психику человека, задевая его "больные струны", вызывая возмущение, потерю равновесия, неосознанное желание протестовать, скандалить. Не следует создавать стрессовые ситуации, особенно в случае, если менеджер пришел на совещание "на взводе", это неразумно и неэффективно.

Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выработанных и принятых на них управленческих решений, в которые превращаются «домашние заготовки», сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения не были приняты, мероприятие считается бесполезным, а время на него затраченным впустую.  

При реализации предложений, высказанных участниками совещания, целесообразно:

–  выбрать наиболее рациональный способ доведения до исполнителей его решения (передача протокола, распределение заданий);

–  установить, кого информировать о результатах;

–  организовать контроль за выполнением решений и назначить ответственных.

По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол. В протоколе должно быть зафиксировано:

- название совещания;

- дата, время и место проведения;

- ФИО присутствующих и тех, кто не смог присутствовать;

- вопросы повестки дня;

- высказанные мнения, предложения и идеи;

- принятые согласованные решения;

- намеченные мероприятия, фамилии ответственных исполнителей.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления - (т.е. - распорядительного документа) данного коллегиального органа.


 

Список использованной литературы

1.  Дафт Р. Современный менеджмент. - СПб.: Питер, 2002г

2.  Деловые статьи http://www.delo-press.ru

3.  Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. - М.: Экономика, 2003г

4.  Каммероу Д., Баргер Н., Корби Л. Ваш психологический тип и стиль работы. - М.: ЗАО "Институт психотерапии", 2006г

5.  Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2003г с 327-331

 

 

 

 

 

 

 

Cодержание

Введение

10 ошибок начинающего оратора

Этапы публичного выступления

Правила и приемы публичного выступления

Как правильно подготовить речь

Вхождение в контакт

Концентрация и удержание внимания

Аргументация и убеждение

Завершение выступления

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Правильно организованное управленческое общение является катализатором управленческой деятельности. Культура управления невозможна без культуры общения, т.е. коммуникативной культуры. Отсутствие ее - болезнь многих современных менеджеров, в значительной степени снижающая эффективность ее деятельности.[ 1]

Существуют следующие коммуникативные умения, играющие большую роль в работе менеджера:

· Умение вести деловую беседу;

· Умение проводить совещания;

· Умение выступать публично;

· Умение вести переговоры.

И, наоборот, отсутствие умений, навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры менеджера ставят под вопрос успешную работу и его самого, и его подчиненных.[ 4]

Овладеть приемами, умениями и навыками публичного выступления, выработать в себе коммуникативную культуру не менее важно, чем овладеть управленческими действиями. Публичные выступления являются неотъемлемой частью управленческой деятельности любого менеджера, так как в его работе приходится сталкиваться с проведением деловых бесед, дискуссии с целью добиться желаемой реакций аудитории. Для начинающего оратора это достаточно трудное дело. Не только умение подготовить речь, но и умение свободно держаться перед публикой, безукоризненно владеть голосом, жестом и мимикой и безошибочно реагировать на поведение аудитории - таковы объективные требования к стремящемуся произвести желаемое воздействие на слушателей.[ 8]

Главной целью данной работы является раскрытие следующих моментов:

· этапы публичного выступления;

· структура произносимой речи;

· 10 ошибок ораторов;

· основные правила и приемы, способствующие успешному выступлению.

В заключительной части я проведу итог по проделанной работе и постараюсь описать все плюсы и минусы.

Прежде чем перейти к основной части своей работы я решила привести пример из опыта знаменитого американского оратора Дейла Карнеги. Попал он в эту ситуацию тогда, когда только начинал свой путь оратора.

«Однажды мне, начинающему и неопытному оратору, любезно предложили выступить на собрании акционеров одного из крупнейших банков Америки (название банка не приведено по неизвестным причинам). Я с радостью принял приглашение, так как был хорошо осведомлен о деятельности данного учреждения. Акционерам же было интересно узнать то, как относятся сторонние люди к нынешнему состоянию Банка. Мне выделили всего три минуты на выступление. Тогда я решил, что готовиться к такой короткой речи не стоит и в назначенный день приехал не подготовившись. Увидев огромную, полностью забитую аудиторию, я занервничал, но, зная, что волнение при такой ситуации вполне естественное явление, не придал этому большого значения. Как стало известно позже, зря. Кода мне дали слово, я чувствовал себя таким скованным, во рту пересохло, и от волнения я не знал, что говорить! Если до этого я мог вполне нормально мыслить, рассуждать, то, стоя перед аудиторией, потерял способность мыслить. Чувствуя, что пауза затянулась, я вдруг начал обливаться холодным потом, трясущимися руками взял стакан и сделал глоток. Но ничего не помогало. Мне осталось только извиниться перед разочарованной аудиторией и удалиться восвояси.»[ 10]

И это не единичный пример, когда выступающий с полным провалом уходит с трибуны. Есть множество ситуации, когда начинающий или даже опытный оратор ввиду тех или иных причин не в состоянии произвести на аудиторию желаемого результата.

Остается ответить на вопросы: «почему же так происходит? что нужно сделать для того, чтобы не оказаться в подобной ситуации?»

В своей работе я попытаюсь дать ответы на эти вопросы и, тем самым, достигнуть намеченных мною целей.

Для начала ответим на первый вопрос.

10 ошибок начинающего оратора

Прежде чем приступить к постижению секретов ораторского мастерства, желающие выступать публично должны научиться избегать распространенных ошибок. Специалисты в области коммуникативных технологий проанализировали и сравнили поведение дилетантов и профессиональных ораторов. Итогом этого наблюдения стало выявление десяти самых распространенных ошибок, допускаемых при публичном выступлении.

Ошибка 1: Несоответствие

Когда содержание ваших слов расходится с тоном речи, осанкой и языком тела, публика мгновенно это замечает. Аудитория обладает безошибочным чутьем в отношении того, что касается настроения оратора и его самочувствия. Если вы начнете говорить «Здравствуйте, как я рад вас всех видеть....» дрожащим неуверенным голосом, нервно перебирая пальцами пуговицы на костюме -- будьте уверены, у слушателей моментально появится недоверие и к сказанному вами, и к самому говорящему.

Ошибка 2: Оправдания

Публике по большому счету все равно, волнуетесь вы или нет, как долго вы готовили свой доклад и какой у вас опыт публичных выступлений. Поэтому не нужно перед ней оправдываться в стиле «Я плохой оратор, редко говорю перед публикой, поэтому сильно волнуюсь и могу выступить неудачно...» Именно так начинают свою речь многие дилетанты, пытаясь вызвать сочувствие и заранее получить индульгенцию за плохое выступление. Слушатели недоумевают: «Зачем мы сюда пришли, если даже сам выступающий признает, что выступление будет плохим?».

Ошибка 3. Извинения

Эта ошибка похожа на предыдущую. Начинающие ораторы любят извиняться, предлагая снять с них вину за плохое качество доклада. «Прошу простить меня за... (мой простуженный голос, мой внешний вид, плохое качество слайдов, слишком короткое выступление, слишком длинную речь и т.д. и т.п.)». Публика -- не священник и не отпустит ваши грехи.

Ошибка 4: Глаза и брови

Вы действительно уверены, что хорошо управляете своей мимикой? Большинству новичков только кажется, что это так. На самом деле контролировать мимику неподготовленному человеку нелегко. Лицевыми мышцами трудно управлять без тренировки, а загадочно-соблазнительный взгляд и широко раскрытые от страха глаза разделяют всего пара миллиметров, кардинально меняющих восприятие.

Ошибка 5: Подбор слов.

Мы слышим и понимаем отдельные слова прежде, чем понимаем все предложение целиком. Поэтому на значение отдельных слов мы реагируем быстрее и менее осознанно, чем на значение предложений. К тому же, отрицательные частицы воспринимаются позднее, чем остальные слова, а часто вообще не воспринимаются. Поэтому постоянное использование таких конструкций как «...не принесет убытков», «...не плохо», «...небоимся прилагать усилия», «...не хочу вызвать у вас скуку длинными статистическими выкладками» вызывают у слушателя эффект, противоположный ожиданиям оратора.

Ошибка 6: Отсутствие юмора

Всем студентам известны лекторы-зануды. «Воздействие внешнего объекта связано, во-первых, с прогрессирующей эмансипацией когнитивных функций от примитивных аффективных структур, во-вторых, с дифференциацией самих аффективных структур, их автономизацией от базальных влечений...», -- бубнит такой преподаватель битый час, не замечая, что у слушателей давно уже закипели мозги и они полностью утратили нить повествования.

Ошибка 7: Всезнайство

Еще хуже неуверенных и неподготовленных ораторов -- ораторы напыщенные и надутые, лопающиеся от осознания собственной важности. Они всегда считают себя умнее аудитории, к которой обращаются. Выкиньте из головы заблуждение, что вы знаете больше, чем все остальные вместе взятые. Даже если вы хорошо осведомлены в теме выступления, в отдельных направлениях слушатели могут знать гораздо больше вас.

Ошибка 8: Суетливость

Отвлекаясь от страха перед публикой, начинающий оратор может торопливо ходить от стены к стене туда-сюда, словно маятник, проделывать суетливые манипуляции с предметами (открывать-закрывать крышку кафедры, постоянно вертеть карандаш в руках и т.п.) и делать прочие ненужные движения. В итоге публика начинает следить за его перемещениями и перестает следить за темой выступления. По тому, как движется докладчик, легко понять, насколько он уверен в себе. Постоянное «хождение» во время публичного выступления не случайно. Оно выдает желание неуверенного в себе оратора сбежать. Именно так оно и воспринимается аудиторией.

Ошибка 9: Монотонность

Ничто не утомляет так, как доклад на интересную тему, читаемый скучным монотонным голосом. Такие публичные выступления сродни китайской пытке капающей водой: вода монотонно капает не темечко истязаемого и постепенно доводит его до сумасшествия. Все слова сливаются в однообразный поток и по тональности речи нельзя понять, где заканчивается одно предложение и начинается другое. Монотонно бубнящие зануды быстро вызывают раздражение и усталость аудитории, слушатели еле сдерживаются, чтобы не начать зевать.

Ошибка 10: Отсутствие пауз

Новички в ораторском ремесле панически боятся пауз, неизбежно возникающих во время публичного выступления. Как правило они спешат заполнить их разной словесной чепухой и словами-паразитами («Ээээ... Значит так... Ээээ... Ну, что еще сказать... Ээээ...»). В результате публика думает: «Ээээ... Ну ничего себе! Когда же он закончит мычать?» Кто-то начинает считать, сколько раз вы скажете «Ээээ.. », кто-то погружается в свои мысли и начинает смотреть в окно не обращая на вас внимания, остальные мучаются и считают минуты до конца лекции.

Итак, подытоживая, следует еще раз перечислить распространенные ошибки ораторов: несоответствие образа выступающего с его речью; оправдания и извинения; неправильное и неуместное употребление слов; занудство, т.е. отсутствие чувства юмора; высокомерие и всезнайство или, наоборот, выраженная неуверенность; монотонность и отсутствие пауз. Эти ошибки необходимо знать, чтобы их не допускать.[ 9]

Этапы публичного выступления

Теперь я считаю возможным раскрытие тех правил и приемов в ораторском искусстве, соблюдение которых способствуют успеху любого выступления.

Если вы решили выступать перед публикой с какой-либо речью, необходимо для начала знать основные этапы выступления, знать, что представляет собой каждый момент произнесения речи. Сперва я приведу общую характеристику этапов, затем чуть ниже поэтапно опишу требования к выступающему перед аудиторией.

1. Подготовка - (если она возможна), наиболее ответственный этап. Общение нужно планировать, правильно выбирать его место и время, заранее определять для себя установки на результат общения.

2. Вхождение в контакт - важно почувствовать состояние, настроение аудитории, освоиться самому и дать возможность сориентироваться слушателям. На этом этапе важно расположить слушателей к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта.

3. Концентрация внимания на какой-либо проблеме, задаче, являющейся предметом контакта.

4. Поддержание внимания - к приемам поддержания внимания во время общения нужно обращаться неоднократно, чтобы не пропустить важнее моменты общения вербального и невербального характера.

5. Аргументация и убеждение в том случае, если имеются расхождения во мнениях.

6. Завершение выступления - это критический момент в выступлении и нужно сделать так, чтобы на нем был отпечаток перспективы продолжения контактов. Очень важным при этом является самый последний момент, последние слова. Иногда именно они могут сыграть решающую роль в позитивности выступления.

Первые два этапа входят в докоммуникативную фазу, т.е. в фазу подготовки к самому выступлению, которая является не менее ответственным, чем последующие. А все остальные - коммуникативная фаза, иными словами, непосредственное взаимодействие выступающего с аудиторией.[ 5]

Правила и премы публичного выступления

Как правильно подготовить речь?

Никто не может полностью застраховаться от ошибок, тем более если выступающий - новичок в этом деле. Однако количество допускаемых промахов можно снизить до минимума, если придерживаться определенных правил. Эти правила единовременно выработать в себе нельзя. Здесь поможет только практика. Но знать их должен любой, кто стремиться научиться эффективно выступать перед публикой. Данные правила являются общепринятыми, поэтому они просты в использовании и не подведут при правильном их употреблении.

Определение темы и цели выступления

Тему выступления следует тщательно выбирать. Если есть возможность, то нужно остановиться на том, что хорошо знакомо и интересно лично выступающему. Тогда это, возможно, будет интересно и значимо для других.

Затем, нужно попробовать сузить темы выступления, чтобы она представляла наибольший интерес. Необходимо решить: описывать ли предмет, разъяснять что-либо о предмете, оспаривать ли некую точку зрения или излагать новую версию.

Не надо пытаться «втиснуть» слишком много материала в ограниченное время. Еще Шекспир сказал: «Где мало слов, там вес они имеют».

Если есть возможность, то необходимо подумать над будущей речью несколько дней. За это время появится множество новых идей. Помните афоризм Марка Твена: «Требуется более трех недель, чтобы подготовить хорошую короткую речь экспромтом». Как известно, все хорошие импровизации тщательно готовятся заранее. Выступление без предварительной подготовки, особенно начинающего оратора, почти наверняка будет провальным.[2 ]