Пути повышения эффективности анализа внешней среды

Содержание

Введение ………………………………………………………………………..3

1.Сущность и значение внешней  среды организации 

       1.1. Понятие внешней среды …………………………………………………5

       1.2. Характеристики внешней среды…………………………………….......6

       1.3. Факторы внешней среды и их влияние на работу организации………8

       1.4. Роль прогнозирования в деятельности организации………………….14

2. Анализ внешней среды ООО «Прицеп»

       2.1.Общая характеристика предприятия……………………………………..16

       2.2. Анализ микроокружения ООО «Прицеп»………………………….19

       2.3.Анализ макроокружения ООО «Прицеп»…………………………...21

3.Пути повышения эффективности анализа внешней среды на ООО «Прицеп»………………………………………………….…….29

Заключение …………………………………………………………………….31

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ….……...32

  Введение

Целью курсовой работы является анализ внешней среды.

Актуальность темы обусловлена  тем, что современная внешняя  среда предприятий характеризуется  чрезвычайно высокой степенью сложности, динамизма и неопределенности. Способность  приспосабливаться к изменениям во внешней среде – основное условие  в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Более того, во все возрастающем числе случаев – это условие  выживания и развития. Организации  должны, с одной стороны, постоянно  осознавать новый характер изменений  в окружающей среде и эффективно на них реагировать. С другой стороны, необходимо иметь в виду, что сами организации генерируют изменения  во внешней среде, выпуская новые, например, виды товаров и услуг, используя  новые виды сырья, материалов, энергии, оборудования, технологий.

Задачи курсовой работы включают:

Понятие внешней среды 

Характеристики  внешней среды

Факторы внешней среды и их влияние  на работу организации

Роль  прогнозирования в деятельности  организации

Анализ  внешней среды предприятия ООО «Прицеп»

Объектом  исследования является предприятие  ООО «Прицеп».

         Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы, а внешняя среда – источник, питающий организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне.

Динамизм и высокая степень  неопределенности факторов внешней  среды значительно осложняют  процедуры разработки и принятия управленческих решений. Поэтому руководители как зарубежных, так и отечественных  предприятий остро ощущают потребность  в систематической, оперативной  и всесторонней информации о состоянии и возможных изменениях, происходящих во внешней среде. Вместе с тем в реальной практике большинство российских предприятий не уделяет должного внимания факторам внешней среды, что в значительной мере обусловлено недостаточной разработанностью теоретических и методологических основ организации ее исследования с учетом национальной, региональной и отраслевой специфики.

Необходимо отметить, что значительное количество разработок в области  исследования внешней среды организации  уделяет основное внимание изучению лишь отдельных ее факторов. В месте  с тем, современная рыночная ситуация требует комплексного исследования внешней среды на основе интеграции разнообразных экономических, социально-политических, правовых и технологических аспектов.

Для того чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение, наряду с внутренней средой, изучается стратегическим управлением в первую очередь  для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация  должна учитывать при определении  своих целей и задач, при их достижении, а также для более  эффективного использования своего потенциала.

           Проанализированные  учебники:  Д. Аакер «Стратегическое  рыночное управление»  ( Учебник, 7-ое издание ) 2007 г., Семиков В. Л. «Теория организации» 2003 г.

1.Сущность и значение внешней среды организации

1.1. Понятие внешней среды 

Любая организация находится и  функционирует в среде.

В теории менеджмента существует такое  понятие, как «предпринимательская среда», под которой понимается наличие  условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и  требуют принятия или приспособления к ним. Среду любой организации  принято рассматривать, как состоящую  из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих  в окружении предприятия и  влияющих на различные сферы его  деятельности.

Первоначальная внешняя среда  организации рассматривалась как  заданные условия деятельности, неподконтрольные руководству. В настоящее время  приоритетной является точка зрения о том, что для того, чтобы выжить и развиваться в современных  условиях любая организация должна не только приспосабливаться к внешней  среде путем адаптации своей  внутренней структуры и поведения  на рынке, но и активно формировать  внешние условия своей деятельности, постоянно выявляя во внешней  среде угрозы и потенциальные  возможности.

Первоначальным  этапом и информационной основой  стратегического управления является исследование внешней среды фирмы, то есть системный сбор и анализ информации о ней.

Анализ  внешней среды обычно считается  исходным процессом стратегического управления, так как обеспечивает базу для определения как миссии и целей фирмы, так и для выработки стратегий поведения, позволяющих фирме выполнить миссию и достичь своих целей. Он представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможные угрозы для фирмы.

Анализ  внешнего окружения помогает получить важные результаты. Он дает организации  время для прогнозирования возможностей, время для составления плана  на случай непредвиденных обстоятельств, время для разработки системы  раннего предупреждения на случай возможных  угроз и время на разработку стратегий, которые могут превратить прежние  угрозы в разного рода выгодные возможности.

1.2. Характеристики внешней среды.

Для того чтобы оценить необходимость  проведения тщательного анализа  внешнего окружения организации  необходимо рассмотреть характеристики внешней среды, которые оказывают непосредственное воздействие на сложность его осуществления. Это:

• взаимосвязанность факторов внешней среды. Есть уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Факт взаимосвязанности является значимым уже не только для рынков страны или региона, но и для мирового рынка. Данная взаимозависимость превратила среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы по отдельности, изолированно друг от друга. Специалисты даже не так давно ввели понятие «хаотичных изменений» для описания внешней среды, которая характеризуется еще более быстрыми темпами изменений и более сильной взаимосвязанностью.

• сложность внешней среды. Это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора. Если говорить о числе внешних факторов, на которые предприятие реагирует, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Организации, работающие в несложной среде, обладают одним преимуществом: им приходится иметь дело всего лишь с несколькими категориями данных, необходимых для принятия управленческих решений. В силу этого в менее сложном окружении нужна и менее сложная организационная структура, но так как разные организации функционируют в разных средах, ситуационный подход определяет, что не существует и наилучшей организационной структуры.

          •подвижность – это скорость, с которой происходят изменения в окружающем организацию мире. С развитием научно-технического  прогресса  внешнее  окружение  современных  организаций  изменяется  всё  быстрее  и  быстрее. Однако  скорость  этих  изменений для организаций разных отраслей неодинакова. Так, наиболее быстрые изменения происходят в химической, фармацевтической и электронной промышленности. Достаточно быстрые изменения происходят в космической промышленности,  в  производстве  компьютеров,  в  сфере  телекоммуникаций. Наименьшую скорость имеют изменения в производстве товаров повседневного спроса: продуктов питания, упаковочных материалов. Подвижность внешней среды может быть разной также и для разных структурных подразделений одной и той же организации. Например, отдел маркетинга должен исследовать изменения во внешней среде организации, отдел  исследований  и  разработок –  изменения  в  технике  и  технологии, производственный  отдел  должен  отслеживать  изменения  среды,  характеризующейся  достаточно  стабильным  движением  материалов  и  трудовых ресурсов. Если же структурные подразделения организации расположены в различных регионах страны или в разных странах, то необходимо учитывать подвижность внешней среды и в этих непростых условиях.

• неопределённость внешней среды в значительной степени зависит от

объёмов,  достоверности  и  своевременности  информации  о  конкретных

факторах среды, влияющих на организацию. Известно, что недостаток ин-

формации и её недостоверность  порождают недоверие к ней  и, соответст-венно,  можно  говорить  о  высоком  уровне  неопределённости.  Слишком 

большой объём информации  также иногда приводит к неопределённости.

Это обусловлено тем, что  информация может поступать из разных источ-

ников, из разных стран в  самом различном виде. Сбор, обработка  и анализ

такой информации требуют  больших  затрат времени, трудовых и  матери-

альных ресурсов, что часто  не под силу организации, и поэтому  решения 

принимаются  до  того,  как  будет  обработана  и  проанализирована  вся  по-

ступившая информация. Руководитель каждой организации должен хорошо понимать, что, чем  более  неопределённой  является  внешняя  среда,  тем  труднее  принимать адекватные и эффективные решения.

1.3. Факторы внешней среды и их влияние на работу организации

Одним из способов определения окружения  и облегчения учета его влияния  на организацию является разделение внешних факторов на две основные группы: микросреду (среду прямого  воздействия) и макросреду (среду  косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия еще  называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены: ресурсы, потребители, конкуренты,  законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия  или общее внешнее окружение  обычно не влияют на организацию так  же заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако менеджеру  необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия. Макроокружение создает  общие условия существования  организации во внешней среде. К  основным факторам  косвенного воздействия  относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико - правовые, а также международные изменения.

Факторы  прямого  воздействия:

              •ресурсы. В качестве ресурсов выступают капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы. Капитал,  необходимый  для  функционирования  организации,  поступает  из различных  источников  и  на  определенных  условиях  через  банки.  Поэтому важнейшей  задачей  менеджмента  является  изучение  и  обоснованный  выбор источников  капитала,  проведение  расчетов  финансирования  и  кредитования организации,  налаживание  взаимоотношений  и  квалифицированная  работа  с банками. Трудовые  ресурсы,  их  источники  –  важнейший  фактор  внешней  среды

организации,  от  которого  во  многом  зависит  успех  менеджмента.  Особого внимания  здесь  заслуживают  два момента. Первый  касается подбора  и  обучения специалистов в новых областях деятельности, связанных с внедрением последних  достижений науки, техники и технологий. Второй  момент  –  подбор  и  обучение менеджеров различных уровней.

Сырье  и  материалы  – важнейший  компонент предпринимательской деятельности,  а  значит,  и  менеджмента.  Во-первых,  должно  быть  обеспечено высокое  качество  сырьевых  ресурсов  и  материалов  в  требуемых  объемах.  Во-вторых, необходимы гарантии поставок сырья и материалов в требуемые сроки. То и  другое  достигается  созданием  системы  входного  контроля  качества  поставок (иногда,  начиная  с  места  добычи  сырья  и  изготовления  материала),  тщательной подготовкой  и  отработкой  системы  снабжения  предприятия,  транспортировки соответствующих грузов, складирования, а также путем дублирования поставок из нескольких независимых источников. Важнейшим направлением работы менеджера с ресурсами является проведение расчетов  по  их  оптимальному  распределению  с  целью получения максимальной прибыли.

         • потребители. В  качестве  потребителей  продукции  организации  выступают  как  граждане, нуждающиеся  в  удовлетворении  своих  потребностей,  так  и  предприятия,  чьи потребности  связаны  с осуществляемым ими  бизнесом. Менеджер должен  всегда помнить,  что  потребитель  является  центральной  фигурой  рынка,  отправной

точкой рыночных отношений. От изучения своего потребителя,  а  в ряде  случаев от  его  создания  в  очень  многом  зависит  благополучие  организации,  ее  высокие прибыли.

         •конкуренты. Главным  объектом  конкуренции  являются  потребители  продукции организации. Конкурентную борьбу приходится также вести за капитал, трудовые ресурсы,  сырье  и  материалы.  Уровень  конкуренции  зависит  от  способности организации  эффективно  соперничать  с  производителями  аналогичной продукции  путем  более  полного  по  сравнению  с  соперниками  удовлетворения потребностей  покупателей,  создания  более  благоприятных,  чем  у  конкурентов, условий  инвестирования,  лучших  условий  труда  и  более  высокой  его  оплаты,

привлекательной конъюнктуры  для поставщиков сырья и материалов.

        • Правовая среда и органы государственного и муниципального управления     

Правовая среда характеризуется:

–  степенью  благоприятствования  законодательства  для  деятельности

организации,  поощрения  бизнеса  и  создания  соответствующего  нормативного обеспечения;                                                                

–  равенством  условий  деятельности  для  всех  организаций  данной отрасли независимо от форм собственности;

–  возможностью  быстрого  и  справедливого  разрешения  возникающих

противоречий  и  конфликтов  с  поставщиками,  потребителями, конкурентами  и партнерами по бизнесу в административном и судебном порядке;

– долговременностью, стабильностью  и определенностью правовых норм.

Органы государственного и муниципального управления должны:

– неукоснительно соблюдать  государственное и региональное законодательство и соответствие последнего федеральным нормам;

–  обеспечивать  правопорядок  и  защиту  организаций  и  их  собственности  от преступных посягательств (рэкетиров, мошенников, воров, взяточников);

–  своевременно  и  полно  информировать  организации  о  всех принимаемых властью решениях и новых нормативных актах;                                                                             

–  обеспечить  быстрое  рассмотрение  и  прохождение  в  органах  власти  дел организаций  и объективный подход к ним.

          Факторы косвенного воздействия:

        • политика. Влияние  политической  среды  организации  проявляется  в  следующих направлениях:

–  наличие  стабильной  политики,  органов  власти  и  законодательства  создает благоприятный  фон  для  деятельности  организации,  гражданских  институтов демократического общества, способствует привлечению инвестиций;

–  с  политической  обстановкой  связано  наличие  и  характер  дипломатических  отношений  с  иностранными  государствами,  в  которых  заинтересована организация, а также таможенная политика;

–  политика  определяет  отношение  властей,  в  том  числе  и  местной 

администрации, к частной  собственности и предпринимательской  деятельности;

–  с  политикой  неразрывно  связано  формирование  и  функционирование  в 

органах  законодательной  власти  групп  влияния  (лоббистов),  которые  могут представлять и  отстаивать интересы организации.

        • экономика. Экономическая  среда  проявляется  в  деятельности  организации  самым непосредственным образом:

–  экономический  подъем,  спад,  кризис  оказывают  глубокое  влияние  на

организацию,  но  это  влияние  не  однозначно:  общий  экономический  спад может привести к подъему экономики организации  и наоборот;

– от состояния экономики  зависит покупательная способность  населения;

–  состояние  экономики  во  многом  определяет  стоимость  используемых

организацией ресурсов (сырья, материалов, трудовых ресурсов);

– от состояния экономики  зависят возможность и условия  получения капитала (инвестиционный климат, государственный бюджет, процентная ставка кредита);

– состояние экономики  во многом определяет валютные курсы, курсы акций и ценных бумаг;

–  экономические  обстоятельства  формируют  спрос,  предложение  и  цену

товаров;

–  экономика  в  значительной  степени  определяет  возможность  получения 

организацией внутренних и внешних займов;

–    с  экономикой  тесно  связаны  условия  и  ставки  налогов,  пошлин,  арендной платы.

         • культура и  социальные факторы. Влияние культуры и факторов социальной жизни на  организацию связано с определенной  системой  ценностей общества, традициями, жизненными установками населения, стереотипами поведения:

–  система  ценностей  определяет  практику  деятельности  организации,  ее

руководителей и персонала, указывает, что наиболее важно для  фирмы (например, «главное для нас  – довольный потребитель»);

–  соблюдение  населением  традиций  дает  организации  возможность 

использовать  в  своих  интересах  положительный  опыт  фирмы,  связать  его  с  ее сегодняшними задачами;

–  важное  значение имеет  учет  организацией жизненных  установок  населения.

–  на  деятельность  организации  не  могут  не  влиять  и  сложившиеся  в  стране, регионе  стереотипы  поведения.  Например,  бытует  отрицательное  отношение  к руководителям  определенных  возрастных  групп  (молодым,  пожилым),  к руководителям-женщинам и т. д.

Влияние  культурных  и  социальных  факторов  на  деятельность организации  в большей мере, чем других, зависит от работы менеджера, от его управленческих и воспитательных усилий. В одной и той же культурной и социальной среде могут существовать  совершенно  разные  по  качеству  и  эффективности  результатов деятельности организации.

         • отношения  с  местными  жителями.  Сегодня,  как никогда,  для организации важно установить партнерские дружественные отношения с местным населением. Отсутствие  таких отношений приводит  к серьезным конфликтам, противостоянию, лишает организацию условий для нормальной деятельности. В  основу  налаживания  хороших  отношений  с  населением  должны  быть положены  уже наработанные методы  связей  с  общественностью  (пиар),  создание групп  так  называемых  друзей фирмы,  стимулирование  создания  благоприятного для  организации  общественного  климата,  материальная  помощь  населению

(особенно  слабо  защищенной  его  части)  в  решении   жизненных  задач,  денежная  компенсация  населению  за  ущерб  и  неудобства,  связанные   с  деятельностью организации.  Работа  организации  с  населением  должна  вестись  на  постоянной  основе  и должным образом финансироваться.

        •технический и технологический прогресс (новации). Влияет на деятельность организации, увеличивая возможности производства  существующих товаров и услуг и создавая условия для появления новых, повышая тем самым эффективность бизнеса. Вместе с  тем  технический  и  технологический  прогресс  резко  сокращает  сроки устаревания товаров на рынке, предъявляет повышенные требования к их новизне и качеству. Данный фактор влияния требует от организаций хорошо поставленной

службы  информации,  постоянного  проведения  разработок  новых  товаров  и сервиса,  быстрой  реакции  на  самые  последние  достижения  науки,  техники  и  технологии. Весьма  существенной  частью  внешней  среды  менеджмента  является международное  окружение  организации.  К  внешнему  окружению  организации  и  менеджмента  можно  отнести  также

соответствующую  инфраструктуру  и  договорную  среду.

     1.4. Роль прогнозирования в деятельности организации

Прогнозирование внешней среды помогает контролировать внешние по отношению к фирме факторы, получить важные результаты (время для разработки системы раннего предупреждения на случай возможных угроз, время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай непредвиденных обстоятельств и время на разработку стратегий). Для этого необходимо выяснить, где находится организация, где она должна находиться в будущем и что для этого должно сделать руководство. Угрозы и возможности, с которыми сталкивается фирма, можно выделить в семь областей:

1. Экономические факторы. Некоторые факторы в экономической окружающей среде должны постоянно диагностироваться и оцениваться, т.к. состояние экономики влияет на цели фирмы. Это темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия.

2. Политические факторы. Активное участие предпринимательских фирм в политическом процессе является указанием на важность государственной политики для организации; следовательно, государство должно следить за нормативными документами местных органов, властей субъектов государства и федерального правительства.

3. Рыночные факторы. Рыночная среда представляет собой постоянную опасность для фирмы. К факторам, воздействующим на успехи и провалы организации, относятся распределение доходов населения, уровень конкуренции в отрасли, изменяющиеся демографические условия, легкость проникновения на рынок.

3. Технологические факторы. Анализ технологической среды может, по меньшей мере, учитывать изменения в технологии производства, применение ЭВМ в проектировании и предоставлении товаров и услуг или успехи в технологии средств связи. Руководитель любой фирмы должен следить за тем, чтобы не подвергнуться “шоку будущего”, разрушающего организацию.

4. Факторы конкуренции. Любая организация должна исследовать действия своих конкурентов: анализ будущих целей и оценка текущей стратегии конкурентов, обзор предпосылок в отношении конкурентов и отрасли, в которой функционируют данные компании, углубленное изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

5. Факторы социального поведения.  Эти факторы включают меняющиеся отношения, ожидания и нравы общества (роль предпринимательства, роль женщин и национальных меньшинств в обществе, движение в защиту интересов потребителей).

7. Международные факторы. Руководство  фирм, действующих на международном рынке, должно постоянно оценивать и контролировать изменения в этой широкой среде.

Таким образом, прогнозирование внешней среды позволяет организации создать перечень опасностей и возможностей, с которыми она сталкивается в этой среде. Для успешного же планирования руководство должно иметь полное представление не только о существенных внешних проблемах, но и о внутренних потенциальных возможностях и недостатках организации.

           2. Анализ внешней среды ООО «Прицеп»

2.1.Общая характеристика предприятия

ООО «Прицеп» сегодня - это крупная компания, производящая самосвалы и спецтехнику. Находится: 

ООО “АВТОМАСТЕР”

           г.  Набережные Челны 

          Адрес:423815 Российская Федерация, Республика  Татарстан, 

           г.  Набережные Челны, а/я 42, 

          пром. площадка  Соллерс (бывшее ЗМА ОАО КамАЗ),

 г. Елабуга 

          Адрес: 423630, Российская Федерация, Республика  Татарстан, Елабужский район,  Промышленная площадка «Алабуга»,  ул.18.1., корпус 25

Качества предприятия сертифицирована согласно требованиям международной системы менеджмента качества ISO 9001-2000 (ГОСТ ИСО 9001 -96).

«Автомастер»  введен в эксплуатацию в 1990 году, как предприятие по производству проводов Аккумуляторно-стартерной группы для КАМАЗа.

Автогигант  требовал большого количества проводов, проводов высокого качества. Для маленького коллектива, численностью 12 человек, трудная задача. Трудная чисто физически. А решение ее необходимо было искать в короткие сроки. И решение было найдено: в "Автомастере" создали стенд для сборки комплектов проводов.

        Разработчики  стенда завоевали серебряную  медаль на Всероссийской выставке  в Москве.

      ООО «Прицеп» перекрыло потребность ОАО "КамАЗ" в проводах.

      Сразу встал вопрос  о расширении рынка сбыта. Фирма  начала производство пучков проводов  для автомобилей  ОКА, ГАЗ,  ЗИЛ, УРАЛ и ВАЗ. Параллельно  осваивалось производство катушек  зажигания, коммутаторов и реле-поворотов. 

     Следующий этап - разработка, производство и установка элементов  шумоизоляции для автомобилей   ОКА и пластмассовых спойлеров  для "КАМАЗов". Дальше - производство  прокладок и РТИ для легковых  и грузовых автомобилей.

     1999 год. Фирма становится  участником свободной экономической  зоны "Алабуга". Новый этап. Новые  задачи. Освоение новых рынков, в  том числе и международных. 

     ООО «Прицеп» осваивает продукцию, успешно конкурирующую с западными аналогами.

Организационная структура управления предприятия ООО «Прицеп».

     Организационная структура управления ООО «Прицеп» (рисунок 2.1) является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов. Она основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

        В ООО «Прицеп» выделяют следующие структурные подразделения: директор, отдел снабжения, автотранспортный отдел, ПТО, бухгалтерия.

Общее руководство  предприятием осуществляет совет директоров, он координирует работу подсистем и подразделений предприятия, организовывает выполнение в установленные сроки плановых заданий, обеспечивает безопасную эксплуатацию зданий, сооружений и производственных помещений, правильную организацию складского, транспортного хозяйства, а также правильное ведение технологического процесса в целом по предприятию.