Пути рационализации личного труда руководителя

Введение.

Цель работы: рассмотреть основные способы усовершенствования личного труда руководителя.

Задачи работы:

1. Проанализировать понятие самоменеджмент и его принципы
2. Дать определение понятию организация труда
3. Изучить основные методы реализации личного труда руководителя:

1. способы увеличения свободного времени;
2. создание правильного плана;
3. аспекты совершенствования памяти руководителя;
4. способы общения с людьми по телефону и в реальной жизни.

Объектом данной работы будет являться управленческий труд.

Предмет исследования - факторы и пути повышения эффективности труда руководителя.

Актуальность: на мой взгляд, данная тема является актуальной, поскольку должность руководителя является очень распространенной и нужной в наши дни и в будущем. В настоящее время, когда всё больше объектом работы становится человек, компании и крупные организации нуждаются в работнике, который способен правильно управлять людьми. Руководитель -  это человек, который способен и обязан, умело руководить подчиненными. Необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом,  то руководитель  не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации. Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

Практическая значимость изучения способов рационализации личного труда руководителя заключается в том, что результаты исследования могут использоваться в практической работе руководителями компаний и организации для повышения своей работоспособности. Что бы деятельность руководителя приносила высокий коэффициент пользы, ему необходимо правильно планировать свои действия. На первый взгляд может показаться, что это легко, но это не так, что бы успевать во всём, необходимо приложить немало усилий. Моя тема способна рассказать о том, что необходимо делать для достижения высоких результатов. Я представляю в своей работе несколько аспектов, которые, по моему мнению, влияют на совершенствование труда руководителя. При правильном использовании методов, представленных в моей работе, руководитель сможет добиться высоких результатов.

1: Теоретические основы организации и усовершенствования личного труда руководителя.

1. Понятие самоменеджмент.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его  многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

 Что же такое самоменеджмент?

Самоменеджмент¹ представляет собой последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента  состоит в том, чтобы максимально использовать

собственные возможности, сознательно  управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Необходимо так же выделять основные принципы самоменеджмента², которые позволят организовать труд руководителя:

1. Самопроизвольность.

Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта  в условиях управляемых систем. В  определённых условиях этот принцип  позволяет не только учитывать огромные скрытые возможности любых социально-экономических  систем, но и передавать им большую  часть функций, в том числе  и самоменеджмента. Учёт этого принципа требует определённости в поведении  руководителей, менеджеров и самих  исполнителей процесса. Параллельные процессы и сам эффект обеспечивают благоприятные возможности для  реализации на практике функции самоуправления.

2. “Погружённость” системы. 

Данный принцип при  реализации самоменеджмента последовательный. Эффект самоорганизации, саморазвиваясь и возникая лишь в так называемых “погружённых” в свою внешнюю  среду, во-первых, зависит от состояния  необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и  в части доступа к ним, во-вторых, спонтанно может ограничивать число  состояний по формированию любых  системообразований следующими конечными  результатами: а) для “себя” (до завершения работы); б) для теневого рынка; в) для общества. “Погружённость” обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.

3. Направленность самоорганизации. 

Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующегося процесса, развивает  параллельность: на себя (семью), теневой рынок, на общество.

4. Искусственное начало.

Руководители, менеджеры  должны либо учесть, либо искусственно “создать” такую ситуацию, в  которой “погруженные” в систему могут какое-то время обеспечивать себя тем, что им необходимо для “сдерживания” эффекта самоликвидации.

5. Ресурсная поддержка. 

При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов:

а) самоменеджмент, создав конкретную горизонтальную систему, должен дать ей самоопределиться, то есть менеджер обязан стать на время наблюдателем;

 б) конкретная система  произвольно решает необходимые  задачи для обеспечения себя  ресурсами и услугами;

 в) при развитии  самоуправления способна ликвидировать  себя с получением или без  получения результатов;

 г) практически система,  реализовав свои внутренние задачи, способна мгновенно финишировать  по конкретной работе в пределах  предыдущих принципов, не заботясь  о конечных результатах.

1.2. Понятие организации труда руководителя.

В настоящее время всё  больше факторов оказывает влияние  на успешность развития организации. Одним  из таких факторов является организация  труда руководителя.

Организация труда или  организационные отношения - это  форма, в которой реализуются  экономические результаты трудовой деятельности. Поэтому организация  труда рассматривается как составная  часть экономики труда.³

В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует  полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно  помогают остальные работники. Цель работы руководителя – выработать направление развития и правильно  организовать работу.

На организацию труда  руководителя влияют: стиль работы, используемые формы и методы управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего места и др. факторы. Организация  процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения, возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях.

Типовыми составляющими  труда руководителя, учитываемыми при  установлении распорядка работы, являются:

• постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели);
• планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач);
• установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению;
• осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей);
• информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей).

Конкретизация и детализация  характера и содержания работ  производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов  выработки и реализации конкретных решений.

2. Методы рационализации личного труда руководителя.

1. Время.

Время управляет жизнью. И всё-таки его некогда не хватает. Чем больше времени нам необходимо, тем меньше его оказывается. Мы чувствуем себя порабощенными часами на стене. Не хватает времени делать то, что мы должны сделать, не говоря уже том, что бы заняться тем, что нам по душе. Для руководителя очень важно организовать своё время правильно и вовремя. Однако, пытаясь эффективно организовать свой день, руководитель сталкивается с определенными пробелами.⁴

Проблема № 1: управленческий цикл не имеет завершения.

Работа руководителя отличается от обязанностей, например, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки, после чего спокойно может идти домой. Работа руководителя, особенно высшего звена. Не имеет чёткого завершения, ему приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно. В связи с этим он всегда чувствует, что должен сделать что-то ещё.

Проблема № 2: информационные перегрузки.

Весьма актуальной для  руководителей является проблема информационных перегрузок. Данная проблема способна привести к тому, что информация, захлёстывающая восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения.

Проблема № 3:переработка информации.

Руководитель, поглощённый  переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.

Что бы преодолеть все эти  трудности и проблемы, чтобы у  руководителя к концу рабочего дня  не оставалось ощущения, что. Проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных и значимых дел, всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования  своего рабочего времени.

Сумев предусмотреть данные проблемы и во время их решить, руководитель сможет  своевременно закончит поставленные цели и дела. В результате чего, сэкономит  часть своего времени.

Так же сэкономить время  поможет такая не сложная операция, как определение внешних причин дефицита времени, которые обусловлены  воздействием окружающей среды и  не зависят от личных качеств и  способностей руководителя. Сюда можно  отнести следующего рода проблемы:

1. Нагромождение работ.

Такая проблема возникает, когда руководитель стремится делать всю работу сам  и часто за выполнением мелких и незначительных дел не успевает заняться наиболее важными. Это говорит  о том, что он не имеет представления  о степени важности работ, не занимается установкой приоритетов и разбивкой  задач на более и менее значимые. Данная проблема забирает у руководителя время, которое он мог бы потратить  на более важную работу.

2. Неэффективный информационный обмен.

Если  система коммуникаций на предприятии  продумана плохо, то руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимой информации. Руководителям организаций, в которых  существует подобная проблема, необходимо пересмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и  более четко определить с какими именно блоками информации должно работать каждое конкретное подразделение фирмы. Проведение данной процедуры необходимо для улучшения работы в отделе и организации.

3. Слабая мотивация труда.

На  предприятиях, где высшее руководство  не заботится о создании системы  стимулирования труда. Как правило, традиционно низкая производительности. Работники среднего и низового уровней не стремятся сделать свою работу эффективной, работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

Выходом из этой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для  повышения эффективности труда может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

На недостаток времени  влияют не только внешние причины, но и внутреннее. Внутренние причины  дефицита времени зависят от характеристик  личности руководителя, таких как  организованность и самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно  выделить следующие⁵:

1. Постоянные доработки дома.

Эта проблема тесно связана с предыдущей, поскольку  все время, спеша и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время. Постоянно действуя в таком режиме, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

2. Суетливость

Эта черта  во многом обусловлена характером и  особенностями темперамента человека, ему часто бывает трудно бороться с самим собой. Но когда руководитель ясно видит, что какие-то его личностные качества отрицательно сказываются  на результатах работы, он должен сознавать, что если хочет быть успешным в  своем бизнесе, то необходимо от таких  качеств избавиться.

Кроме того, суетливость может быть вызвана  неумением организовать свой день, когда плохо спланированная последовательность дел заставляет метаться от одного к другому и в результате в  конце рабочего дня у руководителя остается ощущение, что не сделано  ничего.

3. Бесплановость работы

Человек, привыкший все делать спонтанно, решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них  можно было бы предотвратить, не видит  необходимости в планировании своих  действий. Придерживаясь таких принципов  в личной жизни, он переносит их и  на общий стиль жизни своей  организации.

Постоянный  дефицит времени неизбежно будет  являться неотъемлемой частью подобного  поведения. Ведь, не желая продумывать  свои действия хотя бы на несколько  шагов вперед, руководитель не сможет предвидеть и того, сколько времени понадобится для решения очередной возникшей проблемы или для выполнения очередной неотложной задачи. Неслучайно планирование выделяется как одна из основных функций управленческой деятельности.

Человек, который никогда  не задумывался о том, насколько  эффективно он использует свое время, в конце концов, сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Да бы не попадать руководителю в ловушку, которую он сам, по сути, сделал, необходимо научиться рационально, использовать своё время.

 Во-первых, нужно выделить перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Так же не стоит забывать о делах запланированных. В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно  распределить все упомянутые виды занятий  в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие  из них имеют наибольшую, а какие  — наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Во-вторых, правильно расставить приорететы. Приоритетность того или  иного явления для каждого  конкретного человека зависит в  первую очередь от того, какие жизненные  цели ставит перед собой этот человек. Но если он занимает руководящую должность  в какой-либо организации, то свои личные цели он должен соотносить с целями корпоративными и, уже исходя из этого, создавать список приоритетов, на которых  нужно сосредоточить внимание в  первую очередь.

В-третьих, необходимо расставлять  приоритеты не только среди дел, но и среди персоналий. Устанавливая приоритеты в области личных контактов  с людьми, менеджер для начала должен составить список тех, с кем ему  приходится чаще всего общаться. Фиксируя, кто и по какому поводу обращался  к нему (предположим, в течение  недели), руководитель со всей очевидностью поймет, что очень многие контакты не имели никакой пользы. А ведь он тратил на это свое время!

2. План. Записная книжка руководителя или же список дел.

Огромное количество время  не принесёт руководителю пользу, если он не сможет правильно распланировать свои дела.

Основной задачей в  данном случае будет являться то, насколько  четко руководитель представляете  себе свою роль в трудовом процессе и каковы его основные цели. Перво-наперво необходимо правильно поставить и определить цель.

Цель — это просто инструмент, основное назначение которого заключается  в придании нечетко оформившейся проблеме совершенно ясной формулировки, что позволит вам с толком ею заняться. Как и любой инструмент, она  требует определенных навыков и  умений. Она должна иметь для вас  и для всех, кого это касается, определенный смысл и быть четкой и ясной, но нельзя переусердствовать  в погоне за избыточной четкостью. Цель, страдающая некоторой неопределенностью, лучше, чем вообще отсутствие цели. Особенно это касается тех случаев, когда вы их устанавливаете для себя, а не для других. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, нацеленными на результат и связанными по времени.

Успешно распланировать свой день руководителю поможет так же правильное определение повседневных приоритетов. Для того чтобы облегчить  свою жизнь, вам следует осуществлять перспективное планирование, позволяющее  без спешки, методично отслеживать  достижение той или иной цели. Но такая возможность в реальной жизни появляется редко. Рабочий  день, по всей вероятности, будет проходить  в реагировании на многочисленные рутинные задачи, кризисные ситуации, просьбы  и нарушения. Что бы не запутаться во всей этой суматохе, необходимо выбирать задачи учетом важности и срочности. В таком случае очень удобно и практично будет использовать матрицу управления времени⁶( приложение 1).

Планирование  действительно является одним из главных элементов в совершенствовании труда руководителя. Можно также использовать необычное планирование, а планирование двухступенчатое. Первая ступень – составляется список всех необходимых дел. Вторая ступень – дела ранжируются в соответствии с приоритетностью. Для ранжирования дел можно использовать систему «1-2-3».

 Дела  из категории «1» самые важные. Однако их выполнение требует  всего 10% времени. При этом эффект  от выполнения этих дел достигает  70%!

 Дела  из категории «2» - дела средней  важности. На их выполнение уходит 20% времени. Эффект от их выполнения  – 20%.

В категорию  «3» стоит отнести дела малой  важности – рутину, которая занимает 70% времени, но приносит всего 10% результатов.

Для каждого дела записывайте, как долго вы работали, была ли выполнена  задача, и ставьте рядом с ним  номер, обозначающий его место на вашей шкале ценности. В конце  дня посмотрите, сколько действий вы поставили на первое место и  сколько времени потратили на каждое из них. Такая нумерация позволит понять, правильно ли Вы потратили времени на «ценные действия» — те, которые дают наиболее реальные результаты.⁷

При таком ранжировании дел хорошо использовать такой правило как, пока не выполнишь до конца первую задачу не следует приступать к другой. Такой способ позволит увеличить скорость выполнения необходимых дел.

Однако не следует забывать о том, что не стоит планировать всё время. Специалисты рекомендуют планировать лишь 60% своего рабочего времени. 20% рекомендуется оставить на решение непредвиденных трудностей и задач, а еще 20% оставить для свободной творческой деятельности. Так же необходимо помнить о том, что каждому человеку следует отдыхать  и как бы ни казалось это странным, но перерывы нужно также включать в свой рабочий день

Ещё один важный элемент  – умение выполнять неприятные дела. К разряду неприятных относятся  такие дела, которые по каким-либо причинам руководителю не хочется или неинтересно выполнять. Поэтому он стремиться любыми путями отложить их выполнение в долгий ящик. Постепенно такие дела накапливаются, что требует уже гораздо больше сил и времени для их выполнения. Необходимо помнить, неприятное дело не исчезнет само по себе, поэтому, чем раньше Вы его сделаете, тем больше свободного времени у Вас останется.

Довольно часто при  планировании своего времени руководители используют записные книжки или же ежедневники. Считается, что записная книжка способна облегчить работу руководителя. Например, ежедневник позволяет распределить свои дела на неделю, месяц, а то и год вперёд. В заполнении ежедневника не должно быть мелочей, для этого следует придерживаться несколько правил⁸:

• все записи должны быть достаточно подробными и понятными.
• в дневнике должно найтись место для некоторых важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в ваше отсутствие.
• записи должны делаться карандашом, что бы при необходимости их можно было легко заменить, не допуская неряшливости в дневнике.
• в конце дня необходимо вычёркивать выполненные дела.

Записная книжка должна быть компактной и выполнять функцию  «оперативной памяти». Она предназначена  для того, что необходимая информация всегда была под рукой.

По  сути дела это очень большой плюс, если руководитель выносить необходимые  дела на бумагу. Составление списка того, что нужно сделать, дает много преимуществ. Это позволяет вам планировать дела заранее. Написав заранее список дел хотя бы на один день, можно заметить, что выполнение запланированных дел проходит своевременно и без особых усилий. Имея под рукой список дел, руководитель сможет почувствовать безопасность и уверенность в себе.

Список не позволит вам что-нибудь забыть. Для многих это само по себе является основной причиной составления таких списков. Давайте посмотрим правде в глаза: в суете и суматохе повседневной жизни легко забыть о важном деле. Однако не заметить последствия такой  забывчивости будет гораздо сложнее. Принять решение гораздо легче, если есть список дел. Кроме того, список может мотивировать вас. Дополнительное преимущество его состоит в том, что вы можете вычеркивать все  дела, которые доводите до конца.

Когда руководитель сможет правильно использовать ежедневник или же список дел, то у него появится достаточно много времени для  выполнения своих личных желаний  или же на своё хобби.

3. Память.

Память руководителя будет играть так же важную роль в его карьере. Память - это сложный психологический процесс, который предполагает запечатление, сохранение и воспроизведение прежнего содержания нашего опыта. Память руководителя должна быть соответствующей тем специфическим требованиям, которые предъявляет к ней управленческая деятельность.

Суть этих требований определяется всеми общеорганизационными и психологическими особенностями  управленческой деятельности. По отношению  к мнемическим процессам они  состоят в следующем: ⁹

• Особое место в структуре запоминаемой и сохраняемой информации характеристик «социального объекта». Это информация не о предметах, а о субъектах, и она очень специфична.
• Очень большой объем, информации, подлежащей фиксации и сохранению в памяти руководителя для эффективной деятельности.
• Высочайшая степень разнообразия информации, обусловленная социотехническим характером организационных систем; наличием двух принципиально разных категорий информации субъектной и объектной.
• Разнотипность фиксируемой информации: это информация о «фактах», о «мнениях», «об отношениях», «о системе», «о среде» и др.
• Взаимообязанность практически всех информационных источников, что требует, не их механическою запоминания, а постоянной и активной систематизации, выделения, а затем запечатления лишь главного.
• Высокая динамичность изменения оперативных ситуаций управления, невозможность точно спрогнозировать, какая именно информация потребуется в ближайшее время, и, следовательно, необходимость постоянной готовности памяти к актуализации информации.
• Жесткий временной режим многих ситуаций управления, предъявляющий соответствующие требования к скорости воспроизведения нужной информации в памяти.
• Повышенная напряженность управленческой деятельности, оказывающая отрицательное влияние на мнемические процессы.

Все эти главные  особенности управленческой деятельности предъявляют особые требования к  двум основным видам памяти, к двум сферам мнемической организации  руководителя к его оперативной  и долговременной памяти.

Даже при обладании  достаточно хорошей памяти руководители способны делать ошибки при использовании  сохранившейся у них информации. Одни из типичных ошибок при использовании  памяти у руководителей:¹⁰

• ошибка «излюбленной ситуации», хорошо сохранившейся в памяти, — перенос условий, решений, информации из одной ситуации, ранее имевшей место, на другую, хотя и подобную первой. Эта ошибка ведет к упрощению способов поведения руководителя, их стандартизации. Путь преодоления такой ошибки — всесторонняя оценка ситуации, каждая из которых является неповторимой;
• ошибка «любимых причин» при объяснении тех или иных повторяющихся явлений — так, негативное поведение подчиненных привычно объясняется их ленью, в то время как истинные причины могут быть весьма разнообразными: недостатки в организации производства, слабое стимулирование, плохо налаженная система контроля и т.п.;
• ошибка «краев и середин» — упущение того обстоятельства, что в процессе сообщения информации лучше всего запоминается ее часть, которая находится в начале или в конце сообщения; часть, которая находится в середине сообщения, часто ускользает от нашего внимания. Поэтому наиболее ценную информацию нужно помещать в конце или в самом начале доклада, выступления, беседы, сообщения, решения.