Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение……………………………………………………………………………..3

1. Организация  рабочего места менеджера………………………………………..5

2. Значение информации и коммуникаций в процессе

  принятия  управленческих решений……………………………………………..9

3. Современные средства обеспечения управленческой деятельности,

  их  классификация……………………………………………………………….14

Заключение…………………………………………………………………………20

Список  использованной литературы……………………………………………..22 

Введение 

       Не  секрет, что при отсутствии информации практически невозможно принять  объективного управленческого решения, которое выступает в современных  условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фирмы. А эффективная работа управленческого звена зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства, а также соответствующим программным обеспечением. Также немаловажное значение имеет то, как сам менеджер умеет организовать свой труд, своё рабочее место.

       Социальные  опросы показывают, что служащие и  менеджеры выражают недовольство своей  низкой производительностью, которая  обусловлена высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная часть – меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Многие работники, испробовав все известные им управленческие приёмы оптимального распределения рабочего времени, не добились успеха. Причина этого заключается не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и неточности традиционных средств обработки и передачи информации.

       Как уже отмечалось, для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объём необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определённым требованиям. Быть полной, достоверной, однозначной и своевременной.

       Актуальность  данной темы заключается в том, что  в современных рыночных условиях развитие предприятия (фирмы) зависит  от того как менеджер организует свое рабочее место, ведь оно является частью его имиджа и имиджа фирмы. Кроме того в условиях современного развития нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших количеств информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией.

       Целью данной работы, является рассмотрение оптимальной организации рабочего места и информационного обеспечения менеджера.

       Исходя  из поставленной цели, нужно решить ряд задач:

• рассмотреть организация рабочего места менеджера;
• проанализировать значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений;
• изучить современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификацию.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОЧЕГО  МЕСТА  МЕНЕДЖЕРА

       Производительность  управленческого труда находится  в прямой зависимости от состояния  рабочих мест и условий, в которых  трудится менеджер. Значение рассматриваемой  проблемы усиливается в связи  с появлением новых организаций  рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения  в системе управления экономическими и социальными процессами.

       Организация рабочего места – процесс упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места (системы рабочих мест) за счёт установления определённых параметров элементов и определённой структуры отношений между элементами, а также между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия. Основными, «сквозными» направлениями организации рабочих мест, едиными для любого рабочего места, являются: специализация и оснащение рабочих мест; пространственная планировка рабочих мест; обслуживание рабочих мест.¹

       Рациональная  организация рабочего места менеджера  обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств  и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В  настоящее время разработано  более 5 тыс. типовых проектов организации  рабочих мест для различных категорий  административно-управленческого персонала. В их основе лежат следующие принципы, отражённые на рис. 1.

Рис. 1. Принципы организации труда руководителя

       Кроме этих принципов при организации  рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований (рис. 2).

Рис. 2. Требования к организации рабочих мест менеджера

       Материальная  и моральная заинтересованность - менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

       Удобство  мебели - задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте.

       Наличие средств оргтехники - рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а, следовательно, создана технология эффективного её использования.

       Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда - в помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

       Рациональный  режим труда и отдыха - ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учётом утомляемости человека.²

       Рациональная  организация труда и рабочего пространства руководителя – один из показателей культуры управления, критерий нравственных ценностей личности. По нему определяется совокупность знаний и навыков руководителя в отношении  организации своей деятельности и формирования образа делового человека.

       Следовательно, современной организации труда, внешнему виду, речи, манерам поведения  руководителя должно соответствовать  и его рабочее место. Например, от стиля руководства зависит, как менеджер располагает своих подчинённых во время деловых совещаний.

       Для авторитарного (автократического) стиля  руководства характерна следующая схема (рис. 3):

где:              - рабочее место менеджера;

   - рабочее место подчинённого;

   - условное обозначение стола. 

       Менеджер-автократ стремится видеть и контролировать всех подчинённых, его управленческая деятельность состоит из приказов и  команд,

а такое  расположение сразу показывает подчинённым, в чьих руках сосредоточена власть. Как показывает практика такая схема является малоэффективной, так как создаёт напряжённую обстановку в коллективе и подчинённые стремятся избежать тесного контакта с руководителем.

       На  мой взгляд, руководитель который  хочет получить реальную отдачу от коллектива прежде всего должен создать  доброжелательную обстановку и наладить неформальные отношения, что позволит в дальнейшем обеспечить свободный  обмен информацией, а также полностью  использовать опыт, знания и компетенцию  людей.

       Демократичный менеджер, как правило, использует другую схему, изображённую на рис. 4.

       Из  схемы 4 видно, что менеджер-демократ располагается (как правило) в середине группы, что создаёт непринужденную обстановку при обсуждении проблем  организации. Это благотворно влияет на выработку подчинёнными новых  идей, способствует обмену информацией  и развитию коммуникаций.

       В реальной жизни менеджеры, придерживающиеся строго автократического или демократического стилей руководства встречаются крайне редко. По моему мнению, менеджер должен использовать преимущества каждого стиля и применять его в зависимости от особенностей ситуации. 

2. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И КОММУНИКАЦИЙ В ПРОЦЕССЕ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

       Ни  одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все её работники, от простого рабочего или  служащего, до директора.

       Информация (лат. information – разъяснение, изложение) – 1) сообщение о чём-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи; 3) в математике и кибернетике – количественная мера устранения неопределённости (энтропии), мера организации системы; теория информации – раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором, кодированием, передачей и преобразованием информации.³

       Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

       Информация  может быть классифицирована по ряду следующих позиций (рис. 5):

       Р 

Рис. 5. Схема классификация информации 

       Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт  творчества коллектива, пытающегося  объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя  от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит  не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

       Информация  может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

       Важнейшим элементом при работе менеджера  с информацией является коммуникационный процесс.

       Коммуникационный  процесс (коммуникации) – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.⁴

       Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных  документов и т.п. И это - жизненная  необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший  ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией  означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто  стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную  деятельность. Правда, точно так  же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь  отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

       Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может  быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или  основывающимся на определенных критериях  и т.п.

      На  втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с  помощью различного рода искусственных  сигналов, условных знаков.

      Считается, что при передаче информации не стоит  ограничиваться одним каналом —  действительно, сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может  погрязнуть в бюрократической волоките.

      На  третьем этапе происходит передача информации, её получение (восприятие получателем), декодирование (расшифровка), и осмысление.

      Отправитель любой информации всегда ждёт, что  получатель каким-то образом на неё  отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит  с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения  сообщения и характеризуется  степень понимания (или непонимания) содержащейся в нём информации.

       В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться  заранее, облекаться в оптимальную  форму, соответствующую ситуации, возможности  восприятия партнёром (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать

       Устойчивая  обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл.

       К помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей  и ситуаций, позволяющие судить о  них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают.

       Зачастую  информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес можно возбудить, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием.

       Препятствием  обмену информацией могут служить  и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

       Часто вербальная (передаваемая с помощью слов) информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.⁵

       Исходя, из вышесказанного можно сделать, вывод – что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.

       Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определённым правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.⁶ 

3. СОВРЕМЕННЫЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

       С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда  руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов (иногда около чернильного прибора ещё лежала логарифмическая линейка). Потом появились зачем-то громоздкие радиоприёмник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счётно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол (правда, там теперь не вождь, а жена и детки – как у американского президента), на стене – золотой двуглавый орёл, а рядом с неизменным гигантским столом – маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.

       Технические средства управления – аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС.⁷

       Современные средства компьютерной техники могут  быть классифицированы следующим образом:

1. персональные компьютеры – это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника;
2. корпоративные компьютеры (main frame) – это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем (биржевые, банковские системы);
3. суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

       Программные средства современных информационных технологий в целом разделяются  на системные и прикладные.

       Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых и включают в себя:

1. тестовые и диагностические программы;
2. антивирусные программы;
3. операционные системы;
4. командно-файловые процессоры (оболочки).

       Прикладные  программные средства обеспечения  управленческой деятельности классифицируются следующим образом: