Рабочее место секретаря



Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

ГОУ СПО СО Нижнетагильский строительный техникум

 

 

 

 

Отделение: технологическое

Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение

034702

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

ДОУиА-ДА-21-2010-КР

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель:                                                              Г.Г.Бочкарёва

 

Студент:                                                                       Т.С.Скоробогатова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2010

 

Содержание

Введение 3

1. Аналитическая часть 5

1.1 Понятие рабочего  места. Его рациональная организация. 5

1.2 Условия труда 9

2. Проектная часть    14

2.1Характеристика объекта  управления 14

2.2Анализ обустройства рабочих мест службы ДОУ 15

3. Заключение 17

4. Список литературы

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Содержание данной курсовой работы посвящено исследованию организации  рабочего места. Эта тема очень актуальна в данной ситуации. Ведь организация рабочего места сотрудников и создание благоприятных условий труда имеет большое значение в работе управленческого аппарата.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

Объект исследования - рабочее место

Предмет исследования - организация рабочего места

Цель данной курсовой работы - анализ организации рабочего места на предприятии ДОУ д/с №172

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    1. собрать и обобщить информацию для анализа
    2. проанализировать условия труда и факторы, влияющие на организацию рабочего места
    3. выявить замечания и недостатки по исследуемому вопросу
    4. разработать мероприятия по усовершенствованию организации рабочего места

Курсовая работа построена  в соответствии с поставленными задачами и состоит из введения, двух глав (аналитической и проектной), заключения, списка используемой литературы и приложений.

В аналитической части рассматриваются  теоретические аспекты по вопросам организации рабочих мест на основе анализа используемой литературы.

В проектной части дана характеристика объекта управления и проведен анализ организации рабочего места в  ДОУ д/с №172

Заключение содержит выводы и предложения  по усовершенствованию организации  рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

Работа имеет практическое значение для ДОУ д/с №172, так как в  ней предложены конкретные мероприятия  и созданы проекты планировки  рабочих мест, которые могут быть использованы в деятельности данной организации для усовершенствования делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Аналитическая часть

1.1Понятие рабочего  места. Его рациональная организация.

Рабочее место-зона трудовой деятельности (часть помещения), оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Рабочее место работника службы ДОУ должно быть оснащено различным оборудованием и удобной мебелью. В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот, календарь, дырокол, калькулятор, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки, мелочи и ложемент для их хранения, папки, файлы, настольная лампа.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели.

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели может повышаться на 10-20%.

Габариты мебели должны соответствовать  площади помещения, и она не должна загромождать комнату.

Коснемся, прежде всего, мебели-стола и стула.

Высота рабочего стола рекомендуется  в пределах 68-73см. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно  из дерева. Покрытие поверхности стола  должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом  отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60см (на уровне колен) и не менее 80см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем  столе следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего стола  является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей.

За порядком на рабочем столе  следует постоянно следить. Ведь, как известно порядок освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и препятствует потере документов.

Нагромождения на рабочем столе  не только уменьшают рабочую площадь  стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов.

Большую роль в организации рабочего места управленческого работника  играет такой простой вид мебели как стул. От выбора стула в немалой  степени зависит эффективность  труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее трудоспособным.

Стул должен быть вращающимся и  иметь спинку, передвигаемую в  вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под  любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы  не затруднять кровообращения бедер, и с несколько вдавленным сиденьем  в месте размещения центра тяжести.

Для работы, сидя, при среднем росте  в 1,7м, целесообразно выдерживать  следующие размеры:

-высота подъемного стула-0,45-0,6м;

-площадь сиденья не более  40#40см.

Зона, в которой можно  перемещать стул:

-0,6м - по глубине

-1м - по длине.

Общая площадь-1,2м2

Вспомогательный сектор оборудуется шкафом-стеной (3-4 секционными) или вращающимся стеллажом для  хранения документов.

Для хранения документов конфиденциального характера, печати, штампов используется металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкафы желательно делать встроенными.

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется работник, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио, сотовый телефон), телефакс, копировальный аппарат (ксерокс), диктофон.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен  сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная  и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или  таблиц с указанием  времени приема, образцов документов, календаря и т.д.

Для оказания первой медицинской помощи должна находиться аптечка, соответствующая  образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и др.).

При выборе рабочего помещения надо учитывать, что в соответствии с  действующими нормативами норма  площади служебных помещений  должна составлять не менее 4м2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования, прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые сегодня очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения.

Планирование рабочих мест.

Если здание двух этажное, служба документационного обеспечения управления будет располагаться на первом этаже.

Исключение для секретаря руководителя, кабинет должен быть на втором этаже.

Сотрудники могут иметь отдельный  кабинет или занимать кабинет  в количестве нескольких человек.

   Правильно оборудованное  рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2Условия труда

Любому работнику для  успешного выполнения возложенных  на него функции требуются определенные условия труда. Они должны обеспечивать максимальные удобства работника во время работы при минимальных затратах сил и времени.

Условия труда складываются из ряда факторов: технических, гигиенических, социальных, психологических, психофизических и эстетических.

Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих  влияние на здоровье и работоспособность  человека в процессе его деятельности.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

Трудовые факторы - установление режима работы, т.е. чередование периода труда и отдыха на протяжении всего рабочего дня. Трудовые условия закрепляются «правилами внутреннего трудового распорядка», в которых указано начало работы, обеденный перерыв, дополнительные технические перерывы, окончание рабочего дня. Целесообразно вводить для работников физкультурную паузу(3-5минут). Поскольку труд каждой категории работников разнообразен, то нужно предусматривать свой собственный режим работы с учетом выполнения общей задачи.

К техническим факторам условий труда относится  оснащение рабочего места современным средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий.

При организации следует побеспокоиться о специальной мебели и канцелярских принадлежностях.

Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель. Пыльное, давно не ремонтировавшееся тесное помещение создает ощущение дискомфорта у работающих в нем, что не способствует их хорошему самочувствию.

Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т.д.

Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, то есть психологическим климатом организации. Совместные праздники, поощрение проявивших себя в работе сотрудников- все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою; сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.

 Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.

Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работник, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условие труда.

Важнейшим фактором обеспечения  производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная  окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура  воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно-гигиенические  нормы оговорены стандартами, приведенными в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Санитарно-гигиенические  факторы

Нормативные показатели

Температура воздуха, ˚C:

летом

зимой

 

22-25

18-21

Относительная влажность  воздуха, %

40-60

Скорость движения воздуха, м/с

0,2

Освещенность рабочей  поверхности, лк:

Люминесцентными лампами

Лампами накаливания

 

300

150

Уровень шума, дБ

40-65

Содержание вредных  примесей,мг/м³пыли

15-20

Коэффициент отражения  стен,%

60


Важным условием благоприятного климата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения(чтение, письмо, работа на компьютере), напряжение зрении вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Свет должен падать на рабочие поверхности  стола и средств оргтехники с  левой стороны или спереди. При  этом источник света следует располагать  под углом более 30º от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может  быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

Оптимальный температурный режим  в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая  температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

Борьба с шумом в помещении  ведется путем звукоизоляции  шумящего оборудования и рабочих  мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Что касается цветового оформления, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний  вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает  утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.

Главное в цветовом решении- мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов.

Рабочее помещение должно регулярно  проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много  сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы.

Кратковременное открывание окон(5-8мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Хорошо влияет на состав воздуха  озеленение служебных помещений, так  как растения выполняют не только декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Расположить растения можно вдоль оконных проемов, стен, на полу. Нежелательно размещение цветов на подоконниках, так как это уменьшает поток естественного света.

Влияют на работоспособность и  запахи. Исследования показали, что  запах лимона в большинстве случаев  понижает производительность труда, а  запах розы – повышает. Запах  любимых духов хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции.

Создание благоприятных условий труда улучшает рабочее настроение и повышает производительность труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Проектная часть

2.1Характеристика объекта  управления

Проведем исследовательскую  работу по теме: «организация рабочих  мест» на деятельности предприятия ДОУ д/с №172.

Полное наименование предприятия- муниципальное образовательное  учреждение детский сад №172 общеразвивающего вида с приоритетным осуществлением художественно-эстетического развития воспитанников.

Сокращенное наименование предприятия- ДОУ д/с №172.

Юридический адрес-622049, Свердловская область, г.Нижний Тагил, Черноисточинское шоссе 5, тел. 44-68-82, 44-68-87 (Приложение А)

Основные виды деятельности предприятия:

  • охрана жизни и укрепление физического и психического здоровья детей
  • обеспечение познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического и физического развития детей
  • воспитание с учетом возрастных категорий детей гражданственности, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе
  • осуществление необходимой коррекции недостатков в физическом или психическом развитии детей
  • оказание консультативной и методической помощи родителям детей по вопросам их воспитания, обучения (Приложение А)

Структура управления представлена схемой 1(Приложение В)

Служба ДОУ не имеет самостоятельного структурного подразделения и представлена отдельным сотрудником- заведующим данного предприятия функции  данного должностного лица, который  занимается делопроизводством, закреплены в должностной инструкции    (Приложение Б).

Предприятие организует свою работу на основании устава (Приложение А, выписка из устава).

 

2.2Анализ обустройства  рабочих мест службы ДОУ

Заведующий данного  предприятия, который занимается делопроизводством  не имеет отдельного кабинета.

В помещении, которое я исследую помимо заведующей находится еще два сотрудника, которые выполняют свои обязанности(два воспитателя дошкольных групп).

Площадь рабочего места делопроизводителя  составляет не менее 18 кв.м., из них 3к.м  занимает заведующая, а объем помещения в котором оборудовано рабочее место делопроизводителя, должен быть не менее 20кв.м.

Рабочее место заведующей оборудовано:

 

    • рабочей мебелью
    • рабочим столом с ящиками
    • стулом со спинкой
    • шкафом для документов
    • шкафом для одежды

Также оргтехникой:

  • компьютер
  • принтер
  • копировальная машина
  • телефон

Рабочий стол оборудован основными канцелярскими принадлежностями:

  • ручки
  • карандаши
  • степлер
  • маркеры
  • бумага для записи
  • скрепки
  • ножницы
  • лотки для документов
  • папки для документов

Заведующая хранит большое  количество документов, копий, которые должны быть оперативно представлены руководству, соответственно шкафы для хранения этой информации должны быть достаточно емкими и защищенными, то есть запирающимися от постороннего доступа при отсутствии заведующей на рабочем месте. В связи с тем, что такие шкафы отсутствуют необходимо создать специально оборудованные шкафы для хранения документов.

Документы лежат в легко доступных  местах для посторонних лиц (Приложение Г).

Влажность помещения составляет 40-60%,а  температура 22-24%.

В помещении отсутствует кондиционер, но проводится влажная ежедневная уборка.

Шторы и обои светлых тонов, чтобы  помещение было светлее, а линолеум персикового цвета.

Отсутствует озеленение помещения, т.к. мало места.

Стены, обои в помещении отпадают, в связи с этим необходимо провести ремонт помещения.

Батарей в помещении должны быть закрытыми, а здесь открыты.

В кабинете нет мягкой мебели для  посетителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Проведя исследовательскую  работу по изучению организации рабочего места в ДОУ №172 можно сделать вывод:

Площадь рабочего места недостаточно для организации цикла работы, который выполняет заведующая.

В связи с этим предлагаю:

  • Предоставить отдельный кабинет
  • Увеличить площадь рабочей зоны кабинета
  • Предоставить комнату для отдыха
  • Озеленение помещения
  • Поменять шторы на жалюзи
  • Оборудовать специальными шкафами для хранения документов
  • Оборудовать более современным оборудованием, т.е. оргтехникой
  • Необходимо провести ремонт помещения
  • Усовершенствовать дизайн и интерьер

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

Книги:

1.Басаков М.И./Справочник  секретаря- референта: Практическое  пособие/Басаков М.И.- Ростов н/Д:  Феникс,2003.-512с.

2.Кузнецов И.Н./секретарское дело-М.:АСТ;Мн.:Харвест,2005.-480с.

3. Кузнецова Т.В./Делопроизводство (документационное обеспечение управления)4е изд. испр. и допол. – М.:ООО «Журнал Управление персоналом», 2003.-408с.

4.Макарова Н.В./Компьютерное делопроизводство: учебный курс.- /Макарова Н.В.-СПб:  Питер,2005.-411с.: ил

5.Стенюков М.В./Справочник секретаря/  СтенюковМ.В. - М: «Издательство ПРИОР», 2002.-192с.

Нормативно-локальная база:

1.устав

2.должностная инструкция

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Рабочее место секретаря