Работа бухгалтерии

Введение

Необходимость в  учете возникла в глубокой древности. Естественно, что в начале человек  вел простейший учет. Средства для  этого были весьма примитивными. С  развитием общества требования к  учету росли, менялись стоящие перед  ним задачи. Изменение способа  производства влечет за собой перестройку  структуры общества, экономического уклада, изменения методов руководства  деятельностью предприятий, а это  предъявляет другие требования к  информации, меняет цели и задачи.

Учет был и остается важнейшей функцией управления независимо от общественной формации. Он оказывает  непосредственное влияние на качество управленческих решений, на эффективность  системы управления, являясь ее органической функцией.

Совершенствование управления экономикой во многом определяется организацией бухгалтерского учета. Рост объема перерабатываемой информации, изменение хозяйственного механизма  требует постоянного поиска эффективной  структуры бухгалтерской службы. Оптимальный  вариант структуры  бухгалтерии должен соответствовать  интенсивному пути развития организации  учета в сочетании с качественной обработкой  данных, своевременностью представления информации для управления, действенностью выполнения контрольных  функций.

Выполнить все возрастающий объем работ по управлению предприятием, лишь увеличивая штаты, просто невозможно. Есть два пути решения данной проблемы. Оба пути между собой тесно  связаны и взаимозависимы: совершенствование  организации и компьютеризации  работников бухгалтерии.

К вопросам рациональной организации б/у предприятий и  организаций можно отнести следующее:

-         вопросы организации сбора и  обработки экономической  информации, охватываемой бухгалтерией (исследование  документации первичной информации, исследование принципов построения  носителей первичной информации  и группировки ее на счетах  и др.)

-         вопросы улучшения организации  работы бухгалтерской службы (типизация  и унификация структур аппарата  бухгалтерий, разработка методов  расчета численности занятых  в них работников, принципы разделения  труда между ее подразделениями  и исполнителями и т.д.)

Долгие годы в  нашей стране существовали единая  система народнохозяйственного  учета. Однако, переход экономики к рыночным отношениям коренным образом изменил само понятие учета государственных доходов, принципы и методы их формирования. В условиях  государственной собственности бухгалтер должен был правильно начислять налог с оборота, своевременно перечислять в бюджет отчисления от прибыли предприятий и организаций, устанавливать соответствие  финансового плана производственным заданиям, анализировать финансово-хозяйственную деятельность  предприятия с целью обнаружения и устранения  фактов бесхозяйственности, излишних запасов товарно-материальных ценностей на складах и т.д.

При этом каждый шаг  предприятия был расписан плановыми  заданиями: объем выпуска продукции  и ее реализации, номенклатура товаров, себестоимость, уровень рентабельности, цена сырья, материалов и полуфабрикатов и цена готовых изделий, прибыль, фонд  заработной платы, стоимость  основных производственных фондов, фондоотдача  и фондо- и энергоемкость и т.д. 

Действия администрации, финансовых и бухгалтерских служб  были строго регламентированы инструкциями Министерства финансов СССР, Госкомстата, другими отраслевыми министерствами и ведомствами.

В связи с этим работа бухгалтера строилась по принципу: план – факт – отклонение. Главное  было точно соблюдать инструкции и не отступать от них.

Администрация предприятий, находящихся в собственности  государства, не имела оснований  уклоняться от государственного финансового  контроля, укрывать прибыль, не вносить  положенных средств в бюджет. Платежи налогов осуществлялись через бухгалтерии предприятий и организаций.

Не трудно понять, что работа бухгалтера того времени  резко отличалась от работы бухгалтера 90-х годов, которая потребовала  совершенно иных качеств.

В новых экономических  условиях от бухгалтера требуется высочайшая квалификация в финансовых вопросах, доскональное знание бухгалтерского учета, владение налоговым законодательством, хорошее знание своих прав, обязанностей и ответственности. Требуется умение вести дискуссию, твердость характера, владение этикой взаимопонимания.

Естественно, что  акционерные общества, коммерческие банки, фирмы, частные предприятия  и т.п. относятся к своим капиталам  иначе. Правильно организованная бухгалтерская  служба занимает не последнее место  в эффективной деятельности предприятия. Насколько правильно поставлен  документооборот, определена налогооблагаемая база, составлена бухгалтерская отчетность, насколько правильно расходуются  денежные средства – все это сказывается  на деятельности хозяйствующего субъекта.

Целью бухгалтерского учета становится сбор полной  и  достоверной информации о хозяйственных  процессах и результатах деятельности предприятия как для внутренних нужд (оперативного руководства и  управления) собственников и администраторов, так и для  внешних пользователей (инвесторов поставщиков, кредиторов, налоговых, финансовых и банковских органов).

Целью дипломной  работы является исследование организации  бухгалтерской службы на ОАО "Совтрасавтоэкспедиция" и выработка рекомендаций по ее совершенствованию.

В ходе написания  дипломной работы ставились следующие  задачи:

-         изучение законодательной базы  для проведения анализа;

-         изучение материалов, используемых  при организации бухгалтерской  службы;

-         изучение направлений организации  и нормирования труда в период  перехода к рыночной экономике;

-         анализ организации бухгалтерской  службы на ОАО "Совтрасавтоэкспедиция", в том числе:

-         ознакомление с деятельностью  данного предприятия; 

-         изучение учетной политики;

-         изучение должностных инструкций  работников бухгалтерии, их прав  и обязанностей, анализ бюджета  рабочего времени и режима  работы.

Основными рекомендацими по совершенствованию организации бухгалтерии на ОАО "Совтрансавтоэкспедиция" явились:

-         совершенствование должностных  инструкций;

-         мероприятия по улучшению условий  труда;

-         компьютеризация бухгалтерии.

Объектом исследований дипломной работы явилось ОАО "Совтрансавтоэкспедиция". Основным предметом деятельности ОАО "Совтрасавтоэкспедиция" является осуществление перевозок грузов и пассажиров в международном автомобильном сообщении, осуществление транспортно-экспедиционных операций. Акционерное общество является правопреемником Узлового транспортного-экспедиционного предприятия международных перевозок грузов "Совтрасавтоэкспедиция".

Нормативной базой  для написания дипломной работы являются:

1.      Закон  "О бухгалтерском учете"  от 21.11.1996г. № 129-Ф3 (с изменениями  от 23 июля от 1998г.)

2.      Положение  о бухгалтерском учете и отчетности  в РФ, утверждено приказом Минфина  РФ от 29.07.1998г. № 34-И.

3.      Порядок  ведения кассовых операций в  РФ, утвержденные 22.09.1993г.

4.      Единые  требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализаций помещений касс предприятий.

Кроме того, работа базируется на использовании научных работ  по научной организации труда, по бухгалтерскому учету, так же периодические  издания и журналы по бухгалтерскому учету, рабочие материалы самого предприятия.

ГЛАВА 1

1.1.        Бухгалтерия, как структурное  подразделение аппарата управления  предприятием.

В подчинении у руководителя имеется орган управления – своеобразный штаб. Его особенностью является то, что он создается для помощи руководителю в сборе первичной информации, ее систематизации, переработки, выработки  команд по управлению и контроле за их передачей и получением.

Перед руководителем  всегда стоит проблема численности  этого штаба, распределение функций  между его работниками и научной  организации их труда. Основное требование к аппарату управления вытекает из кибернетического закона необходимого разнообразия, названного так английским кибернетиком У. Россом Этби. Сущность этого закона состоит в том, что разнообразию управляемой системы должно соответствовать разнообразие управляющей системы (управляющего органа или устройства). Иначе говоря, количество поступающей информации должно соответствовать возможностям данного органа ее ассимилировать. Успешно справиться с разнообразием в управляемой системе может только такое управляющее устройство, которое само обладает достаточным разнообразием.

Орган управления должен строиться так, что бы он был способен  полностью охватить процесс производства и надежно воздействовать на его  ход.

Весьма важные функции  в управлении производством выполняет  бухгалтерская служба или, как ее сейчас называют, финансовый отдел. От своевременности, полноты и достоверности  экономической информации, которой  она обеспечивает руководителей  организации (предприятия) во многом зависит  успешность оперативного руководства  организацией. Бухгалтерский учет служит важнейшим инструментом контроля за хозяйственной деятельностью, способствует получению прибыли, правильному использованию денежных, материальных и трудовых ресурсов.

Поэтому бухгалтера с полным основанием можно назвать "правой рукой" директора, его  первым помощником.

Являясь составной  частью управленческого аппарата, бухгалтерия  тесно связана со всеми службами, отделами и производственными подразделениями  предприятия, получая от них необходимую  для учета и контроля документацию и снабжая их экономической информации о результатах работы. Таким образом, она оказывает непосредственное влияние на ход производства, снабжения  и сбыта продукции, на рентабельность и другие экономические показатели.

Возрастание масштабов  экономической деятельности, усложнение связей внутри нее требуют значительно  увеличить численность работников бухгалтерии. Так, в начале 90-х годов, в связи с начатыми экономическими преобразованиями резко возросла потребность  в бухгалтерах.

  В  соответствии  с  Федеральным  Законом   от 21.11.96  г. №  129- ФЗ « О   бухгалтерском  учете « ст. 6  руководители  организаций могут  в  зависимости  от  обьема  учетной работы  :

а)  учредить бухгалтерскую  службу , как структурное подразделение ,  возглавляемое

     главным   бухгалтером;

б)  ввести  в  штат должность бухгалтера ;

 в)  передать  на договорных  началах  ведение  б\ у централизованной  бухгалтерии,

      специализированной  организации или  бухгалтеру  специалисту ;

  г)  вести бухгалтерский   учет  лично .

Разработав учетную  политику организации, утвердив ее, руководитель должен определить структуру аппарата управления и штат бухгалтерии, дается должная характеристика каждому  работнику, намечаются мероприятия  по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ. 

При установлении структуры  аппарата бухгалтерии и форм его  связи с отдельными частями организации  необходимо решить вопрос о централизации  или децентрализации учета.

При централизации  учета учетный аппарат организации  сосредоточен в главной бухгалтерии  и в ней осуществляется ведение  всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных  документов, поступающих из отдельных  цехов, подразделений, отделов организации  и т.д. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации  учета учетный аппарат рассредоточен  по отдельным производственным подразделением организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет, и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов составляет сводный баланс и отчеты по организации, а так же осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство  и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета. Поэтому  децентрализация учета допускается  лишь в очень крупных организациях. В основной же части организации  применяют централизованную систему  бухгалтерского учета.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий  организации и технологии производства, объема учетной работы и наличие  технических средств учета.

В настоящее время  сложилось три основных типа организации  структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации  все работники бухгалтерии подчиняются  непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии  применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 7-9 человек.

При организации  аппарата бухгалтерии по вертикали  создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в  этом случае передаются старшим бухгалтерам  соответствующих бюро, отделов, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ.

Данная структура  бухгалтерии применяется в большинстве  средних и части крупных организаций.

В средних организациях в состав бухгалтерии входят, как  правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

-            материальная группа, отвечающая  за учет приобретения материальных  ценностей, их поступления и  расходования. 

В этой же группе, как  правило, ведется учет основных средств, МБП. 

-            группа учета оплаты труда,  осуществляющая учет труда рабочих,  исчисление заработной платы  работниками, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, и другими ведомствами, связанными с оплатой труда; 

-            производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат на  производство, калькулируется себестоимость  продукции, выявляются результаты  внутризаводского хозрасчета, составляется  отчетность о производстве; 

-            группа учета готовой продукции,  где осуществляется учет готовой  продукции на складах и ее  реализации; общая группа, работники  которой ведут учет остальных  операций и главную книгу, составляют  бухгалтерский баланс и другие  формы финансовой отчетности. 

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального  хозяйства. 

В крупных организациях, кроме перечисленных, обычно выделяют группы (отделы) учета тары, основных средств, расчетную группу, работники  которой ведут учет денежных средств  и расчетов с организациями и  лицами, группу подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическую  группу и т.д. 

Общая схема бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций  представлена на рис.1. 

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих  от характера, состава и объема учетных  работ на предприятии. 

Основным назначением  графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работы, намечаются мероприятия по научной организации труда счетных  работников. Графики бывают индивидуальные, структурные и сводные.

Рис. №1 
 
 
 
 

Главный бухгалтер 

Заместитель главного бухгалтера 
 
 

Касса                                                                                    бухгалтерия

                                                                     ОКСа                 ЖКО 
 
 
 
 
 
 
 

Группа (отделы, секторы) 

Материаль- 

Ная 

Учета оплаты труда 

Производст.-калькуляционная 

Учета готовой продукции 

     общая 
 

В индивидуальных графиках  (календарных планах) указывается, какие  работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Графиком регламентируется занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительные периоды (месяц, квартал и т.д.) 
 

В структурных графиках указывается, какие работы и в  какой  срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии  или организации (расчетной группы бухгалтерии, складом, цехом и т.п.) 

В сводном графике  указываются сроки выполнения отдельных  учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т.д.) по организации в целом. В нем  в обобщенном виде отражается весь учетный процесс, и ответственность  за его выполнение лежит на главном  бухгалтере или старшем бухгалтере организации. Графики учетных работ  составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки  о сроках выполнения запланированных  работ. ( 2 (1)). 

Пример составления  графика запланированных работ  представлен в виде таблицы № 1.

Пример графика  документооборота по предприятию, учреждению 

Утверждено приказом №        от "      " 200   г.Создание документа 

Проверка документа 

Обработка документа 

Передача в архив 

Наименование документа 

Кол-во экземп. 

Ответств. За выписку 

Ответств. за оформлен. 

Ответств. за исполнен. 

Срок исполне 

ния 

Ответственный за проверку 

Кто представляет 

Порядок представл 

Срок исполне 

ния 

Кто исполня 

ет 

Срок исполне 

ния 

Кто исполня 

ет 

Срок исполне 

ния 

тре 

бование 

2 

Цех 

ОМТС 

бух-рия 

склад 

Ежедневно (до…час) 

Бух-рия 

1-экз цех 

При отчете 

ежедневно 

бухгалтерия 

ежедневно 

Бухгалтерия 

По истечении квартала 

2- экз цех 

При реестре 

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет  полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие  денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. 

Руководители организации  обязаны оборудовать кассу и  обеспечить сохранность денег в  помещении кассы, а так же при  доставке их из учреждения банка и  сдаче в банк. 

При оборудовании кассы  нужно руководствоваться "Едиными  требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий". Приложение № 3 к "Порядку введения кассовых операций в РФ". Коротко осветим их. 

Помещение кассы, независимо от разрешенного остатка хранения денежных средств и размещения материальных ценностей в них относятся  к объектам и помещениям группы "А", оборудуемых по высшей категории  укрепленности. 

Для обеспечения  надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение  кассы должно отвечать следующим  требованиям: 

-         быть изолированными от других  служебных и подсобных помещений; 

-         располагаться на промежуточных  этажах многоэтажных зданий, в  двухэтажных зданиях кассы размещаются  на верхних этажах, в одноэтажных  зданиях окна кассового помещения  оборудуются внутренними ставнями; 

-         оборудоваться специальным окошком  для выдачи денег; 

-         иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей; 

-         располагать исправным огнетушителем; 

-         закрываться на две двери: внешнюю,  открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной  решетки, открывающейся в сторону  внутреннего расположения кассы. 

Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения  к ее работе, воспрещается. Кассы  организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством. [ I (4)] 

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. 

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главных бухгалтеров, кассиров. 

1.2. Права, обязанности  и ответственность главного бухгалтера 

Полномочия главного бухгалтера широки, но не безграничны. Бремя ответственности лежит  на плечах первого лица руководителя организации. Руководитель, как определено Федеральным Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 "О бухгалтерском учете", несет ответственность за организацию  бухгалтерского учета, а так же за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. В сфере  ответственности главного бухгалтера – формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях: 

-         неправильного ведения бухгалтерского  учета, следствием чего явились  ошибки в бухгалтерском учете  и искажения в бухгалтерской  отчетности; 

-         принятие к исполнению и оформлению  документов по операциям, которые  противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений,  регламентирующих финансово-хозяйственную  деятельность; 

-         несвоевременной и неправильной  выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами; 

-         нарушение порядка списания с  бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей  и других потерь, за несвоевременное  взыскание денежных начетов с  виновных лиц; 

-         составление недостоверной бухгалтерской  отчетности, за нарушение сроков  представления квартальных и  годовых бухгалтерских отчетов. 

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению. 

С главным бухгалтером  целесообразно согласовывать назначения, увольнения и перемещения материально  ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др). 

В организациях, с  небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться  главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации. 

Должностной оклад  главному бухгалтеру устанавливается, как правило, на уровне заместителя  руководителя организации. 

Следует отметить, что  на практике нередко случается так, что руководитель организации и  главный бухгалтер по-разному  оценивают ту или иную хозяйственную  операцию. Приоритет в этом случае остается за руководителем организации, а главному бухгалтеру следует лишь принять к исполнению документы  по таким операциям. Напомним, что  руководитель организации полностью  несет ответственность за возможные  негативные последствия таких действий. 

Оригиналы распоряжений могут пригодиться, если возникнет  конфликтная ситуация, либо претензии  со стороны администрации организации. Сохранять эти документы рекомендуется  вплоть до увольнения и передачи дел  другому бухгалтеру.