Работа менеджера с неформальными группами

С О Д Е Р Ж А Н И Е

ВВЕДЕНИЕ...................................................................................................3

1.  Неформальные группы.............................................................................5

1.1. Общее понятие группы...........................................................................5

1.2. Характеристика группы..........................................................................7

1.3. Возникновение неформальной  группы и ее роль в процессе  функционирования организации...................................................................13

2. Работа менеджера с неформальными  группами........................................17

2.1. Механизм управления неформальными  группами.................................17

2.2. Методы управления неформальными  группами.....................................20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..............................................................................................26

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ...............................................27

В В Е Д Е Н И Е 

В трудах по управлению постоянно подчеркивается важность гармоничного функционирования организации. По мнению многих авторов, если найти правильную формулу, то организация будет действовать как хорошо смазанный механизм.[5] 

Говоря о том , какую роль играет система управления “человеческими ресурсами” в развитии компании один из руководителей американской компании 3М сказал : “Эффективное управление “человеческими ресурсами” выдвигается в число критических факторов экономического успеха . В недалеком прошлом конкурентная борьба была сосредоточена в области технического прогресса , совершенствования технологий , организационных структур , маркетинга , послепродажного обслуживания. Но сущность бизнеса определяют прежде всего люди. Каждый работник нашей компании выполняет свою функцию и объединяет усилия с другими в достижении общих результатов. Ключевой составляющей нашего бизнеса сегодня является управление кадрами. Оно обеспечивает благоприятную среду , в которой реализуется трудовой потенциал , развиваются личные способности , люди получают удовлетворение от выполненной работы и общественного признания своих достижений.”[2] 

Руководящие работники организации испытывают удовлетворение в том случае , если организация продолжает свое существование как единый организм. Однако почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации. 

Неформальные группы , которые образуются в организациях , являются мощной силой , которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации с сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на деятельность формальной организации.  

Руководителям “среднего звена” необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.[7]

Цель работы:

- Обосновать способы более эффективного  управления неформальными группами  в процессе функционирования  организации.

Задачами работы являются:

- Сделать анализ неформальной группы. Для этого необходимо: дать общее понятие группы , рассмотреть отличия неформальных групп от формальных , а также характеристику неформальной группы , ее возникновение и роль в процессе функционирования организации;

- Провести исследование процесса  управления неформальными группами: исследовать механизм и рассмотреть  методы эффективного управления  данными группами , а именно: консультации  с группами , обучение и внушение , обеспечение лояльности руководящих  работников , замена руководителя  “среднего звена” , перевод сотрудников  на другое место работы , размещение  кабинетов , признание естественных  лидеров , обмен информацией в  организации;

- Показать возможность более  эффективного использования методов  влияния на неформальные группы  на примере предприятия “Дейма”: проанализировать существующие методы управления неформальными группами на предприятии “Дейма”и выявить резервы повышения их эффективности . 

1. НЕФОРМАЛЬНЫЕ ГРУППЫ 

1.1. Общее понятие группы и ее классификация.  

Не существует канонизированного определения малой группы , так как это достаточно гибкое и подверженное влиянию обстоятельств явление. Однако широко принят достаточно общий , устоявшийся взгляд на малую группу как относительно обособленное объединение двух или более лиц , находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого промежутка времени. Взаимодействие членов группы базируется на неком общем интересе и может быть связано с достижением общей цели. При этом группа обладает определенным групповым потенциалом , либо же групповыми возможностями , позволяющими ей вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к изменениям , происходящим в окружении.[4]  

Характерными особенностями группы является следующее:

1. Члены группы идентифицируют  себя и свои действия с группой  в целом и тем самым во  внешних взаимодействиях выступают  как бы от имени группы. Человек  говорит не о себе , а о группе  в целом , употребляя местоимения  мы , у нас , наши , нам и т.п.;

2. Взаимодействие между членами  группы носит характер непосредственных  контактов , личного разговора , наблюдения  поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно  общаются друг с другом , придавая  формальным взаимодействиям “человеческую”  форму;

3. В группе наряду с формальным  распределением ролей , если таковое  существует , обязательно складывается  неформальное распределение ролей , обычно признаваемое группой. Отдельные  члены группы берут на себя  роль генераторов идей , другие  склонны к координации усилий  членов группы , третьи заботятся  о взаимоотношениях в группе , о поддержании хорошего климата  в коллективе , четвертые следят  за тем , чтобы был порядок в  работе , все выполнялось в срок  и доводилось до конца. Есть  люди , которые выполняют роль  структуризаторов , они ставят перед группой цели , отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.[6] 

Существует два типа групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют значение для организации и оказывают большое влияние на членов организации.  

Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации . Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей , должностей и позиций внутри группы , а также формально закрепленные за ними функции и задачи. 

Формальная группа имеет следующие особенности:

1. Она рациональна , т.е. в основе  ее лежит принцип целесообразности , сознательного движения к известной  цели;

2. Она безлична , т.е. рассчитана  на индивидов , отношения между  которыми устанавливаются по  составленной программе. 

В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами , и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:

1. Вертикальная (линейная) организация , объединяющая ряд органов и  подразделений таким образом , что  каждое из них находиться между  двумя другими - выше- и нижестоящими, а руководство каждым из органов  и подразделений сосредоточено  в одном лице;

2. Функциональная организация , в  соответствии с которой руководство  распределяется между рядом лиц , специализирующихся на выполнении  определенных функций и работ;

3. Штабная организация , характеризующаяся  наличием штаба советников, экспертов , помощников , не включенных в  систему вертикальной организации.  

Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции , как , например , бухгалтерия , а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи , например комиссия по разработке какого-либо проекта. [9] 

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями , а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями , общими интересами , одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях , хотя они не представлены в схемах , отражающих строение организации , ее структуру. 

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения , люди хорошо знают , кто входит в их неформальную группу , а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее , чем формальные структуры.[1]  

Неформальные группы представляют собой спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему социальных связей , норм , действий , являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения. 

Неформальная группа проявляется в двух разновидностях:

1. Представляет собой вне формальную  организацию , в которой неформализованные  служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание и  существуют параллельно с формальной  организацией. Например , оптимальная  система деловых связей , стихийно  складывающейся между работниками , некоторые формы рационализации  и изобретательства , способы принятия  решения и т.д.

2. Представляет социально-психологическую  организацию , выступающую в виде  межличностных связей , возникающих  на основе взаимного интереса  индивидов друг к другу вне  связи с функциональными нуждами , т.е. непосредственная , стихийно возникающая  общность людей , основанная на  личном выборе связей и ассоциаций  между ними (товарищеские отношения , любительские группы , отношения  престижа , лидерства , симпатий и  т.д. ) 

Картина неформальной группы чрезвычайно пестра и изменчива по направленности интересов , характеру деятельности , по возрастному и социальному составу и т.д. В зависимости от идейной и нравственной направленности , стиля поведения неформальные организации можно классифицировать по трем группам:

1. Просоциальные т.е. социально-положительные группы. Это общественно-политические клубы интернациональной дружбы , фонды социальных инициатив , группы экологической защиты и спасения памятников культуры , клубные любительские объединения и др. Они имеют , как правило , позитивную направленность;

2. Асоциальные т.е. группы , стоящие  в стороне от социальных проблем;

3. Антисоциальные. Эти группы – самая неблагополучная часть общества , вызывающая у него тревогу. С одной стороны , нравственная глухота , неспособность понять других , иную точку зрения , с другой – часто собственные боль и страдания , выпавшие на долю этой категории людей , способствуют выработке крайних взглядов у отдельных ее представителей.[9] 

1.2. Характеристика неформальной группы.  

Жизнь группы , ее функционирование находится под влиянием трех факторов:

1. Характеристики членов группы;

2. Структурные характеристики группы;

3. Ситуационные характеристики. 

Все эти факторы не только находятся во взаимодействии , взаимовлиянии , но и испытывают сильное обратное воздействие со стороны функционирования группы , так как в результате жизнедеятельности группы происходят изменения характеристик человека , изменяется построение группы и наблюдаются изменения в ее окружении.[6]

1. К характеристикам членов группы , оказывающим влияние на ее  функционирование , относятся личностные  характеристики человека , а также  способности , образование и жизненный  опыт.

2. Структурные характеристики группы  включают в себя :

а. Коммуникации в группе и нормы поведения (кто с кем и как контактирует);

б. Статус и роли (кто занимает какую позицию в группе и что делает);

в. Личные симпатии и антипатии между членами группы (кто кому нравиться и кто кого не любит);

г. Силу и конформизм (кто на кого оказывает влияние , кто готов слушать и кому подчиняться).  

Первые две структурные характеристики относятся больше к анализу формальной организации, остальные же к вопросу рассматриваемому в нашей работе. 

Симпатии и антипатии между людьми в основном носят индивидуальную окраску и подоплеку. На установление дружеских отношений между людьми оказывают значительное влияние несколько моментов:

1. Личностные характеристики взаимодействующих . Люди любят тех , кому нравятся  те же явления , вещи , процессы , которые  нравятся им , т.е. люди любят тех , кто похож на них , кто близок  им по духу , вкусу и предпочтениям. Люди испытывают влечение к  тем , кто имеет одинаковую с  ними или близкую расу , национальность , образование , систему взглядов  на жизнь и т.п. Потенциально  люди со схожими личностными  характеристиками имеют большие  шансы установить дружеские отношения , чем те , у кого личностные  характеристики существенно различаются;

2. Наличие территориальной близости  в расположении этих людей. Чем  ближе располагаются рабочие  места членов группы , тем выше  вероятность того , что они установят  дружеские отношения. Это же относиться  к близости расположения их  мест жительства;

3. Частота встреч , а также от  ожидания того , что эти встречи  будут происходить достаточно  часто в будущем;

4. Насколько успешно функционирование  группы. В целом успех ведет  к развитию у людей положительного  отношения друг к другу в  большей степени , чем неуспешное  функционирование группы;

5. Наличие одной цели , которой  подчинены действия всех членов  группы. Если члены группы разобщены  решением индивидуальных задач , взаимные симпатии и дружественность  складываются реже , чем если они  работают над решением общей  для всех задачи;

6. Широкое участие всех членов  группы в принятии решения. Возможность  оказывать влияние на общегрупповые процессы стимулирует развитие у членов группы положительного восприятия коллектива.  

Наличие симпатий в отношениях между людьми , наличие дружеских отношений между членами группы оказывает огромное влияние на настроение людей , на их удовлетворенность своей работой , своим членством в группе. Однако нельзя однозначно сказать , что дружеские отношения между членами группы оказывают только положительное влияние на результаты труда и функционирования организации в целом. Если люди , испытывающие дружеские отношения друг к другу , имеют высокую мотивацию к трудовой деятельности , то наличие взаимных симпатий и дружбы способствует существенному повышению результатов их труда и тем самым положительно влияет на функционирование группы в целом. Если же люди слабо мотивированы на работу , то результат будет совершенно противоположным. Они много времени будут проводить в бесполезных для работы разговорах , перекурах , чаепитиях и т.п., постоянно отвлекаться от работы и резко снижая результативность своего труда. При этом они могут отвлекать от работы других , создавая атмосферу безделия и расслабленности.[6] 

Сила и конформизм во взаимоотношениях между членами группы проявляется в виде так называемого “общественного влияния” на человека. Группа оказывает давление на человека , требуя от него следования групповым нормам , правилам , требуя подчинение интересам группы. Человек может сопротивляться данному давлению , то есть проявлять ненконформизм , а может уступить группе – подчиниться , т.е. выступать конформистом. 

Нельзя однозначно утверждать , что один тип отношений человека с группой верный , а другой нет. Очевидно , что конформизм может приводить к тому , что человек , даже осознавая неверность своих действий , осуществляет их , потому что группа делает это. Конформизм может превратить человека в бессловесный придаток группы , в то же время очевидно , что без конформизма не может быть создано сплоченной группы , не может быть установлено баланса во взаимоотношениях между человеком и группой. Если человек стоит на жестких нонконформистских позициях , то он не сможет стать полноценным членом группы и на определенной стадии развития конфликта между ним и группой вынужден покинуть группу. 

Так как конформизм во взаимоотношениях человека с группой , с одной стороны , выступает условием интеграции индивида в группу , а с другой – может порождать негативные последствия как для окружения , так и для группы в целом и данного индивида в частности , важным является выяснение того , какие факторы и в какой мере требуют от члена группы делать уступки общественному влиянию. 

Характер решаемых задач оказывает заметное влияние на степень конформизма в поведении человека. Если задачи четко не определяемые , если они не имеют однозначного ответа , то они заставляют человека , выполняющего их , больше поддаваться влиянию группы.  

Характеристика группы также оказывает большое влияние на развитие у человека конформизма по отношению к требованиям группы. Единодушие в групповом поведении усиливает степень влияния группы на человека. Человеку легче возразить или не соглашаться , если кто-то еще в группе имеет мнение , отличное от группового. На конформизм в поведении человека в группе оказывает влияние число членов группы. Если в группе пять членов , то единодушие оказывает сильное влияние на индивида. Дальнейший рост числа членов группы слабо сказывается на увеличении влияния группы на человека.[6]  

Желание подчиняться влиянию со стороны группы напрямую зависит от личностных отношений между членами группы , их симпатий и антипатий , дружбы и т.п. Чем лучше личные отношения между членами , тем выше степень конформизма в их поведении в группе и тем выше степень конформизма в их поведении в группе и тем выше возможность общественного влияния на членов группы.

3. Ситуационные характеристики  группы мало зависят от поведения  членов группы и группы в  целом. Эти неформальных групп  эти характеристики связаны с  ее размером и ее пространственным  расположением. 

В маленьких по размеру группах возникает больше сложностей с достижением соглашения , и много времени уходит на выяснение отношений и точек зрения. В больших группах наблюдаются трудности с поиском информации , так как члены группы обычно ведут себя более сдержано и концентрировано. 

Пространственное расположение членов группы оказывает заметное влияние на их поведение. Выделяются три важных характеристики пространственного расположения индивида , от которых зависят взаимоотношения между человеком и группой. Во-первых , это наличие постоянного или определенного места или территории. Отсутствие ясности в данном вопросе порождает множество проблем и конфликтов в межличностных отношениях. Во-вторых , это личное пространство , то есть то пространство , в котором находиться тело только данного человека. Пространственная близость в размещении людей может порождать множество проблем , так как людьми не воспринимается близкое расположение к ним других людей без учета возраста , пола и т.п. В-третьих , это взаимное расположение мест. Если человек занимает рабочее место во главе стола , то это в глазах других членов группы автоматически ставит его в позицию лидера. Руководство , зная эти и другие вопросы расположения членов группы , может добиваться значительного эффекта только за счет правильного размещения рабочих мест.[6] 

К особенностям характеристики неформальных групп относятся[7]:

1. Социальный контроль. 

Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Первым шагом к этому является установление и укрепление норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение , личность должна соблюдать эти нормы. Чтобы укрепить соблюдение этих норм , группа может применять довольно жесткие санкции , а тех , кто их нарушает , может ждать отчуждение. Это – сильное и эффективное наказание , когда человек зависит от неформальной организации в удовлетворении своих социальных потребностей.  

Социальный контроль , осуществляемый неформальной организацией , может оказать влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он также может повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений.

2. Сопротивление переменам. 

Люди используют неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических перемен , которые могут произойти в их организации. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению к переменам. Частично это объясняется тем , что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация , внедрение новой техники , расширение производства и , следовательно , появление большой группы новых сотрудников и т.п. может привести к распаду неформальной группы , либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. 

Поскольку люди реагируют не на то , что происходит объективно , а на то , что происходит по их представлению , предполагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным , чем оно есть на самом деле.  

Сопротивление будет возникать всякий раз , когда члены группы будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой , их общему опыту , удовлетворению социальных нужд , общим интересам или положительным эмоциям.

3. Неформальные лидеры. 

Неформальные организации , также как и формальное организации , имеют своих лидеров. Неформальный лидер приобретает свое положение , добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы . По существу нет никаких серьезных различий в средствах , применяемых лидерами формальных и неформальных организаций , для оказания воздействия .Существенным отличием является то , что неформальный лидер делает опору на признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Несмотря на то , что неформальный лидер одновременно является одним из членов управленческого персонала формальной организации , очень часто он занимает там сравнительно невысокую ступень в организационной иерархии. 

Существенные факторы , определяющие возможность стать лидером неформальной организации , включают: возраст , должностное положение , профессиональную компетентность , расположение рабочего места , свободу передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики определяются принятой в группе системой ценностей. 

Неформальный лидер имеет две первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять ее существование. Иногда эти функции выполняются разными людьми. Если это так , то в неформальной группе возникают два лидера: один для выполнения целей группы , другой – для социального взаимодействия. [7] 

1.3. Возникновение неформальной группы и ее роль в процессе функционирования организации 

Причиной возникновения неформальной группы в формальной организации является неизбежная ограниченность формальной организации , которая не может охватить и регулировать все процессы функционирования социальной организации. 

Если люди вступают в формальные организации для осуществления целей организации , либо им нужно вознаграждение в виде дохода или ими руководят соображения престижа , то принадлежность к неформальной группе может дать людям психологические выгоды не менее важные для них , чем получаемая зарплата. 

В соответствии с классификацией , данной А. Маслоу , первичные потребности – физиологические , потребность в безопасности и защищенности , а также вторичные – социальные , уважение и самовыражение. Может ли формальная организация обеспечить удовлетворение всех потребностей в полной мере? Очевидно нет. Возникновение неформальной организации является следствием естественного стремления человека к объединению с другими людьми , к формированию устойчивых форм взаимодействия с людьми. 

Возникновение неформальной организации также связано с формированием среды взаимодействия членов организации. Группы возникают в организации и функционируют как обособленные структурные подразделения в связи с тем , что в результате разделения труда выделяются отдельные специализированные функции , требующие для своего выполнения определенной совокупности людей , обладающих определенной квалификацией , имеющих определенную профессию и готовых в системе совместной деятельности выполнять определенную работу. Аналогичная ситуация наблюдается при формировании групп , призванных решать целевые задачи. Выполнение должностных обязанностей уже требует определенного взаимодействия. Однако всегда ли в полной мере при этом удовлетворяется потребность всех членов организации в общении или потребность в признании? Очевидно , что нет. Ясно , что здесь важной является оценка не только руководителя и тех членов организации , взаимодействие с которыми обусловлено выполнением должностных обязанностей. [10] 

Личность многогранна. И чем больше “граней” , тем более многообразны ее потребности , а следовательно , тем труднее обеспечить их удовлетворение только в рамках формальной организации , чем больше оснований для объединения членов организации.[10] 

По мнению Майкла Мескона важнейшими причинами вступления в группу являются[7]:

1. Чувство принадлежности;

2. Взаимопомощь;

3. Взаимозащита;

4. Тесное общение;

5. Заинтересованность. 

Самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности. Люди , чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты , склонны быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же , несмотря на то , что потребность в принадлежности широко признается , большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Поэтому люди часто вынуждены обращаться к неформальным организациям , чтобы эти контакты обрести.  

В идеальном варианте подчиненные должны иметь возможность без всякого стеснения обращаться к своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит , то начальнику следует внимательно разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают , что их начальник в формальной организации плохо о них подумает , если они будут спрашивать его , как им выполнить определенную работу. Другие бояться критики. Более того , в каждой организации есть множество неписаных правил , которые касаются мелких процедурных вопросов , как , например: какой продолжительности должен быть перерыв на кофе , каково отношение начальника к болтовне и шуткам , как следует одеваться , чтобы заслужить всеобщее одобрение , а также , насколько все эти правила обязательны. В этих и других ситуациях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например , новый рабочий , занятый в производстве , скорее попросит другого рабочего объяснить ему , как произвести ту или иную операцию. Это приводит к тому , что новые рабочие тоже стремятся участвовать в уже сформировавшейся социальной группе , где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому , кто получил ее , и тому , кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение , а получающий – необходимое руководство к действию. 

Потребность в защите является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя в наши дни очень редко можно говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих местах , самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах , которые собирались в пивных и осуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение , когда начальству не доверяют.