Работа с документами

      План-оглавление

          

      Введение                                                                             

      Глава 1. Документационное обеспечение организации  

      1.1 Основные нормативно-методические  документы по делопроизводству       

      1.2. Требование к бланкам документов                        

      Глава 2. Организация работы с документами  в организации   

2.1  Типы  документов, классификация и их  взаимосвязи 

      2.2. Организация документооборота                             

      2.3. Порядок работы с внутренними документами        

      2.4. Утверждение документов                                  

      2.5. Регистрация и учет документов                             

      2.6. Сдача дел в ведомственный архив                         

      2.7. Порядок пользования документами из архива        

 Глава 3 Унифицированные системы документации 

      Глава 4. Современное деловое письмо                                  

      4.1. Деловое письмо в условиях унификации            

      4.2. Реквизиты делового письма                                   

      Глава 5. Обработка отправляемых документов                  

      Заключение                                                                          

      Библиография                                                                       

      Приложение                                                                           
 
 
 

Введение

 

      Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет  сейчас большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.

      В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

      Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

      Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

      В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

      Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1 Документационное обеспечение организации

 

      Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

      Документом  может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

      Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

      Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается  специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

      Инструкция  по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

      В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще звучит, как «документационное  обеспечение». Такое определение  наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации, их фиксацию, оформление, организацию работ с документами, использование и хранение.

        При работе с документами необходимо  руководствоваться нормативными  актами РФ, которые предусматривают  составление, оформление и работу  с управленческими документами  по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

      За  нарушение этих правил, должностные  лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность  в соответствии с действующим  законодательством.

      Управленческие  документы по наименованию, форме  и содержанию реквизитов должны соответствовать  ГСДОУ (государственной системе  документационного управления), унифицированной  системе документации, государственным  стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. 

1.1 Основные нормативно-методические документы по делопроизводству 

      Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

      Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

    • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
    • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
    • правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
    • правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
    • правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.
    • государственные стандарты на документацию;
    • унифицированные системы документации;
    • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
    • Государственную систему документационного обеспечения управления.
    • Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
    • Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
    • Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации) федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

      Документационное  обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. 

    1.   Требование к бланкам документов
 

      Каждый  документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т. д.) - Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

      Формуляр-образец  разрабатывается при создании системы  документирования и представляет собой  графическую модель или схему  построения документа. Он устанавливает  форматы, размеры полей расположение постоянных и переменных реквизитов.

      Государственный стандарт Российской Федерации Р6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

      Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для  данной разновидности документа.

      Формуляр  имеет обязательный набор составных  частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

      Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков  документов:

    • общий бланк;
    • бланк письма;
    • бланк конкретного вида документа, кроме письма.

      Общий бланк можно использовать при  оформлении различных видов документов, кроме письма.

      Бланки  изготавливают на белой бумаге или  на бумаге светлых тонов формата  А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

      Размер  полей бланка не менее, мм:

    • 20 – левое;
    • 10 – правое;
    • 20 – верхнее;
    • 10 – нижнее.

      Общий бланк включает в себя следующие  реквизиты:

    • государственный герб РФ;
    • герб субъекта РФ;
    • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    • наименование организации.

      Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:

    • государственный герб РФ;
    • герб субъекта РФ;
    • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    • код организации;
    • наименование организации;
    • справочные данные об организации.

      Бланки  конкретного вида документа, кроме  письма, включают в себя реквизиты:

    • государственный герб РФ;
    • герб субъекта РФ;
    • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    • код формы документа;
    • наименование организации;
    • наименование вида документа;
    • место составления или издания документа.

 

Глава 2 Организация работы с документами в организации

 

      Организация работы с документами в организации  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых  систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

      Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т. д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д.).

      Принципы организации – это основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

      Основным  принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных  архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив  документов, является потенциальным  клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

      В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию. Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

      Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот  не должна заканчиваться на ответственных  исполнителях, т. е. система автоматизации  документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.  

2.1  Типы документов, классификация и их взаимосвязи 

      Рассмотрим  основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

      Входящие. Это документы, которые поступили  на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или  нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

      Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

      Внутренние. Данные документы используются для  организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

      Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут  быть письма, распоряжения, циркулярные  указания и т. д. Обычно под типом  документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более  детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т. д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

      Прежде  всего, все документы, проходящие через  общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров  для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

      Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в  том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

      Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

      Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные  документы (документы, посвященные  одному вопросу).

      Основным  процессом канцелярии является прохождение  по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет  фискальные функции: кто и когда  задержал выполнение документа. При  этом существует два основных маршрута прохождения документа:

      1. Непосредственно исполнителю. 

      2. На принятие решения в центральный  аппарат. 

      Причем  второй маршрут означает то, что  почти наверняка этот документ будет  поставлен на контроль. В то же время  не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы (а то и этого не делает).

      По  существующей практике работы канцелярий крупных организаций на контроль ставятся только дела проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб  работников канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто «провисают», т. е. теряются в ходе обработки. Если в дальнейшем кому то из директоров придет в голову получить информацию о таком деле, то в канцелярии возникают достаточно большие проблемы.

      Значительная  часть проблем канцелярии возникает  из за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.  

2.2 Организация документооборота 

      Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

      Правильно и рационально организованный документооборот  повышает эффективность работы аппарата управления организации.

      В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических  средств обработки документной  информации, повышения эффективности  работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. 

2.3 Порядок работы с внутренними документами 

      Внутренние  документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

    • составление проекта документа исполнителем;
    • проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
    • согласование проекта документа;
    • подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
    • регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности или их общих объемах).

      На  этапах исполнения и завершения работ  с внутренними документами порядок  операций такой же, как и с входящими документами:

    • передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей)
    • контроль исполнения документа;
    • исполнение документа;
    • проставление отметки об исполнении;
    • подшивка исполненного документа в дело.

      Завершающими  стадиями работы с внутренними документами  являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы  подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения. 

2.4. Утверждение документов 

      Документ  приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы  утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

      Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения  или проставлением подписи.

      В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.

      В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Подпись оформляется от начала строки.

      Если  документ подписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются  на одинаковом уровне.

      Если  документ подписывается лицами разных должностей, их подписи располагаются в порядке убывания.

      При подписании документа комиссией  не учитываются занимаемые ее членами  должности, а их подписи располагаются  в алфавитном порядке.

      Если  во время подписания документа отсутствует  должностное лицо, указанное в проекте документа, то имеет право подписать документ его заместитель или исполняющий обязанности. В таком случае перед наименованием должности проставляется «и.о.». Категорически запрещается проставлять перед наименованием должности косую черту и предлог «за». В подписанные документы вносить какие-либо изменения и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. 

2.5 Регистрация и учет документов 

      Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организаций. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации, в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.