Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Работа с документами по личному составу

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………....... 3

ГЛАВА I. Работа с документами по личному составу ………….……... 5

1.1. Общие сведения о документации по личному составу ……………... 5

1.2. Документирование процесса движения кадров……………………... 6

1.3 Изменения в правилах ведения первичных документов о труде…… 9

ГЛАВА II. Общая характеристика документации по личному

составу ……………………………………………………………………...12

2.1. Трудовой договор и контракт…………………………………… …..12

2.2. Приказы по личному составу ………………………………………. 18

2.3. Личное дело ………………………………………………………….. 20

2.4. Личная карточка формы (Т-2) ………………………………………. 24

2.5. Трудовые книжки…………………………………………………….. 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…..………………………………………………………... 32

Список использованных источников……………………………………. 33

Приложение 1. Унифицированная форма приказа по личному составу ... 35

Приложение 2. Форма обложки личного дела …………………………….36

ВВЕДЕНИЕ

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Всегда оформление документов по личному составу было обязательным элементом жизнедеятельности любой организации. К документам по личному составу относят: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продление и перезаключении контрактов, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, трудовые книжки, личные дела и др. Но не всегда эти документы оформляются правильно, что может привести к самым серьезным последствиям.

Как правило, в небольших организация, где отсутствуют юридические отделы или специалисты, имеющие соответствующее образование, обязанности оформления документов по личному составу ложится на секретаря. Поэтому ему необходимо знать основные требования, которые действующее законодательство предъявляет к порядку оформления и выдачи этих документов. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

Цель курсовой работы – выявить изменения в составе документации по личному составу.

Для достижения названной цели ставятся следующие задачи:

Охарактеризовать нормативно-правовую базу.
Установить изменения в правилах ведения первичных документов о труде.
Установить правила оформления документации по личному составу в Республике Беларусь.

На основании поставленных цели и задач строится и структура работы. Работа состоит из двух глав, введения и заключения, списка используемых источников, приложения.

При написании данной работы использовались следующие учебные пособия и источники.

Из учебного пособия Пешковой Г.Д. «Секретарское дело» использовался материал о понятии «документы по личному составу». Так же в этой книге изложен материал о движении кадров на предприятии.

В учебном пособии Рыбакова А.Е. «Основы делопроизводства» изложен подробный материал о структуре и правилах оформления приказа по личному составу.

Из Трудового кодекса Республики Беларусь использовался материал о правилах заключения и оформления трудового договора и контракта.

Из журнала «Отдел кадров» использовалась статья Рыбакова А.Е. «Изменения в правилах ведения первичных документов о труде». В данной статье изложены изменения в правилах составления, ведения и хранения личной карточки формы (Т-2).

Так же в данной работе использовались постановления Совета Министров, постановление Министерства труда Республики Беларусь, Законы Республики Беларусь.

Необходимо отметить, что вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

ГЛАВА I. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1.1. Общие сведения о документации по личному составу

Всю работу с кадровой документацией в организации, как правило, ведет специально назначенное лицо, т.е. инспектор отдела кадров, или инспектор по персоналу. В небольшом учреждении эту работу выполняет секретарь. Подразделение, в котором ведется работа с этими документами, называется отделом кадров. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

В процессе работы кадровой службы создается большое количество документов, которые получили название «Документация по личному составу» или «Документы по личному составу».

Одним из наиболее часто встречающихся в делопроизводственной практике является понятие документы по личному составу.

В соответствии с ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь» документы по личному составу –– документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан¹.

К таким документам относятся:

- трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работниками;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате и др.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

________________________________________

¹Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 25 нояб. 2011 г. № 323-З. – Минск, 2011. – С. 5

1.2. Документирование процесса движения кадров

Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству знать и руководствоваться нормативными и правовыми актами о труде. Прежде всего, это Трудовой Кодекс Республики Беларусь, а также специальные инструкции по ведению трудовых книжек и личных дел работников.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

- прием, перевод и увольнение работников (к);

- предоставление отпусков (о);

- командирование (км).

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

- заявление о приеме;

- трудовой договор (контракт) с работником;

- приказ о приеме;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора (контракта) издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

- заявление о переводе;

- приказ о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личное дело.

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование к руководителю. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в ст. 35 – 40 ТК Республики Беларусь.²

Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Следует учитывать, что документы по личному составу оформляются не только при закреплении трудовых отношений, но и в учебной деятельности (приказы о зачислении в учебное заведение, об окончании обучения и др.)

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков имеет определенную унифицированную форму, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку. На основании приказа об отпуске делается запись в личной карточке формы Т-2, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

По вопросам предоставления отпусков оформляется:

- заявление о предоставлении отпуска;

- график отпусков;

- приказ по личному составу о предоставлении отпуска.

Командирование работников обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения и оформляется приказом по личному

_________________________________________

² Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. пособие/ Г.Д.Пешкова. – 2-е изд., испр. – Минск: Выш. шк., 2010. –

С. 87.

составу. Первым документом при командировании является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издан приказ о командировании. После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение.

При изменении оплаты и условий труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством создания следующих документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.

1.3 Изменения в правилах ведения первичных

документов о труде

В период существования СССР вопросы ведения первичных кадровых документов регламентировались законодательством достаточно детально. Были разработаны унифицированные формы не только карточек формы Т-2 и личного листка по учету кадров, но и приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении работников и т.д. (постановление Государственного комитета по статистике СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной документации для предприятий и организаций»).

С приобретением независимости белорусское законодательство о труде практически не регулировало порядок ведения этих документов, что позволяло нанимателям достаточно свободно определять объем первичных кадровых документов, порядок их оформления (заполнения). Некоторые наниматели ограничивались заполнением на работников личных листов по учету кадров или карточек формы Т-2 (по содержанию эти бланки очень близки). Законодательная основа для ведения первичных кадровых документов появилась c принятием Трудового кодекса Республики Беларусь, в ст.52 которого определено, что правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Данная норма закона была реализована лишь в начале 2004 г., когда была принята Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларсь от 26.03.2004 № 2.

Личная карточка работника — основной документ системы учета личного состава. Правила учета личного состава были определены еще в 1973 году Государственным комитетом по труду СССР.

В кадровом делопроизводстве для учета личного состава организации и предприятий Республики Беларусь в настоящее время используют два варианта личных карточек формы № Т-2, утвержденных еще во времена СССР.

Личная карточка, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 включает 5 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) отпуска; 5) дополнительные сведения.

Личная карточка, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94 «О дополнении Постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», состоит из 8 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) повышение квалификации; 5) переподготовка; 6) отпуска; 7) аттестация; 8) дополнительные сведение.

Следует отметить, что несмотря на то, что оба варианта карточек давно устарели и не соответствуют современным требованиям государственной кадровой политики, они все же используются в практической деятельности, потому что другой формы пока не предложено.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании представляемых гражданином документов:

■ паспорта;

■ трудовой книжки;

■ военного билета;

■ документа(ов) об окончании учебного(ых) заведения(ий);

■ других документов, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Личные карточки с момента введения их типовых форм велись на все категории работников: служащих и рабочих, постоянных и временных работников, совместителей и работников, для которых работа является основной.

Также произошли изменения в правилах ведения трудовых книжек.

Форма трудовой книжки образца 1938 г. была утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек". При этом данным документом не был предусмотрен вкладыш в трудовые книжки.

Трудовые книжки образца 1938 г. принимались работниками кадровых служб или лицами, ответственными за кадровое делопроизводство, для внесения в них предусмотренных трудовым законодательством записей о трудовой деятельности работника.

Постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, которые были введены в действие с 1 января 1975 г.

Пункт 12 Постановления N 656 предусматривал возможность заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним на двух языках: на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.

В связи с введением нового образца трудовой книжки и вкладышей к ней была разработана Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162.

Трудовая книжка колхозника, предъявляемая работником, принималась в целях подсчета его страхового стажа.

Трудовые книжки старого образца не нужно переоформлять на трудовые книжки нового образца. Однако выдача новых трудовых книжек, а также дубликатов (при утрате), вкладышей к трудовой книжке должна производиться только по новому образцу, в противном случае трудовая книжка будет считаться недействительной.

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Таким образом, можно сделать вывод, что требования, предъявляемые к формированию, ведению и хранению личных дел работников, распространяются лишь на работников, принятых на работу после вступления в силу Инструкции. До этого момента подобных требований в законодательстве Республики Беларусь не было. Ряд изменений произошел и в ведении, хранении трудовых книжек работников. Вместе с тем продолжают действовать и советские трудовые книжки (образца 1938 и 1974 годов, а также трудовая книжка колхозника).

ГЛАВА 2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

2.1. Трудовой договор и контракт

Прием на работу может осуществляться в соответствии с трудовым договором или контрактом.

Трудовой договор – соглашение между работниками и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК).

Иногда наниматели должны соблюдать определенные условия, предшествующие заключению трудового договора. Так, ст. 24 ТК устанавливает, что в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иным законодательством о труде, заключения трудового договора могут предшествовать проведение конкурса, избрание на должность и иные мероприятия, позволяющие определить профессиональную пригодность претендующего на соответствующую работу, должность.

Заключая трудовой договор, наниматель обязан (ст. 54 ТК):

- потребовать от работника документы, установления законодательствам;

- ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренней трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности;

- провести вводный инструктаж по охране труда;

- завести (заполнить) на работника рудовую книжку;

- оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись³.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а устраивающийся на работу должен предъявить:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Лица в возрасте от 14 до 16 лет представляют свидетельство о рождении;

_____________________________________________

³Трудовой кодекс Республики Беларусь. С обзором изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. № 272-З. Текст Кодекса по состоянию на 20 июня 2008 г. / Авт. Обзора К.И. Кеник. – Минск: Амалфея, 2008. – С. 65.

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу). Такими документами являются военный билет и приписное свидетельство;

- трудовую книжку (кроме лиц, впервые поступивших на работу);

- диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

- направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с требованиями законодательства. Например, по направлениям государственной службы занятости;

- заключение медоко-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов). Работника кадровой службы должно интересовать, является ли поступающий на работу инвалидом. При положительном ответе необходимо требовать заключение МРЭК, чтобы иметь возможность трудоустроить гражданина в соответствии с состоянием его здоровья;

- декларацию о доходах и имуществе. Ее должны представлять претенденты на должности государственных служащих в соответствии со ст. 23 закона от 14 июля 2003 г. № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» с изменениями и дополнением от 2 мая 2012 г. № 354-З⁴;

- медицинское заключение о состоянии здоровья. Его должны представлять лица, которые обязаны проходить предварительный при поступлении на работу медицинский осмотр;

- другие документы подтверждения иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Так, наниматели имеют право требовать при приеме на работу предъявления свидетельства социального страхования, а в случае его отсутствия – сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица в органах, осуществляющих персонифицированный учет. Из других документов, которые можно требовать, следует назвать: характеристику с последнего места работы при участии в конкурсе для замещения должностей научных работников и профессорско-преподавательского состава; справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме совместителей на тяжелую работу или работу с вредными условиями труда.

Трудовой договор заключается в письменной форме. При этом любые трудовые договоры: срочные, временные, с совместителями и другие. Исключение составляют домашний работники, трудовой договор с которыми не заключается, если работа носит краткосрочный характер (ст. 309 ТК)⁵.

_________________________________________

⁴ О государственной службе в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь от 14 июля 2003 г. № 204-З: с изм. и доп.: текст по состоянию на 2 мая 2012 г. № 354-З. – Минск,2012. – С. 16.

⁵Трудовой кодекс Республики Беларусь. С обзором изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. № 272-З. Текст Кодекса по состоянию на 20 июня 2008 г. / Авт. Обзора К.И. Кеник. – Минск: Амалфея, 2008. – 199 с.

Содержание и условия трудового договора определяются ст. 19 ТК и при необходимости дополняются соглашением нанимателя и работника.

Согласно ст. 17 ТК трудовые договоры могут заключаться на:

- неопределенный срок;

- определенный срок не более пяти лет (срочный договор);

- время выполнения определенной работы;

- время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы;

- время выполнения сезонных работ.

Верхний предел срочного трудового договора определен пятью годами. Следует иметь в виду, что если срочный трудовой договор заключен на срок свыше 5лет, то по истечению пятилетнего срока трудовые отношения считаются продолжительными на неопределенный срок. Нижний предел срочного трудового договора в законодательстве не указан. Из толкования норм трудового законодательства можно сделать вывод, что нижней границей является 2 месяца, а для замещения отсутствующего работника – 4 месяца.

По истечении установленного срока трудовой договор может быть:

- прекращен по инициативе любой из сторон;

- продолжен на неопределенный срок, если трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не требует их прекращения;

- продлен либо перезаключен на новый срок.

Форма трудового договора как письменного документа разрабатывается нанимателем. В нем учитываются правовой статус организации, возможности по стимулированию труда работника, требования ст. 19 ТК, другие обстоятельства. Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда от 27 декабря 1999 г. № 155⁶.

После заключения трудового договора прием оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Такое требование содержится в п. 5 ст. 54 ТК.

Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись.

Если приказ (распоряжение) не издан, то это не влияет на действительность заключенного трудового договора.

Возможность заключения контрактов установлена Декретом Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» с изм. и доп. от 28 мая 2008 г. № 9⁷. В нем содержится