Работа с конфиденциальными документами

Введение

Тема организации работы с конфиденциальными документами  актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики  России и в условиях ужесточения  конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным  видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:

законное уничтожение  в организациях после истечения  установленного срока хранения;

уничтожение или порча  по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф;

умышленное уничтожение  или порча, для того, чтобы скрыть следы каких-то действий, или же для  того, чтобы причинить вред владельцу  документов.

В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:

как уничтожить документы  так, чтобы минимизировать (а лучше  — полностью исключить) вероятность  восстановления содержащейся в них  информации;

как восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов, какие методы и технологии для этого можно использовать.

Первая из перечисленных  задач связана с выполнением  требований законодательства и деловых  обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.

Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить  планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.

Уничтожение документа.

Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и  не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести  огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

Для этого создается  комиссия (не менее 3 человек) в присутствии  которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц. Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобных материалов угрозы их безопасности реализуются за счет:

подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия  из документов и дел отдельных  частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей);

ошибочного или умышленного  выделения документов для уничтожения или фиктивное “уничтожение” ценных документов и дел;

неполного уничтожения  документов, дел и носителей, дающего  возможность восстановить их текст;

утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми, если соблюдаются следующие условия уничтожения документов, дел и носителей информации:

коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожение документов и дел;

внесение комиссией  отметок об уничтожении в акт  и учетные формы только после  фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой  КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

Технологическая схема  уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:

подготовку документов, дел и носителей информации к  уничтожению;

оформление акта на уничтожение;

уничтожение документов по акту;

уничтожение документов и носителей информации без составления  акта.

Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к  уничтожению включает:

выделение документов, дел  и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

получение письменного  разрешения на уничтожение от руководителей  структурных подразделений (направлений  деятельности) учреждения, фирмы;

систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в  номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо  ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

При выполнении процедуры  оформления акта на уничтожение документов проверяются следующие операции:

включение отдельной  позицией в акт каждого отобранного  к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

проверка наличия и  комплектности документов и дел, включенных в акт;

согласование акта с  должностными лицами, подписание его  членами экспертной комиссии и утверждение  первым руководителем учреждения, фирмы.

В процедуру уничтожения  документов по акту входят:

проверка специально назначаемой комиссией наличия  документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

физическое уничтожение  комиссией документов, дел, томов  и носителей информации;

внесение в акт и  учетные формы документов и носителей  информации записи об уничтожении, проставление росписи членов комиссии.

Фактическое уничтожение  документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после  утверждения описей дел постоянного  и длительного срока хранения за соответствующий период времени.

Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы  уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические  носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики  и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения  документов и носителей информации без составления акта входят:

разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

физическое уничтожение  остатков носителей несколькими  сотрудниками службы КД;

внесение отметок об уничтожении  в учетные формы документов и носителей.

При выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность  осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

После утверждения описей дел и документов постоянного  срока хранения составляется акт  о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению, в который включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Акт может иметь следующую форму:

«УТВЕРЖДАЮ»

Наименование должности

руководителя предприятия  

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия,  дата)

АКТ

от _________ № __________

о выделении к уничтожению  конфиденциальных дел и документов  

Примеры заполнения: 

Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов  (прописью). 

_______________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)

Одобрено

Протокол ПДЭК

от ________ № ____________ 

Председатель ПДЭК

_____________________________   

(подпись, инициалы, фамилия,  дата) 

Включенные в акт  дела и документы сверены с  записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

___________________________

___________________________

(подписи, инициалы, фамилии,  дата) 

Дела и документы  полностью уничтожены путем _________________

___________________________

___________________________

(подписи, инициалы, фамилии,  дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия,  дата)

Лишние экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и  должны соответствовать данным о  них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных  журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или  с помощью бумагорезательной  машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и  учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

Составление акта о выделении  к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

Четкая регламентация  технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности  утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.

Заключение

Я считаю, что обеспечение  информационной безопасности требует решения многочисленных проблем, и их, безусловно, не под силу в одиночку решить ни службе ИТ, ни службе ДОУ, ни какой-либо другой. Только координированная работа всех служб, при понимании и поддержке, как со стороны высшего руководства, так и персонала организации может привести к успеху. Особенно, важна интеграция ИТ и ДОУ в единую службу управления документами и информацией, при этом сотрудники ДОУ должны понимать и активно использовать современные технологии в своей работе, а сотрудники ИТ – лучше относиться к потребностям деловых подразделений организации и к вопросам, связанным с соблюдением законодательных и нормативных требований к документообороту.

Гарантированное уничтожение  электронных документов требует  не только физического уничтожения  бумажного документа, а также физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

По результатам отбора дел на уничтожение составляется акт на уничтожение. По сути своей – это список разновидностей документов (далее – позиция), предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества (по каждой позиции – отдельно). 

 В акте на уничтожение  обязательно указываются номера  статей и нормативный документ/документы, чаще всего это один из «Перечней документов…» (далее – Перечень), к которому относятся эти статьи. На их основании определялся срок хранения документов. Указываются и годы, за которые отобраны документы (по каждой позиции отдельно).    

 К акту на уничтожение  требуется приложить акт об  уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без него акт на уничтожение не действителен.

В заключение следует  сказать, что для обеспечения  сохранности и неразглашения  конфиденциальных сведений предприятия  необходимо выполнение самых простых требований безопасности. Профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами.

Список использованной литературы

1. Банасюкевич В.Д.  Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2. Бойко Л.П. Порядок уничтожения документов и последствия их утраты. Журнал «В курсе дела». 13 июля 2006 года.

3. Быкова Т.А. Правовые  требования к внутренним документам  фирмы: составление и оформление  положений // Секретарское дело 2004. №2

4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

5. Кошелева Е.А. Научно-техническая  обработка документов. Кадровое  делопроизводство. 13 октября 2006 года.

6. Кошелева. Е.А. Порядок  уничтожения дел с истекшими сроками хранения. "Секретарь-референт" № 9 2003

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: 2003

8. Основные правила  работы архивов организаций, одобр.  Решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002

9. Павлов Г.П. Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации. Кадровое делопроизводство. 19 ноября 2004 года.

10. Храмцовская Н.А.  Методы уничтожения и восстановления бумажных документов. – М.: «Источник-книга», 2003