Работа выставочного стенда турагентства

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3 
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТУРАГЕНТСТВА…………………………………………………………………5

1.1. Понятие «туристская  выставка» и ее функции……………………...5

1.2.Работа выставочного  стенда турагентства……………………………8

1.3.Опыт работы выставочных  стендов турагентств…………………...13

2. АНАЛИЗ РАБОТЫ ВЫСТАВОЧНОГО СТЕНДА ТУРАГЕНТСТВА «ZIMA-LETO»…………………………………………………………………...18

2.1. Характеристика деятельности туристских выставок Красноярска и СФО………………………………………………………………………………18

2.2. Анализ выставочной деятельности турагентства «Zima-Leto»…... 20

2.3. Предложения по улучшению  работы выставочного стенда турагентства  «Zima-Leto»…………………………………………………….

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………32 
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………… 34 
 

ВВЕДЕНИЕ

 Действительно, выставки  в туристской отрасли относительно  новое и специфическое явление, ведь в качестве экспонатов  выставляются услуги. Очевиден и  тот факт, что выставки являются  одним из средств маркетинговых  коммуникаций. Маркетинг представляет  собой деятельность производителей  по продвижению товара на рынок.

Среди разных видов такого продвижения (реклама, формирование общественного мнения, персональные продажи) выставки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, поскольку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители. Это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеров.

В этом заключается актуальность выбранной темы, ведь развивающейся быстрыми темпами туристской отрасли необходима слаженная работа всех подразделений, а правильно-спланированный маркетинг в туристской организации – одно из основных условий успеха.

В ходе выполнения данной работы рассмотрена проблема значимости выставочной деятельности для турагентств, ведь в современных условиях отечественные предприниматели нередко рассматривают выставки как элемент чистой рекламы, не учитывая, что выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого продукта.

Предметом данного исследования является комплекс мероприятий, составляющих выставочную деятельность, а объектом – Красноярское турагентство «Zima-Leto»,которое ежегодно принимает участие в выставках ,а также как объект исследования, будет рассмотрена организация выставочного стенда данной турфирмы на ежегодной туристской выставке «ЕНИСЕЙ»  в МВДЦ «Сибирь».

Очевиден тот факт, что выбранная тема, большей частью заслуживает теоретического рассмотрения, поэтому основная цель работы – всестороннее изучение многочисленных аспектов выставочной деятельности.

Для систематизации информации по данной теме уместно поставить для себя ряд задач, среди которых будут рассмотрены:

- теоретические аспекты  выставочной деятельности турагентства;

- понятие «туристская  выставка» и ее функции;

- опыт работ выставочных  стендов турагентств;

- анализ выставочной деятельности турагентства «Zima-Leto».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТУРАГЕНТСТВА 
1.1. Понятие «туристская выставка» и ее функции

Воздействуя на рынок и внедряя свой продукт, турагентство использует различные методы для ознакомления с ним потенциальных клиентов.

На начальном этапе используется реклама и паблик рилейшнз, а действия по продвижению продукта на более поздних стадиях жизненного цикла всё более усиливаются для привлечения повторных клиентов. Именно система маркетинговых коммуникаций, включающая рекламную компанию, паблик рилейшнз, выставки, ярмарки, презентации и т.д. осуществляет программу продвижения, сбыта, так необходимого для любой туристской организации.

Итак, одним из методов продвижения турпродукта является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге. Они предоставляют туристскому агентству возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации.

Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно ориентироваться в ценовой политике, в каком-то смысле перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который выражается:

1). В расширении клиентской базы турагентства.

2). В количестве заключённых договоров с поставщиками туруслуг (туроператорами).

Преимущество также и в том, что туристское агентство (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник, например, при помощи организации шоу-программ, викторин, лотерей.

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских организаций, включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как:

- реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.);

- пропаганда, личная продажа (работа стендистов);

- стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.н.).

В настоящее время термины « туристская выставка" и " туристская ярмарка" приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы, но, несмотря на такие схожие черты, как: адресованность организованному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах эти понятия стоит различать.

В процессе становления ярмарок выделяются следующие основные этапы. Вначале это были стихийные торжища. Впоследствии они стали приобретать традиционный характер и проводились ежегодно в одно и то же время. Кстати, само слово «ярмарка» происходит от немецких Jahre и Mark - соответственно «год» и «рынок». Вначале ярмарки были только товарными (что произведено, то и привезено на ярмарку). Впоследствии ярмарки становятся ярмарками образцов, на которых заключаются оптовые контракты. Современный этап эволюции ярмарок характеризуется превращением ярмарки образцов в ярмарку идей. Наряду с товарами здесь уже реализуются новейшие технологии, «ноу-хау». Таким образом, ярмарки становятся местом демонстрации последних достижений научно-технического прогресса. Выставки же, изначально представлявшие собой показ достижений человека в той или иной сфере его деятельности, постепенно коммерциализируются.

 В процессе своей  эволюции они превращаются в  мероприятия, в ходе которых предполагается устанавливать деловые контакты и заключать торговые сделки.

Но с точки зрения формирования маркетинговых коммуникаций участие турфирмы в ярмарке мало чем отличается от участия в выставке. 
Так, Международное бюро выставок даёт следующее определение:

Выставка - показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

По определению Союза международных ярмарок ярмарка представляет собой экономическую выставку образцов, которая, в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она находится, представляет собой крупный рынок товаров, действующий в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном или международном масштабах.

В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Они специализируются по следующим направлениям:

Выставки, направленные на продвижение определённых региональных турпродуктов («ЕНИСЕЙ», Сибирский форум гостеприимства в Красноярске).

Выставки для въездных туроператоров, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя (ITB, WTM, Fitur – в Мадриде – 51 тыс. кв м, 7 тыс. экспонентов, более 600 тыс. профессиональных посетителей).

С каждым годом набирает популярность международная выставка «Путешествия и туризм» (MITT), проходящая в Москве и являющаяся самой известной выставкой в России.

Особо выделяются международные туристские биржи. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницами, транспортными предприятиями) и их продавцами (туристскими фирмами). Крупнейшими международными туристскими биржами считаются ITB (Берлин, выставочная площадь – 85 тыс. кв. м, 7,5 тыс. экспонентов), WTM (Лондон - около 5 тыс. экспонентов) и др.

1.2. Работа выставочного стенда турагентства

Для того чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма должна тщательно спланировать свою работу.

Участвуя в выставке, турфирме необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективным предварительно турагентству необходимо ответить на следующие вопросы:

- какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству;

- какого клиента и из каких регионов турагентство стремится привлечь.

Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального  решения об участии в выставке/ярмарке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического  плана экспозиции и сметы участия  в выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности; выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества.

В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристская организация.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристского агентства, среди которых:

- представление фирмы и ее продуктов;

- изучение рынков сбыта;

- поиск новых рынков;

- расширение числа клиентов;

- внедрение нового продукта на рынок;

- определение возможного спроса на новый продукт;

- поиск новых деловых партнеров;

- изучение предложения конкурентов;

- позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

- формирование благоприятного имиджа фирмы;

- непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

- время и место проведения выставки;

- авторитет выставки;

- численный и качественный состав участников и посетителей;

- уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

- возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

- условия участия в выставке;

- разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

- окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

- разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

- составление перечня выставляемых продуктов;

- отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стенднстов, переводчиков);

- разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

- выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

- определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

- подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

- разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

- заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.  
 
Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом.(табл.).

Таблица

Структура затрат на участие в выставке

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

- окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

- разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

- генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

- публичная (самая большая  по площади, на которой находятся  экспонаты, обеспечиваются контакты  с посетителями, работают стендисты);

- рабочая (место для проведения  переговоров представителей фирмы  с потенциальными партнерами  и клиентами);

служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, одежды, отдыха сотрудников, для приготовления напитков).

Как правило, на большинстве выставок часть рекламных материалов раскладывают на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов находится на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов.

Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы хранятся в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

- надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, в  некоторых случаях и телефон);

плакатов для оформления стен стенда;

- экранов с бегущей  строкой или изображением, размещенных  непосредственно над или около выставочного стенда;

- мониторов для демонстрации  рекламных роликов.

Основная цель данного вида рекламы - привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

1.2. Опыт работы выставочных  стендов турагентств

После монтажа экспозиций и официального открытия выставки наступает следующий этап — работа в ходе ее функционирования.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стендах турагентств, присутствовали руководители туристских фирм. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде каждого турагентства может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности своей фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки каждый руководитель  наблюдает и делает правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, каждый руководитель туристской фирмы, всегда посещает другие выставочные стенды. Это помогает каждый раз, уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

 Контакт посетителей  и специалистов с экспозицией  фирмы очень непродолжителен, исходя  из этого, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией.

Для этого, ежегодно с целью целесообразности:

- проводится комплексная  рекламная кампания в местных средствах массовой информации;

- обеспечение наличием наружной рекламы турфирм по пути следования посетителей на выставку;

- заблаговременно отправляются приглашения представителям местных деловых кругов;

- обеспечение наличия достаточного количества носителей рекламы у стендов фирм.

После завершения выставки, демонтажа экспозиций, в обязательном порядке всегда проводится анализ итогов участия фирм в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделяются на две группы:

- организационные;

- коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

1). Удачно ли было выбрано место для стенда?

2). Была ли удачной планировка стенда?

3).Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

4). Какие неудобства испытывали экспоненты во время работы?

5).Что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

6). Без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

2.АНАЛИЗ РАБОТЫ ВЫСТАВОЧНОГО  СТЕНДА ТУРАГЕНТСТВА «Zima-Leto»

2.1.Характеристика деятельности  туристских выставок Красноярска  и СФО

10 апреля 2015 г. состоялось  заседание Координационного совета  по туризму межрегиональной ассоциации  «Сибирское соглашение», в работе  которого принимали участие руководители  органов исполнительной власти  в сфере туризма, туристских компаний  и общественных организаций из 9 субъектов СФО РФ (Республики  Алтай, Бурятия, Тыва, Хакасия, Забайкальский  и Красноярский края, Иркутская, Новосибирская, Омская области).

Рис.1.Выставочный стенд Бурятии

Рис.2.Работа с посетителями выставки

Члены Совета рассмотрели актуальные мероприятия Плана реализации Стратегии развития туризма в Российской Федерации до 2020 года; вопросы участия субъектов СФО в межрегиональных проектах «Великий Чайный путь», «Сибирский тракт»; мероприятия по презентации туристского потенциала Сибири в рамках подготовки к проведению Всемирной зимней Универсиады-2019 в г.Красноярске, проект продвижения туристского потенциала сибирских регионов на европейский туристский рынок; проблемы организации детского и молодежного туризма.

Рис.3.Национальность и туризм

Также члены Совета приняли участие в открытии международной туристкой выставки «Енисей», на площадках которой туристские компании Бурятии (ООО «Метрополь-экспресс», гостевые дома «Кумуткан», «Байкальская солянка», «Радуга» и ООО «Байкалкурорт» представили популярные туристские маршруты и объекты на стенде Республики Бурятия. 

Рис.4.Заседание круглого стола

Рис.5.Подготовительный этап выставки «Енисей»2015

На Круглом столе "Проблемы и перспективы развития туризма в Сибирском федеральном округе" основной темой для обсуждения стали вопросы взаимодействия субъектов СФО со странами АТР. Руководитель Агентства по туризму Максанова Л.Б.-Ж. представила опыт и перспективы Бурятии по активизации взаимовыгодного туристского обмена со странами АТР. 

Международная туристская выставка «Енисей» – одна из крупнейших туристских выставок в Сибирском федеральном округе (в 2015 г. площадь экспозиции – 3420 кв. м; количество участников – 181 экспонент из Кыргызстана, Таиланда, Греции, Китая, Израиля, Украины, Казахстана, субъектов РФ; количество посетителей – более 20 тысяч человек).

Выставка «Енисей» является ежегодным мероприятием в сфере развития туризма в Красноярском крае, знаменательным событием в жизни туристского сообщества многих субъектов Российской Федерации и значимым событием в области туристского бизнеса на территории Сибирского федерального округа.

На туристской выставке у посетителей всегда есть возможность получить полную информацию о туристских возможностях и инвестиционной привлекательности Красноярского края, других сибирских регионов.