Расчеты по подотчетным лицам по загранкомандировкам с помощью корпоративных банковских карт

Содержание

Введение……………………………………………………………………...3

1.Теоретический  аспект расчетов с подотчетными  лицами……………....6

  1.1 Понятие и особенности расчетов с подотчетными лицами………...6

  1.2 Понятие и особенности расчетов по загранкомандировкам……....11

  1.3 Документальное оформление загранкомандировок……………….18

2. Учет расчетов  с подотчетными лицами по загранкомандировкам  с помощью корпоративных банковских  карт………………………………19

  2.1 . Учет кассовых операций в иностранной валюте………………....19

  2.2 Учет операций по пластиковым картам……………………………24

  2.3 Учет расходов по зарубежным командировкам…………………...30

Заключение………………………………………………………………....38

Список использованных источников …………………………………….40 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако  весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Наиболее  распространены расчеты наличными  денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

     учет  налог подотчетное лицо

Поскольку в основном средства выплачиваются  в наличной форме, то при данных операциях  возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам. В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и  связаны со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

 Актуальность  данной темы заключается в  том, что расчеты корпоративной банковской картой за рубежом более приемлемы, чем наличными, из-за того что по валютному законодательству мы имеем право вывозить определенную сумму наличных денежных средств, в то время как на карточке эта сумма не регламентирована, другими словами использовать карточку удобней и проще.

Цель  работы: рассмотреть порядок учета  и организации расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам c помощью корпоративных банковских карт.

Задачи:

• Рассмотреть теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами;
• Подробно раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами, отправленными в загранкомандировку, а также рассмотреть учет операций по пластиковым карточкам;
• Охарактеризовать бухгалтерский и налоговый учет, в том числе аналитический и синтетический учет.

Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета и учебная литература. 
 
 
 
 
 
 
 

1.Теоретический  аспект расчетов  с подотчетными  лицами.

1.1 Понятие и особенности расчетов с подотчетными лицами

В практике хозяйственной деятельности организаций  часто возникают расходы, производимые через своих сотрудников, которым  выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц  производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации  на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы. Список лиц, которые могут получать деньги под  отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется исходя их целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным авансам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или валютного счетов.

Для учета  таких расчетов используется самостоятельный  синтетический счет 71 Расчеты с  подотчетными лицами. По дебету этого  счета отражается получение авансов  или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту -- расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебиторскую), а кредитовый - задолженность организации перед работником (кредиторскую). Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу. При выдаче аванса подотчетному лицу делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

К-т 50 «Касса».

После возвращения из командировки работник должен представить в течение  трех дней авансовый отчет об израсходованных  суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение  с отметками о дате выбытия  в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы, а неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

На основании  утвержденных руководителем авансовых  отчетов, суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу и др».

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отражены  суммы налога на добавленную стоимость  по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных  сумм:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается следующая  запись:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные  в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя) израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, оформляются в учете следующей  записью:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм.

Полученную  в банке валюту отражают:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т 52 «Валютные  счета».

При выдаче валютных средств под отчет работнику  делается следующая бухгалтерская  запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной  валюте».

Движение  валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу Центрального банка РФ на день выдачи. После возвращения из командировки и сдаче авансового отчета задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования  правильности расчета суточных (или  если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к  авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ. При изменении за период командировки курса валют возникшая курсовая разница отражается:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы» -- на положительную разницу;

Д-т 91 «Прочие  доходы и расходы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- на отрицательную  разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений  на счете. Расчеты с подотчетными лицами отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов. Причем сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если же возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам. 
 
 
 
 
 
 
 

1.2 Понятие и особенности расчетов по загранкомандировкам

В связи с постоянным расширением внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья учащаются заграничные командировки.

Командированному  работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя из норм, установленных законодательно либо в организации (п. 17 Инструкции № 62).

Выдача  аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Выезд представителя российской организации  в загранкомандировку оформляется  приказом руководителя организации. В  нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу:

- страна (либо страны) пребывания;

- сроки  командировки (в том числе в  каждой отдельной стране пребывания);

- каким  транспортом осуществлялся проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом);

А так  же иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа  руководителя организации бухгалтер  произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

Размер  подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте Российской Федерации - в рублях, и  в иностранной валюте.

Размер  суточных для командированных сотрудников  организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

 При  начислении некоторых налогов  имеет значение норма суточных. Нормируются суточные при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах 700 руб. в день – при командировке по России и 2500 руб. в день при загранкомандировке. Такой порядок установлен в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Отметим, что суточные сотрудникам необходимо выплатить:

 –  за каждый день пребывания  в командировке, включая выходные  и праздничные дни;

 –  за все дни нахождения в  пути (включая день отъезда и  приезда), в том числе за время  вынужденной задержки (п. 11 Положения,  утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

 Возникает  вопрос, в каком размере выплатить  сотруднику суточные, если он  вернулся из одной командировки  и в тот же день его направили  в следующую командировку –  по новому служебному заданию.  За этот день суточные необходимо начислить по каждой из командировок. Ведь направляя сотрудника в командировку, суточные выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки. Такой порядок предусмотрен п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749. Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, то суточные нужно выплатить дважды.

 Подчеркнем, что днем отъезда считается  день отправления транспортного  средства, на котором сотрудник  выезжает в командировку из  населенного пункта, где находится  место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. При этом сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплачиваются в полном размере.

 Иногда  сотрудника направляют в местность,  откуда он каждый день может  возвращаться к своему постоянному  местожительству. Если речь идет  о командировке по России, то суточные ему в этом случае не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

 –  удаленность места командировки  от местожительства сотрудника;

 –  условия транспортного сообщения;

 –  характер выполняемого задания;

 –  необходимость создания сотруднику  условий для отдыха (п. 11 Положения,  утвержденного постановлением Правительства  РФ от 13 октября 2008 г. №749).

 При  зарубежных командировках суточные  нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

Если  за время командировки сотрудник  посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между  государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

 Отметим,  что сотруднику полагаются суточные, даже если в счет гостиницы,  где он остановился во время  командировки, помимо стоимости  проживания включена стоимость питания в ресторане. Ведь суточные сотруднику выплачиваются в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749). Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы. Так в состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя, об этом сказано в под. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание показаны отдельно, то учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включается только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не выделены, то в уменьшение налоговой базы можно списать всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

 Также  подчеркнем, что если сотрудник  в командировке заболел, то  суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

После получения наличной валюты в обслуживающем  банке ее необходимо принять к  учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Аванс может быть выдан путем:

1) выдачи  наличных денежных средств в  рублях;

2) выдачи  наличной иностранной валюты, снятой  с валютного счета организации.  Это может быть валюта страны убывания либо другая валюта, отличная от нее;

3) выдачи  дорожного или банковского чека  в иностранной валюте;

4) выдачей  корпоративной кредитной карты.

Если  работник не успел получить перед  командировкой аванс, то по договоренности с руководителем он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  лица по ранее выданному любому авансу ( на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Это требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Выдача  аванса работнику отражается в учете бухгалтерской проводкой: 

При получении  иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

При необходимости  организация может обратиться в  банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Такая операция в бухгалтерском учете организации отражается следующим образом:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит 52 “Валютные счета”.

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с  момента их возвращения работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Если  по каким-либо причинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагающегося отъезда работника.

Курсовые  разницы, образующие доходы - именуются  положительными курсовыми разницами и включаются в состав внереализационных доходов согласно пункту 2 статьи 250 НК РФ и пункту 11 статьи 250 НК РФ. Суммовые разницы включаются в состав внереализационных доходов согласно пункту 11.1 статьи 250 НК РФ.

Курсовые разницы, образующие расходы - именуются отрицательными курсовыми разницами и включаются в состав внереализационных расходов согласно подпункту 5 и подпункту 6 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Суммовые разницы включаются в состав внереализационных расходов согласно подпункту 5.1 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации как прочие доходы или прочие расходы согласно п.13 ПБУ 3/2006.

Выданная  работнику валюта, пересчитанная  в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, будет в дальнейшем, пересчитываться  на отчетную дату в рубли в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006.

 По  возвращении из зарубежной командировки  сотрудник должен представить  в бухгалтерию организации авансовый отчет в течении трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 г. Подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам. 
 
 
 

1.3 Документальное оформление  загранкомандировок

Документы, согласно которым сотрудники направляются в загранкомандировки, должны быть оформлены в соответствии с трудовым, валютным и налоговым законодательством. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.  
Документальное оформление направления сотрудника в служебную командировку начинается со следующих документов: 

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т -10а) (п. 6 Положения № 749). Служебное задание заполняется в два этапа: до издания приказа и после возвращения сотрудника из командировки.  Этот документ определяет цель командировки, сроки, эффективность расходования денежных средств;
• Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (ф.№Т-9 или №Т-9а).При направлении сотрудников в загранкомандировку командировочное удостоверение не оформляется. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории и на территорию  Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. Командировочное удостоверение оформляется при направлении сотрудников в командировку в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, поскольку в документах для въезда, выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения № 749).