Расчеты с подотчетными лицами. 9

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в том, что изучение выбранной темы дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Базой дипломной работы является « Отдел Вневедомственной Охраны» по городу Белоярский, находится по адресу: Российская Федерация,628161,Ханты-Мансийский автономный округ – Югра. г.Белоярский, 1 микрорайон, дом 12. Сокращенное наименование «ОВО» по Белоярскому району. ИНН 8601047640,КПП 861143001.                                                                                                         

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели-рассмотреть учет и  выявить ошибки, допущенные в организации расчетов с подотчетными лицами в  ОВО при УМВД и дать рекомендации по их устранению.                                                                                                               

Поставлены следующие задачи:

-  ознакомиться с организационной структурой предприятия;                                               -  изучить с учетную политику предприятия; 

-  рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;                                                           

- подробно изучить учет расчетов с подотчетными лицами

-  разработать рекомендации по устранению ошибок, выявленных в организации расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД, по предварительному планированию командировочных расходов, по разработке положения о расчетах с подотчетными  лицами.

Объект исследования – организация расчетов с подотчетными лицами. Предмет исследования – Отдел вневедомственной охраны при УМВД по Белоярскому району, находящееся в городе Белоярский, основным видом деятельности, которого является  призванных защищать  собственность, интересы личности,  общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств.         Структура данной дипломной работы определилась в связи с целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами". На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам. Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:

1. Для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);                                                                     
2. В виде авансов на командировки;

   Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:

1. Круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;
2. Предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.
3. Сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех рабочих дней.

Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств - обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 16 аналитических счетов. Это такие счета, как:

0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате труда";

0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по прочим выплатам";

0 208 13 000 "Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда";

0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате услуг связи";

0 208 22 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг";

0 208 23 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг";

0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

0 208 25 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате услуг по  содержанию имущества";

0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате прочих услуг";

0 208 31 000 "Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств";

0 208 32 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по приобретению нематериальных  активов";

0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по приобретению материалов";

0 208 61 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пенсий, пособий  и выплат по пенсионному, социальному  и медицинскому страхованию населения";

0 208 62 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пособий по  социальной помощи населению";

0 208 63 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пенсионных  пособий, выплачиваемых организациями  сектора государственного управления";

0 208 91 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате прочих расходов";

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в бюджетном учреждении. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц.

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

- Журнал по расчетам с подотчетными лицами.

- Карточка учета средств и расчетов.

 Для учета расчетов  с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет - 020104000 "Выбытия из кассы".

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

010600000 "Вложения в нефинансовые  активы", соответствующие аналитические  счета;

030211000 "Уменьшение кредиторской  задолженности по оплате труда";

030261000 "Уменьшение кредиторской  задолженности по социальному  страхованию населения";

030262000 "Уменьшение кредиторской  задолженности по социальной  помощи населению";

030263000 "Уменьшение прочей  кредиторской задолженности по  социальным пособиям, выплачиваемым  организациями сектора государственного  управления";

040120000 "Расходы текущего  финансового года", соответствующие  аналитические счета.

возвращение остатка подотчетных сумм в корреспонденции с дебетом счета 020104510 "Поступления в кассу".

Счета 020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" и 020861000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения" используются, как правило, при выдаче начисленных сумм оплаты труда и пособий, включая пособия по временной нетрудоспособности, через раздатчиков. 

Таблица 1 - Отражение операций по счету "Учет расчетов с подотчетными лицами"

Признаками грамотного и полного ведения учета расчетных операций с подотчетными лицами в бюджетных организациях являются:

1. Наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
2. Правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда).
3. Наличие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
4. Правильность и своевременность составления авансовых отчетов.
5. Правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды.
6. Наличие оправдательных документов.
7. Полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм.
8. Правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки).
9. Правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами.
10. Правильность выведения остатков на конец месяца по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.
2. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:

1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
4. Отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм.
5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

К основным нарушениям порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

1. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

1.2  Учет командировочных расходов

 «Служебная командировка - поездка  работника по распоряжению работодателя  на определенный срок для выполнения  служебного поручения вне места  постоянной работы. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными  командировками не признаются».

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся:

-  расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому к командировочным расходам относятся:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

-  консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы».

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани)

В соответствии с пунктом 15 Инструкции №62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

И в бухгалтерском и в налоговом учете суточные включаются в состав командировочных расходов.

В бухгалтерском учете командировочные расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат и представляют собой согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности.

Признание командировочных расходов в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов.

Как правило, командировочные расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.

Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства. Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусматривается, что организации, производящие физическим лицам: «выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде». А так как для целей налогообложения прибыли налогоплательщик вправе учесть только суточные (полевое довольствие) в пределах норм, то сверхнормативные суммы, налогоплательщик не учитывает при определении налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

Выдача работнику денежных средств под отчет на командировку производится на основании Приказа руководителя о направлении работника в командировку

В налоговом учете нормированию подлежат суточные и полевое довольствие, все остальные виды командировочных расходов принимаются для целей налогообложения в размере фактических затрат. В целях исчисления налога на доходы физических лиц размер суточных ограничен в сумме 700 рублей в день по командировкам по территории России, и 2500 рублей по загранкомандировкам.

Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При методе начисления датой признания таких расходов в налоговом учете в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является день утверждения авансового отчета. Нормы суточных и расходов на полевое довольствие, выдаваемых работнику сверх норм, не учитываются для определения налоговой базы по налогу на прибыль. На это указано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.

1.2 Порядок оплаты льготного проезда

Лица, работающие в организациях, финансируемых из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, расположенных на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника возникает одновременно с возникновением такого права у работника.

Право на компенсацию указанных расходов у лиц, находящихся в отпуске по уходу за детьми, числящихся в списочном составе организации и состоящих в трудовых отношениях, возникает одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Данные лица имеют право на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно один раз в два года независимо от оформления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Лица, поступающие на работу в организации, финансируемые из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, обязаны представить справку с прежнего места работы об использовании (неиспользовании) за последние два года права на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно. Лицам, указанным в настоящем пункте, право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно предоставляется с учетом использования данного права на прежнем месте работы.

 Возмещению при следовании за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту подлежит процентная часть стоимости воздушной перевозки, указанной в перевозочном документе (авиабилете), соответствующая процентному отношению ортодромии по Российской Федерации к общей ортодромии.

При отсутствии в перевозочном документе (авиабилете) стоимости проезда, когда она включена в стоимость туристской путевки, компенсация стоимости проезда осуществляется на основании справки туристской организации, продавшей путевку, о стоимости проезда в общей стоимости туристской путевки, а также копии туристской путевки или договора об оказании туристских услуг.

Под личным транспортом работника понимаются принадлежащие на праве собственности ему или членам его семьи (супруге, детям, родителям) транспортные средства, отнесенные к категориям "A" и "B" в соответствии с федеральным законодательством. При определении кратчайшего пути к месту следования и обратно учитывается существующая транспортная схема. Кратчайшим путем признается наименьшее расстояние от места жительства работника до места использования отпуска и обратно по существующей транспортной схеме. В случае отсутствия сведений о нормах расхода топлива соответствующей марки транспортного средства в правовых актах Министерства транспорта Российской Федерации оплата стоимости проезда производится в соответствии с данными о расходе топлива, указанными в инструкции по эксплуатации транспортного средства, либо на основании данных, представленных официальными дилерами производителей транспортных средств.

В случае отсутствия у супруга работника трудовой книжки работником представляется справка, выданная на имя супруга работника территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, подтверждающая наличие или отсутствие трудовой деятельности супруга работника. Для окончательного расчета лица, находящиеся в отпуске по уходу за детьми, числящиеся в списочном составе организации и состоящие в трудовых отношениях, обязаны в течение трех рабочих дней с даты прибытия в место проживания из места отдыха представить авансовый отчет о произведенных расходах с приложением документов, указанных в абзаце первом настоящего пункта. Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то компенсация расходов производится исходя из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.

В случае утраты посадочного талона представляются:

при авиаперелете по территории Российской Федерации - справка транспортной организации, подтверждающая перелет;

при авиаперелете за пределы Российской Федерации - копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации.

Окончательный расчет производится по возвращении работника из отпуска на основании представленных билетов или других документов, указанных в настоящем толковании, в течение месяца со дня представления авансового отчета работником.

При приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронный авиабилет), для поездок по территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими документами являются: распечатка электронного авиабилета - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту; чек контрольно-кассовой техники или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (при оплате наличными денежными средствами);слип, чек электронного терминала при проведении операции с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо (при оплате банковской картой);подтверждение проведенной операции по оплате электронного авиабилета кредитным учреждением, в котором подотчетному лицу открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты (при оплате банковской картой через веб-сайты).

При приобретении работником железнодорожного билета, оформленного в бездокументарной форме (электронный железнодорожный билет) работником должны быть представлены распечатка электронного железнодорожного билета установленной формы, а также документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки.

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за две недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится в случае проезда на личном автомобильном транспорте, принадлежащем работнику или членам семьи (супругу, детям, родителям), при представлении следующих подтверждающих документов.