Расчеты с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Экономическая сущность и содержание  учета расчетов с подотчетными  лицами

1.1 Выдача и учет подотчетных  сумм

1.2 Нормативно-законодательное регулирование  учета расчетов с подотчетными  лицами

2 Учет расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Чернушкастройкерамика»

2.1 Организационно-экономическая характеристика  предприятия

2.2 Первичный учет расчетов с  подотчетными лицами

2.3 Аналитический и синтетический  учет

3 Мероприятия по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными  лицами

Выводы и предложения

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких случаях  обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для  выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Основными задачами бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами являются:

- своевременное, полное, достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

- документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

- контроль за экономным и  рациональным использованием денежных  средств на хозяйственно-операционные  цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Цель данной работы - рассмотреть  на примере конкретной организации  порядок учета и организации  контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время  нормативные акты в сфере учета  расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений  законодательства;

- проанализировать деятельность  действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь  документами бухгалтерии, первичными  документами по оформлению движения  средств;

- осветить как можно шире  проблемы бухгалтерского учета  командировочных расходов;

- выдвинуть предложения по совершенствованию  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами.

Методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

Объектом исследования является конкретное предприятие - Общество с ограниченной ответственностью «Чернушкастройкерамика». Период исследования 2006-2007 гг.

1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Выдача и  учет подотчетных сумм

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные  и операционные расходы (1, с. 43).

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные  расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в  других организациях и физических лиц  товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели - в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем  организации списка подотчетных  лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее  выданным суммам.

Выдача денежных средств под  отчет оформляется расходным  кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер  на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении  работник указывает необходимую  сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при  условии, что он полностью отчитался  по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность  по подотчетным суммам, то он не имеет  права получить новый аванс. (9, с. 8).

Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (10, с. 35).

Сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, устанавливаются руководителем  организации. Эти сроки могут  быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе  может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так  и разные сроки для разных подотчетных  лиц.

Порядок выдачи подотчетных сумм и  определения сроков, на которые они  выдаются, необходимо предусмотреть  в приказе по учетной политике организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам (9, с. 8).

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Во время командировки (в том  числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется  средний заработок за все рабочие  дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут  специальные журналы - «Журнал учета  работников, прибывших из командировки»  и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение  этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Фактическое время нахождения в  командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном  удостоверении (форма №Т-10), которое  выписывается отделом кадров на основании  приказа руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. К отчету прилагаются  все документы, подтверждающие произведенные  им расходы.

Командированному работнику возмещаются  следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

- расходы по найму жилого  помещения, в т.ч. плата за  бронирование мест в гостиницах;

- расходы по проезду к месту  командировки и обратно, в т.ч.  плата за пользование в поездах  постельными принадлежностями;

- расходы по проезду транспортом  общего пользования к месту  командировки;

- суточные за время пребывания  в командировке, в т.ч. и за  время нахождения в пути;

- различные страховые и комиссионные  сборы;

- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

- расходы на провоз багажа (1, с. 44).

На приобретенные подотчетным  лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование  средств (12, с. 276).

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения  суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ.

Для целей налогообложения прибыли  размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в  командировке.

Нормы расходов организаций на выплату  суточных в пределах в целях налогообложения  прибыли, расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

Поэтому в учетной политике для  целей бухгалтерского учета может  быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над необлагаемой этим налогом суммы  суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных  денежных средств налогоплательщику (11, с. 15).

Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время  предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу  организации неиспользованную сумму  аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции  следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного  расчета по полученной подотчетной  сумме (9, с. 9).

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь  допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты  затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

1.2 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно  представить в виде следующей  системы:

- 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского  учета, его задачи, основные понятия,  используемые в учете, порядок  регулирования, организации и  ведения бухгалтерского учета  и представления бухгалтерской  отчетности.

- 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает  базовые правила формирования  полной и достоверной информации  по отдельным разделам бухгалтерского  учета и представления информации  в бухгалтерской отчетности.

- 3-ий уровень (методический) - документы  этого уровня носят рекомендательный  характер, в них изложены методические  указания, разъяснения по вопросам  постановки бухгалтерского учета.

- 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством  РФ о бухгалтерском учете, нормативными  актами органов, регулирующих  бухгалтерский учет самостоятельно  формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском  учете» (1-ый уровень) (13).

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций» (14).

В связи с тем, что расчеты  с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с  которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним  юридическим лицом не должен превышать 100000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому учету  №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается  Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются следующие.

1. Учетная политика, формируемая  главным бухгалтером организации  и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования  и раскрытия учетной политики  организации установлены ПБУ  1 / 98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина  России от 09.12.1998 г. №60н.

2. Утвержденные руководителем формы  первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными  лицами:

- приходный кассовый ордер (форма  КО-1) - выписывается в случае, когда  работник возвращает в кассу  неизрасходованную подотчетную  сумму;

- расходный кассовый ордер (форма  КО-2) - выписывается при выдаче  денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение  (форма №Т-10) - определяет фактическое  время нахождения работника в  командировке;

- авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов,  накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем План  счетов бухгалтерского учета  - содержит перечень применяемых  организацией синтетических счетов  и субсчетов.

2 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЧЕРНУШКАСТРОЙКЕРАМИКА»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Чернушкастройкерамика» относится  к предприятиям строительной промышленности. Оно построено по проекту институтов «Заводпроект» г. София народная республика Болгария и «Союзпромстром»  г. Москвы для частичного покрытия дефицита в стеновых каменных материалов Пермской области, введено в эксплуатацию актом рабочей комиссии от 29.12.1982 г. и является единственным крупным  предприятием по производству керамического  кирпича на юге Пермского края. ООО «Чернушкастройкерамика» является дочерним предприятием ЗАО «Пермстром» (г. Пермь).

Предприятие является юридическим  лицом, имеет в хозяйственном  ведении имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, имеет расчетный  счет в Западно-Уральском Банке  Сбербанка РФ г. Пермь и самостоятельный  баланс.

На балансе предприятия имеются  две промплощадки, одна - завод, расположена  в г. Чернушка, вторая карьер глин в 7 км от города. ООО «Чернушкастройкерамика»  расположено на юго-восточной окраине  города Чернушка, в районе, предусмотренном  генпланом города для промышленной застройки. С севера предприятие  ограничено автодорогой, за которой  расположены предприятия - АООТ «Агрохимсервис», Агролицей №66.

В восточной части к предприятию  примыкает промплощадка асфальтобетонного  завода Чернушинского ДРСУ.

Место нахождения предприятия: 617833 Пермский край г. Чернушка пер. Льнозаводской, 8.

Организационно-правовая форма или  форма собственности предприятия - частная.

Основные виды деятельности ООО  «Чернушкастройкерамика»: выпуск строительных материалов; выпуск товаров народного  потребления; посредническая и коммерческая деятельности; транспортные услуги.

Основным видом продукции предприятия  является производство керамического  кирпича, применяемого для кладки наружных и внутренних стен и других элементов  зданий и сооружений.

Виды кирпича:

- ГОСТ 530-95 (одинарный утолщенный, камни  керамические, рифленый, гладкий) (приложение  А1);

- кирпич полнотелый (печной) с технологическими  пустотами до 13% (приложение А2);

- фигурный (приложение А3).

ООО «Чернушкастройкерамика» выпускает  также глазурованный кирпич разных оттенков (приложение А4), который используется для облицовки стен зданий, декорирования  каминов, печей, клумб и т.д.

Потребителями продукции являются многие Пермские строительные фирмы  и компании, большое количество кирпича  поставляется в другие регионы России: Башкортостан, Свердловскую, Тюменскую  области (приложение А5).

Сырьем для производства кирпича  является глина Таушинского месторождения. Доставка сырья на завод производится технологическим транспортом - автосамосвалами  КрАЗ, КамАЗ.

Производство кирпича осуществляется по пластическому способу формования на оборудовании Народной Республики Болгарии первого поколения, представленному  двумя технологическими линиями  по приему, переработке, формованию и  перекладке кирпича.

Теплоснабжение предприятия осуществляется от собственной котельной, которая  работает на природном газе. Газоснабжение  осуществляется от газопровода Чернушка-Пермь.

Для обеспечения выпуска продукции  имеются основные и вспомогательные  цеха: производственный, ОДГ, ГПО, отделение  ремонта печных вагонеток, склад  готовой продукции, котельная, мехмастерская, карьер, строй-участок, административно-бытовой  корпус.

Для более полного использования  производственных мощностей оказываются  услуги сторонним организациям. В  столярном цехе изготавливаются  дверные блоки и различные  профильные детали. Котельная обеспечивает тепловой энергией соседние предприятия, детские сады и жилые дома.

Но не только производством единым озабочено руководство предприятия. Здесь стремятся создать все  условия для плодотворного труда  и полноценного отдыха работников. На предприятии оборудованы душевые, комната для приема пищи, сауна.

Постоянно в центре внимания охрана труда.

Основными конкурентами по производству кирпича являются заводы: Ревдинский, Ижевский, на Закаменной.

ООО «Чернушкастройкерамика» действует  на основании Устава, утвержденного  общим собранием учредителей  от 01.12.2000 года. Учредителями общества являются ЗАО «Пермстром» с долей  вклада 52,52%; 8 физических лиц.

Организационная структура предприятия  представлена в приложении Б1, а производственная в приложении Б2.

В ООО «Чернушкастройкерамика»  ведется автоматизированный бухгалтерский  учет с использованием программы  «1С: Предприятие» версия 7.7. В штате  числятся 4 бухгалтера: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер  по заработной плате и расчетам; а также бухгалтер по учету  материалов, основных средств, не материальных активов и т.д.

Специалисты ООО «Чернушкастройкерамика»  никогда не стоят на месте и  не намерены останавливаться на достигнутом. В их планах расширить номенклатуру выпускаемых изделий, освоить более  полно производство цветного облицовочного  кирпича, повышать пустотность керамических камней. Все это должно расширить  возможности применения Чернушинской стройкерамики, сделать ее более  энергоэффективной, менее материалоемкой, а значит и - конкурентоспособной  по цене.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Чернушкастройкерамика»  подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в  отделе кадров и бухгалтерии предприятия  до начала командировки на основании  служебной записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление  о командировании (приложение В1), заявление  на выдачу аванса (приложение В2), приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в  командировку (форма №Т-9). В приказе  указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение В3). Для получения  аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о  направлении в командировку у  секретаря и сделать на нем  отметку за подписью заместителя  главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании  приказа руководителя определяется служебное задание и отчет  о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10) (приложение В4).

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое  подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным  расчетом суммы командировочных  расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение В5).

Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма №М-2) применяется  для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (приложение В6). Корешок доверенности подотчетным  лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена и  отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому  ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный  обязан сделать отметку о времени  нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два  документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время  покупки; стоимость (цену) покупки; признак  фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в  соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок  по видам, количеству, цене и стоимости  каждого товара не допускаются); должность  и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер  продавца (ИНН); наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении  в течение 3 дней после окончания  командировки по приказу представить  подробный отчет руководству  организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в  бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение Г). Для ввода  в информационную базу программы 1С:Предприятие  авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские  проводки и имеет печатную форму  установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет  форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая  в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная  часть, соответствующая оборотной  стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно  установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости  от этого суммы выдаваемых средств  и суммы расходов указываются  в рублях или в иностранной  валюте. При этом дополнительно запрашивается  валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется  выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый  отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите  «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности  или перерасхода по предыдущему  авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе  будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»).