Расчеты с подотчетными лицами. 6

Содержание

Введение……………………………………………………………………...

1. Выдача и учет подотчетных сумм

1.2 . Командировочные расходы

1.3. Списание подотчетных сумм

Глава 2. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях и их учет

2.1. Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете

2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

2.3. Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и его                    субсчета

Глава 3.

3.1.Документальное оформление авансового отчета по муниципальной     Гаврилово – Посадской СОШ №1

3.2.Оформление командировочного удостоверения по муниципальной     Гаврилово – Посадской СОШ №1

Заключение

Список принятых сокращений

Список литературы

Приложения

Введение

 В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на  представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

Основным  нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.

Подотчетные лица – физические лица, которым  выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и  связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи  работы:

      -изучить теоретический материал, действующие в настоящее время  нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

     -проанализировать деятельность  действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь  документами бухгалтерии, первичными  документами по оформлению движения средств;

    -осветить  как можно шире проблемы бухгалтерского  учёта командировочных расходов;

    -выдвинуть  предложения по совершенствованию  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными.

Глава 1. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными             лицами

1.1. Выдача и учет подотчетных  сумм

Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы.

Денежные  средства могут выдаваться под отчет  на командировочные расходы, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

Выдача  денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (форма  №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер на основании заявления  работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Наличные  деньги под отчет выдаются конкретному  работнику только при условии, что  он полностью отчитался по предыдущему  авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

Согласно  Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.

Порядок выдачи подотчетных сумм и определения  сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе  по учетной политике организации.

На приобретенные  подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств.

1.2. Командировочные расходы

Командировочное удостоверение – документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебные поручения вне постоянного места работы.

Командировочное удостоверение выдается на основании  приказа руководителя (также может быть оформлено служебное задание).

В командировочном  удостоверении указывается:

- № и  дата документа,

- ФИО  командированного работника,

- должность,  место работы,

- срок  и место командировки,

- цель,

- подпись  руководителя, дата и печать организации.

На командировочном  удостоверении делаются следующие  отметки, по которым определяется фактический  срок пребывания:

1.  о дате  выезда в командировку,

2. о дате  прибытия в место командировки,

3. о дате  выбытия из места командировки,

4. о дате  прибытия в место постоянной работы.

Если  работник выполняет служебные обязанности  в нескольких пунктах назначения, то в каждом пункте делаются отметки о прибытии и выбытии, которые должны быть заверены подписями ответственного лица и печатью.

Командировочное удостоверение регистрируется в  специальных журналах.

* выходные  и праздничные дни из подсчета  дней командировки не исключаются.

* суточные  выплачиваются за каждые сутки,  независимо от заработка и  места нахождения

* нормы  оплаты расходов по командировкам  установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 или определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

* суточные = число дней командировки х 100 руб.

* при  командировке в такую местность,  откуда командированный имеет  возможность ежедневно возвращаться  к месту своего постоянного  места жительства, суточные не выплачиваются (вопрос об этом решает руководитель организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения и характера выполняемого задания).

Расходы по найму жилого помещения

* возмещаются  со дня прибытия работника  в место командировки и по день выезда,

* расходы  оплачиваются в следующем порядке:

1) без  предъявления оправдательных документов  – 12 руб. в сутки

2) при  предоставлении документов – по фактическим расходам, но не свыше 550 руб. в сутки.

* в тех  случаях, когда командированному  работнику предоставляется бесплатное  жилье, тогда оплата квартирных  не производится

* в пределах  установленных форм подлежат  возмещению затраты на оплату дополнительных услуг, оказанных в гостиницах (пользование телевизором, холодильником, утюгом)

* возмещается  плата за бронирование места  в гостинице в размере 50% от  стоимости места за сутки

* расходы  по найму жилого помещения  за время вынужденной остановки в пути оплачиваются в соответствии с подтверждающими документами.

Оплата  стоимости проезда

* расходы  по проезду к месту командировки  и обратно возмещаются на основании  предъявленных документов;

* оплачиваются  услуги по предварительной продаже  билетов, расходы за пользование  постельными принадлежностями в  поездах, страховка;

* не оплачивается: стоимость услуг по доставке билетов на дом, по перевозке, переносу личного багажа, а также расходы по проезду в пределах города;

* командированному  работнику оплачиваются расходы  по проезду транспортом общего  пользования, а также такси  к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

* без  предъявления документов на проезд, оплата производится с разрешения руководителя по минимальным тарифам.

Дополнительные  расходы

оплачиваются  с разрешения руководителя при предоставлении подтверждающих документов.

В течение 3 рабочих дней подотчетное лицо обязано представить:

1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

Авансовый отчет – документ типовой формы, в котором указываются полученные под отчет суммы, фактически произведенные  расходы, остаток средств или  перерасход.

К нему прилагаются:

1. Командировочное удостоверение с отметками,
2. Документы о найме жилого помещения (счета гостиницы, квитанции об оплате)
3. Билеты на проезд.

2) отчет о выполненной работе в письменной форме.

1.3. Списание подотчетных сумм

После утверждения  авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных  денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной  стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если  командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского  характера, то командировочные расходы  представляют собой внереализационные расходы и должны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами  и прописью) и ставятся подписи  и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете  желательно выделить в тексте отчета (на отдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 .

Суммы, указанные  в отчете работником и принятые к  бухгалтерскому учету могут расходиться.

Несмотря  на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя  отчитывалось по выданным суммам, нередко  возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать  сумму задолженности из заработной  платы работника;

- не удерживать  с работника сумму задолженности.  Тогда данная сумма    целиком  учитывается в составе его  доходов.

Глава 2. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях и их учет

2.1. Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94-н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

При отражении  операций с подотчетными суммами  счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходование  сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций  и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к  установке” и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных  с приобретением объектов, которые  подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС  по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании  организацией для отражения в  бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей  счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей  осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата  подотчетными лицами расходов, связанных  с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров  и управлением производством  и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием  организацией расходов операционного  или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов”  отражаются расходы подотчетных  лиц, относящиеся к будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы  организации, например на хозяйственные  расходы, бухгалтер должен сделать  запись:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 50 «Касса»

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;

Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток  в кассу. Данная операция отражается так:

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может  быть удержана из заработной платы  работника:

При погашении  работником долга по подотчетной  сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”.

В последнее  время достаточно широко применяются  расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет активный.

По Дт отражается выдача средств под отчет или выдача перерасхода по авансовому отчету.

По Кт – принятие к учету израсходованных сумм, а также внесение остатка неиспользованного аванса в кассу.

Сальдо Дт со знаком «+» показывает наличие дебиторской задолженности на определенную дату (задолженность подотчетного лица учреждению).

Сальдо Дт со знаком « - » показывает наличие кредиторской задолженности на определенную дату, т.е. долг учреждения подотчетному лицу.

КОСГУ: 560, 660.

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово- хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по  прочим расходам».

Типовая корреспонденция

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов. 
Характеристику Журнала операций см. тему 1.1. вопрос 8. 

Реквизиты Журнала операций расчетов с подотчетными лицами:

1. Наименование документа.
2. Дата, № и наименование документа (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер).
3. Наименование показателя (ФИО подотчетного лица).
4. № счета бюджетного учета по Дт и Кт.
5. Сумма, итоговые суммы по Дт и Кт счетов бухгалтерского  учета по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению
6. Количество приложений.

2.3. Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и его субсчета

Для отражения  операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с  подотчетными лицами». Денежные средства выдаются под отчет на выплату  заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по заработной  плате»;

00 208 02 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по прочим  выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по начислениям  на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг»;