Оглавление

Введение……………………………………………………………..…………3

I Теоретическая  часть………………………………..……………….………..5

1.1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами……………………..5

1.2. Выдача и учет подотчетных сумм……………………………………….11

1.2.1 Учет представительских расходов…………………….……………….15

1.2.2 Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными  лицами 

         по суммам, выданным на командировочные расходы………………..18

1.3 Аналитический и синтетический учет…………………………………...23

II Практическая  часть……………………………..………………………..…26

2.1 Краткая характеристика  предприятия ООО «Альфа»…………..……...26

2.2 Учетная политика ООО «Альфа»………………………………………..27

2.3 Журнал хозяйственных операций за 2010 год………………….….…....28

2.5 Бухгалтерская  справка……………………………………….……….…...24

Заключение…………………………………………………..……………...…30

Приложения…………………………………………………………………....32

Список литературы……………………………………………………………35

      Введение

     Вести бизнес в современных условиях без  служебных командировок и расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно.

     Командировочные и иные аналогичные расходы фирм тесно связаны с выдачей денег  под отчет, причем выдать подотчетные  суммы своему сотруднику организация  может как наличными денежными  средствами, так и в безналичном  порядке.

     Также в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства и для выдачи  средств на покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

     Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного  документального оформления выдачи денежных средств под отчет и  их последующего списания.

     Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете  данных операций имеют исключительно  важное значение.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

     1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

     3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     I Теоретическая часть

     1.1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с  подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

     При выдаче денежных средств организация  обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

     Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

       Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

     В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет в бухгалтерию  и т.д.

     Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при  осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

- условия командировки за пределами России;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

     Как следует из статьи 166 ТК РФ, служебной  командировкой признается поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Так как в данном случае речь идет о таких субъектах, как работник и работодатель, то понятие командировки возможно лишь в рамках трудовых отношений. Следовательно, в служебную командировку хозяйствующим субъектом не может быть направлен человек, работающий по гражданско-правовому договору.

     Так же в статье 166 ТК РФ прямо указано на то, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому нельзя считать командировкой работу курьера, торгового агента, стюардессы, машиниста, проводника, водителя-дальнобойщика и так далее. Однако, если данная категория лиц в интересах работодателя направляется в поездку для выполнения поручения, отличного от своих основных трудовых обязанностей, то такая поездка будет считаться командировкой.

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

-осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

- подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- другими аналогичными нуждами.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам  относятся поездки работников, связанные  с лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

     Порядок оформления командировки и расчетов с работником:

     Для командировки работнику оформляется служебное задание на бланке унифицированной формы "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а), утвержденной Постановлением N 1. В задании указывают фамилию, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессию или должность, место командировки, даты начала и окончания поездки, а также количество календарных дней командировки. Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Служебное задание утверждается руководителем фирмы или иным лицом, уполномоченным на то руководителем, и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

     Приказ (распоряжение) оформляется на бланке унифицированной формы "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" (форма N Т-9 (для одного работника) или N Т-9а (для нескольких работников)), утвержденной Постановлением N 1.     Заполняется  работником кадровой службы, подписывается  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия (ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (ых), а также цель, время и место (а) командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку;

     На  основании утвержденного приказа (распоряжения) оформляется командировочное  удостоверение. Оно выписывается в  одном экземпляре на бланке унифицированной  формы N Т-10, утвержденной Постановлением N 1. Удостоверение вручается сотруднику, направляемому в командировку, и  находится у него в течение  всего ее срока. Данный документ подтверждает фактическое время пребывания командированного лица в служебной поездке, которое  определяется по отметкам о времени  прибытия в место командировки и выбытия сотрудника. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать соответствующую отметку о прибытии и убытии. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности фирмы, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

     Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта.

     При командировках по Российской Федерации и в большинство стран СНГ наличие командировочного удостоверения является обязательным. Если имеет место поездка в страны дальнего зарубежья, то можно обойтись и без оформления указанного документа, на что указывает пункт 15 Постановления N 749.

         Перед отправлением работника  в служебную командировку ему  выдаются денежные средства под  отчет на командировочные расходы,  сейчас это прямо предусмотрено  пунктом 10 Постановления N 749.

     По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. После утверждения отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

     Для успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

     Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты и размер расходов.

     Представительским расходам в налоговом учете посвящен пункт 2 статьи 264 НК РФ, из которого вытекает, что представительскими расходами  признаются расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

     - представителей других организаций,  участвующих в переговорах в  целях установления и (или)  поддержания взаимного сотрудничества;

     - участников, прибывших на заседания  совета директоров (правления) или  иного руководящего органа налогоплательщика.

     При этом совершенно не имеет значения, где проводится официальная встреча - на территории принимающей стороны  или на любой нейтральной территории - в другом городе или даже за границей, на это прямо указано в самой  статье 264 НК РФ.

     Непосредственно в состав представительских расходов налоговое законодательство относит  расходы:

     - на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия) для указанных лиц,  а также официальных лиц организации-налогоплательщика,  участвующих в переговорах;

     - на транспортное обеспечение  доставки этих лиц к месту  проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

     - на буфетное обслуживание во  время переговоров;

     - на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     В составе представительских расходов не могут учитываться расходы  на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

     Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской  деятельностью.

     1.2 Выдача и учет подотчетных сумм

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно - хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

     Основным нормативным документом, регулирующим правила работы с подотчетными суммами, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка Российской Федерации от 22.09.1993 г. N 40.

     В первую очередь пунктом 11 Порядка  ведения кассовых операций определен сам перечень расходов, по которым организацией могут выдаваться подотчетные средства. Так, выдать средства под отчет организация вправе на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений фирм, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, причем в размерах и на сроки, определяемые руководителем компании.

     Кроме того, выдача денег под отчет производится и при командировочных расходах, при этом подотчетные суммы выдаются сотрудникам организации в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

     Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств следует предусмотреть свой лимит.

     При этом необходимо учесть Указание Центрального Банка Российской Федерации от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере  расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу  юридического лица или кассу индивидуального  предпринимателя".

     Согласно  этому документу предельный размер расчета наличными денежными  средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и  гражданином, осуществляющим предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), а также между индивидуальными  предпринимателями, осуществляемыми  в рамках одного договора, составляет 100 000 руб.

     Поэтому, если организация предусмотрит в  приказе, что максимальный размер выдаваемых под отчет сумм, составляет более 100 000 руб., то не исключено, что подотчетное  лицо при расчетах наличными нарушит  требование Центрального Банка Российской Федерации. Это может привести к  серьезным штрафным санкциям, предусмотренным  статьей 15.1 КоАП РФ. Так, осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленного предела влечет наложение административного штрафа:

     Помимо  перечня расходов, по которым возможна выдача подотчетных сумм, пункт 11 Порядка  ведения кассовых операций содержит и правила отчета по использованию  подотчетных сумм. В соответствии с этими правилами лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Также Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

     - выдача наличных денежных средств  под отчет производится лишь  при условии полного отчета  конкретного подотчетного лица  по ранее выданному ему авансу;

     - передача выданных под отчет  наличных денежных средств одним  лицом другому запрещается.

       Таким образом, на основании  пункта 11 Порядка ведения кассовых  операций можно сделать вывод,  что в организации должен иметься  внутренний регламент, определяющий  порядок использования механизма  подотчета. Обычно такой документ  оформляется отдельным приказом  руководителя, в котором определен  круг лиц, имеющих право получать  деньги под отчет на хозяйственные  расходы, сроки, на который  выдаются подотчетные суммы, а  также порядок представления  и утверждения авансовых отчетов.

     Отсутствие  подобного распорядительного документа  фирмы рассматривается контролирующими  органами как не установление сроков выдачи подотчетных сумм, вследствие чего расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены организацией в пределах одного рабочего дня. Именно такой вывод следует из Письма ФНС Российской Федерации от 24.01.2005 г. N 04-1-02/704.

     Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены  с данным приказом под роспись.

     Кроме того, с работниками, включенными  в список подотчетных лиц фирмы, необходимо заключить договор о  полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность  в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при  недостаче ценностей, вверенных  ему на основании специального письменного  договора, или полученных им по разовому документу.

       Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88).

     Если  организация перечисляет подотчетные  средства на личную карточку сотрудника, то при проверке контролирующие органы могут квалифицировать такую  операцию как выдачу заработной платы, со всеми вытекающими последствиями  в виде доначисления сумм "зарплатных" налогов. Чтобы этого избежать, рекомендуется в регламенте использования механизма подотчета предусмотреть положение о возможной выдаче подотчетных сумм посредством безналичного перечисления денежных средств на карточный счет работника.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле и расходы  на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

     Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

     Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

     Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

     Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

     Если  работник закупает ТМЦ  за свой счет, а организация  возмещает затраченные  средства:

     Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

     Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

     Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

     1.2.1 Учет представительских расходов

     Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

     Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические  расходы, относимые на себестоимость  продукции (работ, услуг), не должны превышать  предельных размеров, исчисляемых по нормативам.

     Предприятиям  рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального  оформления и контроля.