Распорядительные документы. 2

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Раздел 1.Распорядительные документы……………………………4

Раздел 2. Классификация распорядительных документов……….4

Раздел 3. Этапы подготовки распорядительных документов……5

3.1 Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения………………………………………5

3.2 Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений…………………………………………7

Раздел 4. Правила оформления распорядительных документов.

4.1. Приказ………………………………………………………….11

4.2.Постановление…………………………………………………14

4.3. Решение………………………………………………………..16

4.4.Распоряжение…………………………………………………..16

4.5.Указание………………………………………………………...17

Заключение…………………………………………………………18

Список источников и литературы…………………………………19

ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………….20

Введение

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных  документах, которые взаимосвязаны  и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает центральное место. Распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности.

ОРД классифицируется на три группы:

• организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
• информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

        В данной курсовой работе рассматривается система распорядительной документации. Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности.

Цель работы: рассмотреть методы составления и требования к оформлению распорядительных документов.

Исходя из поставленной цели можно  выделить следующие задачи:

- рассмотрение теоретических аспектов  системы распорядительной документации;

- рассмотрение процедуры издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения, в условиях коллегиального принятия решения);

- рассмотрение правил составления и оформления распорядительных документов

При изучении данной темы использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября2005 г. № 536.

1. Понятие и значение распорядительных документов

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Распорядительные документы позволяют регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, её организационно- правовой формы и других факторов.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам. Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесённому к его компетенции, облечённое  в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

К распорядительным документам  относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Вывод: все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующим законодательным и правовым актам.

2. Классификация распорядительных документов

С учетом сферы действия распорядительные документы делятся  на:

1.  Правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2.   Правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также территориальных образований;

3.   Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Также выделяют следующие  виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, и ранее принятых решений данной организации;
• Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Вывод: все распорядительные документы классифицируются в зависимости о сферы действия

3. Этапы подготовки распорядительных документов

3.1. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает  сбор информации по вопросу и ее анализ, и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Параллельно со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проекту решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю  коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. За это время представленные материалы размножаются для рассылки членам коллегиального органа в целях предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться.

На третьей и четвертой  стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными  материалами, проводятся организационные  мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются  приглашение, повестка дня, материалы к заседанию). На заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов (2/3 голосов) принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику  деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в  протоколе. Во время заседания ведутся  черновые записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную  ленту. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступающими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия – издание  распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения  коллегиальных органов оформляются  постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими  органами государственной власти и  управления, представительными и  коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации.

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий  издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе.

Седьмая стадия – это  тиражирование документа, его рассылка  или передача исполнителям.

3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является началом в подготовке и  издании распорядительного документа  и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся в соответствии с ранее  разработанным планом или программой, по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, то по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Для выработки управленческого решения предусматривается сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации. Источниками информации могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.  Как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и, после всесторонней их оценки, выбирается одно, наиболее приемлемое.

Подготовка проекта распорядительного  документа: оформление выработанного  решения в виде проекта распорядительного  документа осуществляется на стандартном  листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее  согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами  возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к  ним визируются исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и  поручения, а также руководителем  службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи  визирующего лица и даты проставляется  отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны быть представлены вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Если в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания, повторного согласования не требуется

Доработка проекта распорядительного  документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа  по результатам согласования, окончательное  оформление согласованного проекта  документа на бланке организации  и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если проект распорядительного  документа готовился по поручению  вышестоящей организации, проект документа  оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и  направляется в вышестоящую организацию  с сопроводительным письмом и  пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного  документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный  документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного  документа до исполнителей – это  тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

РАЗДЕЛ 4. Правила оформления распорядительных документов.

4.1 Приказ

Приказ-важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

В отдельных случаях приказ может  касаться широкого круга организаций

и лиц, например приказ вышестоящей  организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по содержанию и  способам оформления бывают двух видов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

• деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации,
• ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
• организационно-правовое положение сотрудников;
• порядок финансирования, материально-технического обеспечения,
• научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления
• специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

Приказ состоит из констатирующей (вводной) части и распорядительной.

В констатирующей части приказа по основной деятельности могут быть:

- ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, изданный ранее данной организацией. Например:

«В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населения Москвы от 20.04.2011 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ:...»;

- ссылка на ранее изданный правовой акт (приказ, например), если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет или отменяет его.

Например:

«В связи с тем, что приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 27 октября 2011 г. N 2562 г. Москва «Об утверждении Типового положенияо филиалах государственных и муниципальных образовательных учреждений среднего профессионального образования» не прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:...»;

- цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа. Например:

«Для взаимной увязки и устранения множественности нормативных актов по организации справочно-кодификационной работы по законодательству по социальной защите населения в органах социальной защиты

ПРИКАЗЫВАЮ:...».

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть  почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении  и обосновании, и вводная часть  опускается.

Распорядительная часть  начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставиться двоеточие.

Так как  приказ  предусматривает  несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится  на пункты, подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или  структурного подразделения, затем  в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются  сроки исполнения мероприятий. Последним  подпунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и  регистрации, если в тексте не оговорены  другие сроки.

Если руководитель находится  в отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его  заместитель, официально исполняющий  обязанности руководителя во время  его длительного отсутствия, при  этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая  должность.

Приказы по личному составу регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников; предоставление всех видов отпусков; присвоение или утверждение разрядов; вынесение и снятие взысканий, поощрений (награждений) и т.д.

Оформление приказов по личному  составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты; (Форма № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Форма № Т-2 "Личная карточка работника" и т.д.)

Содержание текста приказов по личному составу должно соответствовать Трудовому кодексу РФ.

Номер и дата приказа проставляются  при регистрации после его  подписания.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ  печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается часть приказа (пункт, пункты) которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

    Выписка из  приказа может быть оформлена  на чистом листе бумаги формата  А5 в угловом варианте расположения  постоянных  реквизитов флаговым способом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарём и выдаётся ответственному исполнителю под расписку.

Образцы оформления приказов по основной деятельности, по личному составуи выписка из приказа приведены в приложении 1, 2 и 3.

4.2. Постановление

Постановление-правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норма и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

Юридическими основаниями для  издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

-Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ), (для документов, издаваемых исполните6льными органами) ;

-наименование вышестоящего органа  или должностного лица, издающего  постановление;

-наименование вида документа;

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-место составления или издания  документа;

-заголовок к тексту;

-текст постановления;

-подпись руководителя органа, издающего  постановление, председателя и  секретаря комиссии.

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части: вводная часть текста, распорядительная часть текста и ключевое слово для постановления – ПОСТАНОВЛЯЕТ и так как постановление относится к распорядительным документам коллегиального органа, то его подписывают председатель и секретарь.

Постановления по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

1. Коллективное решение, резолюция. По постановлению общего собрания. Вынести постановление.

2. Распоряжение правительственного учреждения, административного органа (офиц.). «Совет Народных Комиссаров СССР издает постановления и распоряжения на основе и во исполнение действующих законов и проверяет исполнение. » Конституция СССР. Обязательное постановление.

Постановлением называется также заключительная часть протокола  заседания коллегиального органа.

Образец оформления постановления  приведён в приложении 4.

4.3. Решение

Решение-правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые  двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме  распорядительные документы, т. е. действующие  на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления совместного  распорядительного документа (приказа) приведен в приложении 5.

4.4. Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителем, руководителями структурных подразделений. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжение оформляется с  соблюдением требований к оформлению распорядительных документов.

Текст распоряжения также состоит  из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении 6.

4.5.Указание

Указание-распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций представляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложения взыскания и т.д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бумаги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте^.