Распорядительные документы. 7

 

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Российской Федерации

Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)

Кафедра: «Документоведение  и документационное обеспечение  управления»

Юридический институт

 

Курсовая работа

По дисциплине «Документоведение»

На тему «Распорядительные  документы»

 

 

Выполнила

Студентка группы ЮДВ-226

Мацкевич Юлия Валерьевна

Проверил

Профессор

Егоров Виктор Павлович

                                                        Оценка:

                                                    Дата:

                                                          Подпись:

 

 

Москва 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...4

Глава 1:Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов…………………..................................................6

1.1Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения………………………………………………………….8

Вывод к главе……………………………………………………………...12

Глава2:Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности……………………………………………..13

2.2 Выписка из приказа…………………………………………………...18

Вывод к главе……………………………………………………………...19

 

Глава 3:Цель и назначение распоряжения, образец распоряжения и выписки из распоряжения…………………………………………...……………….……21

Вывод к главе……………………………………………………………...22

Глава4:Указание, решение, постановления…………...………….……………25

4.1.Указание…………………………………………………………….…25

4.2.Решение…………………………………………………………..……25

4.3.Постановление…………………………………………………..…….27

Вывод к главе……………………………………………………………...28

Глава5:Протокол.общего.собрания…………………..…………………….…..29

5.1.Для чего составляется протокол общего собрания?..........................31

5.2.Оформление протокола общего собрания……………………….…33

Вывод к главе……………………………………………………..……...34

Глава6:.Выписка.из.протокола………………………………………………....35

          6.1.Цель и назначение протокола заседания…….…………….……….38

Вывод к главе……………………………………………………………...39

Заключение…………………………………………………………………….…42

Список литературы………………………………………………………………44

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы сопровождают любую часть нашей  жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей  жизни.

На  сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением  и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень  важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех  фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого  нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как  грамотно оснастить рабочие места  компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные  с внедрением новейший техники и  технологии в обработку передачу и хранения документов, это более  высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально  повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие  требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной контрольной работе будет  рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной  деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

·  Совершенствуется организация управления

·  Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности

·  Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так  как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе  и на государственном, будет крайне затруднено.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

В итоге можно сказать:

Распорядительные  документы необходимы для того, чтобы  регулировать

деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

 

Глава 1.Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.1

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане  распорядительные документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

  • правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
  • правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
  • правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для  издания распорядительного документа  может быть:

  • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

  • документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
  • документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

 

 

1.1 распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы,распоряжения, указания.2

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений  действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 1

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний,распоряжений – включает следующие стадии:

  1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
  2. Сбор и анализ информации по вопросу.
  3. Подготовка проекта распорядительного документа.
  4. Согласование проекта документа.
  5. Доработка проекта распорядительного документа по замечани3ям.
  6. Принятие решения (подписание документа).
  7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. 

Процедура документирования является организующим началом в  подготовке и издании распорядительного  документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. 

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в  соответствии с ранее разработанным  планом или программой), по поручению  руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений  или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. 

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, по решению руководства  организации создается временная  комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта  распорядительного документа. 

Сбор и анализ информации для выработки управленческого  решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. 

Подготовка проекта  распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. 

Согласование  проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). 4

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами  возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят  проект. 

Проекты и приложения к  ним визируются исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  даются поручения, а также руководителем  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра (подлинника) проекта  документа в нижней его части.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. 

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта  распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа набланке организации и представление его руководителю на подписание. 13

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба ДОУ. 

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного  документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.5

Проекты документов печатаются на бланках установленной формы  и представляются на подпись при  необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. 

После подписания служба ДОУ  проводит регистрацию документа, с  момента которой он приобретает  статус официально изданного.

Доведение распорядительного  документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Вывод: таким образом, создание распорядительного документа включает в себя:

1. Инициирование решения — обоснование  необходимости издания распорядительного  документа.

2. Сбор и анализ информации по  вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного  документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного  документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание  документа).

7. Доведение распорядительного документа  до исполнителей.

 

Глава 2.Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.6 

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 7

Постановлением Госкомстата  России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты" утверждены унифицированные  формы для следующих разновидностей приказов:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
  • приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а); 
  • приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а); 
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6); 
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а); 
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8); 
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а); 
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9); 
  • приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а); 
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11); 
  • приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные  унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. 

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества". 

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю"). 

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. 

Констатирующая часть  отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".8 

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа  должен начинаться с указания должности  и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны  организации или структурные  подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 

Например:

1. Начальнику Управления  производства и внедрения информационных  систем Воробьеву К.В. подготовить  проект "Технического задания…".

2. Начальнику Управления  сбыта информационных систем  Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и  оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и  заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". 

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит  вместе с проектом приказа. 

До представления на подпись  проект приказа визируется всеми  заинтересованными подразделениями  и должностными лицами. Визы проставляются  на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа  документа.9

Если к проекту приказа  имеются приложения справочного  или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа  в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: 

Если приложением к  приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. 

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных  подразделений. 

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). 

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа..являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ),дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.10

2.2.Выписка из приказа

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая  слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько  интересующих пунктов.

Типовой формуляр выписки  из приказа по основной деятельности включает в себя следующие реквизиты:

  • реквизиты общего бланка
  • заголовок
  • текст
  • подпись
  • заверительная надпись

Выписка из приказа  по личному составу11

В некоторых случаях по требованию сотрудника или по запросу  интересующейся организации из приказа  по личному составу делают выписку.

Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки  из приказа по основной деятельности.

В связи с отсутствием  в приказе по личному составу  констатирующий части, из распорядительной выписывается нужный пункт. Дальнейшее оформление совпадает с выпиской из приказа по основной деятельности.

Типовая форма выписки из приказа по личному составу включает тот же состав реквизитов, что и выписка из приказа по основной деятельности.

Вывод: в итоге приказ это -акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения. В вооруженных силах письменное или устное распоряжение начальника подчиненным, являющееся для них законом.

 

Образец выписки из приказа

по основной деятельности

ТОО  «Маяк»

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

08.01.95 № 2

Москва

 

О введении Инструкции

по делопроизводству

 

          В целях совершенствования работы  с документами на предприятии  и обеспечения их сохранности