Разработка Баз Данных

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..…...3

Анализ предметной области……………………………………………….……….4

1. Проектирование модели………………………………………………..….…5-10

1.1 Среда создания базы данных…………………………………………...…..5-10

1.2 Этапы проектирования базы данных……………………….……..………11-12

1.3 Свойства данных…………………………………………….….…..………13-14

1.4 Логическое построение базы данных……………………….…....………15-19

1.5 Схема данных……………………………………………….….…...………20-21

1.6 Выводы по главе «Проектирование модели»……………..…………………22

2. Разработка приложения…………………………………………..…………23-24

2.1 Таблицы приложения……………………………………..……..…………23-24

2.2 Создание запросов………………………………..……..…………………25-27

2.3 Создание форм…………………………………………………..…………28-29

2.4 Создание отчетов……………………………………….………..…………30-31

2.5 Парольная защита………………………………….……………..……………32

Заключение…………………………………………….….………..………………33

Список литературы…………………………………….…..……..…………………34

ВВЕДЕНИЕ

Была поставлена цель: разработать программу, используя которую сотрудники конкретных подразделений смогли бы сократить время и облегчить процесс выверки товара с бухгалтером. Для этого в каждом подразделении будет своя резервная база данных, где будет учитываться только их товар.

В настоящее время на рынке программного обеспечения существует множество различных коммерческих программных продуктов, позволяющих вести учёт товаров на предприятии. Такие программные продукты не универсальны, не возможно найти такой, который бы полностью удовлетворял заказчика. Учёт на каждом предприятии отличается своей спецификой. А переделка готового коммерческого продукта под конкретное предприятие обойдётся намного дороже, чем написание нового. На данный момент существует множество программных пакетов, с помощью которых возможно разрабатывать и создавать базы данных, но наиболее распространенным является Microsoft Access. Его широкое применение в разработках баз данных произошло не только из-за того, что он входит, в стандартный пакет Microsoft Office, но и из-за его удобства, наглядности, функциональности и простоты использования.

Таким образом, необходимо создать базу данных, которая бы решала следующие задачи:

• Учёт готовой продукции на складе;
• Возможность изменения номенклатуры товара;
• Отображение ассортимента товаров;
• Отображение контрагентов;
• Учёт операций с товарами по контрагентам;
• Печать необходимых отчётных документов.

Выводы по главе «Анализ предметной области»

Подводя итоги вышесказанного можно сказать, что компании розничной торговли (предпринимательства) развиваются достаточно динамично, товар постоянно совершенствуется, а это значит, что ассортимент может меняться достаточно быстро, и постоянно увеличиваться в количественном выражении. Вся деятельность компании регламентируется законами и постановлениями правительства РФ. Отчётность играет довольно важную роль в любой компании особенно в компаниях розничной торговли, где всё движение товара отображается в первичной документации. Продажа продукции и получение прибыли – одна из основных целей предприятия, поэтому учёт товарооборота – ключевая задача будущей программы.

Разработку базы данных лучше выполнять при помощи MS Access. Это удобная среда для разработки баз данных, позволяющая не только сконструировать систему хранения информации, но и создать удобный интерфейс для работы с базой, а также организовать выпуск необходимой печатной документации. К тому же разрабатывать программные продукты на основе имеющихся знаний о предметной области и MS Access довольно легко, так как здесь нам помогают визуальные методы программирования и встроенные мастера на каждом этапе создания программы.

1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ

1.      Среда создания базы данных

Access – это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД).Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учёт планирование и тому подобное). С помощью Access можно разрабатывать приложения и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчётов.

Access – мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта - детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows,так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows и Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding- связывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, Power Point и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из Word Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

При всем этом Access – не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько и таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на сервере. С другой стороны можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access – это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В её состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими де мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

  1.1.1Что же предлагает Access: Настоящая реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблица в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе: текстовый, числовой, счётчик, денежный, дата/время, МЕМО и логический. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счёт гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл – сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL- Server.

В системе Access предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

1.1.2 Мастера и конструкторы

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчёты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

1.1.3 Формы и отчёты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчётов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчёт конструируются по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get – что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчёты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки и диаграммы. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчётах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчёты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая наглядность путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчёт можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструирование отчётов – очень мощное средство, допускающее использовать до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчётов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые возможно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчётов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

1.1.4 Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно и является наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов(например таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчёта. От пользователей не требуется предварительной установки связи: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определённый отчёт).

Запросы применяются и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаление записей и добавление одной таблицы к другой.

1.1.5 Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов) в формы и отчёты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессов (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчёты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

1.1.6 Доступ к Internet

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложения с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчёты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web – страницу, делая их доступным для пользования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web – странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на web-страницах должно осуществляться web-администраторами. Access с полной определённостью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web – странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web – страницу. С помощью этого мастера можно создать статические, либо динамические страницы, перенести их на Web – сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML – страниц.

1.1.7 Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчётах и запросах.

1.1.8 Макросы: программирование без программирования

Для людей не умеющих, или не желающих программировать в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчёты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% задач обработки данных.

1.1.9 Модули: Visual Basic for Application программирование без данных

Access – это серьёзная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA реализует объектно – ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически всё, что только можно себе представить Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DDL) операционной системы Windows.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающих на экране варианты видимых команд.

1.1.10 Информация для пользователей электронных таблиц

По сути дела, режим ввода данных в Access соответствует режиму ввода данных в формате Excel.Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; всё остальное Access сделает автоматически.

Как и в Excel, в Access предусмотрен мастер свободных таблиц; информацию из баз данных Access можно легко переносить в Access. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс.

1.2 Этапы проектирования базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных.

Определить цель создания базы данных, основные её функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определённая информация хранится только в одной таблице, то и изменять её придётся только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться номера и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблиц. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении записи информация о клиенте осталась в базе данных.

Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, расчётным счетом, номером телефона. При разработке полей для каждой таблице необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поле «Имя» и «Фамилия», а не общее поля «Имя»).

Задать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Ещё раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочёты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Добавить данные и создать другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчёты, макросы и модули.

Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую её структуру и связи, а также переделывает её. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, даёт рекомендации по её улучшению, а также осуществляет их.

1. Свойства данных

Для создания базы данных необходимо разработать модель, по которой составляется сама база. Для начала, необходимо точно знать, что же должно получиться в конце работы. Конкретные задачи уже поставлены:

• Учёт готовой продукции на складе;
• Возможность изменения номенклатуры товара;
• Отображение ассортимента товаров;
• Отображение контрагентов;
• Учёт операций с товарами по контрагентам;
• Печать необходимых отчётных документов.

Теперь уже можно моделировать таблицу свойств данных, которые будут использоваться в таблицах базы. Необходимо указать, какими будут эти данные, то есть их тип, как они будут обозначаться в самой базе, чтобы в последующем, во время составления самой базы данных не возникло путаницы в обозначениях, что может привести к некорректной работе, или, в крайнем случае, к увеличению времени составления базы данных, что тоже не желательно.

В базу данных можно включить и те данные, которые можно предположить, что они понадобятся для дальнейшего совершенствования базы данных, хотя и на данном этапе не обязательных.

Проанализируем свойства и составим таблицу:

1.4 Логическое построение базы данных

1.4.1 Поля уникальные и ключевые

Создание базы данных начинается с разработки структуры её таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в неё как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходиться повторять неоднократно. Базу данных делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надёжно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля. Уникальное поле- это поле, значение в котором не могут повторяться.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом. Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает. В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счётчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Структура связей между таблицами называется схемой данных.

В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц (как относятся ключевые поля с полями связи), между двумя таблицами в общем случае могут устанавливаться следующие виды связи:

• Один-один (1:1);
• Один ко многим (1:М);
• Многие к одному (М:1);
• Многие ко многим (М:М);

Характеристика видов связей таблицы